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Ha realizado cambios en la programación del proyecto y ahora la fecha de finalización se ha alejado demasiado. Para corregir la fecha de finalización del proyecto, ajuste las tareas que tienen un mayor impacto en la fecha. Estas tareas se encuentran en la ruta crítica del proyecto. Para ver más artículos de esta serie de guías informativas sobre la administración de proyectos, vea Guía básica de Project. |
Sugerencias para la administración de proyectos que debe tener en cuenta antes de empezar
Cuando realice cambios en la planificación, hay tres factores que debe tener en cuenta: coste del proyecto, ámbito de los resultados y tiempo. Estos se muestran a menudo como un triángulo. No puede cambiar un punto del triángulo sin afectar a los demás.
A continuación se indican algunos ejemplos de los que esto significa para la fecha de finalización del proyecto.
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Si se acerca la fecha de finalización programada, el resultado podría ser un incremento de los costes y una reducción del ámbito.
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Si pretende no cambiar nunca los costes del proyecto, el resultado podría ser una programación más larga y una reducción del ámbito.
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Si incrementa el ámbito o el número de resultados, el proyecto puede llevar más tiempo y costar más dinero por la exigencia de trabajadores o recursos adicionales.
Si es nuevo en la administración de proyectos No importa lo bien que se planee un proyecto, las cosas van a salir mal. Empiece a buscar los problemas ahora y no más adelante cuando las cosas pueden ir mucho peor.
Estas son algunas maneras de empezar a supervisar y corregir el proyecto.
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Mirar las tareas más importantes primero Algunas tareas son más importantes que otras cuando se necesita resolver problemas en el proyecto. Las tareas que tienen un mayor impacto en la programación son las tareas críticas y es a estas a las que debe prestar mayor atención.
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Obtener la vista adecuada para el proyecto Project tiene numerosas vistas e informes que le ayudan a ver qué es lo que no va bien en el proyecto. Para proyectos simples, preste atención a la fecha de finalización del proyecto mediante el gráfico Gantt. Para proyectos complicados, compruebe las tablas de variación o los informes de valor acumulado.
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Obtener informes de estado semanales No resulta fácil para las personas enviar informes de estado del trabajo. Una manera sencilla de obtener el estado sería durante las reuniones semanales del equipo. Recopilar la información de estado con una frecuencia superior a la semanal podría ser contraproducente.
Si tiene experiencia en la administración de proyectos Ha sido administrador de proyectos por mucho tiempo, pero ahora se enfrenta a un proyecto que requiere un seguimiento exhaustivo para mantenerse dentro del presupuesto.
Además, la patrocinadora ha solicitado informes ejecutivos mensuales.
Estas son algunas sugerencias para empezar a supervisar, crear informes y corregir el proyecto.
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Crear una línea base para el proyecto Una vez creada la programación, guarde una versión de línea de base. Una línea de base es una versión original del proyecto que se puede usar para comparar con el progreso de las tareas.
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Obtener la vista adecuada para el proyecto Project tiene una gran cantidad de vistas en informes que le ayudan a detectar los problemas que pueda haber en el proyecto. A medida que los proyectos de van complicando, puede consultar las tablas de variación o los informes de valor acumulado para ver qué va mal.
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Obtener informes de estado semanales A medida que los proyectos se van complicando, se pueden usar métodos más sofisticados para recopilar informes de estado semanales. Los miembros del equipo pueden introducir información sobre el estado en una lista de tareas de SharePoint que, a continuación, se puede sincronizar con Microsoft Project. Si usa Project Professional, también puede usar Project Web App para recopilar informes de estado del equipo. Recopilar información de estado con una frecuencia superior a la semanal puede ser contraproducente.
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Comprender los análisis de valor acumulado Los análisis de valor acumulado le ayudan a determinar si el proyecto avanza según lo previsto.
Supervisar el proyecto
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Visualice las actualizaciones de las tareas de los miembros del equipo para ver dónde hay problemas. Puede realizar un seguimiento rápido del progreso mediante el gráfico Gantt, o bien puede usar un análisis sofisticado de valor acumulado. Esto le permite ver si el trabajo del proyecto avanza según lo previsto. |
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Mostrar la información de programación de la tarea para saber cómo se ha programado el proyecto |
Obtenga información sobre cómo se programa el proyecto. Puede ver cómo los cambios en la programación de tareas afectan a la fecha de finalización del proyecto. |
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Muestra las tareas que tienen un mayor impacto en la fecha de finalización del proyecto. Mire primero esas tareas para resolver problemas en la programación. |
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Use las vistas y los informes de Project para detectar dónde puede haber problemas y poder realizar cambios en la programación. |
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Para volver a empezar el seguimiento, inicie una nueva línea base para comparar con el progreso futuro. |
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Cree y personalice informes gráficos del progreso del proyecto. Visualice estos informes en Project o expórtelos a otras aplicaciones como PowerPoint, Word o Excel. |
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El valor acumulado le ayuda a responder preguntas como: "Teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta ahora en este proyecto, ¿cuánto dinero se supone que tendríamos que haber gastado?" o "¿Vamos a terminar a tiempo?" |
Solucionar problemas
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Elija una fecha que comience o finalice en una fecha anterior a la fecha del plan actual. Si se trata de una opción para el proyecto, intente cambiar primero la fecha de inicio. |
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Reduzca la duración de las tareas para adelantar la fecha de finalización. Asegúrese de que reduce la duración de las tareas críticas que tienen el mayor impacto en la fecha de finalización del proyecto. |
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Si las personas están trabajando en demasiadas asignaciones al mismo tiempo, deje que Project distribuya el trabajo de una manera más uniforme nivelando las asignaciones de recursos. |
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Puede dividir una sola tarea si se compone de varios elementos en los que se puede trabajar simultáneamente por diferentes recursos. Si divide una tarea de ruta crítica en estos elementos diferentes con distintas asignaciones, es posible que pueda cumplir la fecha de finalización. |
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Agregue personas para que trabajen en las tareas que están retrasando la fecha de finalización. |
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Quitar personas de las tareas es otra forma de adelantar la fecha de finalización del proyecto. Demasiadas personas en una tarea, o las personas equivocadas, pueden crear problemas de comunicación que incrementan la duración de la tarea. |
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Puede adelantar la fecha de finalización modificando el calendario laboral de las personas. Puede agregar días laborables al calendario de las personas o hacer que trabajen horas extra. |
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Deje que los expertos respondan sus preguntas acerca de Project. El foro del Project en Answers.com cuenta con usuarios expertos, así como consultores de Project listos para responder a sus preguntas. |
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Después de realizar cambios en la programación de una persona, comuníquele esos cambios para no perder información. |
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Cualquier cambio que realice en un proyecto tiene un coste de tiempo, dinero o ámbito. Estos son los factores con los que hace malabarismos todos los días para mantener el buen rumbo de su plan de Project. Obtenga información sobre cómo trabajar con estas restricciones. |
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A medida que Project ajusta la programación, es posible que las tareas se muevan inesperadamente. Comprender el gran "¿Por qué?" detrás del potente motor de programación de Project. |
