Ekspordiviisardiga saate andmed Accessi andmebaasist eksportida failivormingusse, mida Excel oskab lugeda. Sellest artiklist saate teada, kuidas andmed ette valmistada ja Excelisse eksportida. Samuti leiate siit tõrkeotsingu näpunäiteid levinud probleemide lahendamiseks.
Selle artikli teemad
Andmete Excelisse eksportimise alused
Andmete Excelisse eksportimisel loob Access valitud andmete koopia ja seejärel salvestab selle failiks, mida saab Excelis avada. Kui kopeerite andmeid Accessist Excelisse sageli, saate eksporditoimingu üksikasjad tulevikus kasutamiseks salvestada ja isegi kavandada eksporditoimingu määratud intervalli tagant käivitamise.
Levinumad andmete Excelisse eksportimise võtted
-
Oletagem, et teie osakond töötab andmetega nii Accessis kui ka Excelis. Andmed on salvestatud Accessi andmebaasidesse, kuid andmete analüüsimiseks ja analüüsitulemuste levitamiseks kasutatakse Excelit. Praegu eksporditakse teie töörühmass andmeid Excelisse vajaduse tekkimisel, kuid soovite muuta selle protsessi tõhusamaks.
-
Olete kauaaegne Accessi kasutaja, kuid teie ülemus eelistab andmetega töötada Excelis. Kopeerite andmed regulaarselt Excelisse, kuid soovite aja säästmiseks selle protsessi automatiseerida.
Andmete Excelisse eksportimine
-
Access ei sisalda Exceli failivormingusse salvestamiseks käsku Salvesta nimega. Andmete Excelisse kopeerimiseks peate kasutama selles artiklis kirjeldatud ekspordifunktsiooni või kopeerima Accessi andmed lõikelauale ja seejärel need Exceli arvutustabelisse kleepima.
-
Eksportida saate tabeleid, päringuid, vorme ja aruandeid. Valitud kirjeid saab eksportida paljusid kirjeid sisaldavas vaates (nt arvutustabelis).
-
Microsoft Excelis on olemas käsk andmete Accessi andmebaasist importimiseks. Võitegi Accessis ekspordikäsu asemel seda käsku kasutada, kuid Exceli impordikäsu abil saate importida vaid tabeleid ja päringuid. Lisateavet leiate Exceli spikriteemast Välisandmetega ühenduse loomine (import).
-
Excelisse ei saa eksportida makrosid ega mooduleid. Kui ekspordite vormi, aruande või andmelehe, mis sisaldab alamvorme, alamaruandeid või alamandmelehti, eksporditakse ainult põhivorm, -aruanne või -andmeleht. Eksporditoimingut tuleb korrata iga alamvormi, alamaruande ja alamandmelehe jaoks, mida soovite Excelisse eksportida.
-
Ühe eksporditoiminguga saate eksportida vaid ühe andmebaasiobjekti. Siiski saate Excelis pärast üksikute eksporditoimingute lõpuleviimist mitu töölehte ühendada.
Eksporditoimingu ettevalmistamine
Enne eksporditoimingut on soovitatav eksporditavad andmed üle vaadata ja veenduda, et need ei sisalda veatähiseid ega vigaseid väärtusi. Vigade tuvastamisel proovige need enne andmete Excelisse eksportimist eemaldada. Muidu võivad eksporditoimingu käigus tekkida probleemid ja Exceli töölehe lahtritesse võidakse sisestada tühiväärtused. Lisateavet probleemide kohta, mis võivad Excelisse eksportimisel esineda, leiate jaotisest Tõrkeotsing puuduvate ja valede väärtuste korral.
Kui lähteobjekt on tabel või päring, saate andmed eksportida koos või ilma vorminguta. Vastav valik mõjutab tulemuseks saadud töövihiku kahte aspekti – eksporditavate andmete hulka ja andmete kuvamise vormingut. Järgnev tabel kirjeldab vormindatud ja vormindamata andmete eksportimise tulemit.
