Agregar un campo a un formulario o informe

¿Qué desea hacer?

• Agregar un campo a un formulario o informe mediante el panel Lista de campos

• Agregar un campo a un formulario o informe sin usar la Lista de campos

• Más información sobre el panel Lista de campos

Agregar un campo a un formulario o informe mediante el panel Lista de campos

1. Abra el informe en vista Presentación o vista Diseño.

   Si no se muestra el panel Lista de campos, siga uno de estos procedimientos:

   • En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes. 
     -O-

   • Presione ALT + F8.

2. En el panel Lista de campos, busque la tabla que contiene el campo que desee agregar. Para mostrar u ocultar la lista de campos de cada tabla, haga clic en el signo más (+) o signo menos (-) junto al nombre de la tabla.

   Nota: Si la base de datos no contiene ninguna tabla, el panel Lista de campos estará vacío.

3. Cuando encuentre el campo que desee agregar, siga uno de estos procedimientos para agregarlo al formulario o informe:

   • Haga doble clic en el campo.

   • Arrastre el campo del panel Lista de campos del formulario o informe.

   • Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos, a continuación, arrástrelos todos al formulario o informe al mismo tiempo.

     Nota: Esta técnica solo puede usarse en los campos de la sección Campos disponibles para esta vista del panel Lista de campos.

   • Agregue un intervalo de campos al formulario o informe desde el panel Lista de campos mediante los procedimientos siguientes:

   • Haga clic en el primer campo del rango.

   • Mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el último campo del rango.

     Access selecciona los campos en los que ha hecho clic, así como todos los campos entre ellos.

   • Arrastre todos los campos seleccionados hasta el formulario o informe.

     Nota: Esta técnica solo puede usarse en los campos de la sección Campos disponibles para esta vista del panel Lista de campos.

4. Access crea el control apropiado para mostrar cada campo y enlaza el control al campo. Además, Access crea una etiqueta adjunta para el control. Para editar la etiqueta, haga clic en ella una vez para seleccionarla y, después, haga clic de nuevo para colocar el punto de inserción en la etiqueta. A continuación, puede editar la etiqueta de la misma manera que editaría el texto en un documento.

5. Si desea un campo que se muestre en otro tipo de control distinto al que Access crea automáticamente, puede cambiar el control a otro tipo. Sin embargo, solo puede cambiarlo a un tipo de control que sea apropiado para ese campo. Por ejemplo, puede cambiar un cuadro combinado a un cuadro de texto o un cuadro de lista, pero no puede cambiar un cuadro combinado a un botón de comando.

   Cambiar el tipo de un control

   1. Para abrir el formulario o informe en la vista Diseño, haga clic en él con el botón secundario en el panel de navegación, y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

   2. Haga clic con el botón derecho en el control que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar a.

      Si no está disponible el elemento de menú Cambiar a, no hay ningún otro tipo de control que sea adecuado para este campo. En caso contrario, Access muestra una lista de tipos de control.

   3. Haga clic en uno de los tipos de control disponibles para cambiar el control a ese tipo.

      El control permanece enlazado al campo, pero puede que tenga que configurar algunas propiedades para hacer que el nuevo tipo de control funcione como desee. Para mostrar la hoja de propiedades de un control, haga clic en el control para seleccionarlo y, después, presione F4.

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Agregar un campo a un formulario o informe sin usar la Lista de campos

En general, usar el panel Lista de campos es la forma más sencilla de agregar un campo a un formulario o informe. Sin embargo, también puede agregar un campo al crear un control y enlazarlo después a un campo. El siguiente procedimiento muestra cómo.

1. Haga clic con el botón derecho en el formulario o informe en el panel de navegación y, luego, haga clic en Vista Diseño o Vista Presentación.

   Asistentes para controles    Puede utilizar los Asistentes para controles para ayudarle a crear botones de comando, cuadros de lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. El Asistente para controles le plantea una serie de preguntas sobre cómo desea que sea el aspecto y el funcionamiento del control y, a continuación, crea el control y establece sus propiedades en función de las respuestas. En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la flecha hacia abajo junto a la Galería de Control. Si Utilizar Asistentes para controles no es resaltado, haga clic en él para resaltarlo.

   

   Si prefiere crear controles sin la ayuda de los asistentes, haga clic en Utilizar asistentes para controles para que no esté seleccionado.

   

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta para el tipo de control que desea agregar.

   Para determinar el nombre de una herramienta, coloque el puntero sobre ella. Access mostrará el nombre de la herramienta.

3. Haga clic en el formulario o en la cuadrícula de diseño de informe donde desee colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o haga clic en la herramienta y, después, arrástrela a la cuadrícula de diseño de formulario para crear un control del tamaño que desee.

4. Si ha seleccionado Utilizar asistentes para controles y el control que está situando tiene asociado un asistente, el asistente se iniciará y le guiará a través de la configuración del control.

5. Si no coloca correctamente el control al primer intento, puede moverlo mediante el siguiente procedimiento:

   1. Haga clic en el control para seleccionarlo. Si hay una etiqueta asociada al control, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en la etiqueta para seleccionarla también.

   2. Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en un puntero de movimiento .

