Όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας έγκρισης

Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο παρουσιάζονται σε δέκα επεκτάσιμα τμήματα.

Κάντε κλικ εδώ για μερικές συμβουλές σχετικά με την αξιοποίηση αυτού του άρθρου στο έπακρο

Εάν το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ολοκληρώσετε μια εργασία ροής εργασίας "Έγκριση"    Απλώς κάντε κύλιση προς τα κάτω στο τμήμα Complete και αναπτύξτε το. Ενδέχεται να μην χρειάζεστε κανένα από τα άλλα τμήματα προς το παρόν.

Εάν θέλετε να προσθέσετε, να ξεκινήσετε, να παρακολουθήσετε και να διατηρήσετε ροές εργασιών    Εάν δεν είστε ήδη εξοικειωμένοι με αυτές τις εργασίες, ίσως σας φανεί χρήσιμο να επεξεργαστείτε αυτό το άρθρο, τμήμα προς τμήμα, την πρώτη φορά που σχεδιάζετε και προσθέτετε μια ροή εργασιών. Μόλις εξοικειωθείτε με τις πληροφορίες και τη διάταξη του άρθρου, θα μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στο τμήμα που χρειάζεστε σε οποιεσδήποτε επισκέψεις επιστροφής.

Έγκριση περιεχομένου και έγκριση δημοσίευσης    Μπορεί να έχετε λίστες ή βιβλιοθήκες στις οποίες θέλετε τα νέα στοιχεία ή/και οι νέες εκδόσεις των τρεχόντων στοιχείων να αναθεωρηθούν για την ακρίβεια του περιεχομένου τους ή για την καταλληλότητα της φόρμας και του στυλ τους, πριν γίνουν ορατά σε όλους τους χρήστες που έχουν πρόσβαση στη λίστα. Αυτό το είδος διαδικασίας αναθεώρησης ονομάζεται έγκριση περιεχομένου και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας "Έγκριση" για να ελέγξετε την έγκριση περιεχομένου σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. (Υπάρχει επίσης μια παρόμοια ροή εργασίας "Έγκριση δημοσίευσης", η οποία έχει δημιουργηθεί ειδικά για χρήση σε τοποθεσίες του SharePoint που δημοσιεύουν ιστοσελίδες στο Internet.)

Μια λέξη σχετικά με την εκτύπωση αυτού του άρθρου    Αυτό είναι ένα μεγάλο άρθρο. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο επιλεγμένα τμήματα, βεβαιωθείτε ότι μόνο αυτά τα τμήματα είναι αναπτυγμένα κατά την εκτύπωση. (Επίσης, εάν θέλετε να συμπεριλάβετε όλα τα πλήρη γραφικά στο εκτυπωμένο αντίγραφό σας, εκτυπώστε σε οριζόντιο προσανατολισμό και όχι σε κατακόρυφο προσανατολισμό.)

Και μια λέξη για την αναζήτηση    Προτού αναζητήσετε κείμενο ή όρο σε αυτό το άρθρο, βεβαιωθείτε ότι όλα τα τμήματα στα οποία θέλετε να κάνετε αναζήτηση είναι αναπτυγμένα.

Η ροή εργασίας "Έγκριση" είναι μια δυνατότητα του SharePoint που δρομολογεί ένα έγγραφο ή άλλο στοιχείο που είναι αποθηκευμένο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint σε ένα ή περισσότερα άτομα για έγκριση ή απόρριψη. Η ροή εργασιών αυτοματοποιεί, βελτιστοποιεί και τυποποιεί ολόκληρη τη διαδικασία.

Η βασική ροή εργασίας "Έγκριση" που περιλαμβάνεται στα προϊόντα του SharePoint λειτουργεί ως πρότυπο. Χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο, μπορείτε να προσθέσετε πολλές ροές εργασιών έγκρισης στις τοποθεσίες σας. Κάθε ροή εργασίας που προσθέτετε είναι μια μοναδική έκδοση της βασικής ροής εργασιών "Έγκριση", η καθεμία με τον δικό της εξειδικευμένο τρόπο εργασίας, με βάση τις ρυθμίσεις που καθορίζετε όταν την προσθέτετε.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Τι μπορεί να κάνει μια ροή εργασίας "Έγκριση" για εμένα;

2. Τι δεν μπορεί να κάνει μια ροή εργασίας "Έγκριση";

3. Ποιος μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτόν τον τύπο ροής εργασιών;

4. Πώς μπορείτε να σχεδιάσετε, να προσθέσετε, να εκτελέσετε και να διατηρήσετε αυτόν τον τύπο ροής εργασιών;

1. Τι μπορεί να κάνει μια ροή εργασίας "Έγκριση" για εμένα;

• Όταν προσθέτετε για πρώτη φορά μια ροή εργασίας "Έγκριση" στη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τη συλλογή τοποθεσιών σας, μπορείτε να καθορίσετε το πλήθος των συμμετεχόντων που θα συμπεριληφθούν και να υποδείξετε εάν οι εργασίες τους έχουν ανατεθεί η μία μετά την άλλη (σειριακά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα). Μπορείτε ακόμη και να αποφασίσετε εάν θα διαιρέσετε τις εργασίες των συμμετεχόντων σε δύο ή περισσότερα ξεχωριστά στάδια, καθώς και να καθορίσετε μια τελική προθεσμία ή/και τον επιτρεπόμενο χρόνο για κάθε εργασία που θα ολοκληρωθεί. Και κάθε φορά που ξεκινάτε τη ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο σε ένα στοιχείο, μπορείτε να τροποποιήσετε οποιαδήποτε από αυτές τις ρυθμίσεις.

• Η ροή εργασιών αναθέτει μια εργασία σε κάθε συγκεκριμένο συμμετέχοντα. Κάθε συμμετέχων επιλέγει ανάμεσα σε διάφορες πιθανές απαντήσεις: να εγκρίνει ή να απορρίψει το στοιχείο, να ζητήσει μια αλλαγή στο στοιχείο, να αναθέσει εκ νέου την εργασία ή να ακυρώσει ή να διαγράψει την εργασία.

• Ενώ εκτελείται η ροή εργασιών, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο και να κάνετε προσαρμογές (εάν χρειάζεται) από μια μεμονωμένη, κεντρική σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας.

• Για 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωση της ροής εργασιών, η λίστα όλων των συμβάντων ροής εργασιών που προέκυψαν κατά τη διάρκεια αυτής της εκτέλεσης (ή παρουσίας) της ροής εργασιών εξακολουθεί να είναι διαθέσιμη στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας, για ανεπίσημη αναφορά.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας "Έγκριση" για να διαχειριστείτε μια διαδικασία έγκρισης περιεχομένου για μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα Έλεγχος αυτού του άρθρου.

2. Τι δεν μπορεί να κάνει μια ροή εργασίας "Έγκριση";

Οι συμμετέχοντες σε μια ροή εργασιών έγκρισης συνήθως δεν επιτρέπεται να κάνουν αλλαγές στο στοιχείο που εξετάζεται. Αντί για αυτό, οι συμμετέχοντες μπορούν να ζητήσουν να γίνουν αλλαγές στο στοιχείο κατά τη διάρκεια της παρουσίας της ροής εργασιών. Εάν θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασιών στην οποία οι συμμετέχοντες εισάγουν σχόλια και εντοπισμένες αλλαγές στο ίδιο το στοιχείο, ανατρέξτε στο άρθρο Όλες οι πληροφορίες σχετικά με τις ροές εργασιών συλλογής σχολίων, στην ενότητα Δείτε επίσης .

Επίσης, οι ροές εργασιών έγκρισης δεν έχουν σχεδιαστεί για τη συλλογή υπογραφών. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασιών για τη συλλογή υπογραφών σε ένα έγγραφο του Microsoft Word, σε ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Excel ή σε μια φόρμα του Microsoft InfoPath, ανατρέξτε στο άρθρο Όλα σχετικά με τις ροές εργασίας "Συλλογή υπογραφών", στην ενότητα Δείτε επίσης.

Αρχή τμήματος

3. Ποιος μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτόν τον τύπο ροής εργασιών;

Για να προσθέσετε μια ροή εργασιών   Από προεπιλογή, πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες" για να προσθέσετε μια ροή εργασιών. (Η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και η ομάδα "Επισκέπτες" δεν έχουν.)

Για να ξεκινήσετε μια ροή εργασιών   Επίσης, από προεπιλογή, πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Επεξεργασία στοιχείων" για να ξεκινήσετε μια ροή εργασιών που έχει ήδη προστεθεί. (Η ομάδα "Μέλη" και η ομάδα "Κάτοχοι" έχουν και τα δύο δικαιώματα "Επεξεργασία στοιχείων" από προεπιλογή. Η ομάδα "Επισκέπτες" δεν διαθέτει.)

Εναλλακτικά, οι κάτοχοι μπορούν να επιλέξουν να ρυθμίσουν συγκεκριμένες ροές εργασιών, ώστε να μπορούν να ξεκινήσουν μόνο από τα μέλη της ομάδας "Κάτοχοι". (Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να απαιτείται διαχείριση Λίστες δικαιώματα για την έναρξη αυτής της ροής εργασιών, στην πρώτη σελίδα της φόρμας συσχέτισης.)

