Colaborar en documentos empresariales

A medida que inicie un documento nuevo, es mejor guardarlo en OneDrive. Esto garantiza que pueda acceder al documento desde cualquiera de sus dispositivos y le permite compartirlo fácilmente con otras personas en lugar de enviar diferentes copias del mismo archivo de ida y vuelta por correo electrónico.

Para guardarlo en OneDrive:

1. En Word, seleccione Archivo > Guardar como.

2. Elija OneDrive y, después, una carpeta donde quiera guardarla.

3. Escriba un nombre de archivo y seleccione Guardar.

Con el archivo en OneDrive, ahora se guarda automáticamente. Ya no perderás tu progreso porque olvidaste guardar. Cuando esté listo para invitar a otros usuarios a trabajar en el archivo con usted o para recibir comentarios:

1. Selecciona Compartir. 
   
   

2. Agregue los nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que quiera compartir el archivo. Si comparte con otras personas de fuera de su empresa, asegúrese de cambiar los permisos a Cualquier persona que tenga el vínculo puede editar.

   Consulte Compartir archivos y carpetas de OneDrive para obtener más información sobre los permisos de uso compartido.

3. Agregue un mensaje si lo desea y, a continuación, seleccione Enviar.

Los destinatarios recibirán un correo electrónico con un vínculo al documento.

O bien, seleccione Copiar vínculo y, a continuación, puede compartir el vínculo al documento como desee, como en un correo electrónico, un mensaje de chat o en otro documento.

Después de compartir un archivo, puede colaborar con otros usuarios y trabajar al mismo tiempo.

• Vea quién más está en el documento y dónde está trabajando.

• Un indicador de presencia muestra dónde alguien está realizando cambios. Vea los cambios a medida que se realizan.

• Agregue comentarios y @mention que otros usuarios obtengan la entrada justo donde quiera.

Al agregar un comentario en un archivo y usar el signo @con el nombre de un usuario, recibe un correo electrónico con un vínculo al comentario. Hacer clic en el vínculo los lleva al documento y a la conversación.

1. Agregue un comentario.

2. Escriba el comentario. Use una @mention para asignar un nombre a personas específicas en el comentario.

3. Seleccione Publicar comentario.

4. El destinatario recibirá una notificación por correo electrónico. Pueden responder al comentario directamente desde el correo electrónico o seleccionar el vínculo para ir directamente al comentario.

Con el archivo guardado en OneDrive o SharePoint, use el Historial de versiones para volver a una versión anterior de un archivo si alguien realiza un cambio que no desea.

1. Seleccione el nombre de archivo.

2. Seleccione Historial de versiones.

3. Elija una de las versiones.

4. Haga clic en los Cambios o desplácese por el archivo para comparar los cambios.

5. Seleccione Restaurar para reemplazar el archivo con la versión anterior.