|
Eksport |
Lähteobjekt |
Väljad ja kirjed |
Vorming |
|---|---|---|---|
|
Vorminguta |
Tabel või päring Märkus.: Vorme ja aruandeid ei saa ilma nende vorminguta eksportida. |
Kõik põhiobjekti väljad ja kirjed eksporditakse. |
Selle toimingu käigus ignoreeritakse atribuudi Vorming sätteid. Otsinguväljade korral eksporditakse ainult otsingu ID väärtused. Hüperlingiväljade sisu eksporditakse tekstiveeruna, kus lingid on kuvatud vormingus kuvatav_tekst#aadress#. |
|
Vorminguga |
Tabel, päring, vorm või aruanne |
Eksporditakse ainult need väljad või kirjed, mis on praeguses vaates või objektis kuvatud. Filtreeritud kirjeid, peidetud veerge andmelehel ja vormis või aruandes mittekuvatavaid välju ei ekspordita. |
Viisard peab kinni atribuudi Vorming sätetest. Otsinguväljade korral eksporditakse otsinguväärtused. Hüperlingiväljade korral eksporditakse väärtused hüperlinkidena. Rikkaliku teksti väljade korral eksporditakse küll tekst, kuid vormingut mitte. |
Valige sihttöövihik ja failivorming. Arvestage, et aruandeid saab eksportida vaid varasemas failivormingus (*.xls), mitte uuemas failivormingus (*.xlsx).
Eksporditoimingu ajal küsib Access sihttöövihiku nime määramist. Järgmine tabel annab ülevaate, millal töövihik luuakse (kui seda veel pole) ja millal üle kirjutatakse (kui see on juba olemas).
|
Kui sihttöövihik |
ja lähteobjekt on |
ning soovite eksportida |
siis |
|---|---|---|---|
|
Pole olemas |
Tabel, päring, vorm või aruanne |
Andmed koos või ilma vorminguta |
Töövihik luuakse eksporditoimingu käigus. |
|
Juba olemas |
Tabel või päring |
Andmed, kuid mitte vormingut |
Töövihikut ei kirjutata üle. Töövihikusse lisatakse uus tööleht, millele pannakse selle objekti nimi, kust andmeid eksporditakse. Kui samanimeline tööleht on töövihikus juba olemas, küsib Access, kas soovite vastava töölehe sisu asendada või uuele lehele muu nime panna. |
|
Juba olemas |
Tabel, päring, vorm või aruanne |
Andmed koos vorminguga |
Töövihiku andmed kirjutatakse eksporditavate andmetega üle. Kõik olemasolevad töölehed eemaldatakse ja luuakse uus tööleht, millel on eksporditud objektiga sama nimi. Exceli töölehe andmed pärivad lähteobjekti vormingusätted. |
Andmed lisatakse alati uuele töölehele. Andmeid ei saa lisada ühelegi olemasolevale töölehele ega nimega vahemikku.
Eksporditoimingu käivitamine
-
Kui Exceli sihttöövihik on juba avatud, sulgege see enne jätkamist.
-
Valige lähteandmebaasi navigeerimispaanil objekt, mida soovite eksportida.
Andmete osaline eksportimine
Kui objekt on tabel, päring või vorm ja soovite eksportida ainult osa andmetest, avage objekt andmelehevaates ja valige soovitud kirjed.
Vormi avamiseks andmelehevaates toimige järgmiselt.
-
Vormi avamiseks topeltklõpsake seda.
-
Paremklõpsake vormi ja seejärel klõpsake käsku Andmelehevaade. Kui see suvand pole saadaval, toimige järgmiselt.
-
Klõpsake käsku Kujundusvaade.
-
Atribuudilehe tööpaani kuvamiseks vajutage klahvi F4.
-
Valige atribuudilehe ülaosas olevast ripploendis suvand Vorm.
-
Seadke atribuudilehe menüü Vorming atribuudi Luba andmelehevaade väärtuseks Jah.
-
Klõpsake menüü Kujundus jaotises Vaated nuppu Andmelehevaade.
Märkus.: Aruannet ei saa osaliselt eksportida. Küll aga saate valida või avada tabeli või päringu, millel aruanne põhineb, ja seejärel eksportida osa selle objekti andmetest.
-
-
-
Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Ekspordi nuppu Excel.
-
Kontrollige dialoogiboksis Eksport – Exceli arvutustabel Exceli töövihiku soovitatud failinime (Access kasutab lähteobjekti nime). Soovi korral saate failinime muuta.
-
Valige väljal Failivorming soovitud failivorming.
-
Kui ekspordite tabelit või päringut ning soovite eksportida vormindatud andmeid, märkige ruut Ekspordi andmed koos vormingu ja paigutusega. Lisateavet leiate jaotisest Eksporditoimingu ettevalmistamine.
Märkus.: Kui ekspordite vormi või aruannet, on see suvand alati valitud, kuid pole saadaval (kuvatakse tuhmina).
-
Exceli sihttöövihiku kuvamiseks pärast eksporditoimingu lõpuleviimist märkige ruut Ava pärast eksporditoimingu lõpuleviimist sihtfail.
Kui lähteobjekt on avatud ja valisite enne eksporditoimingu alustamist vaates vähemalt ühe kirje, võite märkida ruudu Ekspordi ainult valitud kirjed. Kui soovite eksportida kõiki selles vaates kuvatud kirjeid, jätke see ruut tühjaks.
