Όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας συλλογής υπογραφών

• Όταν προσθέτετε για πρώτη φορά μια ροή εργασίας "Συλλογή υπογραφών" στη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τη συλλογή τοποθεσιών σας, μπορείτε να καθορίσετε πόσοι συμμετέχοντες θα συμπεριληφθούν και να υποδείξετε εάν οι εργασίες τους ανατίθενται μία μετά την άλλη (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα). Μπορείτε ακόμη να αποφασίσετε εάν θα διαιρέσετε τις εργασίες των συμμετεχόντων σε δύο ή περισσότερα ξεχωριστά στάδια. Και κάθε φορά που ξεκινάτε τη ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο σε ένα έγγραφο, μπορείτε να τροποποιήσετε οποιαδήποτε από αυτές τις ρυθμίσεις.

• Η ροή εργασίας εκχωρεί μια εργασία σε κάθε καθορισμένο συμμετέχοντα. Κάθε συμμετέχων επιλέγει ανάμεσα σε διάφορες πιθανές απαντήσεις: να υπογράψουν (ή να μην υπογράψουν) το έγγραφο, να αναθέσουν εκ νέου την εργασία υπογραφής ή να διαγράψουν την εργασία.

• Ενώ η ροή εργασίας εκτελείται, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο και να κάνετε προσαρμογές (εάν είναι απαραίτητο) από μια μεμονωμένη, κεντρική σελίδα κατάστασης ροής εργασίας.

• Για 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωση της ροής εργασίας, η λίστα όλων των συμβάντων ροής εργασίας που παρουσιάστηκαν κατά τη διάρκεια αυτής της εκτέλεσης (ήπαρουσίας) της ροής εργασίας εξακολουθεί να είναι διαθέσιμη στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", για ανεπίσημη αναφορά.

Η ροή εργασίας "Συλλογή υπογραφών" δεν έχει σχεδιαστεί για τη συλλογή εγκρίσεων και απορρίψεων για ένα έγγραφο ή για τον έλεγχο της δημοσίευσης ιστοσελίδων για μια τοποθεσία Web. Εάν θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας στην οποία οι συμμετέχοντες εγκρίνουν ή απορρίπτουν το έγγραφο που αναθεωρούν, ανατρέξτε στο άρθρο "Όλα σχετικά με τις ροές εργασιών έγκρισης".

Επίσης, οι ροές εργασιών συλλογής υπογραφών δεν έχουν σχεδιαστεί για τη συλλογή σχολίων. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας για να συλλέξετε σχόλια σχετικά με ένα έγγραφο, ανατρέξτε στο άρθρο "Όλα σχετικά με τις ροές εργασιών συλλογής σχολίων".

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Microsoft SharePoint Designer 2013 για να προσαρμόσετε περαιτέρω οποιαδήποτε από τις ροές εργασιών που περιλαμβάνονται στα προϊόντα του SharePoint.

Για να προσθέσετε μια ροή εργασίας   Από προεπιλογή, πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" για να προσθέσετε μια ροή εργασίας. (Η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, ενώ η ομάδα "Μέλη" και η ομάδα "Επισκέπτες" δεν το κάνουν.)

Για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας   Επίσης, από προεπιλογή, πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Επεξεργασία στοιχείων" για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας που έχει ήδη προστεθεί. (Η ομάδα "Μέλη" και η ομάδα "Κάτοχοι" έχουν το δικαίωμα "Επεξεργασία στοιχείων" από προεπιλογή. Η ομάδα "Επισκέπτες" δεν έχει.)

Εναλλακτικά, οι κάτοχοι μπορούν να επιλέξουν να ρυθμίσουν συγκεκριμένες ροές εργασιών, ώστε να μπορούν να εκκινούν μόνο τα μέλη της ομάδας "Κάτοχοι". (Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Απαιτείται διαχείριση δικαιωμάτων λιστών" για να ξεκινήσετε αυτήν τη ροή εργασίας, στην πρώτη σελίδα της φόρμας συσχέτισης.)

Όλο και περισσότερες επιχειρηματικές συναλλαγές διεξάγονται ηλεκτρονικά. Συνεπώς, οι ψηφιακές υπογραφές χρησιμοποιούνται ολοένα και περισσότερο για να δεσμεύουν νομικά τα μέρη που βασίζονται στις συναλλαγές τους. Μια ψηφιακή υπογραφή χρησιμοποιείται για την επαλήθευση της ταυτότητας του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο και επιβεβαιώνει ότι το περιεχόμενο δεν τροποποιήθηκε μετά την εφαρμογή της ψηφιακής υπογραφής στο έγγραφο. Οι ψηφιακές υπογραφές παρέχουν ασφάλεια που βασίζεται σε τεχνολογίες κρυπτογράφησης και μετριάζουν τον κίνδυνο που σχετίζεται με ηλεκτρονικές επιχειρηματικές συναλλαγές. Με βελτιώσεις στην ψηφιακή υπογραφή, το Office έχει ως στόχο να καλύψει τις ανάγκες ασφάλειας πληροφοριών των επιχειρήσεων και των νομικών προσώπων του δημόσιου τομέα σε όλο τον κόσμο.

Για να δημιουργήσετε μια ψηφιακή υπογραφή, πρέπει να έχετε ένα ψηφιακό πιστοποιητικό, το οποίο αποδεικνύει την ταυτότητά σας σε μέρη που βασίζονται και το οποίο θα πρέπει να λαμβάνεται από μια αξιόπιστη αρχή έκδοσης πιστοποιητικών (CA). Εάν δεν έχετε ψηφιακό πιστοποιητικό, η Microsoft διαθέτει επίσης συνεργάτες που παρέχουν ψηφιακά πιστοποιητικά καθώς και άλλες προηγμένες υπογραφές.

Αυτά είναι τα βασικά στάδια:

• ΠΡΙΝ από την εκτέλεση της ροής εργασίας (σχέδιο, προσθήκη, έναρξη)   
  Πριν να προσθέσετε μια ροή εργασίας, σχεδιάστε πού θέλετε να την προσθέσετε (για μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη ή για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών) και τις λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της. Αφού προσθέσετε και ρυθμίσετε τις παραμέτρους της ροής εργασίας, οποιοσδήποτε έχει τα απαραίτητα δικαιώματα μπορεί να ξεκινήσει τη ροή εργασίας σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο. Η ροή εργασίας μπορεί επίσης να ρυθμιστεί ώστε να εκτελείται αυτόματα. Οι αυτόματες εκτελέσεις μπορούν να ενεργοποιηθούν με βάση ένα ή και τα δύο συμβάντα ενεργοποίησης: όταν προστίθεται ή δημιουργείται οποιοδήποτε έγγραφο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη ή όταν αλλάζει οποιοδήποτε έγγραφο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

• ΕΝΏ η ροή εργασιών εκτελείται (πλήρης, οθόνη, προσαρμογή)   
  Κατά την εκτέλεση της ροής εργασίας, οι μεμονωμένοι συμμετέχοντες ολοκληρώνουν τις εργασίες που έχουν ανατεθεί. Στο μεταξύ, η πρόοδος της ροής εργασίας μπορεί να παρακολουθείται από μια κεντρική σελίδα κατάστασης ροής εργασίας για τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασίας. Οι προσαρμογές στη ροή εργασίας κατά την εκτέλεση μπορούν να γίνουν από την ίδια σελίδα. και, εάν είναι απαραίτητο, η ροή εργασίας μπορεί να ακυρωθεί ή να τερματιστεί από εκεί.

• ΜΕΤΑ την εκτέλεση της ροής εργασιών (αναθεώρηση, αναφορά, αλλαγή)   
  Όταν ολοκληρωθεί η ροή εργασίας, ολόκληρο το ιστορικό αυτής της εκτέλεσης (ή παρουσίας)μπορεί να αναθεωρηθεί για έως και 60 ημέρες στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας". Εάν υπάρχει ποτέ κάτι που θέλετε να αλλάξετε σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η ροή εργασιών, μπορείτε να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε τη φόρμα συσχέτισης που έχετε ολοκληρώσει όταν προσθέσατε τη ροή εργασίας για πρώτη φορά.

Το παρακάτω γράφημα ροής απεικονίζει αυτά τα στάδια από την πλευρά του ατόμου που προσθέτει μια νέα ροή εργασίας.

Οι ροές εργασιών που περιλαμβάνονται στα προϊόντα του SharePoint λειτουργούν ως κύρια πρότυπα στα οποία βασίζονται οι συγκεκριμένες, μεμονωμένες ροές εργασιών που προσθέτετε στις λίστες, τις βιβλιοθήκες και τη συλλογή τοποθεσιών σας.

Κάθε φορά που προσθέτετε μια ροή εργασίας "Συλλογή υπογραφών", για παράδειγμα, στην πραγματικότητα προσθέτετε μια έκδοση του γενικού προτύπου ροής εργασίας "Συλλογή υπογραφών". Δίνετε σε κάθε έκδοση το δικό της όνομα και τις δικές της ρυθμίσεις, τις οποίες καθορίζετε στη φόρμα συσχέτισης όταν προσθέτετε τη συγκεκριμένη έκδοση. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προσθέσετε πολλές ροές εργασιών, καθεμία από τις οποία θα είναι μια έκδοση που βασίζεται στο πρότυπο υποδείγματος ροής εργασίας "Συλλογή υπογραφών", αλλά κάθε έκδοση που ονομάζεται και προσαρμόζεται για τον συγκεκριμένο τρόπο που θα τη χρησιμοποιήσετε.

Σε αυτή την εικόνα, έχουν προστεθεί τρεις ροές εργασιών που βασίζονται στο πρότυπο ροής εργασίας "Έγκριση", μία για όλους τους τύπους περιεχομένου σε μία βιβλιοθήκη, μία για έναν μόνο τύπο περιεχομένου σε μία βιβλιοθήκη και μία για έναν μεμονωμένο τύπο περιεχομένου σε μια ολόκληρη συλλογή τοποθεσιών.

Κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα έκδοση ροής εργασίας που βασίζεται σε ένα από τα πρότυπα ροής εργασίας που περιλαμβάνονται, συμπληρώνετε μια φόρμα συσχέτισης για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να λειτουργεί η νέα έκδοση.

Στην παρακάτω ενότητα, θα βρείτε μια λίστα ερωτήσεων που θα σας προετοιμάσουν για να συμπληρώσετε τη φόρμα συσχέτισης. Πρώτα, ωστόσο, πάρτε λίγο χρόνο για να δείτε τη φόρμα και τα πεδία της.

Πρώτη σελίδα της φόρμας συσχέτισης

Δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης

Τα πεδία σε αυτή τη δεύτερη σελίδα εμφανίζονται επίσης στη φόρμα προετοιμασίας, η οποία παρουσιάζεται κάθε φορά που η ροή εργασίας ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο και μπορεί να υποστεί επεξεργασία τη στιγμή αυτή μόνο για τη μεμονωμένη εκτέλεση.

Αυτό το άρθρο αφορά το πρότυπο ροής εργασίας που εμφανίζεται στο μενού ως Συλλογή υπογραφών – SharePoint 2010. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτός ο τύπος ροής εργασίας είναι η καλύτερη επιλογή για εσάς, ανατρέξτε στο τμήμα LEARN αυτού του άρθρου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα άλλα πρότυπα ροής εργασίας που είναι διαθέσιμα, ανατρέξτε στο άρθρο Σχετικά με τις ροές εργασιών που περιλαμβάνονται στο SharePoint.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι οι γραμμές υπογραφής του τύπου που συζητάμε εδώ μπορούν να εισαχθούν μόνο σε έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί σε Word, Excel ή InfoPath.