Αρχή τμήματος

4. Πώς σχεδιάζετε, προσθέτετε, εκτελείτε και διατηρείτε αυτόν τον τύπο ροής εργασιών;

Αυτά είναι τα βασικά στάδια:

• ΠΡΙΝ από την εκτελείται η ροή εργασιών (σχέδιο, προσθήκη, έναρξη)   
  Πριν προσθέσετε μια ροή εργασιών, σχεδιάστε πού θέλετε να την προσθέσετε (για μια μεμονωμένη λίστα ή βιβλιοθήκη ή για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών) και τις λεπτομέρειες του τρόπου λειτουργίας της. Αφού προσθέσετε και ρυθμίσετε τις παραμέτρους της ροής εργασιών, οποιοσδήποτε διαθέτει τα απαραίτητα δικαιώματα μπορεί να ξεκινήσει τη ροή εργασιών σε ένα συγκεκριμένο στοιχείο. Η ροή εργασιών μπορεί επίσης να ρυθμιστεί ώστε να εκτελείται αυτόματα. Οι αυτόματες εκτελέσεις μπορούν να ενεργοποιηθούν με βάση ένα ή και τα δύο συμβάντα ενεργοποίησης: όταν οποιοδήποτε στοιχείο προστίθεται ή δημιουργείται σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη ή όταν αλλάζει οποιοδήποτε στοιχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

• ΕΝΩ εκτελείται η ροή εργασιών (πλήρης, οθόνη, προσαρμογή)   
  Κατά την εκτέλεση της ροής εργασιών, οι μεμονωμένοι συμμετέχοντες ολοκληρώνουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις αποστέλλονται στους συμμετέχοντες που δεν πληρούν τις προθεσμίες των εργασιών. Στο μεταξύ, η πρόοδος της ροής εργασιών μπορεί να παρακολουθείται από μια κεντρική σελίδα "Κατάσταση ροής εργασιών" για τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασιών. Οι προσαρμογές της ροής εργασιών κατά την εκτελείται μπορούν να γίνουν από την ίδια σελίδα. και, εάν είναι απαραίτητο, η ροή εργασιών μπορεί να ακυρωθεί ή να τερματιστεί από εκεί.

• ΜΕΤΑ την εκτελείται η ροή εργασιών (αναθεώρηση, αναφορά, αλλαγή)   
  Όταν ολοκληρωθεί η ροή εργασιών, ολόκληρο το ιστορικό αυτής της εκτέλεσης (ή παρουσίας) μπορεί να αναθεωρηθεί για έως και 60 ημέρες στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας. Από την ίδια σελίδα, μπορούν να δημιουργηθούν στατιστικές αναφορές σχετικά με τις επιδόσεις αυτής της έκδοσης ροής εργασίας. Τέλος, εάν υπάρχει ποτέ κάτι που θέλετε να αλλάξετε σχετικά με τον τρόπο που λειτουργούν οι συναρτήσεις ροής εργασιών, μπορείτε να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε τη φόρμα συσχέτισης που συμπληρώσατε κατά την πρώτη προσθήκη της ροής εργασιών.

Το παρακάτω διάγραμμα ροής απεικονίζει αυτά τα στάδια από την οπτική γωνία του ατόμου που προσθέτει μια νέα ροή εργασιών.

Σε αυτό το τμήμα, προσδιορίζουμε τις αποφάσεις που πρέπει να λάβετε και τις πληροφορίες που πρέπει να συγκεντρώσετε πριν προσθέσετε μια έκδοση της ροής εργασιών "Έγκριση".

Εάν είστε ήδη εξοικειωμένοι με τον τρόπο προσθήκης αυτού του τύπου ροής εργασιών και χρειάζεστε μόνο μια υπενθύμιση σχετικά με τα συγκεκριμένα βήματα, μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στο κατάλληλο τμήμα Προσθήκη (Λίστα/βιβλιοθήκη ή Συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Πρότυπα και εκδόσεις

2. Εισαγωγή της φόρμας συσχέτισης

3. Δώδεκα ερωτήσεις για απάντηση

1. Πρότυπα και εκδόσεις

Οι ροές εργασιών που περιλαμβάνονται στα προϊόντα του SharePoint λειτουργούν ως κύρια πρότυπα στα οποία βασίζονται οι συγκεκριμένες, μεμονωμένες ροές εργασιών που προσθέτετε στις λίστες, τις βιβλιοθήκες και τη συλλογή τοποθεσιών σας.

Κάθε φορά που προσθέτετε μια ροή εργασίας "Έγκριση", για παράδειγμα, στην πραγματικότητα προσθέτετε μια έκδοση του προτύπου γενικής ροής εργασίας "Έγκριση". Δίνετε σε κάθε έκδοση το δικό της όνομα και τις δικές της ρυθμίσεις, τις οποίες καθορίζετε στη φόρμα συσχέτισης κατά την προσθήκη της συγκεκριμένης έκδοσης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προσθέσετε πολλές ροές εργασιών, όλες τις εκδόσεις που βασίζονται στο πρότυπο υποδείγματος ροής εργασιών έγκρισης, αλλά κάθε μία από τις εκδόσεις που ονομάζονται και προσαρμόζονται με τον συγκεκριμένο τρόπο που θα το χρησιμοποιήσετε. Οι καθορισμένες εκδόσεις μπορούν επίσης να αναφέρονται ως παρουσίες ροής εργασιών.

Αρχή τμήματος

2. Εισαγωγή της φόρμας συσχέτισης

Κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα έκδοση ροής εργασιών που βασίζεται σε ένα από τα πρότυπα ροής εργασιών που περιλαμβάνονται, συμπληρώνετε μια φόρμα συσχέτισης για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να λειτουργεί η νέα παρουσία σας.

Στην παρακάτω ενότητα, θα βρείτε μια λίστα με ερωτήσεις που θα σας προετοιμάσουν για να συμπληρώσετε τη φόρμα συσχέτισης. Πρώτα, όμως, αφιερώστε λίγο χρόνο για να δείτε τη φόρμα και τα πεδία της.

Πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού

Δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης

Τα πεδία στο κόκκινο πλαίσιο αυτής της δεύτερης σελίδας εμφανίζονται επίσης στη φόρμα προετοιμασίας, η οποία παρουσιάζεται κάθε φορά που η ροή εργασιών ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο και μπορεί να υποστεί επεξεργασία εκεί για τη συγκεκριμένη μεμονωμένη εκτέλεση.

Αρχή τμήματος

3. Δώδεκα ερωτήσεις προς απάντηση

Μόλις βρείτε την απάντηση σε όλες τις ερωτήσεις αυτής της ενότητας, είστε έτοιμοι να προσθέσετε τη ροή εργασιών σας.

1. Αυτός είναι ο σωστός τύπος ροής εργασίας;

2. Μία λίστα ή βιβλιοθήκη ή ολόκληρη η συλλογή τοποθεσιών; και έναν τύπο περιεχομένου ή όλους τους τύπους περιεχομένου;

3. Ποιο είναι το καλό όνομα;

4. Λίστες εργασιών και λίστες ιστορικού: Υπάρχουσες ή νέες;

5. Πώς μπορεί (και από ποιον) να ξεκινήσει αυτή η ροή εργασιών;

6. Οι τύποι περιεχομένου στους οποίους μεταβιβάζονται οι τύποι περιεχομένου από αυτόν λαμβάνουν επίσης αυτήν τη ροή εργασίας;

7. Συμμετέχοντες: Ποια άτομα, με ποια σειρά;

8. Ποιες πρόσθετες πληροφορίες χρειάζονται οι συμμετέχοντες;

9. Πότε πρέπει να παραδοθούν οι εργασίες;

10. Πότε τελειώνει αυτή η ροή εργασίας;

11. Ποιος πρέπει να ειδοποιηθεί;

12. Αυτή η ροή εργασιών θα ελέγχει την έγκριση περιεχομένου;

01. Αυτός είναι ο σωστός τύπος ροής εργασιών;

Υπάρχουν πολλά πρότυπα ροής εργασιών που έχουν τη λέξη "Έγκριση" στα ονόματά τους. Αυτό το άρθρο αφορά το πρότυπο ροής εργασιών που εμφανίζεται στο μενού ως Έγκριση – SharePoint 2010. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτός ο τύπος ροής εργασίας είναι η καλύτερη επιλογή για εσάς, ανατρέξτε στο τμήμα ΜΑΘΕΤΕ αυτού του άρθρου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα άλλα πρότυπα ροής εργασιών που είναι διαθέσιμα, ανατρέξτε στο άρθρο Πληροφορίες για τις ροές εργασιών που περιλαμβάνονται στο SharePoint, στην ενότητα Δείτε επίσης .

Αρχή τμήματος

02. Μία λίστα ή βιβλιοθήκη ή ολόκληρη η συλλογή τοποθεσιών; (και) Ένας τύπος περιεχομένου ή όλοι οι τύποι περιεχομένου;

Μπορείτε να κάνετε τη νέα έκδοση της ροής εργασιών "Έγκριση" διαθέσιμη μόνο σε μία λίστα ή βιβλιοθήκη ή μπορείτε να την καταστήσετε διαθέσιμη σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών.

