Crear una tabla y agregar campos

Crear una tabla

Una simple base de datos, por ejemplo, una lista de contactos, puede usar una sola tabla. Pero muchas bases de datos usan varias tablas. Al crear una base de datos, crea un archivo en su equipo que actúa como un contenedor de todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.

Para crear una tabla, puede crear una base de datos, insertar una tabla en una base de datos existente, o bien importar o vincular a una tabla desde otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de texto u otra base de datos). Al crear una base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos.

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Crear una tabla en una nueva base de datos

1. Haga clic en Archivo > Nuevo y, después, en Base de datos de escritorio en blanco.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.

3. Para ir a una ubicación diferente y guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta.

4. Haga clic en Crear.

   Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

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Crear una nueva tabla en una base de datos existente

1. Haga clic en Archivo > Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece bajo Reciente. En caso contrario, seleccione una de las opciones de exploración para localizar la base de datos.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga clic en Abrir.

3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

   Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

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Importar o vincular para crear una tabla

Para crear una tabla, puede importar datos o vincular a datos almacenados en otra ubicación. Puede importar datos o vincular a datos de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Outlook, y más.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.

Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseño de una tabla vinculada.

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Establecer las propiedades de una tabla

Además de establecer campos de propiedades, también puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos.

1. Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

3. En la pestaña Diseño de tabla , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Hoja de propiedades.

   

   Se muestra la hoja de propiedades de tabla.

4. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General.

5. Haga clic en el cuadro de la izquierda de la propiedad que desea establecer y especifique una configuración para la propiedad.

   Recuerde presionar CTRL+G para guardar los cambios.

   Utilice esta propiedad de tabla	Para
   Mostrar vistas en el sitio de SharePoint	Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un sitio de SharePoint. Nota: Los efectos de esta configuración dependen de la configuración de la propiedad de base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de SharePoint.
   Hoja secundaria de datos expandida	Expandir todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla.
   Alto de hoja secundaria de datos	Siga uno de estos procedimientos: Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda para mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0". Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto que desee en pulgadas.
   Orientación	Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.
   Descripción	Proporcionar una descripción de la tabla. Esta descripción aparecerá en la información sobre herramientas para la tabla.
   Regla de validación	Escribir una expresión que deba ser verdadera al agregar o modificar un registro.
   Texto de validación	Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.
   Filtro	Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes en la vista Hoja de datos.
   Ordenar por	Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
   Hoja secundaria de datos	Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.
   Vincular campos secundarios	Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria de datos que coinciden con la propiedad Vincular campos principales especificada para la tabla.
   Vincular campos principales	Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular campos secundarios especificada para la tabla.
   Filtrar al cargar	Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos
   Ordenar por al cargar	Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad Ordenar por (estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

   Sugerencia    Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se abra el cuadro Zoom. Si va a establecer la propiedad Regla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga clic en junto al cuadro de propiedad Regla de validación para abrir el Generador de expresiones.

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Guardar una tabla

Después de crear o modificar una tabla, debe guardar su diseño. Al guardar una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa los datos que contiene. Puede usar hasta 64 caracteres alfanuméricos, incluidos los espacios. Por ejemplo, puede denominar una tabla Clientes, Inventario de piezas o Productos.

Access le ofrece una gran flexibilidad respecto a los nombres para tablas, aunque debe tener en cuentas determinadas restricciones. Un nombre de tabla puede tener hasta 64 caracteres y puede incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto un punto (.), signo de exclamación (!), corchetes ([]), un espacio inicial, un signo igual inicial (=), o caracteres no imprimibles como retornos de carro. El nombre tampoco puede contener ninguno de los siguientes caracteres:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Seleccione Archivo > Guardar, o presione CTRL+G.

2. Si va a guardar la tabla por primera vez, escriba un nombre para la tabla y luego haga clic en Aceptar.

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Crear una clave principal

A menos que tenga una razón específica para no hacerlo, debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que puede ayudar a mejorar el rendimiento de la base. Access también comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que este es siempre único. Los valores únicos son cruciales, ya que, de lo contrario, no hay forma fiable de distinguir una fila concreta de otras filas.

Cuando crea una tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo de id. y el tipo de datos Autonumeración.

En la vista Diseño, puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la clave principal para una tabla que aún no tiene una.

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Determinar los campos que se van a usar como una clave principal

A veces, puede que ya tenga los datos que desea usar como la clave principal. Por ejemplo, puede que tenga números de id. existentes para los empleados. Si crea una tabla para realizar un seguimiento de información de los empleados, puede que decida usar el id. de empleado existente como la clave principal de la tabla. O tal vez el id. de empleado solo es único en combinación con el id. de departamento, lo que requiere que use ambos campos juntos como la clave principal. Una clave principal correcta debe tener las siguientes características:

• Cada registro tiene un valor único para el campo o la combinación de campos.

• El campo o la combinación de campos no puede estar vacío ni ser Null, siempre hay un valor.

• Los valores no cambian.

Si no hay datos apropiados para usar como clave principal, puede crear un campo para usar como clave principal. Cuando crea un campo para usar como una clave principal, establezca el tipo de datos del campo en Autonumérico para ayudar a garantizar que cumpla con las tres características de la lista anterior.