Τι είναι ο τύπος περιεχομένου;

Κάθε έγγραφο ή άλλο στοιχείο που είναι αποθηκευμένο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint ανήκει σε έναν ή άλλον τύπο περιεχομένου. Ένας τύπος περιεχομένου μπορεί να είναι τόσο βασικός και γενικός όσο το υπολογιστικό φύλλο του Excel ή το έγγραφο ή το υπολογιστικό φύλλο του Excelή να είναι ιδιαίτερα εξειδικευμένος ως "Νομική σύμβαση" ή "Προδιαγραφή σχεδίασης προϊόντος". Ορισμένοι τύποι περιεχομένου είναι διαθέσιμοι στα προϊόντα του SharePoint από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να τους προσαρμόσετε και να προσθέσετε άλλους που δημιουργείτε μόνοι σας.

Μπορείτε να κάνετε τη νέα έκδοση της ροής εργασίας "Συλλογή υπογραφών" διαθέσιμη μόνο σε μία λίστα ή βιβλιοθήκη ή μπορείτε να την κάνετε διαθέσιμη σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών.

• Εάν προσθέσετε τη ροή εργασίας για μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορείτε να τη ρυθμίσετε ώστε να εκτελείται είτε σε όλους τους τύπους περιεχομένου είτε μόνο σε έναν μόνο τύπο περιεχομένου.

• Ωστόσο, εάν προσθέσετε τη ροή εργασίας για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών, πρέπει να τη ρυθμίσετε ώστε να εκτελείται μόνο σε έναν μόνο τύπο περιεχομένου τοποθεσίας.

• Σε όλες τις περιπτώσεις, κάθε έγγραφο στο οποίο εκτελείται μια ροή εργασίας "Συλλογή υπογραφών" πρέπει να είναι ένα αρχείο που έχει δημιουργηθεί σε Word, Excel ή InfoPath.

Δώστε στην έκδοση της ροής εργασιών ένα όνομα που:

• Υποδεικνύει με σαφήνεια σε τι χρησιμοποιείται.

• Το διαχωρίζει με σαφήνεια από άλλες ροές εργασιών.

Παράδειγμα

Φανταστείτε ότι είστε μέλος μιας ομάδας επιμελητών. Η ομάδα σας θέλει να χρησιμοποιήσει δύο διαφορετικές ροές εργασιών συλλογής σχολίων:

• Θα εκτελείτε την πρώτη ροή εργασίας σε κάθε έγγραφο που υποβάλλεται από ένα μέλος της δικής σας ομάδας. Αυτή η ροή εργασίας συλλέγει σχόλια μόνο από το διαχειριστή της ομάδας σας.

• Θα εκτελείτε τη δεύτερη ροή εργασίας σε κάθε έγγραφο που υποβάλλεται από άτομα εκτός της δικής σας ομάδας. Αυτή η ροή εργασίας συλλέγει σχόλιααπό κάθε μέλος της ομάδας σας.

Μπορείτε να ονομάσετε την πρώτη ροή εργασιών "Σχόλια εσωτερικής υποβολής" και τη δεύτερη "Σχόλια εξωτερικής υποβολής".

Μπορείτε να ζητήσετε από τη ροή εργασίας σας να χρησιμοποιεί την προεπιλεγμένη λίστα εργασιών και τη λίστα ιστορικού της τοποθεσίας, να χρησιμοποιεί άλλες υπάρχουσες λίστες ή να ζητά νέες λίστες μόνο για αυτήν τη ροή εργασίας.

• Εάν η τοποθεσία σας θα έχει πολλές ροές εργασιών ή εάν ορισμένες ροές εργασιών θα περιλαμβάνουν πολλές εργασίες, εξετάστε το ενδεχόμενο να ζητήσετε νέες λίστες για κάθε ροή εργασιών. (Η διαχείριση των λιστών με μεγάλη διάρκεια είναι ένα από τα πράγματα που μπορούν να επιβραδύνουν τις επιδόσεις. Είναι πιο γρήγορο και πιο εύκολο για το σύστημα να διατηρεί πολλές μικρότερες λίστες από μία πολύ μεγάλη.)

• Εάν οι εργασίες και το ιστορικό αυτής της ροής εργασίας θα περιέχουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα που θα θέλετε να διατηρήσετε διαχωρισμένα από τις γενικές λίστες, τότε θα πρέπει οπωσδήποτε να υποδείξετε ότι θέλετε νέες, ξεχωριστές λίστες για αυτήν τη ροή εργασίας. Αφού προσθέσετε τη ροή εργασίας, βεβαιωθείτε ότι έχουν οριστεί κατάλληλα δικαιώματα για τις νέες λίστες.

Οι γραμμές υπογραφής μπορούν να εισαχθούν στο έγγραφο δύο φορές:

• Πριν από την έναρξη της ροής εργασίας στο έγγραφο.

• Μετά την έναρξη της ροής εργασίας, αλλά πριν ο πρώτος συμμετέχων προσθέσει την υπογραφή του σε μια γραμμή υπογραφής.

Η προσθήκη ψηφιακής υπογραφής σε ένα έγγραφο είναι μια διαδικασία δύο βημάτων:

1. Πρώτα, κάποιος εισάγει μιαγραμμή πρόσημο στο σώμα του εγγράφου.
   

2. Στη συνέχεια, κάποιος προσθέτει την υπογραφή του στη γραμμή που έχει εισαχθεί.
   

Να το έχετε υπόψη σας    Από τη στιγμή που ο πρώτος συμμετέχων προσθέτει την υπογραφή του στο έγγραφο, το έγγραφο κλειδώνεται κατά την επεξεργασία. Μιανέα περαιτέρω αλλαγή στο έγγραφο μετά από αυτό το σημείο — εκτός από τους άλλους υπογράφοντες που προσθέτουν τις υπογραφές τους — ακυρώνει ή διαγράφει όλες τις υπογραφές που έχουν προστεθεί. Και επειδή η εισαγωγή μιας γραμμής υπογραφής μετράει ως αλλαγή στο έγγραφο, όλες οι γραμμές υπογραφής πρέπει να υπάρχουν ήδη στο έγγραφο πριν ο πρώτος συμμετέχων προσθέσει την πραγματική υπογραφή του σε μία από αυτές τις γραμμές.

Επομένως, υπάρχουν τρεις απλοί τρόποι για να απαντήσετε σε αυτή την ερώτηση:

• Για οποιοδήποτε είδος έναρξης    Το έγγραφο βασίζεται σε ένα πρότυπο ή φόρμα που έχει ήδη στη θέση του γραμμές υπογραφής, έτσι ώστε να μην χρειάζεται κανείς να τις προσθέσει για κάθε μεμονωμένη εκτέλεση ροής εργασιών.

• Για μη αυτόματη εκκίνηση    Το άτομο που ξεκινά τη ροή εργασίας εισάγει όλες τις απαραίτητες γραμμές υπογραφής πριν από την έναρξη της ροής εργασίας.

• Για αυτόματη εκκίνηση    Ο πρώτος συμμετέχων που ανοίγει το έγγραφο εισάγει όλες τις απαραίτητες γραμμές υπογραφής πριν προσθέσει τη δική του υπογραφή.

Ακολουθεί μια γρήγορη γραφική σύνοψη του κύριου σημείου.

Μια ροή εργασίας μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά μόνο με μη αυτόματο τρόπο, μόνο αυτόματα ή με τον έναν ή τον άλλο τρόπο:

• Όταν ξεκινάτε με μη αυτόματο τρόπο μια ροή εργασίας "Συλλογή υπογραφών" σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο, παρουσιάζεται μια άλληφόρμα, η φόρμα προετοιμασίας. Η φόρμα προετοιμασίας περιέχει τις ρυθμίσεις από τη δεύτερη σελίδα μόνο της φόρμας συσχέτισης. Με αυτόν τον τρόπο, εάν το άτομο που ξεκινά τη ροή εργασίας θέλει να αλλάξει οποιαδήποτε από αυτές τις ρυθμίσεις (μόνο για την τρέχουσα παρουσία), μπορεί να το κάνει πριν να κάνει κλικ στην "Έναρξη".

• Με αυτόματη έναρξη, φυσικά, δεν υπάρχει δυνατότητα παρουσίασης μιας φόρμας προετοιμασίας, επομένως οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις που καθορίζονται στη φόρμα συσχέτισης χρησιμοποιούνται χωρίς καμία αλλαγή.

Η παρακάτω εικόνα δείχνει τη διαφορά μεταξύ της μη αυτόματης και της αυτόματης εκκινήσεις.

Οι αλλαγές που κάνετε στη φόρμα προετοιμασίας εφαρμόζονται μόνο κατά την τρέχουσα παρουσία της ροής εργασίας. Για να αλλάξετε τιςμόνιμες, προεπιλεγμένες ρυθμίσεις της ροής εργασίας, επεξεργαστείτε την αρχική φόρμα συσχέτισης, όπως περιγράφεται στο τμήμα CHANGE αυτού του άρθρου.

Μη αυτόματη εκκίνηση

Εάν επιτρέψετε τη μη αυτόματη εκκίνηση, οποιοσδήποτε έχει τα απαραίτητα δικαιώματα μπορεί να ξεκινήσει τη ροή εργασίας σε οποιοδήποτε κατάλληλο έγγραφο οποιαδήποτε στιγμή.

Τα πλεονεκτήματα μιας μη αυτόματης έναρξης είναι ότι εσείς και οι συνάδελφοί σας μπορείτε να εκτελέσετε τη ροή εργασίας μόνο όταν και εάν το επιλέξετε και ότι κάθε φορά που την εκτελείτε θα έχετε την ευκαιρία να αλλάξετε ορισμένες ρυθμίσεις χρησιμοποιώντας τη φόρμα προετοιμασίας.

Φυσικά, με μια μη αυτόματη εκκίνηση, κάποιος πρέπει να θυμάται να εκτελεί τη ροή εργασίας κάθε φορά που είναι κατάλληλο να το κάνει.

Αυτόματη εκκίνηση

Μπορείτε να ρυθμίσετε τη ροή εργασίας ώστε να ξεκινά αυτόματα από ένα ή κάθε ένα από τα ακόλουθα συμβάντα:

• Δημιουργείται ή αποστέλλεται ένα νέο έγγραφο στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

• Ένα έγγραφο που είναι ήδη αποθηκευμένο στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη αλλάζει.

Το πλεονέκτημα μιας αυτόματης έναρξης είναι ότι κανείς δεν πρέπει να θυμάται να ξεκινήσει τη ροή εργασιών. Εκτελείται κάθε φορά που προκύπτει ένα συμβάν ενεργοποίησης.

Ειδικά θέματα για την αυτόματη εκκίνηση με ροές εργασιών "Συλλογή υπογραφών"

Σε αντίθεση με ορισμένες από τις άλλες ροές εργασιών που περιλαμβάνονται, δεν είναι δυνατή η προσθήκη περισσότερων εργασιών μετά την έναρξη μιας ροής εργασιών συλλογής υπογραφών. Όταν η ροή εργασιών ξεκινά αυτόματα, εκχωρεί μόνο τις εργασίες υπογραφής που έχουν ήδη καθοριστεί στις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις της. Κάθε μία από αυτές τις εργασίες μπορεί πράγματι να εκχωρηθεί εκ νέου κατά την εκτέλεση της ροής εργασίας, αλλά δεν είναι δυνατή η δημιουργία και η ανάθεση επιπλέον εργασιών. Με άλλα λόγια, μια ροή εργασίας "Συλλογή υπογραφών" πρέπει να εκτελείται αυτόματα μόνο όταν η ταυτότητα ή τουλάχιστον ο αριθμός των συμμετεχόντων είναι προηγουμένως γνωστή.

Αυτό που είναι δυνατό μετά την αυτόματη έναρξη είναι να διαγράψετε ή να ακυρώσετε εργασίες που έχουν ήδη ανατεθεί, αλλά σημειώστε ότι η ακύρωση μιας εργασίας δεν θα καταργήσει τη συσχετισμένη γραμμή υπογραφής από το έγγραφο.

Ακολουθούν τρία σενάρια στα οποία χρησιμοποιείται αυτόματη έναρξη. Παρατηρήστε ότι σε κάθε σενάριο:

• Η ροή εργασίας εκτελείται σε μια βιβλιοθήκη στην οποία οι χρήστες κάνουν αποστολή εγγράφων που πρέπει να υπογραφούν.