• Εάν προσθέσετε τη ροή εργασιών για μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορείτε να τη ρυθμίσετε ώστε να εκτελείται είτε σε όλους τους τύπους περιεχομένου είτε μόνο σε έναν μόνο τύπο περιεχομένου.

• Ωστόσο, εάν προσθέσετε τη ροή εργασιών για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών, πρέπει να τη ρυθμίσετε ώστε να εκτελείται μόνο σε έναν μόνο τύπο περιεχομένου τοποθεσίας.

Τι είναι ο τύπος περιεχομένου;

Κάθε έγγραφο ή άλλο στοιχείο που είναι αποθηκευμένο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint ανήκει σε έναν ή άλλον τύπο περιεχομένου. Ένας τύπος περιεχομένου μπορεί να είναι τόσο βασικός και γενικός όσο το Έγγραφο ή το Υπολογιστικό φύλλο του Excel ή τόσο εξειδικευμένος όσο η Νομική σύμβαση ή η Προδιαγραφή σχεδίασης προϊόντος. Ορισμένοι τύποι περιεχομένου είναι διαθέσιμοι στα προϊόντα του SharePoint από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να τους προσαρμόσετε και να προσθέσετε άλλους που δημιουργείτε μόνοι σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα Δημιουργία ή προσαρμογή τύπου περιεχομένου τοποθεσίας και Προσθήκη τύπου περιεχομένου σε λίστα ή βιβλιοθήκη.

Αρχή τμήματος

03. Ποιο είναι το καλό όνομα;

Δώστε ένα όνομα στην έκδοση ροής εργασιών που:

• Υποδεικνύει με σαφήνεια για ποιο λόγο χρησιμοποιείται.

• Το ξεχωρίζει με σαφήνεια από άλλες ροές εργασιών.

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι είστε μέλος μιας ομάδας συντακτών. Η ομάδα σας θέλει να χρησιμοποιήσει δύο διαφορετικές ροές εργασιών έγκρισης για τη διαχείριση υποβολών εγγράφων από εξωτερικούς συνεργάτες:

• Θα εκτελέσετε την πρώτη ροή εργασιών σε κάθε έγγραφο που υποβάλλεται για να αποφασίσετε εάν θα το αποδεχθείτε για τη διαδικασία επεξεργασίας.

• Αφού αποδεχτείτε και επεξεργαστείτε ένα έγγραφο που υποβλήθηκε, θα εκτελέσετε τη δεύτερη ροή εργασιών στο επεξεργασμένο πρόχειρο για να αποφασίσετε εάν θα το αποδεχθείτε ως ολοκληρωμένο.

Μπορείτε να ονομάσετε την πρώτη ροή εργασίας Αποδοχή έγκρισης υποβολής και τη δεύτερη Τελική έγκριση πρόχειρου.

Αρχή τμήματος

04. Λίστες εργασιών και λίστες ιστορικού: Υπάρχουσες ή νέες;

Μπορείτε να ρυθμίσετε τη ροή εργασιών σας ώστε να χρησιμοποιεί την προεπιλεγμένη λίστα εργασιών και τη λίστα "Ιστορικό" της τοποθεσίας, να χρησιμοποιεί άλλες υπάρχουσες λίστες εργασιών και ιστορικού ή να ζητά νέες λίστες μόνο για αυτήν τη ροή εργασιών.

• Εάν η τοποθεσία σας θα έχει πολλές ροές εργασιών ή εάν ορισμένες ροές εργασιών θα περιλαμβάνουν πολλές εργασίες, εξετάστε το ενδεχόμενο να ζητήσετε νέες λίστες για κάθε ροή εργασιών. (Η διαχείριση λιστών μεγάλου μήκους μπορεί να επιβραδύνει τις επιδόσεις. Είναι πιο γρήγορο και πιο εύκολο για το σύστημα να διατηρεί αρκετές συντομότερες λίστες από μία πολύ μεγάλη.)

• Εάν οι εργασίες και το ιστορικό για αυτήν τη ροή εργασιών θα περιέχουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα τα οποία θα θέλετε να διατηρήσετε διαχωρισμένα από τη γενική λίστα εργασιών, τότε θα πρέπει οπωσδήποτε να υποδείξετε ότι θέλετε νέες, ξεχωριστές λίστες για αυτήν τη ροή εργασιών. (Αφού προσθέσετε τη ροή εργασιών, βεβαιωθείτε ότι έχουν οριστεί κατάλληλα δικαιώματα για τις νέες λίστες.)

Αρχή τμήματος

05. Πώς (και από ποιον) μπορεί να ξεκινήσει αυτή η ροή εργασιών;

Μια ροή εργασιών μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά μόνο με μη αυτόματο τρόπο, μόνο αυτόματα ή με οποιονδήποτε τρόπο:

• Όταν ξεκινάτε με μη αυτόματο τρόπο μια ροή εργασίας "Έγκριση" σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή στοιχείο, παρουσιάζεται μια άλλη φόρμα, η φόρμα προετοιμασίας. Η φόρμα προετοιμασίας περιέχει τις περισσότερες από τις ρυθμίσεις της δεύτερης σελίδας της φόρμας συσχέτισης . Με αυτόν τον τρόπο, εάν το άτομο που ξεκινά τη ροή εργασιών θέλει να αλλάξει οποιαδήποτε από αυτές τις ρυθμίσεις (μόνο για την τρέχουσα παρουσία), μπορεί να το κάνει προτού κάνει κλικ στο κουμπί Έναρξη. Μεταβείτε στη λίστα > μενού περιβάλλοντος Στοιχείο > Ροές εργασίας > Επιλέξτε τη ροή εργασιών για να την ξεκινήσετε με μη αυτόματο τρόπο.

• Με την αυτόματη έναρξη, φυσικά, δεν υπάρχει δυνατότητα παρουσίασης μιας φόρμας προετοιμασίας, επομένως οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις που καθορίζονται στη φόρμα συσχέτισης χρησιμοποιούνται χωρίς αλλαγές.

Η παρακάτω εικόνα δείχνει τη διαφορά μεταξύ μη αυτόματων εκκινήσεων και αυτόματων εκκινήσεων.

Οι αλλαγές που κάνετε στη φόρμα προετοιμασίας εφαρμόζονται μόνο κατά τη διάρκεια της τρέχουσας παρουσίας της ροής εργασιών. Για να αλλάξετε τις μόνιμες, προεπιλεγμένες ρυθμίσεις της ροής εργασιών, μπορείτε να επεξεργαστείτε την αρχική φόρμα συσχέτισης , όπως περιγράφεται στο τμήμα CHANGE αυτού του άρθρου.

Μη αυτόματη εκκίνηση

Εάν επιτρέψετε τις μη αυτόματες εκκινήσεις, οποιοσδήποτε έχει τα απαραίτητα δικαιώματα μπορεί να ξεκινήσει τη ροή εργασιών σε οποιοδήποτε κατάλληλο στοιχείο οποιαδήποτε στιγμή.

Τα πλεονεκτήματα μιας μη αυτόματης εκκίνησης είναι ότι εσείς και οι συνάδελφοί σας μπορείτε να εκτελέσετε τη ροή εργασιών μόνο όταν και εάν το επιλέξετε και ότι κάθε φορά που την εκτελείτε θα έχετε την ευκαιρία να αλλάξετε ορισμένες ρυθμίσεις χρησιμοποιώντας τη φόρμα προετοιμασίας.

Ένα γρήγορο παράδειγμα    Εάν θέλετε να εκτελείτε τη ροή εργασιών σας μόνο σε στοιχεία που έχουν συνταθεί από ένα συντάκτη εκτός της ομάδας σας, τότε η εκκίνηση μόνο με μη αυτόματο τρόπο θα εμποδίσει την αυτόματη εκτέλεσή της σε στοιχεία που έχουν συνταθεί από εσάς και τα μέλη της ομάδας σας. (Μια εναλλακτική λύση: Διατηρήστε μία λίστα ή βιβλιοθήκη για στοιχεία από συντάκτες στην ομάδα σας και μια ξεχωριστή λίστα ή βιβλιοθήκη για στοιχεία από όλους τους άλλους συντάκτες. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εκτελέσετε αυτόματα τη ροή εργασιών, αλλά μόνο στη λίστα των εξωτερικών συντακτών. Μια άλλη λύση: προσθέστε μια συνθήκη IF και ορίστε την επιλογή Δημιουργήθηκε από στο συγκεκριμένο άτομο.

Το κύριο μειονέκτημα της μη αυτόματης εκκίνησης είναι ότι κάποιος πρέπει να θυμάται να εκτελεί τη ροή εργασιών όποτε είναι απαραίτητο.

Αυτόματες εκκινήσεις

Μπορείτε να ρυθμίσετε τη ροή εργασιών ώστε να ξεκινά αυτόματα από οποιοδήποτε από τα ακόλουθα συμβάντα:

• Κάποιος επιχειρεί να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση ενός στοιχείου.

