Μοιραστείτε τις καλύτερες οδηγίες σας

Καθώς εξοικειώνεστε περισσότερο με τις δυνατότητες του Microsoft Copilot, και έχετε περισσότερες δεξιότητες στη δημιουργία προτροπών που απολαμβάνουν, ιντριγκάρουν ή εκπλήσσουν, μην τις κρατήσετε για τον εαυτό σας. Όταν μοιράζεστε τις προτροπές που δοκιμάσατε και βελτιώσατε, ιδιαίτερα εκείνες που χρησιμοποιήσατε με εξαιρετικό αποτέλεσμα, όχι μόνο κερδίζετε τη φήμη της ηγετικής αλλαγής αλλά συμβάλλετε στην Copilot υιοθέτηση και την επακόλουθη απόδοση εργασιών σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να κοινοποιήσετε προτροπές και κάποιες βέλτιστες πρακτικές για να τις συνοδεύσετε. Αυτό το άρθρο τα εξηγεί όλα.

Βέλτιστη πρακτική: πείτε την ιστορία της προτροπής σας

Η κοινή χρήση της πραγματικής προτροπής είναι εύκολη. Αλλά προτού αντιγράψετε και επικολλήσετε μια προτροπή στην αγαπημένη σας εφαρμογή, σκεφτείτε το εξής: η πραγματική μάθηση και έμπνευση προέρχονται από το άκουσμα της “ιστορίας προτροπής.” Εξέτασε αυτά τα στοιχεία στην ιστορία σας:

Τι προσπαθούσατε να επιτύχετε
Η πραγματική προτροπή (κείμενο)
Περιγραφή της εξόδου προτροπής (π.χ. “το μήνυμα προτροπής δημιούργησε μια παρουσίαση PowerPoint πλήρης με εικόνες και σημειώσεις ομιλητή”)
Πώς σας βοήθησε συγκεκριμένα το Copilot: ίσως σας εξοικονομούσε χρόνο ή παρήγαγε κάτι που πιστεύατε ότι δεν μπορούσατε
Τι μάθατε, σκέψεις για την εμπειρία σας ή τι θα δοκιμάσετε στη συνέχεια
Ενθαρρύνετε τους άλλους να το δοκιμάσουν

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 1: Copilot συνέταξα τη μηνιαία παρουσίαση της κατάστασής μου

Κάθε μήνα, πρέπει να παρουσιάζω την κατάσταση του ερευνητικού έργου μας στην εκτελεστική ομάδα. Κανονικά, αυτό μου παίρνει μερικές ημέρες. Αντ 'αυτού, δοκίμασα αυτήν την προτροπή στοCopilot:

“Σύνταξε μια παρουσίαση PowerPoint για τη Μηνιαία Ενημέρωση Κατάστασης με όχι περισσότερες από 10 διαφάνειες χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες σε αυτά τα αρχεία.”

Copilot δημιούργησε μια νέα παρουσίαση σε λιγότερο από ένα λεπτό που είχε ενότητες για Περίληψη έργου, Τρέχουσα κατάσταση, Πρόσφατα επιτεύγματα, Τι ακολουθεί και Κίνδυνοι. Ουάου! Μου έσωσε ώρες εργασίας και είναι στην πραγματικότητα μια παρουσίαση με πιο επαγγελματική εμφάνιση από ό,τι θα μπορούσα να δημιουργήσω εγώ. Αυτός είναι ο νέος τρόπος.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 2: Ενημερωθείτε για τη χαμένη σύσκεψη

Το πρόγραμμά μου αναλήφθηκε πλήρως την περασμένη Πέμπτη με μια επείγουσα αίτηση πελάτη και δεν μπόρεσα να παρευρεθώ στη σύσκεψη σχεδιασμού μεταξύ ομάδων για το Q4. Κανονικά, προσπαθούσα να αποκλείσω μια ώρα και να διαβάσω όλες τις παρουσιάσεις από όλα τα ηχεία και τις σημειώσεις και ίσως να ακούσω κάποια από την ηχογράφηση, αλλά αυτή τη φορά προσπάθησα να χρησιμοποιήσω το Copilot για να ενημερωθώ…

“Συνόψισε τη σύσκεψη στα πέντε κορυφαία σημεία ενδιαφέροντος συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων δράσης”

Μετά από μόλις ένα λεπτό, το Copilot δημιούργησε πέντε πολύ χρήσιμες επισημάνσεις από τη σύσκεψη μαζί με μια σύνδεση προς βασικά σημεία της μεταγραφής. Παρακολούθησε επίσης τρία σημαντικά στοιχεία δράσης από τη συζήτηση. Σχεδόν καλύτερα από το να παρευρεθώ στη σύσκεψη! Το συνιστώ ανεπιφύλακτα για όταν δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε μια σύσκεψη. Είναι εύκολο να ενημερωθείτε και αξίζει τον κόπο.