Märkus.: Kui kirjeid pole valitud, pole see märkeruut saadaval (on tuhm).
-
Klõpsake nuppu OK.
Kui eksporditoiming nurjub tõrke tõttu, kuvab Access teate, mis kirjeldab tõrke põhjust. Muul juhul ekspordib Access andmed ja (olenevalt teie 7. toimingus tehtud valikust) avab Excelis sihttöövihiku. Seejärel kuvab Access dialoogiboksi, milles saate luua spetsifikatsiooni, mis kasutab eksporditoimingu üksikasju.
Mida on importimise kohta veel vaja teada?
-
Lisateavet selle kohta, kuidas salvestada ekspordi üksikasju määrangusse, mida saate hiljem uuesti kasutada, leiate artiklist Impordi- ja eksporditoimingu üksikasjade salvestamine määranguna.
-
Lisateavet selle kohta, kuidas käitada salvestatud ekspordimäärangud, leiate artiklist Salvestatud impordi- või eksporditoimingu käivitamine.
-
Lisateavet selle kohta, kuidas ajastada määranguid käivituma konkreetsetel aegadel, leiate artiklist Impordi- või eksporditoimingu ajastamine.
-
Lisateabe saamiseks määrangu nime muutmise, määrangute kustutamise või lähtefailide nimede värskendamise kohta määrangutes lugege artiklit Andmetoimingute haldamine.
Tõrkeotsing puuduvate ja valede väärtuste korral
Järgmine tabel kirjeldab erinevaid võimalusi levinumate tõrgete tõrkeotsingu sooritamiseks.
Näpunäide.: Vaid mõne puuduva väärtuse korral parandage need Exceli töövihikus. Vastasel korral parandage lähteobjekt Accessi andmebaasis ning korrake eksporditoimingut.
|
Probleem |
Kirjeldus ja lahendus |
|---|---|
|
Arvutuslikud väljad |
Arvutuslike väljade tulemused eksporditakse; arvutusi teostavaid alusavaldisi ei ekspordita. |
|
Mitme väärtusega väljad |
Mitut väärtust toetavad väljad eksporditakse semikoolonitega (;) eraldatud väärtuseloenditena. |
|
Pildid, objektid ja manused |
Graafikaelemente (nt logod, OLE-objektiväljade sisu ning manused, mis on osa lähteandmetest) ei ekspordita. Saate need lisada töölehele käsitsi, kui eksporditoiming on lõpule viidud. |
|
Graphi diagrammid |
Kui ekspordite vormi või aruande, mis sisaldab Microsoft Graphi objekti, siis diagrammi ei ekspordita. |
|
Andmed vales veerus |
Nullväärtused loodaval töölehel asendatakse mõnikord andmetega, mis peaksid olema järgmises veerus. |
|
Puuduvad kuupäevaväärtused |
Kuupäevaväärtusi, mis on varasemad kui 1. jaanuar 1900, ei ekspordita. Vastavad lahtrid töölehel sisaldavad tühiväärtust. |
|
Puuduvad avaldised |
Excelisse ei ekspordita avaldisi, mida kasutatakse väärtuste arvutamiseks. Eksporditakse ainult arvutuste tulemid. Kui eksporditoiming on lõpule viidud, saate valemi Excelisse käsitsi lisada. |
|
Puuduvad alamvormid, alamaruanded ja alamandmelehed |
Kui ekspordite vormi või andmelehe, eksporditakse ainult põhivorm või põhiandmeleht. Korrake eksporditoimingut iga eksporditava alamvormi, alamaruande ja alamandmelehe jaoks. |
|
Puuduvad või valesti vormindatud veerud |
Kui ükski loodud töölehe veerg ei paista olevat vormindatud, korrake eksporditoimingut ning veenduge, et olete viisardis märkinud ruudu Ekspordi andmed koos vormingu ja paigutusega. Kui lähteobjektist erinevalt on vormindatud vaid mõni veerg, lisage soovitud vorming Excelis käsitsi. Veeru vormindamine Excelis
|
|
Veeru väärtus # |
Veerus, mis vastab vormi Jah/ei-väljale, võite näha väärtust #. Selle põhjuseks võib olla eksporditoimingu käivitamine navigeerimispaanilt või vormivaates. Probleemi lahendamiseks avage vorm enne andmete eksportimist andmelehevaates. |
|
Veatähised või vigased väärtused |
Kontrollige, et lahtrites poleks veatähiseid (rohelised kolmnurgad nurkades) ega vigaseid väärtusi (õigete andmete asemel kuvatakse märgiga # algavad stringid). |