• Δημιουργείται ή αποστέλλεται ένα νέο στοιχείο στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

• Ένα στοιχείο που είναι ήδη αποθηκευμένο στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη αλλάζει.

Το πλεονέκτημα μιας αυτόματης εκκίνησης είναι ότι κανείς δεν χρειάζεται να θυμηθεί να ξεκινήσει τη ροή εργασιών. Εκτελείται κάθε φορά που παρουσιάζεται ένα συμβάν ενεργοποίησης.

Ένα γρήγορο παράδειγμα    Εάν είστε υπεύθυνοι για την ακρίβεια και την καταλληλότητα των στοιχείων σε μια λίστα, μπορείτε να προσθέσετε μια ροή εργασιών "Έγκριση" σε αυτήν τη λίστα και να καθορίσετε τον εαυτό σας ως το μοναδικό συμμετέχοντα. Μπορείτε να ρυθμίσετε τη ροή εργασιών έτσι ώστε να ξεκινά αυτόματα κάθε φορά που αλλάζει ένα στοιχείο στη λίστα και κάθε φορά που προστίθεται ένα νέο στοιχείο. Με αυτόν τον τρόπο, θα διατηρείτε πάντα ενημερωμένους.

Δύο μειονεκτήματα της αυτόματης εκκίνησης:

• Δεν μπορείτε να διακόψετε την εκτέλεση της ροής εργασιών κάθε φορά που παρουσιάζεται ένα συμβάν ενεργοποίησης.

• Δεν μπορείτε να αλλάξετε ρυθμίσεις στην αρχή της μεμονωμένης παρουσίας.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αυτόματη εκτέλεση της ροής εργασίας "Έγκριση" κάθε φορά που κάποιος επιχειρεί να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση ενός στοιχείου, ανατρέξτε στο τμήμα Στοιχείο ελέγχου αυτού του άρθρου.

Αρχή τμήματος

06. Οι τύποι περιεχομένου στους οποίους μεταβιβάζονται οι τύποι περιεχομένου από αυτόν λαμβάνουν επίσης αυτήν τη ροή εργασιών;

Μόνο όταν προσθέτετε μια ροή εργασιών σε έναν τύπο περιεχομένου για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών, σας δίνεται η επιλογή να προσθέσετε επίσης τη ροή εργασιών σε όλους τους άλλους τύπους περιεχομένου στη συλλογή τοποθεσιών στους οποίους μεταβιβάζονται από τον τύπο περιεχομένου στον οποίο προσθέτετε τη ροή εργασιών.

Σημειώσεις

• Η λειτουργία που ολοκληρώνει την πρόσθετη προσθήκη μπορεί να χρειαστεί πολύ χρόνο για να ολοκληρωθεί.

• Εάν η μεταβίβαση έχει διακοπεί για τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες όπου θέλετε να προστεθεί αυτή η ροή εργασιών στη μεταβίβαση τύπων περιεχομένου, βεβαιωθείτε ότι είστε μέλος της ομάδας "Κάτοχοι" σε κάθε μία από αυτές τις τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν από την εκτέλεση αυτής της λειτουργίας.

Αρχή τμήματος

07. Συμμετέχοντες: Ποια άτομα, με ποια σειρά;

Θα πρέπει να δώσετε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε άτομο στο οποίο θα ανατίθενται εργασίες αναθεώρησης.

Ένα στάδιο ή πολλά στάδια;    Μπορείτε να επιλέξετε να έχετε μόνο ένα στάδιο αναθεώρησης εργασιών ή να έχετε πολλά στάδια. Εάν έχετε περισσότερα από ένα στάδια, τα στάδια θα εκτελούνται το ένα μετά το άλλο.

Παράλληλες κριτικές ή σειριακές κριτικές;    Για τους συμμετέχοντες σε οποιοδήποτε στάδιο, μπορείτε να επιλέξετε είτε να αναθέσετε τις εργασίες αναθεώρησης σε όλους ταυτόχρονα (παράλληλα) είτε να αναθέσετε τις εργασίες αναθεώρησης το ένα μετά το άλλο (σειριακά) με τη σειρά που υποδεικνύετε. Η σειριακή επιλογή μπορεί να είναι χρήσιμη εάν, για παράδειγμα, ρυθμίσετε τη ροή εργασιών ώστε να τελειώνει μετά την πρώτη απόρριψη — ή εάν θέλετε οι συμμετέχοντες να μπορούν να δουν περαιτέρω σχόλια από προηγούμενους συμμετέχοντες στο πλαίσιο των αναθεωρήσεων τους.

Παράδειγμα

Αυτό το απλό σενάριο παρουσιάζει μερικά από τα πλεονεκτήματα τόσο των πολλαπλών σταδίων όσο και των σειριακών αναθεωρήσεων:

Ας υποθέσουμε ότι ο Frank προσθέτει μια νέα ροή εργασίας "Έγκριση". Θέλει οι συνάδελφοί του Άννα και Σον να αναθεωρούν πρώτα κάθε στοιχείο, πριν το εξετάσει ο ίδιος. Θέλει επίσης η ροή εργασιών να τελειώσει πριν από τη δική του αναθεώρηση εάν είτε η Άννα είτε ο Γιάννης απορρίψουν το στοιχείο. Ο Φρανκ μπορεί να το ρυθμίσει με έναν από τους εξής δύο τρόπους:

• Με τη χρήση ενός σειριακού ελέγχου   Ο Φρανκ οργανώνει μια σειριακή αναθεώρηση ενός σταδίου στην οποία η Άννα και ο Σον είναι οι δύο πρώτοι συμμετέχοντες και είναι ο τρίτος. και επιλέγει " Τέλος στην πρώτη απόρριψη ".
  Σε αυτή τη συμφωνία, η Άννα πρέπει να εγκρίνει το στοιχείο πριν ανατεθεί η εργασία του Γιάννη και, στη συνέχεια, ο Γιάννης πρέπει να εγκρίνει το στοιχείο πριν ανατεθεί η εργασία του Κώστα. Εάν η Άννα απορρίψει το στοιχείο, δεν θα αναθέσει μια εργασία ούτε στον Γιάννη ούτε στον Φρανκ. και αν η Άννα εγκρίνει αλλά ο Σον απορρίψει, τότε η ροή εργασιών τελειώνει πριν ανατεθεί ποτέ η εργασία αναθεώρησης του Φρανκ.
  Δείτε πώς ο Φρανκ ρυθμίζει την σειριακή αναθεώρηση ενός σταδίου.
  
  

• Με τη χρήση δύο σταδίων   Εάν ο Φρανκ θέλει να ανατεθεί η Άννα και ο Γιάννης στις κριτικές τους ταυτόχρονα, έτσι ώστε ο Γιάννης να μην χρειάζεται να περιμένει να τελειώσει η Άννα πριν ξεκινήσει, μπορεί να δημιουργήσει δύο στάδια στη ροή εργασιών: το πρώτο παράλληλο στάδιο για τις κριτικές της Άννας και του Γιάννη και το δεύτερο ξεχωριστό στάδιο μόνο για τη δική του αναθεώρηση. Και πάλι, επιλέγει τέλος στην πρώτη επιλογή απόρριψης . Το δεύτερο στάδιο δεν θα ξεκινήσει μέχρι να ολοκληρωθεί το πρώτο στάδιο. έτσι και πάλι, αν η Άννα ή ο Σον απορρίψουν το στοιχείο, η εργασία αναθεώρησης του Φρανκ δεν θα ανατεθεί ποτέ.
  Να πώς ο Φρανκ ρυθμίζει την παράλληλη αναθεώρησή του σε δύο στάδια.
  
  

Ακολουθούν διαγράμματα και των δύο λύσεων.

Εξωτερικοί συμμετέχοντες    Υπάρχει μια ειδική διαδικασία για τη συμπερίληψη των συμμετεχόντων που δεν είναι μέλη του οργανισμού σας στο SharePoint. Σε αυτήν τη διαδικασία, ένα μέλος τοποθεσίας ενεργεί ως διακομιστής μεσολάβησης για τον εξωτερικό συμμετέχοντα.

Ακολουθεί ένα διάγραμμα αυτής της διαδικασίας:

Να αναθέσετε μία εργασία σε κάθε ομάδα ή σε κάθε μέλος της ομάδας;    Εάν συμπεριλάβετε μια διεύθυνση ομάδας ή μια λίστα διανομής μεταξύ των συμμετεχόντων στη ροή εργασιών σας, μπορείτε να αναθέσετε μια εργασία σε κάθε μέλος της ομάδας μέσω της ροής εργασιών ή να αναθέσετε μόνο μία εργασία σε ολόκληρη την ομάδα (αλλά να στείλετε μια ειδοποίηση για αυτή τη μεμονωμένη εργασία σε κάθε μέλος). Όταν εκχωρείται μόνο μία εργασία σε ολόκληρη την ομάδα, κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει αυτή τη μεμονωμένη εργασία. (Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας εργασίας ομάδας στο πλήρες τμήμα αυτού του άρθρου.)