Προτεινόμενες μέθοδοι για την κοινοποίηση της ιστορίας προτροπής σας

Ευτυχώς, η κοινοποίηση τόσο της προτροπής όσο και της ιστορίας σας είναι εύκολη και υπάρχουν πολλοί τρόποι για να το κάνετε. Ακολουθούν ορισμένες προτάσεις.

Κοινή χρήση με μια κοινότητα Viva Engage

Πολλοί οργανισμοί ρυθμίζουν Viva κοινότητες Engage όπου άτομα με παρόμοια ενδιαφέροντα ή που εργάζονται σε παρόμοιους κλάδους μπορούν να ανταλλάσσουν πληροφορίες και ιδέες. Αυτό είναι ένα τέλειο μέρος για να κοινοποιήσετε επίσης προτροπές. Για παράδειγμα, φανταστείτε μια κοινότητα που είναι αφοσιωμένη στον κλάδο διαχείρισης προϊόντων (PM). Εκεί, οι PM μπορούν να μοιράζονται προτροπές που θα βοηθήσουν άλλους να γράψουν προδιαγραφές ή έγγραφα σχεδιασμού χρησιμοποιώντας συγκεκριμένα πρότυπα.

Σύσταση: Δημοσιεύστε στην κοινότητα χρησιμοποιώντας μια νέα συζήτηση ή άρθρο

Μάθετε περισσότερα για τις Κοινότητες Viva Engage: Κοινότητες στο Viva Engage - Υποστήριξη της Microsoft

Κοινή χρήση με χρήση του Microsoft Teams

Δημιουργήστε ένα κανάλι προτροπών στον χώρο Microsoft Teams και ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας να συνεισφέρουν τις καλύτερες προτροπές τους. Αυτές οι συνεισφορές θα μπορούσαν να επισημανθούν με επισημάνσεις "μου αρέσει" και να λάβουν απαντήσεις. Ενθαρρύνετε επίσης τις μαρτυρίες. Το να δοκιμάσετε μια προτροπή που προτείνει κάποιος άλλος και στη συνέχεια να μοιραστείτε πληροφορίες σχετικά με το πώς λειτούργησε για εσάς είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ξεκινήσετε μια συζήτηση και να εμπνεύσετε άλλους να τη δοκιμάσουν.

Τα κανάλια δεν είναι ο μόνος τρόπος κοινής χρήσης προτροπών Microsoft Teams. Η συνομιλία σύσκεψης είναι ένα γρήγορο και εύκολο μέρος για να μοιραστείτε προτροπές που σχετίζονται με την τρέχουσα συζήτηση ή το θέμα της σύσκεψης. Φανταστείτε μια συνομιλία στη σύσκεψη όπου κάποιος λέει: “Πρέπει να φτιάξω μια ανάρτηση ιστολογίου για μια ανακοίνωση προϊόντος που θα γίνει την επόμενη εβδομάδα και δεν έχω προλάβει να την ξεκινήσω ακόμα.” Ένα άλλο άτομο λέει: “Είχα μια παρόμοια εργασία και χρησιμοποίησα μια προτροπή για να ξεκινήσω. Πραγματικά μου έσωσε λίγο χρόνο. Εδώ, δοκιμάστε αυτό.”

Γράψε μια καταχώρηση ιστολογίου ανακοινώνοντας μια νέα σειρά γυαλιών που απευθύνεται σε άτομα που πάσχουν από χρόνια ξηροφθαλμία. Τα γυαλιά κλειδώνουν την υγρασία ενώ προστατεύουν τα μάτια από τον άνεμο και τα συντρίμμια. Τα γυαλιά είναι ελαφριά, μοντέρνα και σε τιμή που απευθύνεται σε όλες τις ηλικίες και τα επίπεδα εισοδήματος. Τα γυαλιά βγαίνουν σε πώληση εγκαίρως για το καλοκαίρι και θα είναι διαθέσιμα παντού όπου αγοράζετε γυαλιά οράσεως. Ανέφερε την έρευνα και χρησιμοποιήστε έναν αισιόδοξο τόνο.

Μάθετε περισσότερα για το Microsoft Teams και τα κανάλια: Δημιουργήστε ένα τυπικό, ιδιωτικό ή κοινόχρηστο κανάλι στο Microsoft Teams - Υποστήριξη της Microsoft

Κοινή χρήση με χρήση ειδήσεων του SharePoint

Η δυνατότητα ειδήσεων στο SharePoint σάς διευκολύνει να ζωντανέψτε τις ειδήσεις του οργανισμού σας με εμπλουτισμένη μορφοποίηση, εικόνες, δυναμικό περιεχόμενο και προτροπές. Μια τοποθεσία επικοινωνίας ή μια τοποθεσία ομάδας SharePoint είναι και οι δύο καλές επιλογές.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με SharePoint ειδήσεις: Δημιουργήστε και μοιραστείτε ειδήσεις στις τοποθεσίες σας SharePoint - Υποστήριξη της Microsoft