   3. Haga clic y arrastre el control a la ubicación deseada.

Si usa a un asistente para controles, el asistente puede ayudarle en los pasos para enlazar el control a un campo. Si el asistente no enlaza el control a un campo y control es de un tipo que puede mostrar datos (un cuadro de texto o cuadro combinado, por ejemplo), debe escribir un nombre de campo o una expresión en la propiedad Origen del control para que pueda mostrar los datos. Siga este procedimiento para enlazar un control a un campo.

1. Haga clic en el control y, después, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del control.

2. En la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la flecha desplegable junto a la propiedad Origen del control y seleccione el campo que desee mostrar en el control. También puede escribir una expresión en el cuadro Origen del control.

   Para obtener más información sobre el uso de las expresiones, consulte el artículo Generar una expresión.

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Más información sobre el panel Lista de campos

La siguiente lista contiene sugerencias sobre cómo trabajar con el panel Lista de campos que puede ser de utilidad al agregar campos a un formulario o informe. Para mostrar el panel Lista de campos, abra un formulario o informe en la vista Presentación o la vista Diseño y, después, presione ALT + F8.

• Si la propiedad Origen de registros del formulario o el informe está vacía y arrastra un campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario o el informe, Access rellena automáticamente la propiedad Origen de registros del formulario o el informe por usted.

• Si la propiedad Origen de registros del formulario o el informe es una instrucción SELECT o un nombre de tabla, puede cambiar la vista del panel Lista de campos entre los dos estados siguientes:

  • Todos los campos de la base de datos    Muestra la sección Campos disponibles para esta vista, la sección Campos disponibles en tablas relacionadas (si existen esas tablas) y la sección Campos disponibles en otras tablas (si existen esas tablas).

  • Solo campos del origen de registros    Muestra solo la sección Campos disponibles para esta vista.

    Para cambiar entre los dos modos, haga clic en Mostrar solo los campos en el origen de registros actual o Mostrar todas las tablas en la parte inferior del panel Lista de campos.

    Nota: Si ha configurado la propiedad Origen de registros del formulario o el informe en una consulta guardada, el panel Lista de campos mostrará solo la sección Campos disponibles para esta vista (no hay ninguna opción Mostrar todas las tablas en la parte inferior del panel Lista de campos). Para editar el origen de registros, haga clic en uno de los campos y, a continuación, haga clic en Modificar origen de registros.

• Si configura la propiedad Origen de registros del formulario o el informe a una tabla y, a continuación, arrastra un campo desde la sección Campos disponibles en tablas relacionadas del panel Lista de campos hasta el formulario o el informe, Access cambiará el Origen de registros del formulario o el informe a una instrucción SELECT que incluya el campo que va a agregar. Si Access no puede determinar cómo se relacionan las tablas, se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar relación para que pueda elegir la relación apropiada.

• Si arrastra un campo desde la sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos hasta el formulario o el informe, Access mostrará el cuadro de diálogo Especificar relación. Debe usar este cuadro de diálogo para especificar una relación entre la otra tabla y el formulario o el origen de registros del informe. Si no sabe con certeza qué campos debe introducir en este cuadro de diálogo, es recomendable hacer clic en Cancelar y examinar las relaciones entre las tablas.

  Para obtener más información acerca de las relaciones, vea Guía de relaciones de tablas o Crear, modificar o eliminar una relación.

  Es posible que un campo de la sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos esté indirectamente relacionado con el origen de registros del formulario o el informe a través de una de las tablas en la sección Campos disponibles en tablas relacionadas. Si este es el caso y arrastra un campo de una de las tablas relacionadas hasta el formulario o el informe, puede causar que una o más tablas se muevan de la sección Campos disponibles en otras tablas a la sección Campos disponibles en tablas relacionadas.

• Si el origen de registros del formulario o informe es una instrucción SELECT o una consulta guardada, puede ver y editar el origen de registros en el Generador de consultas, para ello, haga clic con el botón derecho en un campo del panel Lista de campos y, a continuación, haga clic en Editar Origen de registros. Si el origen de registros es una tabla, este comando invoca el Generador de consultas en la tabla. Access le preguntará si desea crear una consulta basada en la tabla; haga clic en Sí para cambiar el origen de registros a una consulta o en No para salir sin cambiar el origen de registros.

• Puede abrir una tabla en la vista Hoja de datos haciendo clic en Editar tabla junto al nombre de tabla o haciendo clic con el botón derecho en el nombre de la tabla en el panel Lista de campos y, a continuación, haciendo clic en Abrir una tabla en la vista Hoja de datos.

• Puede usar el panel Lista de campos para agregar un Campo de búsqueda a una tabla mediante los procedimientos siguientes:

  1. Haga clic en Editar tabla junto a la tabla en la que desea agregar el Campo de búsqueda.

     La tabla se muestra en la vista Hoja de datos.

  2. Arrastre un campo desde el panel Lista de campos a la hoja de datos.

  3. Se inicia el Asistente para búsquedas. Siga las instrucciones del asistente. En la última página, haga clic en Finalizar.

• Puede desacoplar el panel Lista de campos del lado derecho del área de trabajo de Access colocando el puntero en la barra de título del panel Lista de campos hasta que se convierta en un puntero de movimiento y, a continuación, arrastre el panel Lista de campos hacia la izquierda. La lista se puede colocar en cualquier lugar del área de trabajo o se puede acoplar a la izquierda del área de trabajo arrastrándola totalmente hacia la izquierda.

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