Αρχή τμήματος

08. Ποιες πρόσθετες πληροφορίες χρειάζονται οι συμμετέχοντες;

Υπάρχει ένα πεδίο κειμένου στη φόρμα συσχέτισης όπου μπορείτε να δώσετε οδηγίες, λεπτομέρειες σχετικά με τις απαιτήσεις, τους πόρους και ούτω καθεξής.

Δύο πράγματα που μπορεί να συμπεριλάβετε:

• Στοιχεία επικοινωνίας, σε περίπτωση που οι συμμετέχοντες αντιμετωπίζουν δυσκολίες ή ερωτήσεις.

• Εάν η ροή εργασιών θα αναθέσει μόνο μία εργασία σε κάθε ομάδα ή λίστα διανομής, αναφέρετε εδώ ότι ένα μόνο μέλος κάθε τέτοιας ομάδας θα πρέπει να διεκδικήσει την εργασία πριν την ολοκληρώσει. Με αυτόν τον τρόπο, τα άλλα μέλη της ομάδας δεν χάνουν χρόνο ξεκινώντας την ίδια εργασία. Θα βρείτε τις λεπτομέρειες σχετικά με τη διεκδίκηση μιας εργασίας ομάδας στο πλήρες τμήμα αυτού του άρθρου

Αρχή τμήματος

09. Πότε πρέπει να παραδοθούν οι εργασίες;

Μπορείτε να υποδείξετε πότε πρέπει να παραδοθούν οι εργασίες ροής εργασιών με έναν ή και τους δύο τρόπους:

Κατά ημερομηνία ημερολογίου    Μπορείτε να καθορίσετε μία ημερομηνία ημερολογίου κατά την οποία πρέπει να παραδοθούν όλες οι εργασίες.

• Εάν ρυθμίσετε τη ροή εργασιών σας ώστε να ξεκινά αυτόματα, συνήθως δεν θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτή την επιλογή. Αυτό συμβαίνει επειδή η τιμή ημερομηνίας που καθορίζετε δεν προσαρμόζεται αυτόματα σε σχέση με την τρέχουσα ημερομηνία κάθε φορά που ξεκινά αυτόματα η ροή εργασίας.

Κατά διάρκεια εργασίας    Μπορείτε να καθορίσετε έναν αριθμό ημερών, εβδομάδων ή μηνών που θα επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας, ξεκινώντας από τη στιγμή που ανατίθεται αυτή η εργασία.

• Μια προθεσμία ημερολογίου αντικαθιστά μια καθορισμένη διάρκεια εργασίας. Αυτό είναι: Εάν σήμερα είναι η 10η Ιουνίου και μου έχει ανατεθεί μια εργασία σήμερα που έχει διάρκεια τριών ημερών, αλλά η οποία έχει επίσης μια ημερολογιακή προθεσμία στις 11 Ιουνίου, τότε η εργασία θα πρέπει να ολοκληρωθεί στις 11 Ιουνίου (η προθεσμία του ημερολογίου) και όχι στις 13 Ιουνίου (η λήξη της τριήμερης διάρκειας).

Αρχή τμήματος

10. Πότε τελειώνει αυτή η ροή εργασιών;

Για να αποφύγετε τη σπατάλη χρόνου που αφιερώνεται σε περιττές κριτικές, μπορείτε να επιλέξετε να λήγει αμέσως η ροή εργασιών (πριν από την καθορισμένη ή την υπολογιζόμενη προθεσμία) όταν προκύπτει ένα από τα δύο συμβάντα:

• Κάθε συμμετέχων απορρίπτει το στοιχείο.

• Το στοιχείο αλλάζει με οποιονδήποτε τρόπο.

Αρχή τμήματος

11. Ποιος πρέπει να ειδοποιηθεί;

Στο πεδίο "Κοιν.", στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης, μπορείτε να εισαγάγετε ονόματα ή διευθύνσεις για κάθε άτομο που πρέπει να ειδοποιείται κάθε φορά που ξεκινά ή τελειώνει αυτή η ροή εργασίας.

• Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασιών σε αυτό το άτομο.

• Όταν η ροή εργασιών ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και λήξης χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

• Όταν η ροή εργασιών ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και λήξης χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

Αρχή τμήματος

12. Αυτή η ροή εργασιών θα ελέγχει την έγκριση περιεχομένου;

Μπορεί να έχετε λίστες ή βιβλιοθήκες στις οποίες θέλετε τα νέα στοιχεία ή/και οι νέες εκδόσεις των τρεχόντων στοιχείων να αναθεωρηθούν για την ακρίβεια του περιεχομένου τους ή για την καταλληλότητα της φόρμας και του στυλ τους, πριν γίνουν ορατά σε όλους τους χρήστες που έχουν πρόσβαση στη λίστα. Αυτού του είδους η διαδικασία αναθεώρησης ονομάζεται έγκριση περιεχομένου.

Στα προϊόντα SharePoint, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασιών "Έγκριση" για να κάνετε τη διαδικασία έγκρισης περιεχομένου ακόμα πιο εύκολη και αποτελεσματική. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα Έλεγχος έγκρισης περιεχομένου αυτού του άρθρου.

Τι ακολουθεί;

Εάν είστε έτοιμοι να προσθέσετε τη νέα ροή εργασίας "Έγκριση" στη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τη συλλογή τοποθεσιών σας, μεταβείτε στο κατάλληλο τμήμα Προσθήκη (Λίστα/βιβλιοθήκη ή Συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Μπορεί να έχετε λίστες και βιβλιοθήκες στις οποίες θέλετε τα νέα στοιχεία ή/και οι νέες εκδόσεις των τρεχόντων στοιχείων να αναθεωρηθούν για την ακρίβεια του περιεχομένου τους ή την καταλληλότητα της φόρμας και του στυλ τους πριν γίνουν ορατά σε όλα τα άτομα που έχουν πρόσβαση στη λίστα. Αυτού του είδους η διαδικασία αναθεώρησης ονομάζεται έγκριση περιεχομένου.

Στα προϊόντα SharePoint, μπορείτε να ελέγχετε την έγκριση περιεχομένου με μη αυτόματο τρόπο, χωρίς ροή εργασιών. ωστόσο, μια ροή εργασιών έγκρισης του SharePoint μπορεί να κάνει τη διαδικασία ακόμα πιο εύκολη και πιο αποτελεσματική.

Εάν δεν είστε ήδη εξοικειωμένοι με τις δυνατότητες διαχείρισης εκδόσεων και έγκρισης περιεχομένου στα προϊόντα SharePoint, συνιστάται να ξεκινήσετε με μια αναθεώρηση των ακόλουθων άρθρων:

• Απαίτηση έγκρισης στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσίας

• Έγκριση ή απόρριψη στοιχείων ή αρχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσίας

• Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων για τη διαχείριση εκδόσεων μιας λίστας ή βιβλιοθήκης

Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μια ροή εργασίας "Έγκριση" μπορεί να ελέγξει τη διαδικασία έγκρισης περιεχομένου, με κάθε τρόπο που συσχετίζεται με ένα μόνο στοιχείο ελέγχου στις φόρμες συσχέτισης που συμπληρώνετε κατά την πρώτη προσθήκη της ροής εργασίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη ροή εργασιών για το ένα ή και για τα δύο.

Έλεγχος της δημοσίευσης κύριων εκδόσεων

Στην περιοχή Επιλογές έναρξης της πρώτης σελίδας της φόρμας συσχέτισης, υπάρχει η επιλογή Έναρξη αυτής της ροής εργασιών για έγκριση της δημοσίευσης μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου. Σημειώστε τα εξής:

• Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για μια ροή εργασίας "Έγκριση" που εκτελείται σε όλους τους τύπους περιεχομένου σε μία λίστα ή βιβλιοθήκη και όχι για οποιαδήποτε ροή εργασιών που εκτελείται σε στοιχεία ενός μόνο τύπου περιεχομένου.

• Για να είναι διαθέσιμη αυτή η επιλογή, η έγκριση περιεχομένου πρέπει να είναι ενεργοποιημένη για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στη σελίδα Ρυθμίσεις έκδοσης και η επιλογή Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων πρέπει να είναι ενεργοποιημένη στην ίδια σελίδα.

• Εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, οι δύο επιλογές που θα ακολουθήσουν δεν θα είναι διαθέσιμες: Ξεκινήστε αυτήν τη ροή εργασιών κατά τη δημιουργία ενός νέου στοιχείου και Ξεκινήστε αυτήν τη ροή εργασιών όταν αλλάζει ένα στοιχείο.

• Εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, η ροή εργασίας θα εκτελείται αυτόματα σε ένα στοιχείο μόνο όταν κάποιος επιχειρήσει να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση αυτού του στοιχείου.

• Σε οποιαδήποτε λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορεί να υπάρχει μόνο μία ροή εργασιών "Έγκριση" που χρησιμοποιείται για την έγκριση δημοσίευσης κύριων εκδόσεων. Εάν προσπαθήσετε να καθορίσετε μια δεύτερη ροή εργασιών στην ίδια λίστα ή βιβλιοθήκη για αυτήν τη συνάρτηση, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τη μία ή την άλλη.

