"Puedes tenerlo bueno, rápido o barato. Elige dos".
Los ingenieros han estado diciendo esto a los jefes de proyecto durante décadas.
En términos ligeramente diferentes, cada proyecto equilibra un "triángulo" de tiempo, dinero y ámbito, no puede cambiar uno sin afectar al menos a uno de los demás. El trabajo del administrador del proyecto es hacer que no se derrumbe todo el triángulo.
¿Cómo? En primer lugar, cuando surge un problema, búsquelo en el triángulo del proyecto: ¿se trata de tiempo (programación), dinero (presupuesto) o ámbito? En segundo lugar, averigüe qué lados del triángulo puede cambiar y cuáles son "fijos" en su lugar. En tercer lugar, ajuste lo que pueda para solucionar el problema y optimizar el proyecto. Cuarto, finalizar el proyecto y celebrar!
En este artículo
Tiempo + dinero + ámbito = calidad
El triángulo del proyecto también se conoce como el "triángulo de hierro" y, menos poéticamente, las "restricciones triples". Como se llame, equivale a lo mismo: no se puede cambiar el presupuesto, la programación o el ámbito de un proyecto sin afectar al menos a una de las otras dos partes
Algunos ejemplos de cómo funciona:
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Para incorporar el fecha de finalización (tiempo), podría gastar más en recursos (dinero) para terminar el trabajo más rápido o reducir las características (ámbito) para que haya menos trabajo que hacer antes de la nueva fecha límite.
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Para finalizar el proyecto por debajo del presupuesto (costo), podría deshacerse de las horas extra y finalizar el proyecto más tarde (tiempo) o reducir las características (ámbito).
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Para agregar características a un producto (ámbito), podría ampliar la fecha límite para dar tiempo al nuevo trabajo (hora) o agregar personas para hacerlo más rápido (coste). ¡También podrías hacer las dos cosas!
Calidad es la cuarta parte del triángulo del proyecto. Se encuentra en el centro, donde cualquier cambio en cualquier lado le afecta.
Por ejemplo, si va por delante de la programación, es posible que pueda reemplazar las características cortadas o permitir más tiempo para las tareas existentes. Con este tiempo y ámbito adicionales, el resultado final podría ser un producto mejor.
Un punto clave: No hay un estándar universal de calidad. Para cualquier proyecto determinado, la calidad se define dentro del propio proyecto. Para algunas empresas, mantener un proyecto en el presupuesto es la medida de calidad más importante. Para otros, llegar al mercado a tiempo es más importante. Un jefe de proyecto necesita saber cómo se define la calidad para la organización y el proyecto específico.
En el ejemplo anterior, simplemente podría terminar el producto temprano con menos características, convirtiéndolo en el mercado por delante de sus competidores. Esa podría ser la definición de calidad para ese proyecto en su empresa.
Saber lo que no se puede cambiar
En la mayoría de los proyectos, se fija al menos un lado del triángulo en su lugar. No puede cambiarlo.
Tal vez el presupuesto no sea negociable. (¿Te suena familiar?) O tal vez el producto tiene que salir a la venta en una fecha determinada. Tal vez ambos sean verdaderos.
A menudo, los elementos fijos de un proyecto se dictan desde arriba del jefe de proyecto, pero no siempre. A veces está sobre sus hombros decidir qué elemento es más importante para el éxito del proyecto. Y realmente necesita ser claro en esto para cuando se muestran los problemas (y siempre lo hacen).
Cuando el problema se produce en un lado fijo, el curso de acción suele ser claro. Por ejemplo, si descubre que una característica de software tardará más tiempo en completarse de lo previsto y ha firmado un contrato que indica que entregará esa característica (ámbito), tendrá que mover la fecha de finalización o agregar recursos para finalizarla a tiempo.
Si el lado fijo y el lado del problema son diferentes, no te des por ven. Esa es la belleza del triángulo del proyecto; siempre hay espacio para realizar cambios Por ejemplo, si el proyecto tiene que finalizar a tiempo y ha aumentado de ámbito, aún puede ajustar el costo agregando recursos.
Si los tres lados del triángulo están atascados, no se asuste. El proyecto podría estar en problemas, pero al menos sabe que está en problemas y tiene un buen punto de partida para repensar los objetivos o los estándares de calidad del proyecto.
Optimizar la programación
Tarde o temprano, se enfrentará a un proyecto que está configurado para superar una fecha límite inflexible.
Una forma segura de acortar la programación es acortar la ruta crítica, una serie de tareas cuya última tarea finaliza en la fecha de finalización del proyecto. Puede que el cambio de otras tareas no acorte la programación, pero cambiar las tareas de ruta crítica sí. Para acortar la ruta crítica, puede:
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Acorte las duraciones de las tareas (reduzca el ámbito o agregue recursos).
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Realizar un seguimiento rápido de la programación: superponer tareas para que los usuarios puedan trabajar en ellas simultáneamente (agregar recursos). Esta táctica se usa mejor más cerca del principio de un proyecto.
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"Bloquear" la programación: agregar recursos para finalizar las tareas más rápido (dinero).
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Quitar tareas (reducir el ámbito).
Por supuesto, corregir la programación de esta forma puede tener efectos dramáticos en el presupuesto, el alcance y la calidad del proyecto.
Optimizar el presupuesto
En la mayoría de los proyectos, la mayor parte del presupuesto se compone de costos de recursos: los costos fijos y basados en tasas de personas, equipos y materiales. Mantener el presupuesto puede requerir opciones muy difíciles:
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Reduzca el ámbito del proyecto para que haya menos tareas más cortas que necesiten recursos.
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Quitar recursos.
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Asegúrese de que las tarifas, tarifas y horas extra sean adecuadas.
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Compruebe que los recursos son los más adecuados para el trabajo.
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Reemplace un recurso caro por uno menos caro.
Controlar los costos puede forzar la salida de los plazos o requerir recortes en el ámbito del proyecto. Por ejemplo, si no permite horas extra en tareas, es posible que la fecha de finalización sea un mes más tarde. O bien, si recorta el ámbito, es posible que la fecha de finalización se mueva.
Optimizar el ámbito
¿Considerarías ahorrar dinero al hacer un puente unos metros más corto que el río que abarca? Por supuesto que no. A veces, el ámbito del proyecto no puede cambiar, por lo que tiene que realizar otras acciones:
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Agregue recursos para asegurarse de que todas las tareas están completadas (costo).
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Cortar las tareas que no están en la ruta crítica, si hay alguna (coste).
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Agregar tareas o agregar duración a las tareas (costo).
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Extender la fecha límite para permitir tiempo para todas las tareas con el nivel actual de recursos (tiempo).