• Το σύνολο των ατόμων στα οποία έχουν ανατεθεί εργασίες υπογραφής είναι σταθερό με την πάροδο του χρόνου και δεν χρειάζεται να αναθεωρηθεί ή να υποστεί επεξεργασία κάθε φορά που ξεκινά η ροή εργασίας.

Φυσικά, σε κάθε ένα από αυτά τα σενάρια, εάν το στοιχείο που αποστέλλεται είναι ένα έγγραφο ή φόρμα που περιέχει ήδη τις κατάλληλες γραμμές υπογραφής, δεν χρειάζεται οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας να εισαγάγουν γραμμές υπογραφής κατά την εκτέλεση της ροής εργασίας.

Σενάριο 1: Μία εργασία, μεμονωμένος υπογράφων

Οι νέες αξιώσεις εξόδων πρέπει να υπογραφούν από την Άννα, επομένως η Άννα δημιουργεί μια βιβλιοθήκη με το όνομα "Νέες αξιώσεις εξόδων". Οποιοσδήποτε στην εταιρεία μπορεί να δημιουργήσει ή να αποστείλετε μια αξίωση.

Η Άννα δημιουργεί μια ροή εργασιών και της δίνει το ίδιο όνομα: Νέες αξιώσεις εξόδων. Η ροή εργασίας εκτελείται αυτόματα σε κάθε νέο έγγραφο, αναθέτοντας μόνο μία εργασία υπογραφής στην Άννα, φυσικά.

Σενάριο 2: Πολλές εργασίες, πολλοί υπογράφοντες

Αυτή τη φορά, οι συμβάσεις πρέπει να υπογραφούν από την Άννα και τον Γιάννη και τον Κώστα – και από τις τρεις.

Ο Γιάνης δημιουργεί μια βιβλιοθήκη με το όνομα "Συμβάσεις για υπογραφές". Δημιουργεί μια ροή εργασίας "Συλλογή υπογραφών" με το όνομα "Υπογραφές" (annaANDseanANDfrank). Η ροή εργασίας εκτελείται αυτόματα σε κάθε νέο έγγραφο, εκχωρώντας μία εργασία υπογραφής σε κάθε ένα από τα τρία άτομα.

Ο πρώτος υπογράφων που ανοίγει το έγγραφο εισάγει τις γραμμές υπογραφής και για τους τρεις υπογράφοντες πριν από την προσθήκη της δικής τους υπογραφής.

Σενάριο 3: Πολλαπλές εργασίες, μεμονωμένος υπογράφων

Σε αυτή την έκδοση, οι συμβάσεις πρέπει να υπογράφονται από την Άννα ή τονΓιάννη ή τον Frank — μόνο από μία από τις τρεις.

Ο Γιάννη δημιουργεί μια βιβλιοθήκη με το όνομα "Συμβάσεις για υπογραφή" και μια ροή εργασίας με το όνομα "Υπογραφή" (annaORseanORfrank). Δημιουργεί επίσης μια λίστα αλληλογραφίας ή μια ομάδα διανομής, που ονομάζεται επίσης annaORseanORfrank,η οποία περιλαμβάνει και τις τρεις.

Ξανά η ροή εργασίας εκτελείται αυτόματα σε κάθε νέο έγγραφο στη βιβλιοθήκη, αλλά αυτή τη φορά εκχωρεί μόνο μία εργασία υπογραφής, στην ομάδα annaORseanORfrank.

Αυτό το είδος εργασίας ονομάζεται ομαδική εργασία και λειτουργεί ως εξής: Η ροή εργασιών στέλνει μια ειδοποίηση εργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάθε μέλος της ομάδας, αλλά δημιουργεί μόνο μία εργασία, την οποία οποιοδήποτε μεμονωμένο μέλος της ομάδας μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας.

Για οδηγίες σχετικά με τη διεκδίκηση και την ολοκλήρωση μιας εργασίας ομάδας, ανατρέξτε στο τμήμα COMPLETE αυτού του άρθρου.

Όταν προσθέτετε μια ροή εργασίας σε έναν τύπο περιεχομένου για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών, σας δίνεται η επιλογή να προσθέσετε επίσης τη ροή εργασίας σε όλους τους άλλους τύπους περιεχομένου στη συλλογή τοποθεσιών στους οποία μεταβιβάζεται από τον τύπο περιεχομένου στον οποίο προσθέτετε τη ροή εργασίας. (Σημειώστε ότι εάν προσθέτετε μια ροή εργασίας μόνο για μία λίστα ή βιβλιοθήκη, αυτή η επιλογή δεν θα εμφανιστεί.)

Θα πρέπει να δώσετε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε άτομο στο οποίο θα ανατεθεί μια εργασία υπογραφής.

Ομαδοποιώ εργασίες ή μεμονωμένα;    Εάν αναθέσετε μια εργασία σε μια ομάδα ή λίστα διανομής, θα ανατεθεί μια εργασία ομάδας: Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά μόνο ένα μέλος θα πρέπει να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει την εργασία. Για οδηγίες σχετικά με τη διεκδίκηση και την ολοκλήρωση μιας εργασίας ομάδας, ανατρέξτε στο τμήμα COMPLETE αυτού του άρθρου.

Ένα στάδιο ή πολλά στάδια;   Μπορείτε να επιλέξετε να έχετε μόνο ένα στάδιο εργασιών υπογραφής ή να έχετε πολλά στάδια. Εάν έχετε περισσότερα από ένα στάδια, τα στάδια θα εκτελούνται το ένα μετά το άλλο.

Παράλληλες κριτικές ή σειριακές κριτικές;   Για τους συμμετέχοντες σε οποιοδήποτε στάδιο, μπορείτε να επιλέξετε είτε να αναθέσετε όλες τις εργασίες υπογραφής ταυτόχρονα (παράλληλα) είτε να αναθέσετε τις εργασίες τους η μία μετά την άλλη (σε σειρά) με τη σειρά που υποδείξετε. Η σειριακή επιλογή μπορεί να είναι χρήσιμη εάν, για παράδειγμα, ένας από τους υπογράφοντες είναι ο πραγματικός κατασκευαστής αποφάσεων σχετικά με το έγγραφο και δεν έχει νόημα για κανέναν από τους άλλους υπογράφοντες να ολοκληρώσει τις εργασίες υπογραφής τους, εάν ο δημιουργός της απόφασης αποφασίσει να μην υπογράψει.

Παράδειγμα

Αυτό το απλό σενάριο παρουσιάζει μερικά από τα πλεονεκτήματα τόσο των πολλαπλών σταδίων όσο και των σειριακών αναθέσεων εργασιών:

Φανταστείτε ότι ο Frank προσθέτει μια νέα ροή εργασίας "Συλλογή υπογραφών" για μια βιβλιοθήκη συμβάσεων. Επειδή ο Frank είναι ο πραγματικός υπεύθυνος λήψης αποφάσεων, θέλει να είναι το πρώτο άτομο που θα υπογράψει κάθε σύμβαση. Εάν αποφασίσει να μην υπογράψει, δεν θα ανατεθεί ούτε στην Άννα ούτε στον Γιάννη μια εργασία υπογραφής. Ο Frank μπορεί να ρυθμίσει αυτήν τη ρύθμιση με έναν από τους εξής δύο τρόπους:

• Με χρήση σειριακής αναθεώρησης   Ο Frank ρυθμίζει ένα ενιαίο σειριακό στάδιο στο οποίο είναι ο πρώτος συμμετέχων και η Άννα και ο Σον είναι οι δεύτεροι και οι τρίτοι.
  Δείτε πώς ο Frank ρυθμίζει τον σειριακό έλεγχο ενός σταδίου.
  

• Με τη χρήση δύο σταδίων   Εάν ο Frank θέλει η Άννα και ο Γιάννη να αναθέσουν τις εργασίες τους ταυτόχρονα, ώστε ο Γιάννος να μην χρειάζεται να περιμένει να προσθέσει η Άννα την υπογραφή της για να προσθέσει τη δική της, μπορεί να ρυθμίσει δύο στάδια στη ροή εργασίας. Το πρώτο στάδιο περιλαμβάνει μόνο τη δική του εργασία υπογραφής και το δεύτερο είναι ένα παράλληλο στάδιο που περιέχει τις εργασίες της Άννας και του Γιάννη. Εάν το πρώτο στάδιο δεν ολοκληρωθεί, το δεύτερο στάδιο δεν θα ξεκινήσει.
  Δείτε πώς ο Frank ρυθμίζει την παράλληλη αναθεώρηση δύο σταδίων.
  

Ακολουθούν διαγράμματα και των δύο λύσεων. Και στις δύο εκδόσεις, εάν ο Frank δεν ολοκληρώσει την εργασία υπογραφής του, οι εργασίες δεν εκχωρούνται ποτέ στην Άννα ή στον Γιάννη.

Στο πεδίο "Κοιν.", στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης, μπορείτε να εισαγάγετε ονόματα ή διευθύνσεις για οποιονδήποτε θα πρέπει να ειδοποιείται κάθε φορά που ξεκινά ή τελειώνει αυτή η ροή εργασίας.

• Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας σε αυτό το άτομο.

• Όταν η ροή εργασιών ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

• Όταν η ροή εργασιών ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

Για να μπορείτε να προσθέσετε μια ροή εργασιών, πρέπει να έχετε δύο θέματα:

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο    Για να μπορεί η ροή εργασίας να στέλνει ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να είναι ενεργοποιημένο για την τοποθεσία σας στο SharePoint. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτό έχει ήδη γίνει, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint.

Δικαιώματα    Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για τα προϊόντα του SharePoint απαιτούν να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" για να προσθέσετε ροές εργασιών για λίστες, βιβλιοθήκες ή συλλογές τοποθεσιών. (Η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και η ομάδα "Επισκέπτες" δεν το κάνουν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο τμήμα LEARN αυτού του άρθρου.)

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να προσθέσετε τη ροή εργασίας.

2. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα "Λίστα" ή "Βιβλιοθήκη".

   Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίων, αυτή η καρτέλα ονομάζεται "Ημερολόγιο".

3. Στην ομάδα "Ρυθμίσεις", κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις ροής εργασίας".

4. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", καθορίστε είτε έναν μεμονωμένο τύπο περιεχομένου για την εκτέλεση της ροής εργασίας είτε όλους (για όλους τους τύπους περιεχομένου) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη ροής εργασίας".

   Σημείωση: Οι ροές εργασιών συλλογής υπογραφών μπορούν να εκτελούνται μόνο σε έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί σε Word, Excel ή InfoPath.

   

   1. Συμπληρώστε την πρώτη σελίδα της φόρμας συσχέτισης.
      (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

	Τύπος περιεχομένου Διατηρήστε την προεπιλεγμένη επιλογή ως "Όλα"ή επιλέξτε έναν συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου.
	Ροή εργασίας Επιλέξτε το πρότυπο "Συλλογή υπογραφών- SharePoint 2010". Σημείωση: Εάν το πρότυπο Συλλογή υπογραφών – SharePoint 2010 δεν εμφανίζεται στη λίστα, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε σχετικά με την ενεργοποίησή του για τη συλλογή τοποθεσιών ή το χώρο εργασίας σας. Εάν έχετε δικαιώματα συλλογής τοποθεσιών, ανατρέξτε στο θέμα "Ενεργοποίηση προτύπων ροής εργασίας του SharePoint".
	Όνομα Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτήν τη ροή εργασίας. Το όνομα θα προσδιορίσει αυτήν τη ροή εργασίας στους χρήστες αυτής της λίστας ή βιβλιοθήκης. Για προτάσεις σχετικά με την ονομασία της ροής εργασίας σας, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Λίστα εργασιών Επιλέξτε μια λίστα εργασιών για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα εργασιών ή να κάνετε κλικ στην επιλογή "Εργασίες" (δημιουργία) για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας εργασιών (σε αντίθεση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Λίστα ιστορικού Επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα ιστορικού ή να κάνετε κλικ στην επιλογή "Νέα λίστα ιστορικού" για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας ιστορικού (σε αντίθεση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Επιλογές έναρξης Καθορίστε τον τρόπο ή τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να ξεκινήσει αυτή η ροή εργασίας. Για πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.

