Microsoft Teams ja meil, mis on harmoonias
Tööviljakuse juhend, mis koosneb Microsoft Teamsi kasutamise näpunäidetest ja näpunäidetest, nii nende inimestelt, kes koostavad ja kasutavad Teamsi oma töö juures iga päev.
Teams muudab sinu suhteid meilisõnumitega. Kui kogu rühm töötab Teamsis, tähendab see, et kõik saavad vähem meilisõnumeid. Kuna kasutad enamate vestluste jaoks Teamsi, kulub postkastis senisest vähem aega.
Siiski jääb alles ka meiliteenus, mida mõne asja jaoks on endiselt vaja. Tasakaal oleneb sellest, kui tihti suhtled inimestega, kes ei kasuta Teamsi, ja sinu enda eelistustest. (Meil on nii inimesi, kes vaatavad meilipostkasti ainult kord päevas, kui ka neid, kellel on see Teamsi kõrval päev läbi lahti.) Enamikul inimestel on töö jaoks vaja nii Teamsi kui ka meili.
Meie eelistused on järgmised.
1. Igapäevaseks suhtlemiseks lähimate töökaaslastega võiks kasutada Teamsi vestluseid ja kanaleid.
Selline pidev igapäevane keskustelu toimib Teamsis kõige sujuvamalt. Vestlused ja kanalid on välja töötatud just selleks, et nende kaudu oleks mugav arutada ürituste logistikat, kaaluda uute funktsioonide plusse ja miinuseid ning saata teateid selle kohta, kuidas töö edeneb.
Kuna sellised sõnumid ei ummista enam postkaste, on meilisõnumitega seotud mahud ja tüübid muutunud (selle kohta leiab teavet allpool).
Käimasolevate vestluste jälgimiseks saad rühmavestlustele nimed panna ja need aknasse kinnitada.
2. Otsusta, kus soovid vastata koosolekukutsetele.
Meie töörühmas on inimesi, kes eelistavad koosolekukutseid vaadata Outlookis. Teistele meeldib seda teha Teamsi kalendrialal . Mõlemad variandid on ühtviisi head – vali see, mis sobib sulle paremini.
Meiliteenus, mida mõne asja jaoks on endiselt vaja, jääb igal juhul alles. Tasakaal oleneb sellest, kui tihti suhtled inimestega, kes ei kasuta Teamsi, ja sinu enda eelistustest.
3. Üldised teadaanded ja teabelehed saabuvad ikka meilipostkasti.
Ametlikumat tooni teadaanded, mis on mõeldud kogu ettevõttele, tulevad ikka meilitsi – uudised mõnes osakonnas toimunud muudatustest, meie iga-aastase heategevuskampaania algus, sõnum Satyalt, klienditoe teabeleht jms. Enamasti on need kena vorminduse ja kujundusega ning saadetakse korraga paljudele inimestele. Selliste asjade jaoks tuleb ikka meilipostkastil silma peal hoida. Vahel saadavad inimesed sellised meilisõnumid mõnda kanalisse edasi, et ka need töötajad, kes meili ei vaata, neid siiski näeksid.
Sellest videost saad ülevaate sellest, kuidas olulised meilisõnumid kanalitesse edasi saata.
4. Vali välised inimesed, kelle soovid Teamsi lisada külalistena.
Kui meil on projekt, milles teeme koostööd inimestega, kes ei tööta Microsoftis, võime selle projekti jaoks luua spetsiaalse Teamsi töörühma ja siis kutsuda need inimesed sinna külalistena. Sel viisil saame projekti asjus Teamsis oma eelistatud viisil suhelda ning kõik projektiga seotud teatised püsivad Teamsis. Kuna seal jälgime ka kõiki muid projekte, on suurem tõenäosus, et olulised vestlused ja failid jäävad kiiremini silma.
Nende väliste inimestega, kellega teeme koostööd üksnes ajutiselt, suhtleme ikka meilitsi.
Kas sind huvitab, kuidas külalist lisada? Selle kohta leiad teavet artiklist Kuidas lisada külalisi töörühma?.
Järgmine: Teatiste kureerimine
Kas vajate veel abi?
Kas soovite rohkem valikuvariante?
Siin saate tutvuda tellimusega kaasnevate eelistega, sirvida koolituskursusi, õppida seadet kaitsma ja teha veel palju muud.
Kogukonnad aitavad teil küsimusi esitada ja neile vastuseid saada, anda tagasisidet ja saada nõu rikkalike teadmistega asjatundjatelt.