Το στοιχείο ελέγχου δεν βασίζεται στη διαχείριση εκδόσεων

Στην περιοχή Ενεργοποίηση έγκρισης περιεχομένου της δεύτερης σελίδας της φόρμας συσχέτισης, υπάρχει η επιλογή Ενημέρωση της κατάστασης έγκρισης μετά την ολοκλήρωση της ροής εργασιών (χρησιμοποιήστε αυτήν τη ροή εργασίας για τον έλεγχο της έγκρισης περιεχομένου).

Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη στη φόρμα, ανεξάρτητα από το εάν απαιτείται έγκριση περιεχομένου ή όχι στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Σε κάθε περίπτωση, η τιμή στο πεδίο Έγκριση για το στοιχείο ενημερώνεται με βάση το αποτέλεσμα της ροής εργασιών.

Χρησιμοποιώντας αυτή την επιλογή, μπορείτε να κάνετε ένα από τα εξής:

• Να εκτελείται πάντα η ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο ή

• Ορίστε μία ή περισσότερες από τις επιλογές αυτόματης εκκίνησης στην πρώτη σελίδα της φόρμας συσχέτισης ή

• Να επιτρέπονται τόσο οι μη αυτόματες όσο και οι αυτόματες εκκινήσεις

Στοιχείο ελέγχου περιεχομένου για τοποθεσίες δημοσίευσης στο web

Το στοιχείο ελέγχου περιεχομένου είναι μια εξειδικευμένη διαδικασία σε τοποθεσίες που δημοσιεύουν σελίδες στο web. Αντίστοιχα, υπάρχει μια εξειδικευμένη ροή εργασίας "Έγκριση δημοσίευσης" για χρήση σε τοποθεσίες δημοσίευσης, καθώς και ένα πρότυπο τοποθεσίας (με το όνομα "Τοποθεσία δημοσίευσης με ροή εργασιών") που περιλαμβάνει μια έκδοση αυτής της ροής εργασιών που έχει ήδη προσαρμοστεί για χρήση στη δημοσίευση στο Web.

Τι ακολουθεί;

Εάν είστε έτοιμοι να προσθέσετε τη νέα ροή εργασίας "Έγκριση" στη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τη συλλογή τοποθεσιών σας, μεταβείτε στο κατάλληλο τμήμα Προσθήκη (Λίστα/βιβλιοθήκη ή Συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Εάν δεν είστε ακόμη εξοικειωμένοι με την προσθήκη ροών εργασιών, ίσως σας φανεί χρήσιμο να εξετάσετε τόσο το τμήμα ΜΑΘΕΤΕ όσο και το τμήμα ΣΧΕΔΙΟ σε αυτό το άρθρο πριν προχωρήσετε με τα βήματα σε αυτό το τμήμα.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Πριν ξεκινήσετε

2. Προσθήκη της ροής εργασίας

1. Πριν ξεκινήσετε

Δύο θέματα πρέπει να είναι με τη σειρά για να μπορέσετε να προσθέσετε μια ροή εργασιών:

Email    Για την αποστολή ειδοποιήσεων και υπενθυμίσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη ροή εργασιών, πρέπει να είναι ενεργοποιημένα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την τοποθεσία σας στο SharePoint. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτό έχει ήδη γίνει, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint. Ανατρέξτε επίσης στο θέμα SharePoint 2013 Βήμα προς βήμα: Ρύθμιση εξερχόμενου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δικαιώματα    Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του SharePoint απαιτούν να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες" για να προσθέσετε ροές εργασιών για λίστες, βιβλιοθήκες ή συλλογές τοποθεσιών. (Η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" δεν έχουν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο τμήμα ΜΑΘΕΤΕ αυτού του άρθρου.)

Αρχή τμήματος

2. Προσθήκη της ροής εργασιών

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να προσθέσετε τη ροή εργασιών.

2. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη .

   Σημείωση: Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίου, η καρτέλα ονομάζεται Ημερολόγιο.

3. Στην ομάδα Ρυθμίσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις ροής εργασίας, στην περιοχή Εμφάνιση συσχετίσεων ροής εργασιών αυτού του τύπου, καθορίστε εάν θέλετε η ροή εργασιών να εκτελείται στο έγγραφο, τη λίστα ή ένα φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ροής εργασίας.

5. Συμπληρώστε την πρώτη σελίδα της φόρμας συσχέτισης.
   (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

   

   	Τύπος περιεχομένου Διατηρήστε την προεπιλεγμένη επιλογή ως Όλα ή επιλέξτε έναν συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου.
   	Πρότυπο Επιλέξτε το πρότυπο Έγκριση – SharePoint 2010 . Σημείωση: Εάν το πρότυπο Έγκριση – SharePoint 2010 δεν εμφανίζεται στη λίστα, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε σχετικά με την ενεργοποίησή του για τη συλλογή τοποθεσιών ή το χώρο εργασίας σας. Εάν είστε διαχειριστής, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις τοποθεσίας > δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών > δυνατότητα Ενεργοποίηση ροών εργασιών .
   	Όνομα Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτήν τη ροή εργασιών. Το όνομα θα προσδιορίσει αυτήν τη ροή εργασιών για τους χρήστες αυτής της λίστας ή βιβλιοθήκης. Για προτάσεις σχετικά με την ονομασία της ροής εργασιών σας, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Λίστα εργασιών Επιλέξτε μια λίστα εργασιών για χρήση με αυτήν τη ροή εργασιών. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα εργασιών ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Νέα λίστα εργασιών για να δημιουργηθεί μια νέα λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας εργασιών (σε αντίθεση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Λίστα ιστορικού Επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασιών. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα ιστορικού ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Ιστορικό ροής εργασίας (νέο) για να δημιουργηθεί μια νέα λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας ιστορικού (σε αντίθεση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Επιλογές έναρξης Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να ξεκινήσει αυτή η ροή εργασιών. Για πληροφορίες σχετικά με την επιλογή επιλογών έναρξης, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑ αυτού του άρθρου. Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της ροής εργασιών για τον έλεγχο της έγκρισης περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένης της δημοσίευσης κύριων εκδόσεων, ανατρέξτε στο τμήμα Στοιχείο ελέγχου αυτού του άρθρου. Σημειώστε ότι η επιλογή Έναρξη αυτής της ροής εργασιών για έγκριση της δημοσίευσης μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου δεν εμφανίζεται εάν προσθέτετε τη ροή εργασιών μόνο για έναν μόνο τύπο περιεχομένου. Σημειώστε επίσης ότι εάν επιλέξετε Έναρξη αυτής της ροής εργασιών για να εγκρίνετε τη δημοσίευση μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου, τα δύο παρακάτω πλαίσια ελέγχου γίνονται μη διαθέσιμα.

6. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη φόρμα είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

7. Συμπληρώστε τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης.
   (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

   Σημείωση: Τα προϊόντα του SharePoint παρέχουν τις πρώτες επιλογές σε αυτή τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης — αριθμοί ένα έως επτά στην παρακάτω εικόνα, από τους υπεύθυνους έγκρισης έως την κοινοποίηση — κάθε φορά που ξεκινάτε τη ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο, ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτές τις επιλογές μόνο για τη συγκεκριμένη παρουσία.

   

   	Ανάθεση σε Εισαγάγετε ονόματα ή διευθύνσεις για τα άτομα στα οποία θέλετε να αναθέτει εργασίες η ροή εργασιών. Εάν οι εργασίες θα ανατεθούν μία κάθε φορά (σειριακά)    Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία πρέπει να ανατεθούν οι εργασίες. Εάν όλες οι εργασίες θα ανατεθούν ταυτόχρονα (παράλληλα)    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία. Εάν αναθέτετε μια εργασία σε κάποιον εκτός του οργανισμού    SharePoint Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη συμπερίληψη εξωτερικών συμμετεχόντων, ανατρέξτε στο τμήμα Complete αυτού του άρθρου.
   	Σειρά Καθορίστε εάν οι εργασίες πρέπει να ανατίθενται μία κάθε φορά (σειριακά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της σειριακής σειράς και της παράλληλης σειράς, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Προσθήκη νέου σταδίου Προσθέστε τα στάδια που θέλετε πέρα από τα πρώτα στάδια που μόλις ρυθμίσατε. Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Αντιστοίχιση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Ανάπτυξη ομάδων Για να ανατεθεί μία εργασία σε κάθε μέλος κάθε ομάδας που εισάγετε στο πεδίο Ανάθεση σε , επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας και κάθε μέλος θα έχει να ολοκληρώσει τη δική του εργασία.) Για να εκχωρήσετε μόνο μία εργασία σε κάθε ομάδα που εισάγετε στο πεδίο Ανάθεση σε, καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά κάθε μέλος μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει τη μεμονωμένη εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας. Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας εργασίας ομάδας στο τμήμα Complete αυτού του άρθρου.)
   	Αίτηση Το κείμενο που θα συμπεριλάβετε εδώ θα περιλαμβάνεται σε κάθε ειδοποίηση εργασίας που αποστέλλει η ροή εργασιών. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε πρόσθετες οδηγίες ή πόρους που ενδέχεται να χρειαστούν οι συμμετέχοντες, όπως: Στοιχεία επικοινωνίας. Εάν χρειάζεται, μια σημείωση σχετικά με μεμονωμένες εργασίες που έχουν ανατεθεί σε ολόκληρες ομάδες ή λίστες διανομής. (Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας εργασίας ομάδας στο πλήρες τμήμα αυτού του άρθρου.)
   	Προθεσμίες και διάρκειες εργασιών Καθορίστε μια τελική προθεσμία για ολόκληρη τη ροή εργασιών ή/και καθορίστε τον αριθμό των ημερών, των εβδομάδων ή των μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας από τη στιγμή που ανατίθεται. Εάν αυτή η ροή εργασιών ξεκινήσει ποτέ αυτόματα, είναι συνήθως καλή ιδέα να αφήσετε το πεδίο Προθεσμία για όλες τις εργασίες κενό και να χρησιμοποιήσετε τα πεδία διάρκειας για να ελέγξετε την ημερομηνία παράδοσης. Μπορείτε πάντα να παρέχετε μια ακριβή προθεσμία στη φόρμα προετοιμασίας εάν και όταν ξεκινάτε τη ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να χρησιμοποιείτε προθεσμίες και πότε να χρησιμοποιείτε διάρκειες εργασιών, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑ αυτού του άρθρου.
   	CC Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οποιουδήποτε ενδέχεται να ειδοποιείται κάθε φορά που ξεκινά ή τελειώνει η ροή εργασιών. Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασιών. Όταν η ροή εργασιών ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο. Όταν η ροή εργασιών ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.
   	Τερματισμός της ροής εργασιών Επιλέξτε καμία από τις δύο ή και τις δύο από αυτές τις επιλογές. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτές τις επιλογές, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Ενεργοποίηση έγκρισης περιεχομένου Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη ροή εργασιών για τη διαχείριση της έγκρισης περιεχομένου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της ροής εργασιών για τον έλεγχο της έγκρισης περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένης της δημοσίευσης κύριων εκδόσεων, ανατρέξτε στο τμήμα Στοιχείο ελέγχου αυτού του άρθρου.