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Establecer o cambiar la clave principal

1. Seleccione la tabla cuya clave principal desee establecer o cambiar.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

3. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.

   Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de fila del campo que desee.

   Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

4. En la pestaña Diseño de tabla , en el grupo Herramientas , haga clic en Clave principal.

   Aparece un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

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Quitar la clave principal

1. Seleccione la tabla cuya clave principal desee quitar.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

3. Haga clic en el selector de fila de la clave principal actual. Si la clave principal consta de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en el selector de filas de cada campo.

4. En la pestaña Diseño de tabla , en el grupo Herramientas , haga clic en Clave principal.

   El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

Si guarda una tabla nueva sin definir una clave principal, Access le pide que cree un campo para la clave principal. Si hace clic en Sí, Access crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal. Si hace clic en No, Access no agrega ningún campo y no se establece ninguna clave principal.

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Agregar campos

Para almacenar nuevos datos sobre algo para lo que ya tiene una tabla de Access, considere la posibilidad de agregar un campo a la tabla. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla que almacena los apellidos, el nombre, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y la dirección de correo postal de cada uno de sus clientes. Si quiere comenzar a realizar un seguimiento del medio de comunicación preferido de cada cliente, agregue un campo para almacenar esa información.

Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio.

Cada campo tiene ciertas características esenciales, como un nombre que lo identifica de manera única dentro de una tabla, un tipo de datos que define la naturaleza de los datos, las operaciones que se pueden realizar en los datos y la cantidad de espacio de almacenamiento reservada para cada valor.

Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es mucho más fácil combinar los datos posteriormente que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar del campo Nombre completo, puede crear campos independientes para apellidos y nombre. Después, puede buscar u ordenar fácilmente por nombre, apellidos o ambos. Si tiene previsto generar informes, ordenar, realizar búsquedas o realizar cálculos en un elemento de datos, coloque ese elemento en un campo sin ningún otro elemento.

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. Por ejemplo, la propiedad Formato define cómo aparecerán los datos en una hoja de datos o formulario que contenga ese campo.

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Agregar un campo mediante la entrada de datos

Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos (1). Access asigna automáticamente un tipo de datos para el campo, según los datos que se escriban. Si lo que ha escrito no implica ningún tipo de datos, Access lo establece en Texto, pero puede cambiarlo.

Para escribir los datos en la columna Agregar nuevo campo:

1. Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos; para hacerlo, haga clic con el botón derecho en la tabla que prefiera del panel de navegación y, después, haga clic en la vista Hoja de datos desde el menú contextual.

2. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.

   Use un nombre descriptivo para que el campo se pueda identificar más fácilmente.

3. Escriba los datos en el nuevo campo.

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Agregar un campo mediante una plantilla de campo

A veces, es más fácil seleccionar de una lista predefinida de campos que se adapte a sus necesidades, en lugar de crear un campo de forma manual. Puede usar la lista Más campos para elegir entre una lista de plantillas de campo. Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. En la definición de plantilla de campo se incluye un nombre de campo, un tipo de datos, un valor para la propiedad Formato del campo, y otras propiedades de campo.

1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Hoja de datos.

2. En la pestaña Campos de tabla , en el grupo Agregar & Eliminar , haga clic en Más campos.

   

3. Seleccione un campo en la lista Más campos para insertar la nueva columna. Access colocará el campo a la derecha de la columna donde se encuentre el cursor actualmente. Si selecciona una de las opciones de campo debajo del título Inicio rápido (como Dirección), Access creará varios campos en la tabla para que contengan las diferentes partes de una dirección.

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Establecer propiedades de campo

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:

• Controlar la apariencia de los datos de un campo

• Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo

• Especificar valores predeterminados para un campo

• Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseño.

Las propiedades que se pueden establecer dependen del tipo de datos del campo.

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Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos

Si trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y otras propiedades de un campo.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla que quiera abrir.

2. En el menú contextual, haga clic en Vista Hoja de datos.

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Establecer propiedades de campo en la vista Diseño

Puede establecer cualquier propiedad de campo mientras trabaja con una tabla en la vista Diseño. En la vista Diseño, establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla y establezca otras propiedades en el panel Propiedades del campo.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla.

2. En el menú contextual, haga clic en vista Diseño.

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Mover un campo

Para mover un campo, arrástrelo a la ubicación que desee. Para seleccionar y mover varios campos contiguos, haga clic en el primer campo, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en el último campo. A continuación, podrá arrastrar el grupo de campos seleccionados hasta la nueva ubicación.

Al arrastrar un campo cambia su posición en la hoja de datos, pero no cambia el orden de los campos en el diseño de la tabla. Si obtiene acceso a los campos mediante programación, se mantiene el orden original. Por ejemplo, si arrastra un campo a una nueva posición en la hoja de datos y, a continuación, crea un formulario desde la tabla usando el botón Formulario, el campo estará en su posición original.

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Vea también

Agregar un campo calculado a una tabla

Agregar un campo a un formulario o informe