1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη φόρμα είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

2. Συμπληρώστε τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης.
   (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

   Τα προϊόντα του SharePoint παρουσιάζουν όλες τις επιλογές σε αυτή τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης κάθε φορά που ξεκινάτε τη ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο, ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτές τις επιλογές μόνο για τη μία παρουσία.

	Ανάθεση σε Εισαγάγετε ονόματα ή διευθύνσεις για τα άτομα στα οποία θέλετε να αναθέσουν εργασίες η ροή εργασιών. Εάν οι εργασίες εκχωρούνται μία κάθε φορά (σε σειριακή σειρά)    Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θέλετε να ανατεθεί η εργασία. Εάν όλες οι εργασίες ανατεθεί ταυτόχρονα (παράλληλα)    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία. Εάν συμπεριλάβετε μια ομάδα ή μια λίστα διανομής    Θα ανατεθεί μια εργασία ομάδας: Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά μόνο ένα μέλος θα πρέπει να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει την εργασία. Για οδηγίες σχετικά με τη διεκδίκηση και την ολοκλήρωση μιας εργασίας ομάδας, ανατρέξτε στο τμήμα COMPLETE αυτού του άρθρου.
	Σειρά Καθορίστε εάν θα πρέπει να ανατεθεί στις εργασίες μία κάθε φορά (σε σειριακή σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση σειριακών και παράλληλων σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Προσθήκη νέου σταδίου Προσθέστε τα στάδια που θέλετε πέρα από το πρώτο που μόλις ρυθμίσατε. Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο "Ανάθεση σε" για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Κοιν. Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των χρηστών που θα πρέπει να ειδοποιούνται κάθε φορά που ξεκινά ή τελειώνει η ροή εργασίας. Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχειως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας. Όταν η ροή εργασιών ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο. Όταν η ροή εργασιών ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

1. Όταν έχετε όλες τις ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" για να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας.

Τα προϊόντα του SharePoint δημιουργούν τη νέα έκδοση ροής εργασίας.

Τι ακολουθεί;

Εάν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε και να ελέγξετε τη νέα ροή εργασίας σας, μεταβείτε στο τμήμα START αυτού του άρθρου.

Θα βρείτε οδηγίες για την εισαγωγή γραμμών υπογραφής σε ένα έγγραφο στο τμήμα INSERT αυτού του άρθρου.

Για να μπορείτε να προσθέσετε μια ροή εργασιών, πρέπει να έχετε δύο θέματα:

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο   Για να μπορεί η ροή εργασίας να στέλνει ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να είναι ενεργοποιημένο για την τοποθεσία σας. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτό έχει ήδη γίνει, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint.

Δικαιώματα    Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για τα προϊόντα του SharePoint απαιτούν να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" για να προσθέσετε ροές εργασιών για λίστες, βιβλιοθήκες ή συλλογές τοποθεσιών. (Η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και η ομάδα "Επισκέπτες" δεν το κάνουν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο τμήμα LEARN αυτού του άρθρου.)

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Μεταβείτε στην αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών(όχι στην αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία μέσα στη συλλογή).

2. Κάντε κλικ στην επιλογή " " και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις τοποθεσίας".

   Στην SharePoint στο Microsoft 365, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις " και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Περιεχόμενο τοποθεσίας". Από το περιεχόμενο της τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις τοποθεσίας".

3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή Συλλογές σχεδίασης Web,κάντε κλικ στην επιλογή "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας".
   

4. Στη σελίδα "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας", κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας για τον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

   Σημείωση: Οι ροές εργασιών συλλογής υπογραφών μπορούν να εκτελούνται μόνο σε έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί σε Word, Excel ή InfoPath.

   

   1. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχή "Ρυθμίσεις", κάντε κλικ στην επιλογή"Ρυθμίσεις ροής εργασίας".
      

   2. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση "Προσθήκη ροής εργασίας".
      

   3. Συμπληρώστε την πρώτη σελίδα της φόρμας συσχέτισης.
      (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

	Ροή εργασίας Επιλέξτε το πρότυπο "Συλλογή υπογραφών- SharePoint 2010". Σημείωση: Εάν το πρότυπο Συλλογή υπογραφών – SharePoint 2010 δεν εμφανίζεται στη λίστα, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε σχετικά με την ενεργοποίησή του για τη συλλογή τοποθεσιών ή το χώρο εργασίας σας. Εάν έχετε δικαιώματα συλλογής τοποθεσιών, ανατρέξτε στο θέμα "Ενεργοποίηση προτύπων ροής εργασίας του SharePoint".
	Όνομα Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτήν τη ροή εργασίας. Το όνομα θα προσδιορίσει αυτήν τη ροή εργασίας στους χρήστες αυτής της συλλογής τοποθεσιών. Για προτάσεις σχετικά με την ονομασία της ροής εργασίας σας, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Λίστα εργασιών Επιλέξτε μια λίστα εργασιών για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα εργασιών ή να κάνετε κλικ στην επιλογή "Εργασίες" (δημιουργία) για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας εργασιών (σε αντίθεση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Λίστα ιστορικού Επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα ιστορικού ή να κάνετε κλικ στην επιλογή "Νέα λίστα ιστορικού" για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας ιστορικού (σε αντίθεση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Επιλογές έναρξης Καθορίστε τον τρόπο ή τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να ξεκινήσει αυτή η ροή εργασίας. Για πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Ενημέρωση τύπων περιεχομένου λίστας και τοποθεσίας; Καθορίστε εάν αυτή η ροή εργασίας θα πρέπει να προστεθεί (συσχετίζεται με) όλους τους άλλους τύπους περιεχομένου τοποθεσίας και λίστας στους οποίο μεταβιβάζεται αυτός ο τύπος περιεχομένου. Η λειτουργία που ολοκληρώνει όλες τις πρόσθετες προσθέτες μπορεί να διαρκέσει πολύ χρόνο για να ολοκληρωθεί. Εάν η μεταβίβαση έχει διακοπεί για οποιεσδήποτε τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες στις οποίες θέλετε να προστεθεί αυτή η ροή εργασίας στη μεταβίβαση τύπων περιεχομένου, βεβαιωθείτε ότι είστε μέλος της ομάδας "Κάτοχοι" σε κάθε μία από αυτές τις τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν να εκτελέσετε αυτήν τη λειτουργία.

1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

2. Συμπληρώστε τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης.
   (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

   Τα προϊόντα του SharePoint σας παρουσιάζουν όλες τις επιλογές σε αυτή τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης κάθε φορά που ξεκινάτε τη ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο, ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτές τις επιλογές μόνο για τη μία παρουσία.

	Ανάθεση σε Εισαγάγετε ονόματα ή διευθύνσεις για τα άτομα στα οποία θέλετε να αναθέσουν εργασίες η ροή εργασιών. Εάν οι εργασίες εκχωρούνται μία κάθε φορά (σε σειριακή σειρά)    Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θέλετε να ανατεθεί η εργασία. Εάν όλες οι εργασίες ανατεθεί ταυτόχρονα (παράλληλα)    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία. Εάν συμπεριλάβετε μια ομάδα ή μια λίστα διανομής    Θα ανατεθεί μια εργασία ομάδας: Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά μόνο ένα μέλος θα πρέπει να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει την εργασία. Για οδηγίες σχετικά με τη διεκδίκηση και την ολοκλήρωση μιας εργασίας ομάδας, ανατρέξτε στο τμήμα COMPLETE αυτού του άρθρου.
	Σειρά Καθορίστε εάν οι εργασίες σε αυτό το στάδιο θα πρέπει να ανατεθεί μία κάθε φορά (σειριακά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση σειριακών και παράλληλων σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Προσθήκη νέου σταδίου Προσθέστε τα στάδια που θέλετε πέρα από το πρώτο που μόλις ρυθμίσατε. Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο "Ανάθεση σε" για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Κοιν. Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των χρηστών που θα πρέπει να ειδοποιούνται κάθε φορά που ξεκινά ή τελειώνει η ροή εργασίας. Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχειως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας. Όταν η ροή εργασιών ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο. Όταν η ροή εργασιών ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

1. Όταν έχετε όλες τις ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" για να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας.

Τα προϊόντα του SharePoint δημιουργούν τη νέα έκδοση ροής εργασίας.

Τι ακολουθεί;

Εάν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε και να ελέγξετε τη νέα ροή εργασίας σας, μεταβείτε στο τμήμα START αυτού του άρθρου.

Θα βρείτε οδηγίες για την εισαγωγή γραμμών υπογραφής σε ένα έγγραφο στο τμήμα INSERT αυτού του άρθρου.

Για να εισαγάγετε μια γραμμή υπογραφής Word ή Excel:

1. Στο έγγραφο ή το φύλλο εργασίας, κάντε κλικ για να εντοπίσετε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εισαγάγετε μια γραμμή υπογραφής.

2. Στην καρτέλα "Εισαγωγή", στην ομάδα "Κείμενο", κάντε κλικ στην επιλογή "Γραμμή υπογραφής".

3. Στο παράθυρο διαλόγου "Διαμόρφωση υπογραφής", συμπληρώστε οποιοδήποτε, όλα ή κανένα από αυτά τα τέσσερα πεδία:

   • Προτεινόμενος υπογράφων   
     Το ονοματεπώνυμο του υπογράφοντα.
     (Εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

   • Τίτλος προτεινόμενου υπογράφοντα   
     (Εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

   • Προτεινόμενη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπογράφοντα   
     (Δεν εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

   • Οδηγίες προς τον υπογράφοντα   
     Οποιεσδήποτε χρήσιμες ή απαραίτητες πληροφορίες για τον υπογράφοντα.
     (Δεν εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)
     

4. Στο ίδιο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή από τα ακόλουθα πλαίσια ελέγχου:

   • Να επιτρέπεται στον υπογράφοντα να προσθέτει σχόλια στο παράθυρο διαλόγου "Υπογραφή"   
     Επιτρέψτε στον υπογράφοντα να πληκτρολογήσει το σκοπό υπογραφής του.
     (Οι τύποι των υπογραφέων δεν θα εμφανίζονται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

   • Εμφάνιση ημερομηνίας υπογραφής στη γραμμή υπογραφής   
     Η ημερομηνία κατά την οποία προστίθεται η υπογραφή.
     (Εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για να προσθέσετε περισσότερες γραμμές υπογραφής.

Για να διαγράψετε μια γραμμή υπογραφής Word ή Excel:

1. Κάντε κλικ στη γραμμή υπογραφής για να την επιλέξετε.

2. Πατήστε το πλήκτρο DELETE.

Για να εισαγάγετε μια γραμμή υπογραφής InfoPath:

1. Στη φόρμα, κάντε κλικ για να εντοπίσετε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εισαγάγετε μια γραμμή υπογραφής.

2. Στην "Κεντρική" καρτέλα της κορδέλας, στην ομάδα "Στοιχεία ελέγχου", κάντε κλικ στην επιλογή "Γραμμή υπογραφής".

3. Κάντε κλικ στη γραμμή υπογραφής για να την επιλέξετε και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ σε αυτήν και, στο μενού συντόμευσης, κάντε κλικ στην επιλογή "Ιδιότητες γραμμής υπογραφής".

4. Στο παράθυρο διαλόγου "Ιδιότητες γραμμής υπογραφής", στην καρτέλα "Γενικά", συμπληρώστε οποιοδήποτε, όλα ή κανένα από αυτά τα τέσσερα πεδία:

   • Μήνυμα που θα βλέπουν οι υπογράφοντες πριν από την υπογραφή   
     Οποιεσδήποτε χρήσιμες ή απαραίτητες πληροφορίες για τον υπογράφοντα.
     (Δεν εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

   • Όνομα υπογράφοντα   
     (Εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

   • Τίτλος υπογράφοντα   
     (Εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

   • Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπογράφοντα   
     (Δεν εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)
     

5. Κάντε τις προσαρμογές που θέλετε στην καρτέλα "Μέγεθος" και στην καρτέλα "Για προχωρημένους".