8. Όταν έχετε όλες τις ρυθμίσεις σε αυτή τη σελίδα με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να δημιουργήσετε τη ροή εργασιών.

Εάν δεν είστε ακόμη εξοικειωμένοι με την προσθήκη ροών εργασιών, ίσως σας φανεί χρήσιμο να εξετάσετε τόσο το τμήμα ΜΑΘΕΤΕ όσο και το τμήμα ΣΧΕΔΙΟ σε αυτό το άρθρο πριν προχωρήσετε με τα βήματα σε αυτό το τμήμα.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Πριν ξεκινήσετε

2. Προσθήκη της ροής εργασίας

1. Πριν ξεκινήσετε

Δύο θέματα πρέπει να είναι με τη σειρά για να μπορέσετε να προσθέσετε μια ροή εργασιών:

Email    Για να στείλει η ροή εργασιών ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να είναι ενεργοποιημένα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την τοποθεσία σας. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτό έχει ήδη γίνει, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint. Ανατρέξτε επίσης στο θέμα SharePoint 2013 Βήμα προς βήμα: Ρύθμιση εξερχόμενου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δικαιώματα    Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του SharePoint απαιτούν να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες" για να προσθέσετε ροές εργασιών για λίστες, βιβλιοθήκες ή συλλογές τοποθεσιών. (Η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" δεν έχουν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο τμήμα ΜΑΘΕΤΕ αυτού του άρθρου.)

Αρχή τμήματος

2. Προσθήκη της ροής εργασιών

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Μεταβείτε στην αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι στην αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία μέσα στη συλλογή).

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

3. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην περιοχή Συλλογές Designer Web, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

4. Στη σελίδα Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας για τον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

   Σημείωση: Μια ροή εργασιών που προστίθεται σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών πρέπει να προστεθεί μόνο για τα στοιχεία ενός μεμονωμένου τύπου περιεχομένου.

   

   1. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.
      

   2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση Προσθήκη ροής εργασίας .
      

   3. Συμπληρώστε την πρώτη σελίδα της φόρμας συσχέτισης.
      (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

   

   	Πρότυπο Επιλέξτε το πρότυπο Έγκριση – SharePoint 2010 . Σημείωση: Εάν το πρότυπο Έγκριση – SharePoint 2010 δεν εμφανίζεται στη λίστα, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε σχετικά με την ενεργοποίησή του για τη συλλογή τοποθεσιών ή το χώρο εργασίας σας. Εάν είστε διαχειριστής, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις τοποθεσίας > δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών > δυνατότητα Ενεργοποίηση ροών εργασιών.
   	Όνομα Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτήν τη ροή εργασιών. Το όνομα θα προσδιορίσει αυτήν τη ροή εργασιών για τους χρήστες αυτής της συλλογής τοποθεσιών. Για προτάσεις σχετικά με την ονομασία της ροής εργασιών σας, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Λίστα εργασιών Επιλέξτε μια λίστα εργασιών για χρήση με αυτήν τη ροή εργασιών. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα εργασιών ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Νέα λίστα εργασιών για να δημιουργηθεί μια νέα λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας εργασιών (σε αντίθεση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Λίστα ιστορικού Επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασιών. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα ιστορικού ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Ιστορικό ροής εργασίας (νέο) για να δημιουργηθεί μια νέα λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας ιστορικού (σε αντίθεση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Επιλογές έναρξης Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να ξεκινήσει αυτή η ροή εργασιών. Για πληροφορίες σχετικά με την επιλογή επιλογών έναρξης, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑ αυτού του άρθρου.
   	Προσθήκη αυτής της ροής εργασιών σε θυγατρικούς τύπους περιεχομένου; Καθορίστε εάν αυτή η ροή εργασιών πρέπει να προστεθεί (συσχετισμένος με) σε όλους τους άλλους τύπους περιεχομένου τοποθεσίας και λίστας στους οποίους μεταβιβάζονται από αυτόν τον τύπο περιεχομένου. Η λειτουργία που ολοκληρώνει την πρόσθετη προσθήκη μπορεί να χρειαστεί πολύ χρόνο για να ολοκληρωθεί. Εάν η μεταβίβαση έχει διακοπεί για τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες όπου θέλετε να προστεθεί αυτή η ροή εργασιών στη μεταβίβαση τύπων περιεχομένου, βεβαιωθείτε ότι είστε μέλος της ομάδας "Κάτοχοι" σε κάθε μία από αυτές τις τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν από την εκτέλεση αυτής της λειτουργίας.

5. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα είναι αυτές που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

6. Συμπληρώστε τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης.
   (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

   Σημείωση:  SharePoint προϊόντα σάς παρουσιάζουν τις πρώτες επιλογές σε αυτή τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης — αριθμοί ένα έως επτά στην παρακάτω εικόνα, από τους υπεύθυνους έγκρισης έως την κοινοποίηση — κάθε φορά που ξεκινάτε τη ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο, ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτές τις επιλογές μόνο για τη συγκεκριμένη παρουσία.

   

   	Ανάθεση σε Εισαγάγετε ονόματα ή διευθύνσεις για τα άτομα στα οποία θέλετε να αναθέτει εργασίες η ροή εργασιών. Εάν οι εργασίες θα ανατεθούν μία κάθε φορά (σειριακά)    Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θέλετε να ανατεθούν οι εργασίες. Εάν όλες οι εργασίες θα ανατεθούν ταυτόχρονα (παράλληλα)    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία. Εάν αναθέτετε μια εργασία σε κάποιον εκτός του οργανισμού    SharePoint Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη συμπερίληψη εξωτερικών συμμετεχόντων, ανατρέξτε στο τμήμα Complete αυτού του άρθρου.
   	Σειρά Καθορίστε εάν οι εργασίες πρέπει να ανατίθενται μία κάθε φορά (σειριακά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της σειριακής σειράς και της παράλληλης σειράς, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Προσθήκη νέου σταδίου Προσθέστε τα στάδια που θέλετε πέρα από τα πρώτα στάδια που μόλις ρυθμίσατε. Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Αντιστοίχιση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Ανάπτυξη ομάδων Για να ανατεθεί μία εργασία σε κάθε μέλος κάθε ομάδας που εισάγετε στο πεδίο Ανάθεση σε , επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας και κάθε μέλος θα έχει να ολοκληρώσει τη δική του εργασία.) Για να εκχωρήσετε μόνο μία εργασία σε μια ολόκληρηομάδα που εισάγετε στο πεδίο Ανάθεση σε, καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά κάθε μέλος μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει τη μεμονωμένη εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας. Θα βρείτε τις οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας εργασίας ομάδας στο πλήρες τμήμα αυτού του άρθρου.)
   	Αίτηση Το κείμενο που θα συμπεριλάβετε εδώ θα περιλαμβάνεται σε κάθε ειδοποίηση εργασίας που αποστέλλει η ροή εργασιών. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε πρόσθετες οδηγίες ή πόρους που ενδέχεται να χρειαστούν οι συμμετέχοντες, όπως: Στοιχεία επικοινωνίας. Εάν χρειάζεται, μια σημείωση σχετικά με μεμονωμένες εργασίες που έχουν ανατεθεί σε ολόκληρες ομάδες ή λίστες διανομής. (Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας εργασίας ομάδας στο πλήρες τμήμα αυτού του άρθρου.)
   	Προθεσμίες και διάρκειες εργασιών Καθορίστε μια τελική προθεσμία για ολόκληρη τη ροή εργασιών ή/και καθορίστε τον αριθμό των ημερών, των εβδομάδων ή των μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας από τη στιγμή που ανατίθεται. Εάν αυτή η ροή εργασιών ξεκινήσει ποτέ αυτόματα, είναι συνήθως καλή ιδέα να αφήσετε το πεδίο Προθεσμία για όλες τις εργασίες κενό και να χρησιμοποιήσετε τα πεδία διάρκειας για να ελέγξετε την ημερομηνία παράδοσης. Μπορείτε πάντα να παρέχετε μια ακριβή προθεσμία στη φόρμα προετοιμασίας εάν και όταν ξεκινάτε τη ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να χρησιμοποιείτε προθεσμίες και πότε να χρησιμοποιείτε διάρκειες εργασιών, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑ αυτού του άρθρου.
   	CC Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οποιουδήποτε ενδέχεται να ειδοποιείται κάθε φορά που ξεκινά ή τελειώνει η ροή εργασιών. Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασιών. Όταν η ροή εργασιών ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο. Όταν η ροή εργασιών ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.
   	Τερματισμός της ροής εργασιών Επιλέξτε καμία από τις δύο ή και τις δύο από αυτές τις επιλογές. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτές τις επιλογές, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Ενεργοποίηση έγκρισης περιεχομένου Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη ροή εργασιών για τη διαχείριση της έγκρισης περιεχομένου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της ροής εργασιών για τον έλεγχο της έγκρισης περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένης της δημοσίευσης κύριων εκδόσεων, ανατρέξτε στο τμήμα Στοιχείο ελέγχου αυτού του άρθρου.

