Información general sobre fórmulas en Excel

Una fórmula también puede contener algunos o todos los elementos siguientes: funciones, referencias, operadores y constantes.

Partes de una fórmula   

1. Funciones: la función PI() devuelve el valor de Pi: 3,142...

2. Referencias: A2 devuelve el valor de la calda A2.

3. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula como, por ejemplo, 2.

4. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia y el operador * (asterisco) multiplica números.

Una constante es un valor que no se calcula, sino que permanece igual siempre. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión o un valor obtenido como resultado de una expresión, no son constantes. Si usa constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado solo cambia si modifica la fórmula. En general, es mejor insertar constantes en celdas individuales donde se puedan cambiar fácilmente si fuera necesario y luego hacer referencia a esas celdas en las fórmulas.

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel dónde debe buscar los valores o los datos que desea usar en una fórmula. Las referencias permiten usar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien usar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas.

• Estilo de referencia A1

  De forma predeterminada, Excel usa el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas con letras (de A a XFD, para un total de 16 384 columnas) y a las filas con números (del 1 al 1 048 576). Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

  Para hacer referencia a	Usar
  La celda de la columna A y la fila 10	A10
  El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20	A10:A20
  El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E	B15:E15
  Todas las celdas de la fila 5	5:5
  Todas las celdas de las filas 5 a 10	5.10
  Todas las celdas de la columna H	H:H
  Todas las celdas desde la columna H hasta la J	H:J
  El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20	A10:E20

• Hacer referencia a una celda o un rango de celdas de otra hoja de cálculo del mismo libro

  En el siguiente ejemplo, la función PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 de la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.

  

  1. Se refiere a la hoja de cálculo Marketing

  2. se refiere al rango de celdas de B1 a B10

  3. El signo de exclamación (!) separa la referencia de la hoja de cálculo de la referencia de rango de celdas

  : Si la hoja de cálculo a la que se hace referencia contiene espacios o números, debe agregar apóstrofos (') antes y después del nombre de la hoja de cálculo, como ='123'! A1 o ='Ingresos de enero'! A1.

• Diferencia entre referencias absolutas, relativas y mixtas

  1. Referencias relativas    Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas usan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

     Fórmula copiada con referencia relativa   

     

  2. Referencias absolutas    Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas usan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.

     Fórmula copiada con referencia absoluta   

     

  3. Referencias mixtas    Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o bien una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta toma la forma $A1, $B1, y así sucesivamente. Una referencia de fila absoluta toma la forma A$1, B$1, y así sucesivamente. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia relativa cambia y la referencia absoluta no cambia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia relativa no se ajusta. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A$1 to =B$1.

     Fórmula copiada con referencia mixta   

     

• Estilo de referencia 3D

  Hacer referencia de manera conveniente a varias hojas de cálculo    Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro del libro, use una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel usará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 en todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.

  • Pueden usarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST.P, DESVEST.M, DESVESTA, DESVESTPA, VAR.P, VAR.S, VARA y VARPA.

  • No pueden usarse referencias 3D en fórmulas de matriz.

  • No pueden usarse referencias 3D con el operador de intersección (un solo espacio) o en fórmulas que usen una intersección implícita.

  Qué ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo    Los siguientes ejemplos explican lo que ocurre cuando mueve, copia, inserta o elimina hojas de cálculo incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se usa la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.

  • Insertar o copiar    Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.

  • Eliminar     Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará de los cálculos los valores de las mismas.

  • Mover    Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará de los cálculos los valores de dichas hojas.

  • Mover un punto final    Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

  • Eliminar un punto final    Si se elimina la Hoja2 o la Hoja6, Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

• Estilo de referencia F1C1

  También puede usarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros. En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.

  Referencia	Significado
  F[-2]C	referencia relativa a la celda situada dos filas por encima, en la misma columna.
  F[2]C[2]	Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha.
  F2C2	Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda columna.
  F[-1]	Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
  F	Referencia absoluta a la fila actual

  Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos usando el estilo de referencia F1C1. Por ejemplo, si registra un comando, como seleccionar el botón Autosuma para insertar una fórmula que agrega un rango de celdas, Excel registra la fórmula usando referencias del estilo F1C1, no del estilo A1.

  Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 si activa o desactiva la casilla Estilo de referencia F1C1 en la sección Trabajo con fórmulas, que se encuentra en la categoría Fórmulas del cuadro de diálogo Opciones. Para mostrar este cuadro de diálogo, seleccione la pestaña Archivo .

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