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Για να διαγράψετε μια γραμμή υπογραφής InfoPath:

• Κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου για να το επιλέξετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.

Τι ακολουθεί;

Εάν είστε έτοιμοι να ελέγξετε τη νέα ροή εργασιών σας, μεταβείτε στο τμήμα START αυτού του άρθρου.

Εάν ολοκληρώνετε μια εργασία ροής εργασίας, μεταβείτε (ή επιστρέψτε) στο τμήμα COMPLETE αυτού του άρθρου.

Εάν η ροή εργασιών έχει ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά αυτόματα, κάθε φορά που προκύπτει ένα συμβάν ενεργοποίησης, η ροή εργασίας εκτελείται στο έγγραφο που το ενεργοποίησε.

Όταν ξεκινά, η ροή εργασίας εκχωρεί την πρώτη εργασία ή εργασίες και στέλνει μια ειδοποίηση εργασίας σε κάθε εκχωρούμενο. Στο μεταξύ, στέλνει επίσης ειδοποιήσεις έναρξης (διαφορετικές από τις ειδοποιήσεις εργασιών) στο άτομο που πρόσθεσε αρχικά τη ροή εργασίας και σε οποιονδήποτε αναφέρεται στο πεδίο "Κοιν." της δεύτερης σελίδας της φόρμας συσχέτισης.

Εάν οι απαραίτητες γραμμές υπογραφής δεν υπάρχουν ήδη στο έγγραφο πριν από την έναρξη της ροής εργασίας από την ενέργεια ενεργοποίησης, πρέπει να εισαχθούν πριν από την προσθήκη της πρώτης υπογραφής στο έγγραφο.

Μια σημείωση σχετικά με τα δικαιώματα    Κανονικά, πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Επεξεργασία στοιχείων" για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας. (Από προεπιλογή, η ομάδα "Μέλη" και η ομάδα "Κάτοχοι" έχουν και τα δύο αυτά δικαιώματα, αλλά η ομάδα "Επισκέπτες" όχι. Ωστόσο, ένας κάτοχος μπορεί επίσης να επιλέξει, ανά ροή εργασίας, να απαιτεί το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" για τα άτομα που ξεκινούν τη ροή εργασιών. Με αυτή την επιλογή, οι κάτοχοι μπορούν ουσιαστικά να καθορίσουν ότι μόνο οι κάτοχοι και οι άλλοι κάτοχοι μπορούν να ξεκινήσουν μια συγκεκριμένη ροή εργασίας. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο τμήμα "Μάθετε" αυτού του άρθρου.)

Δύο σημεία από τα οποία μπορείτε να ξεκινήσετε

Μπορείτε να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο από οποιοδήποτε από τα δύο σημεία:

• Από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το έγγραφο.

• Μέσα από το ίδιο το έγγραφο,άνοιξε στο πρόγραμμα του Microsoft Office στο οποίο δημιουργήθηκε. (Σημειώστε ότι αυτό πρέπει να είναι το πλήρες, εγκατεστημένο πρόγραμμα και όχι μια έκδοση εφαρμογής Web.)

Οι υπόλοιπες δύο ενότητες σε αυτό το τμήμα παρέχουν οδηγίες και για τις δύο μεθόδους.

1. Προσθέστε όλες τις απαραίτητες γραμμές υπογραφής στο έγγραφο ή τακτοποιήστε με τους συμμετέχοντες στη ροή εργασίας για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι γραμμές υπογραφής είναι παρούσες στο έγγραφο προτού οποιοσδήποτε συμμετέχων προσθέσει την υπογραφή του σε μία από τις γραμμές.

2. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το έγγραφο στο οποίο θέλετε να εκτελέσετε τη ροή εργασίας.

3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο μπροστά από το όνομα του στοιχείου για να επιλέξετε το στοιχείο και, στη συνέχεια, στην καρτέλα "Αρχεία" της κορδέλας, στην ομάδα "Ροές εργασίας", κάντε κλικ στην επιλογή "Ροές εργασίας".
    

4. Στη σελίδα "Ροές εργασιών: Όνομα εγγράφου", στην περιοχή "Έναρξη νέας ροής εργασίας",κάντε κλικ στη ροή εργασίας που θέλετε να εκτελέσετε.
   

5. Στη φόρμα προετοιμασίας, κάντε τις αλλαγές που θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτήν τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασίας.

   Σημείωση: Οι αλλαγές που γίνονται εδώ, στη φόρμα προετοιμασίας, χρησιμοποιούνται μόνο κατά την τρέχουσα παρουσία της ροής εργασίας. Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές που θα εφαρμόζονται κάθε φορά που εκτελείται η ροή εργασιών ή εάν θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις ροής εργασίας που δεν εμφανίζονται σε αυτήν τη φόρμα, ανατρέξτε στο τμήμα CHANGE αυτού του άρθρου.

	Ανάθεση σε Κάντε τυχόν αλλαγές στη λίστα των ατόμων στα οποία θέλετε να αναθέσει εργασίες η ροή εργασιών. Εάν οι εργασίες ανατεθεί μία κάθε φορά    Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία πρέπει να ανατεθεί η εργασία. Εάν όλες οι εργασίες ανατεθεί ταυτόχρονα    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία. Εάν συμπεριλάβετε μια ομάδα ή μια λίστα διανομής    Θα ανατεθεί μια εργασία ομάδας: Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά μόνο ένα μέλος θα πρέπει να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει την εργασία. Για οδηγίες σχετικά με τη διεκδίκηση και την ολοκλήρωση μιας εργασίας ομάδας, ανατρέξτε στο τμήμα COMPLETE αυτού του άρθρου.
	Σειρά Βεβαιωθείτε ότι οι προδιαγραφές σχετικά με την ανάθεση των εργασιών σε κάθε τμήμα μία κάθε φορά (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα) είναι αυτές που θέλετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση σειριακών και παράλληλων σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Προσθήκη νέου σταδίου Προσθέστε τα στάδια που θέλετε πέρα από αυτά που έχουν ρυθμιστεί τη συγκεκριμένη στιγμή. Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο "Ανάθεση σε" για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Κοιν. Κάντε τις προσθήκες ή τις κατάργησης που θέλετε. Να θυμάστε ότι: Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχειως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας. Όταν η ροή εργασιών ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο. Όταν η ροή εργασιών ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

1. Όταν έχετε όλες τις ρυθμίσεις στη φόρμα προετοιμασίας με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Έναρξη" για να ξεκινήσετε τη ροή εργασιών.

Η ροή εργασιών εκχωρεί την πρώτη εργασία ή εργασίες και, στο μεταξύ, στέλνει ειδοποιήσεις έναρξης σε εσάς και σε οποιονδήποτε αναφέρεται στο πεδίο "Κοιν." της φόρμας προετοιμασίας.

1. Προσθέστε όλες τις απαραίτητες γραμμές υπογραφής στο έγγραφο ή τακτοποιήστε με τους συμμετέχοντες στη ροή εργασίας για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι γραμμές υπογραφής είναι παρούσες στο έγγραφο προτού οποιοσδήποτε συμμετέχων προσθέσει την υπογραφή του σε μία από τις γραμμές.

2. Ανοίξτε το έγγραφο στο εγκατεστημένο πρόγραμμα του Office στον υπολογιστή σας.

   Σημείωση: Αυτή η μέθοδος δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν το έγγραφο είναι ανοιχτό σε μια έκδοση εφαρμογήςWeb του προγράμματος του Microsoft Office. Πρέπει να είναι ανοιχτή στην πλήρη, εγκατεστημένη έκδοση του προγράμματος στον υπολογιστή σας.

3. Στο ανοιχτό έγγραφο, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο", κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση &"Αποστολή" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη ροή εργασίας που θέλετε να εκτελέσετε στο έγγραφο.

4. Εάν εμφανιστεί το ακόλουθο μήνυμα, το οποίο σας λέει ότι η ροή εργασιών χρειάζεται να γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου, κάντε κλικ στο κουμπί "Ανάληψη ελέγχου".
   (Εάν δεν βλέπετε αυτό το μήνυμα, προχωρήστε στο βήμα 5.)

5. Κάντε κλικ στο μεγάλο κουμπί "Έναρξη ροής εργασίας".

6. Στη σελίδα "Αλλαγή ροής εργασίας", στη φόρμα προετοιμασίας, κάντε τις αλλαγές που θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτήν τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασίας.

   Σημείωση: Οι αλλαγές που γίνονται εδώ, στη φόρμα προετοιμασίας, χρησιμοποιούνται μόνο κατά την τρέχουσα παρουσία της ροής εργασίας. Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές που θα εφαρμόζονται κάθε φορά που εκτελείται η ροή εργασιών ή εάν θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις ροής εργασίας που δεν εμφανίζονται σε αυτήν τη φόρμα, ανατρέξτε στο τμήμα CHANGE αυτού του άρθρου.

	Ανάθεση σε Κάντε τυχόν αλλαγές στη λίστα των ατόμων στα οποία θέλετε να αναθέσει εργασίες η ροή εργασιών. Εάν οι εργασίες ανατεθεί μία κάθε φορά    Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία πρέπει να ανατεθεί η εργασία. Εάν όλες οι εργασίες ανατεθεί ταυτόχρονα    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία. Εάν συμπεριλάβετε μια ομάδα ή μια λίστα διανομής    Θα ανατεθεί μια εργασία ομάδας: Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά μόνο ένα μέλος θα πρέπει να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει την εργασία. Για οδηγίες σχετικά με τη διεκδίκηση και την ολοκλήρωση μιας εργασίας ομάδας, ανατρέξτε στο τμήμα COMPLETE αυτού του άρθρου.
	Σειρά Βεβαιωθείτε ότι οι προδιαγραφές σχετικά με την ανάθεση των εργασιών σε κάθε τμήμα μία κάθε φορά (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα) είναι αυτές που θέλετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση σειριακών και παράλληλων σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Προσθήκη νέου σταδίου Προσθέστε τα στάδια που θέλετε πέρα από αυτά που έχουν ρυθμιστεί τη συγκεκριμένη στιγμή. Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο "Ανάθεση σε" για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Κοιν. Κάντε τις προσθήκες ή τις κατάργησης που θέλετε. Να θυμάστε ότι: Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχειως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας. Όταν η ροή εργασιών ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο. Όταν η ροή εργασιών ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

1. Όταν έχετε τις ρυθμίσεις στη φόρμα προετοιμασίας με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Έναρξη" για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας.

Η ροή εργασιών εκχωρεί την πρώτη εργασία ή εργασίες και, στο μεταξύ, στέλνει ειδοποιήσεις έναρξης σε εσάς και σε οποιονδήποτε αναφέρεται στο πεδίο "Κοιν." της φόρμας προετοιμασίας.

Τι ακολουθεί;

• Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που εκτελείται αυτή η ροή εργασίας, οι άλλοι συμμετέχοντες θα χρειάζονται πληροφορίες και βοήθεια για να ολοκληρώσουν τις εργασίες που έχουν ανατεθεί; (Μπορεί να βρουν χρήσιμο το τμήμα COMPLETE αυτού του άρθρου.)

• Επίσης, είναι καλή ιδέα να ελέγξετε εάν οι συμμετέχοντες λαμβάνουν τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και ιδίως ότι οι ειδοποιήσεις δεν λαμβάνουν εσφαλμένα τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας τους.

• Και φυσικά, μπορεί να έχετε μία ή περισσότερες εργασίες ροής εργασίας για να ολοκληρώσετε τον εαυτό σας. Μεταβείτε στο τμήμα COMPLETE αυτού του άρθρου για τις λεπτομέρειες.

