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Si planea realizar un seguimiento de la información de costos, ha llegado al lugar adecuado. Obtenga información sobre cómo y dónde introducir varios detalles de costos para poder ver y analizar los costos totales de vez en cuando a medida que avanza el proyecto. Saber hacia dónde va el dinero le ayudará a tomar mejores decisiones para completar el proyecto dentro del presupuesto. |
Sugerencias de administración de costes antes de empezar
Este artículo es uno de los muchos objetivos de administración de proyectos en la guía básica de administración de proyectos.
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Estimación de costos del proyectoLas historias de costos de proyectos similares al proyecto que está planeando pueden ser útiles al empezar. Ayuda a evitar costosos errores. Si su organización tiene expertos en Project Management Office (PMO), también puede hablar con ellos de los planes de costos y presupuestos, o pedir a un miembro del equipo con experiencia y conocimientos que revise las estimaciones de costos de tareas y recursos. Las estimaciones de costos son complicadas: las organizaciones más grandes siguen las directrices del departamento de gestión de proyectos o contratan a estimadores de costos profesionales.
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Saber qué tipos de costos hay en Project La mayoría de los costos del proyecto provienen de recursos de trabajo: las personas que trabajan en tareas asignadas o los materiales y equipos necesarios para completar un proyecto. Los costos de recursos se basan normalmente en tasas de pago por hora o tasas unitarias, pero también pueden ser costos únicos, como gastos de consultoría, costos de proveedores o costos de viaje. Los costos que no están asociados a los recursos se introducen normalmente como costos fijos para tareas específicas o para todo el proyecto.
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Introducción de costos Los costos de recursos se introducen en la vista Hoja de recursos para los trabajadores por horas, los asalariados, los contratistas, los costos materiales u otros costos de recursos puntuales, como el costo de seguros o bonos. Los costos de las tareas se introducen en una tabla de costos que puede agregar a cualquier hoja de tareas.
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Obtención de los costos totales Project calcula los costos totales de los costos que especifique para que pueda ver rápidamente cómo se calculan los costos del proyecto. Comparta esta información de costo con las partes interesadas del proyecto, que podrían estar buscándola.
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Configurar el presupuesto Cuando los costos totales se parecen al presupuesto que usted y las partes interesadas tenían en cuenta para el proyecto, guardar una línea base establece esos costos totales como el presupuesto del proyecto. Normalmente, esto se hace después de escribir toda la información que necesita el proyecto y antes de que se inicie cualquier trabajo. Se requiere un presupuesto de línea base si planea realizar un seguimiento y administrar los costos, especialmente si realizará un análisis de valor acumulado para analizar las varianzas de costo en todo el proyecto. Para obtener más información, vea Establecer y guardar una línea base.
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Análisis de costos Exporte los datos de costo a Excel para un análisis detallado de datos, con tablas dinámicas, gráficos y otras características de Excel, como formato condicional y minigráficos (como se muestra en la siguiente imagen).
Especificar costos en el proyecto
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Lo primero es lo primero: empiece especificando las tasas de pago de las personas que realizarán el trabajo y las tasas unitarias de los materiales que necesitará para completar el proyecto. A continuación, especificará los costos de recursos "fijos" para el equipo, junto con los costos de recursos únicos de los que desee realizar un seguimiento en el proyecto. Project calcula automáticamente los costos reales en función del trabajo acumulado o de los materiales consumidos en las tareas, pero, si es necesario, puede especificar los costos reales en cualquier tarea asignada que se haya completado. |
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Después de especificar los costos de recursos, tareas o ambos, examine los costos totales para ver si es necesario ajustarlas para cumplir con su objetivo de costos. |
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En algún momento, le interesará informar de los costes del proyecto a otras personas de su organización. Use un informe de costos predefinido, como un informe de flujo de efectivo o valor acumulado, o vea al instante los datos de costo en un informe visual, como un gráfico dinámico de Excel o un diagrama dinámico de Visio. |
Administrar los costos del proyecto
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Después de especificar las estimaciones de costo, guárdelas con su plan de línea base para establecer su presupuesto. Esto le permite comparar los costos planeados con los costos reales en los que incurre el proyecto a medida que avanza y predice si los costos del proyecto se mantendrán dentro del presupuesto o no. |
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Vigile el progreso del trabajo de las tareas y cómo se sumar los costos reales para determinar si el proyecto se mantendrá dentro del presupuesto o si corre el riesgo de superar el presupuesto. |
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Realice análisis de valor acumulado en cualquier momento durante el proyecto para averiguar si el dinero gastado hasta el momento está en línea con el trabajo realizado y coincide con los costos de línea base que estableció para las tareas, recursos y asignaciones. |