• Στο μεταξύ, για να μάθετε πώς μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο της τρέχουσας παρουσίας της ροής εργασίας, μεταβείτε στο τμήμα MONITOR αυτού του άρθρου.

Όταν αναθέτετε μια εργασία σε μια ροή εργασίας, συνήθως θα μάθετε περισσότερα σχετικά με την εργασία με έναν από τους εξής τρεις τρόπους:

• Λαμβάνετε μια ειδοποίηση εργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Ανοίγετε ένα έγγραφο του Microsoft Office και βλέπετε μια γραμμή μηνυμάτων που σας ενημερώνει ότι σας έχει ανατεθεί μια σχετική εργασία.

• Ελέγχετε την τοποθεσία του SharePoint και ανακαλύπτετε ότι μία ή περισσότερες εργασίες έχουν ανατεθεί σε εσάς τη συγκεκριμένη στιγμή.

Όταν μάθετε ότι σας έχει ανατεθεί μια εργασία ροής εργασίας "Συλλογή υπογραφών", συνήθως κάνετε δύο πράγματα:

• Αναθεώρηση του εγγράφου    Ανοίγετε και αναθεωρείτε το έγγραφο και, στη συνέχεια, το υπογράφετε (ή όχι).

• Ολοκλήρωση της εργασίας    Μπορείτε να συμπληρώσετε και να υποβάλετε τη φόρμα εργασίας.

Συχνά, επομένως, τα ακόλουθα τρία στοιχεία εμπλέκονται στην ολοκλήρωση της εργασίας:

• Το μήνυμα ειδοποίησης (το οποίο λαμβάνετε ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)

• Το έγγραφο που υποβλήθηκε για την υπογραφή σας (το οποίο ανοίγετε και, στη συνέχεια, υπογράφετε ή δεν υπογράφετε)

• Η φόρμα εργασίας (την οποία ανοίγετε, ολοκληρώνετε και υποβάλλετε)

Δείτε πώς εμφανίζονται αυτά τα τρία στοιχεία.

(Σημειώστε ότι εάν η εργασία δεν έχει ανατεθεί σε εσάς προσωπικά, αλλά σε μια ολόκληρη ομάδα ή λίστα διανομής της οποίας είστε μέλος, τότε θα πρέπει να διεκδικήσετε την εργασία πριν την ολοκληρώσετε. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα "Διεκδίκηση εργασίας ομάδας" πριν την ολοκληρώσετε σε αυτό το τμήμα.)

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο μήνυμα ειδοποίησης εργασίας, στις οδηγίες για την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση προς το έγγραφο.

2. Στο ανοιχτό έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα αυτής της εργασίας" στη γραμμή μηνυμάτων.

(Σημειώστε ότι εάν η εργασία δεν έχει ανατεθεί σε εσάς προσωπικά, αλλά σε μια ολόκληρη ομάδα ή λίστα διανομής της οποίας είστε μέλος, τότε θα πρέπει να διεκδικήσετε την εργασία πριν την ολοκληρώσετε. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα "Διεκδίκηση εργασίας ομάδας" πριν την ολοκληρώσετε σε αυτό το τμήμα.)

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το έγγραφο που θα αναθεωρηθεί, κάντε κλικ στη σύνδεση σε εξέλιξη που σχετίζεται με το έγγραφο και τη ροή εργασιών.

2. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", κάντε κλικ στον τίτλο της εργασίας σας.

3. Στη φόρμα εργασίας, στη γραμμή μηνυμάτων "Αυτή η εργασία ροής εργασίας" εφαρμόζεται, κάντε κλικ στη σύνδεση προς το έγγραφο.

Σημειώστε ότι εάν η εργασία δεν έχει ανατεθεί σε εσάς προσωπικά, αλλά σε μια ολόκληρη ομάδα ή λίστα διανομής της οποίας είστε μέλος, τότε θα πρέπει να διεκδικήσετε την εργασία πριν την ολοκληρώσετε. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα "Διεκδίκηση εργασίας ομάδας" πριν την ολοκληρώσετε σε αυτό το τμήμα.

Επίσης, πρέπει να γνωρίζετε ότι εάν η γραμμή υπογραφής έχει ρυθμιστεί για ένα συγκεκριμένο χρήστη και την υπογράψετε ενώ είστε συνδεδεμένοι ως διαφορετικός χρήστης, η ασυμφωνία μπορεί να είναι ορατή στη γραμμή υπογραφής. Σε αυτό το παράδειγμα, η γραμμή υπογραφής έχει ρυθμιστεί για τον Frank Martinez, αλλά η υπογραφή προστέθηκε από κάποιον που συνδέθηκε ως Άννα Lidman.

Στο παρακάτω παράδειγμα, το έγγραφο δημιουργήθηκε σε Word.

Παρατηρήστε τις τρεις κίτρινες γραμμές μηνυμάτων στο επάνω μέρος του εγγράφου:

Σήμανση ως τελικού   Αυτή η γραμμή μηνυμάτων σάς ενημερώνει ότι τουλάχιστον ένα άτομο έχει ήδη προσθέσει την υπογραφή του σε μια γραμμή υπογραφής.

Υπογραφές    Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Προβολή υπογραφών" για να ανοίξετε το παράθυρο "Υπογραφές". Στην περιοχή "Υπογραφές που ζητήθηκαν",κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο όνομά σας και, στη συνέχεια, στο αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή "Υπογραφή".

Εάν δείτε ένα μήνυμα σχετικά με τις υπηρεσίες παροχής ψηφιακής υπογραφής τρίτων κατασκευαστών, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να συνεχίσετε. (Για να αποφύγετε να βλέπετε το μήνυμα στο μέλλον, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου.)

Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Υπογραφή".

Για να υπογράψετε το έγγραφο, απλώς πληκτρολογήστε το όνομά σας στο πλαίσιο δίπλα στο μεγάλο X,κάντε κλικ στην επιλογή "Υπογραφή" και,στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK στο παράθυρο διαλόγου "Επιβεβαίωση υπογραφής".

Να θυμάστε: Εάν το όνομά σας εμφανίζεται περισσότερες από μία φορές στη λίστα "Υπογραφές που ζητήθηκαν", υπάρχουν περισσότερες από μία γραμμές υπογραφής στις οποία μπορείτε να προσθέσετε την υπογραφή σας. Χρησιμοποιήστε την ίδια διαδικασία για να προσθέσετε κάθε υπογραφή.

Εργασία ροής εργασίας   Όταν είστε έτοιμοι να ολοκληρώσετε και να υποβάλετε τη φόρμα εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα αυτής της εργασίας" στη γραμμή μηνυμάτων "Εργασία ροής εργασίας".

Η φόρμα εργασίας για μια εργασία ροής εργασίας "Συλλογή υπογραφών" μοιάζει κάπως έτσι.

Σημειώστε ότι τα δύο πρώτα στοιχεία ελέγχου(Διαγραφή στοιχείου και Αυτή η εργασία ροής εργασίας ισχύει για τον τίτλο εγγράφου)δεν εμφανίζονται στη φόρμα εργασίας όταν ανοίγει μέσα από το έγγραφο για να υπογραφεί. Εμφανίζονται μόνο όταν η φόρμα εργασίας ανοίγει απευθείας από το μήνυμα ειδοποίησης εργασίας ή από τη λίστα εργασιών στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας".

	Διαγραφή στοιχείου Για να διαγράψετε αυτή την εργασία από την τρέχουσα παρουσία της ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση εδώ. Η διαγραφή της εργασίας δεν διαγράφει το έγγραφο που θα υπογραφεί. Μια εργασία που έχει διαγραφεί δεν εμφανίζεται πλέον στην περιοχή "Εργασίες" της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας". (Ωστόσο, η διαγραφή εξακολουθεί να καταγράφεται στην περιοχή "Ιστορικό" της σελίδας.) Σημείωση: Εάν δεν ξεκινήσατε αυτή την παρουσία της ροής εργασίας, ίσως θέλετε να το ελέγξετε με το άτομο που την ξεκίνησε ή, εάν ξεκίνησε αυτόματα, με το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά, πριν να διαγράψετε την εργασία.
	Αυτή η εργασία ροής εργασίας ισχύει για τον τίτλο εγγράφου Για να ανοίξετε το έγγραφο που θα υπογραφεί, κάντε κλικ στη σύνδεση εδώ.
	Κατάσταση, Αίτηση από, Ενοποιημένα σχόλια, Προθεσμία Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να αλλάξετε καταχωρήσεις σε αυτά τα τέσσερα πεδία, αλλά μπορεί να βρείτε χρήσιμες τις πληροφορίες σε αυτά. Παρατηρήστε ότι το πλαίσιο "Ενοποιημένα σχόλια" περιέχει όλα τα σχόλια που υποβάλλονται στη φόρμα από συμμετέχοντες που έχουν ήδη ολοκληρώσει τις εργασίες τους σε αυτή την ίδια παρουσία της ροής εργασίας. Με τον ίδιο τρόπο, αφού υποβάλετε τη δική σας φόρμα, οποιοδήποτε κείμενο συμπεριλάβετε στο πλαίσιο "Σχόλια" (4) θα εμφανίζεται επίσης στο πλαίσιο "Ενοποιημένα σχόλια" για τους επόμενους συμμετέχοντες.
	Σχόλια Το κείμενο που εισάγετε εδώ θα καταγράφεται στο Ιστορικό ροής εργασιών και θα εμφανίζεται επίσης στο πεδίο "Ενοποιημένα σχόλια" (3) για τους επόμενους συμμετέχοντες.
	Υπογραφή Όταν υπογράψετε το έγγραφο και πληκτρολογήσετε τα σχόλια που θέλετε να συμβάλετε στο πεδίο "Σχόλια", κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να υποβάλετε τη φόρμα και να ολοκληρώσετε την εργασία σας.
	Άκυρο Για να κλείσετε τη φόρμα εργασίας χωρίς να αποθηκεύσετε αλλαγές ή αποκρίσεις, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί. Η εργασία θα παραμείνει ημιτελής και θα ανατεθεί σε εσάς.
	Εκ νέου ανάθεση εργασίας Για να αναθέσετε εκ νέου αυτή την εργασία σε κάποιον άλλο, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί. Για μια εικόνα της σελίδας όπου θα εισαγάγετε τις λεπτομέρειες της εκ νέου ανάθεσης και για περαιτέρω οδηγίες, μεταβείτε στην ενότητα 7 αυτού του τμήματος, εκ νέου ανάθεση της εργασίας σας σε κάποιον άλλο. Σημείωση: Αυτή η επιλογή μπορεί να είναι απενεργοποιημένη για ορισμένες εργασίες ροής εργασίας.

Εάν έχει ανατεθεί μόνο μία εργασία σε μια ολόκληρη ομάδα στην οποία ανήκετε, τότε οποιοδήποτε μέλος της ομάδας μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει αυτή την μεμονωμένη εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας.

Διεκδικήστε την εργασία πριν ανοίξετε και υπογράψετε το έγγραφο. Μόλις διεκδικήσετε την εργασία, σας έχει ανατεθεί και κανένα άλλο μέλος της ομάδας δεν μπορεί να την ολοκληρώσει. (Με αυτόν τον τρόπο, μόνο ένα άτομο κάνει την απαραίτητη εργασία.)

1. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", τοποθετήστε το δείκτη του βέλους στο όνομα της εργασίας που έχει ανατεθεί στην ομάδα σας μέχρι να εμφανιστεί ένα βέλος.

2. Κάντε κλικ στο βέλος, κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία στοιχείου" και, στη συνέχεια, στη φόρμα εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί "Διεκδίκηση εργασίας".
   

Όταν ανανεώνεται η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", μπορείτε να δείτε ότι η εργασία δεν εκχωρείται πλέον στην ομάδα, αλλά τώρα ειδικά σε εσάς.

Αργότερα, εάν θέλετε να αποδεσμεύετε ξανά την εργασία στην ομάδα χωρίς να την ολοκληρώσετε, ακολουθήστε τα ίδια βήματα για να επιστρέψετε στη φόρμα εργασίας, αλλά τώρα κάντε κλικ στο κουμπί "Αποδέσμευση εργασίας".

Εάν θέλετε κάποιος άλλος να ολοκληρώσει μια εργασία ροής εργασίας που σας έχει ανατεθεί, κάντε κλικ στο κουμπί "Εκ νέου ανάθεση εργασίας" στη φόρμα εργασίας ροής εργασίας.

Εμφανίζεται αυτή η φόρμα.

	Εκ νέου ανάθεση εργασίας σε Εισαγάγετε το όνομα ή τη διεύθυνση του ατόμου στο οποίο θέλετε να αναθέσετε αυτή την εργασία. Για να αναθέσετε αυτή την εργασία στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασιών — ή, εάν η ροή εργασίας ξεκίνησε αυτόματα, στο άτομο που πρόσθεσε αρχικά αυτή τη ροή εργασίας — αφήστε κενό αυτό το πεδίο.
	Νέα αίτηση Να δώσετε οποιεσδήποτε πληροφορίες χρειάζεται το άτομο στο οποίο αναθέτετε την εργασία για να ολοκληρώσει την εργασία. (Το κείμενο που εισάγετε εδώ θα προστεθεί στην περιοχή "Ενοποιημένα σχόλια".)
	Νέα διάρκεια Κάντε ένα από τα εξής τρία πράγματα: Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα προθεσμία   Αφήστε αυτό το πεδίο κενό. Για να καταργήσετε πλήρως την προθεσμία   Πληκτρολογήστε τον αριθμό 0. Για να καθορίσετε μια νέα προθεσμία   Πληκτρολογήστε έναν αριθμό εδώ και, στη συνέχεια, καθορίστε τις μονάδες διάρκειας στο ακόλουθο πεδίο. Μαζί, οι δύο καταχωρήσεις προσδιορίζουν την περίοδο πριν από την παράδοση της εργασίας αλλαγής. Σημειώστε ότι από προεπιλογή, οι εργασίες "Συλλογή υπογραφών" δεν εκχωρούνται προθεσμίες ή διάρκειες εργασιών.
	Νέες μονάδες διάρκειας Εάν καθορίζετε μια νέα διάρκεια εργασίας, χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο σε συνδυασμό με το πεδίο "Νέα διάρκεια" για να προσδιορίσετε την περίοδο πριν από την παράδοση της εργασίας. (Για παράδειγμα: 3 ημέρες ή1 μήνας ή 2 εβδομάδες.)

Όταν ολοκληρωθεί η φόρμα, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή". Η εργασία σας έχειεπισημανθεί ως ολοκληρωμένη, μια νέα εργασία εκχωρείται στο άτομο που είναι πλέον υπεύθυνο για την εργασία και αποστέλλεται μια ειδοποίηση εργασίας.

Οι νέες πληροφορίες που δώσαμε περιλαμβάνονται στο κείμενο "Ανάθεση κατά" στη νέα ειδοποίηση εργασίας (αριθμός 1 στην παρακάτω εικόνα).

Στο μεταξύ, όλες αυτές οι αλλαγές παρακολουθούνται και είναι ορατές στις ενότητες "Εργασίες και ιστορικό" της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας", όπως φαίνεται εδώ.

Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου βρίσκεται το στοιχείο, κάντε κλικ στη σύνδεση "Σε εξέλιξη" για το στοιχείο και τη ροή εργασίας που θέλετε.

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι το έγγραφο που ονομάζεται "Πρόχειρο του Keynote" και η ροή εργασίας είναι "Έγκριση 3".

Ανοίγει η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας".

• Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη σας περιέχει μεγάλο αριθμό στοιχείων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ταξινόμηση ή/και το φιλτράρισμα για να βρείτε το στοιχείο που αναζητάτε πιο γρήγορα. Εάν βρείτε ότι κάνετε επανειλημμένη ταξινόμηση ή/και φιλτράρισμα με τον ίδιο τρόπο, ίσως σας φανεί χρήσιμο να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη προβολή που αυτοματοποιεί τη συγκεκριμένη τακτοποίηση.

• Για να συνδεθείτε στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στη σύνδεση "Προβολή της κατάστασης αυτής της ροής εργασίας" σε μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "έχει ξεκινήσει" ή στη σύνδεση "Προβολή του ιστορικού ροής εργασίας" σε μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "έχει ολοκληρωθεί" για τη συγκεκριμένη παρουσία που σας ενδιαφέρει.

Εδώ, κάτω από την απεικόνιση κάθε ενότητας της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας", θα βρείτε τις ερωτήσεις παρακολούθησης που απαντά η ενότητα.

Ενότητα "Πληροφορίες ροής εργασίας"

Απαντήσεις σε ερωτήσεις:

• Ποιος ξεκίνησε αυτή την παρουσία της ροής εργασίας;

• Πότε ξεκίνησε αυτή η παρουσία;

• Πότε έγινε η τελευταία ενέργεια σε αυτήν την παρουσία;

• Σε ποιο στοιχείο εκτελείται αυτή η παρουσία;

• Ποια είναι η τρέχουσα κατάσταση αυτής της παρουσίας;

Ενότητα "Εργασίες"

Απαντήσεις σε ερωτήσεις:

• Ποιες εργασίες έχουν ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί και ποια είναι η τρέχουσα κατάστασή τους;

• Ποιες εργασίες έχουν ήδη ολοκληρωθεί και ποιο ήταν το αποτέλεσμα για κάθε μία από αυτές τις εργασίες;

• Ποια είναι η προθεσμία για κάθε εργασία που έχει ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί; (Σημειώστε ότι από προεπιλογή, οι εργασίες "Συλλογή υπογραφών" δεν εκχωρούνται προθεσμίες ή διάρκειες εργασιών.)

Οι εργασίες που έχουν διαγραφεί και οι εργασίες που δεν έχουν ανατεθεί ακόμη δεν εμφανίζονται σε αυτήν την ενότητα.

Ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας"

Απαντήσεις σε ερωτήσεις:

• Ποια συμβάντα έχουν ήδη συμβεί σε αυτήν την παρουσία της ροής εργασίας;

• Σημειώστε ότι οι εκπρόθεσμες εργασίες και οι ειδοποιήσεις εκπρόθεσμης εργασίας δεν εμφανίζονται σε αυτήν την περιοχή.

Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να διακόψετε μια παρουσία ροής εργασίας που εκτελείται πριν από την κανονική ολοκλήρωσή της:

• Ακύρωση της ροής εργασίας    Όλες οι εργασίες ακυρώνονται, αλλά διατηρούνται στην περιοχή "Εργασίες" της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας".

• Τερματισμός αυτής της ροής εργασίας    Όλες οι εργασίες ακυρώνονται και διαγράφονται από την περιοχή "Εργασίες" της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας". (Ωστόσο, εξακολουθούν να αντικατοπτρίζονται στην περιοχή "Ιστορικό ροής εργασίας".)

Ακολουθούν οδηγίες και για τις δύο μεθόδους.

Άκυρο (όλες οι εργασίες ακυρώθηκαν, αλλά διατηρούνται τόσο στη λίστα εργασιών όσο και στο ιστορικό)

Εάν η τρέχουσα παρουσία μιας ροής εργασίας δεν είναι πλέον απαραίτητη, μπορεί να ακυρωθεί.

Από προεπιλογή, αυτή η διαδικασία μπορεί να εκτελεστεί από το άτομο που ξεκίνησε αυτή την παρουσία της ροής εργασίας ή από οποιονδήποτε έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών". (Και πάλι, η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, η ομάδα "Μέλη" και η ομάδα "Επισκέπτες" όχι.)

• Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή ακριβώς κάτω από την Απεικόνιση ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση "Ακύρωση όλων των εργασιών συλλογής υπογραφών".

Όλες οι τρέχουσες εργασίες ακυρώνονται και η ροή εργασιών τελειώνει σε κατάσταση "Ακυρώθηκε". Οι εργασίες που ακυρώθηκαν εξακολουθούν να παρατίθενται τόσο στην περιοχή "Εργασίες" όσο και στην περιοχή "Ιστορικό ροής εργασίας".

Λήξη (όλες οι εργασίες έχουν διαγραφεί από τη λίστα εργασιών, αλλά διατηρούνται στο Ιστορικό)

Εάν παρουσιαστεί σφάλμα ή εάν η ροή εργασιών σταματήσει και αποτύχει να ανταποκριθεί, μπορεί να λήξει.

Από προεπιλογή, αυτή η διαδικασία μπορεί να εκτελεστεί μόνο από κάποιον που έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών". (Και πάλι, η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, η ομάδα "Μέλη" και η ομάδα "Επισκέπτες" όχι.)

• Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή ακριβώς κάτω από την Απεικόνιση ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση "Τερματισμός αυτής της ροής εργασίας".

Όλες οι εργασίες που δημιουργούνται από τη ροή εργασιών ακυρώνονται και διαγράφονται από την περιοχή "Εργασίες" στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", παρόλο που εξακολουθούν να αντικατοπτρίζονται στην περιοχή "Ιστορικό ροής εργασίας". Η ροή εργασιών τελειώνει σε κατάσταση "Ακυρώθηκε".

Στη σελίδα "Ροές εργασιών" για οποιοδήποτε στοιχείο, θα βρείτε μια λίστα με τις ροές εργασίας που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή σε αυτό το στοιχείο.

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο.

2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα του στοιχείου, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ροές εργασίας" στο αναπτυσσόμενο μενού.

3. Στη σελίδα "Ροές εργασιών: Όνομα στοιχείου", στην περιοχή "Ροές εργασιών που εκτελούνται", θα βρείτε μια λίστα με παρουσίες ροής εργασίας που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή στο στοιχείο.

Οι διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών μπορούν να προβάλουν με μια ματιά:

• Πόσες ροές εργασιών με βάση κάθε πρότυπο ροής εργασίας υπάρχουν αυτήν τη στιγμή στη συλλογή τοποθεσιών.

• Εάν κάθε πρότυπο ροής εργασίας είναι ενεργό ή ανενεργό τη συγκεκριμένη στιγμή στη συλλογή τοποθεσιών.

• Πόσες παρουσίες εκδόσεων ροής εργασίας που βασίζονται σε κάθε πρότυπο ροής εργασίας εκτελούνται αυτήν τη στιγμή στη συλλογή τοποθεσιών.

Δείτε με ποιον τρόπο:

1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών(όχι την αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία μέσα στη συλλογή).

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρυθμίσεις" , στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις τοποθεσίας".
   Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή "Διαχείριση τοποθεσίας", κάντεκλικ στην επιλογή "Ροές εργασιών".
   

Ανοίγει η σελίδα "Ροές εργασιών", εμφανίζοντας τις πληροφορίες.

Τι ακολουθεί;

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που εκτελείται αυτή η έκδοση ροής εργασίας, ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις οδηγίες στο τμήμα REVIEW αυτού του άρθρου για να προβάλετε τα συμβάντα στην παρουσία και να ανακαλύψετε εάν η ροή εργασιών λειτουργεί όπως θέλετε.

Εφόσον ένα στοιχείο παραμένει στην ίδια λίστα ή βιβλιοθήκη και μέχρι να εκτελεστεί ξανά η ίδια ροή εργασίας στο ίδιο στοιχείο, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο ιστορικό της πιο πρόσφατης παρουσίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

Για να προβάλετε τη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για την πιο πρόσφατη παρουσία μιας ροής εργασίας που εκτελείται σε οποιοδήποτε στοιχείο:

• Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου βρίσκεται το στοιχείο, κάντε κλικ στη σύνδεση κατάστασης για το στοιχείο και τη ροή εργασίας που θέλετε.

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι το έγγραφο με τίτλο "Πρόχειρο του Keynote" και η ροή εργασίας είναι "Έγκριση νέου εγγράφου".

Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", η ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας" βρίσκεται κοντά στο κάτω μέρος.

Τι γίνεται εάν θέλετε να αναθεωρήσετε το ιστορικό μιας παρουσίας αφού εκτελέσετε ξανά την ίδια ροή εργασίας στο ίδιο στοιχείο;

Στην πραγματικότητα, μπορείτε να το κάνετε για έως και 60 ημέρες, από ένα από τα δύο σημεία εισόδου: τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη ή την ειδοποίηση ολοκλήρωσης της ροής εργασίας. (Εξήντα ημέρες είναι το χρονικό διάστημα κατά το οποίο τα προϊόντα του SharePoint διατηρούν το ιστορικό εργασιών για ροές εργασιών.)

Από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο.

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο μπροστά από το όνομα του στοιχείου για να επιλέξετε το στοιχείο και, στη συνέχεια, στην καρτέλα "Αρχεία" της κορδέλας, στην ομάδα "Ροές εργασίας", κάντε κλικ στην επιλογή "Ροές εργασίας".

3. Στη σελίδα "Ροές εργασιών: Όνομα στοιχείου", στην περιοχή "Ολοκληρωμένες ροές εργασίας",κάντε κλικ στο όνομα ή την κατάσταση της παρουσίας της ροής εργασίας που θέλετε να εξετάσετε.
   
   Ανοίγει η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για αυτήν την παρουσία.

Από την ειδοποίηση ολοκλήρωσης ροής εργασίας

• Ανοίξτε την ειδοποίηση ολοκλήρωσης ροής εργασίας για την παρουσία που θέλετε να εξετάσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη σύνδεση "Προβολή του ιστορικού ροής εργασίας".

Ανοίγει η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για αυτήν την παρουσία.

Για να διατηρήσετε όλες τις ειδοποιήσεις ολοκλήρωσης, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα του Outlook. Ρυθμίστε τον κανόνα για να αντιγράψετε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα στα οποία έχει ολοκληρωθεί το κείμενο στη γραμμή θέματος στον δικό τους ξεχωριστό φάκελο. (Βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας του Outlook αντιγράφει τα εισερχόμενα μηνύματα και δεν τα μετακινεί απλώς ή ότι δεν θα εμφανίζονται επίσης στα Εισερχόμενά σας.)

Για να μάθετε πώς λειτουργεί γενικά μία από τις εκδόσεις ροής εργασιών σας — με την πάροδο του χρόνου και σε πολλές παρουσίες — μπορείτε να δημιουργήσετε μία ή και τις δύο προκαθορισμένες αναφορές:

• Αναφορά διάρκειας δραστηριότητας    Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να δείτε τους μέσους όρου του χρόνου ολοκλήρωσης κάθε δραστηριότητας μέσα σε μια ροή εργασίας, καθώς και το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την ολοκλήρωση κάθε πλήρους εκτέλεσης ή παρουσίας αυτής της ροής εργασίας.

• Αναφορά ακύρωσης και σφάλματος    Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να δείτε εάν μια ροή εργασίας συχνά ακυρώνεται ή αντιμετωπίζει σφάλματα πριν από την ολοκλήρωση.

Δημιουργία των διαθέσιμων αναφορών για μια ροή εργασίας

1. Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, στη στήλη "Κατάσταση" για τη ροή εργασίας, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε σύνδεση πληροφοριών κατάστασης.
   

2. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή "Ιστορικό ροής εργασίας", κάντε κλικστην επιλογή "Προβολή αναφορών ροής εργασίας".
   

3. Εντοπίστε τη ροή εργασίας για την οποία θέλετε να προβάλετε μια αναφορά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της αναφοράς που θέλετε να προβάλετε.
   

4. Στη σελίδα "Προσαρμογή", διατηρήστε ή αλλάξτε τη θέση όπου θα δημιουργηθεί το αρχείο αναφοράς και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
   
   Η αναφορά δημιουργείται και αποθηκεύεται στην καθορισμένη θέση.

5. Όταν ολοκληρωθεί η αναφορά, μπορείτε να κάνετε κλικ στη σύνδεση που εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα για να την προβάλετε. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου. (Αργότερα, όταν είστε έτοιμοι να προβάλετε την αναφορά, θα την βρείτε στη θέση που καθορίσατε στο προηγούμενο βήμα.)
   

Τι ακολουθεί;

Εάν η ροή εργασιών σας λειτουργεί όπως ακριβώς θέλετε, είστε έτοιμοι να αρχίσετε να τη χρησιμοποιείτε.

Εάν υπάρχει κάτι που θέλετε να αλλάξετε σχετικά με τον τρόπο που λειτουργεί, ανατρέξτε στο τμήμα CHANGE αυτού του άρθρου.

Δημιουργία αναφορών επιδόσεων ροής εργασίας

Για να μάθετε πώς λειτουργεί γενικά μία από τις εκδόσεις ροής εργασιών σας — με την πάροδο του χρόνου και σε πολλές παρουσίες — μπορείτε να δημιουργήσετε μία ή και τις δύο προκαθορισμένες αναφορές:

• Αναφορά διάρκειας δραστηριότητας    Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να δείτε τους μέσους όρου του χρόνου ολοκλήρωσης κάθε δραστηριότητας μέσα σε μια ροή εργασίας, καθώς και το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την ολοκλήρωση κάθε πλήρους εκτέλεσης ή παρουσίας αυτής της ροής εργασίας.

• Αναφορά ακύρωσης και σφάλματος    Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να δείτε εάν μια ροή εργασίας συχνά ακυρώνεται ή αντιμετωπίζει σφάλματα πριν από την ολοκλήρωση.

Δημιουργία των διαθέσιμων αναφορών για μια ροή εργασίας

1. Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, στη στήλη "Κατάσταση" για τη ροή εργασίας, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε σύνδεση πληροφοριών κατάστασης.
   

2. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή "Ιστορικό ροής εργασίας", κάντε κλικστην επιλογή "Προβολή αναφορών ροής εργασίας".
   

3. Εντοπίστε τη ροή εργασίας για την οποία θέλετε να προβάλετε μια αναφορά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της αναφοράς που θέλετε να προβάλετε.
   

4. Στη σελίδα "Προσαρμογή", διατηρήστε ή αλλάξτε τη θέση όπου θα δημιουργηθεί το αρχείο αναφοράς και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
   
   Η αναφορά δημιουργείται και αποθηκεύεται στην καθορισμένη θέση.

5. Όταν ολοκληρωθεί η αναφορά, μπορείτε να κάνετε κλικ στη σύνδεση που εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα για να την προβάλετε. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου. (Αργότερα, όταν είστε έτοιμοι να προβάλετε την αναφορά, θα την βρείτε στη θέση που καθορίσατε στο προηγούμενο βήμα.)
   

Τι ακολουθεί;

Εάν η ροή εργασιών σας λειτουργεί όπως ακριβώς θέλετε, είστε έτοιμοι να αρχίσετε να τη χρησιμοποιείτε.

Εάν υπάρχει κάτι που θέλετε να αλλάξετε σχετικά με τον τρόπο που λειτουργεί, ανατρέξτε στο τμήμα CHANGE αυτού του άρθρου.

Για να κάνετε μόνιμες αλλαγές στις ρυθμίσεις για μια υπάρχουσα ροή εργασίας, ανοίγετε και επεξεργάζεστε τη φόρμα συσχέτισης που χρησιμοποιήθηκε αρχικά για την προσθήκη της.

Εάν η ροή εργασιών εκτελείται μόνο σε μία λίστα ή βιβλιοθήκη

1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία εκτελείται η ροή εργασίας.

2. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα "Λίστα" ή "Βιβλιοθήκη".

   Σημείωση: Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίων, αυτή η καρτέλα ονομάζεται "Ημερολόγιο".

3. Στην ομάδα "Ρυθμίσεις", κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις ροής εργασίας".

4. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", στην περιοχή "Όνομα ροής εργασίας" (κάντεκλικ για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις), κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας για την οποία θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις.

   Σημείωση: Εάν η ροή εργασίας "Συλλογή υπογραφών" που θέλετε δεν εμφανίζεται στη λίστα, μπορεί να σχετίζεται μόνο με έναν τύπο περιεχομένου. Οι ροές εργασιών που εμφανίζονται σε αυτήν τη λίστα ελέγχονται από το στοιχείο ελέγχου "Εμφάνιση συσχετίσεων ροής εργασίας αυτού του τύπου", που βρίσκεται ακριβώς επάνω από τη λίστα. (Δείτε την εικόνα.) Κάντε κλικ στις επιλογές τύπου περιεχομένου στο αναπτυσσόμενο μενού για να ανακαλύψετε ποια από αυτές εμφανίζει τη ροή εργασίας που θέλετε. Όταν η ροή εργασίας που θέλετε εμφανίζεται στη λίστα, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας.

5. Στην ίδια φόρμα συσχέτισης δύο σελίδων που χρησιμοποιήθηκε αρχικά για την προσθήκη της ροής εργασίας, κάντε και αποθηκεύστε τις αλλαγές που θέλετε.

   Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα συσχέτισης, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN και το κατάλληλο τμήμα ADD (Λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Εάν η ροή εργασίας εκτελείται σε όλες τις λίστες και τις βιβλιοθήκες στη συλλογή τοποθεσιών

1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών(όχι την αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία μέσα στη συλλογή).

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρυθμίσεις" , στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις τοποθεσίας".

Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή "Συλλογές", κάντεκλικ στην επιλογή "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας".

1. Στη σελίδα "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας", κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας στον οποίο εκτελείται η ροή εργασίας.
   

2. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχή "Ρυθμίσεις", κάντε κλικ στην επιλογή"Ρυθμίσεις ροής εργασίας".
   

3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", στην περιοχή "Όνομα ροής εργασίας" (κάντεκλικ για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις), κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας για την οποία θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις.

4. Στην ίδια φόρμα συσχέτισης δύο σελίδων που χρησιμοποιήθηκε αρχικά για την προσθήκη της ροής εργασίας, κάντε και αποθηκεύστε τις αλλαγές που θέλετε.

   Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα συσχέτισης, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN και το κατάλληλο τμήμα ADD (Λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Εάν η ροή εργασιών εκτελείται μόνο σε μία λίστα ή βιβλιοθήκη

1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία εκτελείται η ροή εργασίας.

2. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα "Λίστα" ή "Βιβλιοθήκη".

   Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίων, αυτή η καρτέλα ονομάζεται "Ημερολόγιο".

3. Στην ομάδα "Ρυθμίσεις", κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις ροής εργασίας"

4. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση "Κατάργηση ροής εργασίας".

5. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα στη σελίδα "Κατάργηση ροών εργασιών" για να απενεργοποιήσετε, να ενεργοποιήσετε ξανά ή να καταργήσετε ροές εργασιών.
   

Υπάρχουν πέντε στήλες στη φόρμα:

• Ροή εργασίας    Όνομα της ροής εργασίας.

• Παρουσίες    Αριθμός εμφανίσεων της ροής εργασίας που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή σε στοιχεία.

• Να επιτρέπεται    Επιλογή που επιτρέπει στη ροή εργασίας να συνεχίσει να λειτουργεί κανονικά.

• Χωρίς νέες παρουσίες    Επιλογή που επιτρέπει την ολοκλήρωση τυχόν παρουσιών της ροής εργασίας που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή, αλλά απενεργοποιεί τη ροή εργασίας, καθιστώντας τη μη διαθέσιμη για την εκτέλεση νέων εμφανίσεων. (Αυτή η ενέργεια είναι αναστρέψιμη. Για να ενεργοποιήσετε ξανά τη ροή εργασίας αργότερα, επιστρέψτε σε αυτήν τη σελίδα και επιλέξτε "Επιτρέπεται".)

• Κατάργηση    Επιλογή που καταργεί τη ροή εργασίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη συνολικά. Όλες οι παρουσίες που εκτελούνται τερματίζεται αμέσως και η στήλη για αυτήν τη ροή εργασίας δεν εμφανίζεται πλέον στη σελίδα για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. (Αυτή η ενέργεια δενείναι αναστρέψιμη.)