7. Όταν έχετε όλες τις ρυθμίσεις σε αυτή τη σελίδα με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να δημιουργήσετε τη ροή εργασιών.

Τι ακολουθεί;

Εάν είστε έτοιμοι, μεταβείτε στο τμήμα START αυτού του άρθρου και ξεκινήστε την πρώτη εμφάνιση για να ελέγξετε τη νέα ροή εργασιών.

Μια ροή εργασιών μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά μόνο με μη αυτόματο τρόπο, μόνο αυτόματα ή με οποιονδήποτε τρόπο:

• Με μη αυτόματο τρόπο οποιαδήποτε στιγμή, από οποιονδήποτε έχει τα απαραίτητα δικαιώματα.

• Αυτόματα κάθε φορά που παρουσιάζεται ένα συγκεκριμένο συμβάν ενεργοποίησης. Δηλαδή, όταν ένα στοιχείο προστίθεται στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη ή/και όταν ένα στοιχείο στη λίστα αλλάζει με οποιονδήποτε τρόπο ή/και όταν κάποιος επιχειρεί να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση ενός στοιχείου).
  (Το συμβάν ή τα συμβάντα ενεργοποίησης καθορίζονται στην πρώτη σελίδα της φόρμας συσχέτισης, κατά την αρχική συσχέτιση και ρύθμιση παραμέτρων της ροής εργασιών. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.)

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Αυτόματη έναρξη της ροής εργασιών

2. Μη αυτόματη εκκίνηση της ροής εργασιών

3. Ξεκινήστε με μη αυτόματο τρόπο από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

4. Ξεκινήστε με μη αυτόματο τρόπο μέσα από ένα πρόγραμμα του Microsoft Office

1. Αυτόματη έναρξη της ροής εργασιών

Εάν οι παράμετροι της ροής εργασιών έχουν ρυθμιστεί ώστε να ξεκινούν αυτόματα, τότε κάθε φορά που παρουσιάζεται ένα συμβάν ενεργοποίησης, η ροή εργασιών εκτελείται στο στοιχείο που το ενεργοποίησε.

Όταν ξεκινά η ροή εργασιών, εκχωρεί την πρώτη εργασία ή εργασίες και στέλνει μια ειδοποίηση εργασίας σε κάθε εκδοχέα. Εν τω μεταξύ, στέλνει επίσης ειδοποιήσεις έναρξης (ξεχωριστά από τις ειδοποιήσεις εργασιών) στο άτομο που πρόσθεσε αρχικά τη ροή εργασιών και σε οποιονδήποτε αναφέρεται στο πεδίο "Κοιν. " της δεύτερης σελίδας της φόρμας συσχέτισης.

Αρχή τμήματος

2. Ξεκινήστε τη ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο

Μια σημείωση σχετικά με τα δικαιώματα    Κανονικά, πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Επεξεργασία στοιχείων" για να ξεκινήσετε μια ροή εργασιών. (Από προεπιλογή, τόσο η ομάδα Μέλη όσο και η ομάδα "Κάτοχοι" έχουν αυτό το δικαίωμα, αλλά η ομάδα "Επισκέπτες" δεν έχει. Ωστόσο, ο κάτοχος μπορεί επίσης να επιλέξει, ανάλογα με τη ροή εργασιών, να απαιτεί το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες" για τα άτομα που ξεκινούν τη ροή εργασιών. Με αυτή την επιλογή, οι κάτοχοι μπορούν ουσιαστικά να καθορίσουν ότι μόνο αυτοί και άλλοι Κάτοχοι μπορούν να ξεκινήσουν μια συγκεκριμένη ροή εργασιών. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο τμήμα Μάθετε αυτό το άρθρο.)

Δύο μέρη από τα οποία μπορείτε να ξεκινήσετε

Μπορείτε να ξεκινήσετε μια ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο από οποιαδήποτε από τις δύο θέσεις:

• Από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο

• Μέσα από το ίδιο το στοιχείο, το άνοιγμα στο πρόγραμμα του Microsoft Office στο οποίο δημιουργήθηκε. (Σημειώστε ότι αυτό πρέπει να είναι το εγκατεστημένο πρόγραμμα και όχι μια έκδοση εφαρμογής web.)

Οι υπόλοιπες δύο ενότητες σε αυτό το τμήμα παρέχουν οδηγίες και για τις δύο μεθόδους.

Αρχή τμήματος

3. Ξεκινήστε με μη αυτόματο τρόπο από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο στο οποίο θέλετε να εκτελέσετε τη ροή εργασιών.

2. Κάντε κλικ στα αποσιωπητικά δίπλα στο όνομα του στοιχείου και, στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στα αποσιωπητικά για να ανοίξετε το μενού στοιχείων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας στο αναπτυσσόμενο μενού.

3. Στη σελίδα Ροές εργασίας: Όνομα στοιχείου , στην περιοχή Έναρξη νέας ροής εργασιών, κάντε κλικ στη ροή εργασιών που θέλετε να εκτελέσετε.
   

4. Στη σελίδα Αλλαγή ροής εργασίας, στη φόρμα προετοιμασίας, κάντε τις αλλαγές που θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτήν τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασιών.

   Σημείωση: Οι αλλαγές που γίνονται εδώ, στη φόρμα προετοιμασίας, χρησιμοποιούνται μόνο κατά τη διάρκεια της τρέχουσας παρουσίας της ροής εργασιών. Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές που θα εφαρμόζονται κάθε φορά που εκτελείται η ροή εργασιών ή εάν θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις ροής εργασιών που δεν εμφανίζονται σε αυτή τη φόρμα, ανατρέξτε στο τμήμα CHANGE αυτού του άρθρου.

   

   	Ανάθεση σε Κάντε τις αλλαγές στη λίστα των ατόμων στα οποία θέλετε να αναθέτει εργασίες η ροή εργασιών. Εάν οι εργασίες θα ανατεθούν μία κάθε φορά    Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία πρέπει να ανατεθούν οι εργασίες. Εάν όλες οι εργασίες θα ανατεθούν ταυτόχρονα    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία. Εάν αναθέτετε μια εργασία σε κάποιον εκτός του οργανισμού    SharePoint Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη συμπερίληψη εξωτερικών συμμετεχόντων, ανατρέξτε στο τμήμα Complete αυτού του άρθρου
   	Σειρά Βεβαιωθείτε ότι οι προδιαγραφές για το εάν πρέπει να ανατεθούν οι εργασίες μία κάθε φορά (σειριακά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα) είναι αυτές που θέλετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της σειριακής σειράς και της παράλληλης σειράς, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Προσθήκη νέου σταδίου Προσθέστε ή οποιαδήποτε στάδια θέλετε πέρα από το ένα ή αυτά που έχουν ρυθμιστεί τη συγκεκριμένη στιγμή. Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Αντιστοίχιση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
   	Ανάπτυξη Ομάδες Για να ανατεθεί μία εργασία σε κάθε μέλος κάθε ομάδας που εισάγετε στο πεδίο Ανάθεση σε , επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει την ειδοποίηση εργασίας και κάθε μέλος θα έχει να ολοκληρώσει τη δική του εργασία.) Για να εκχωρήσετε μόνο μία εργασία σε κάθε ομάδα που εισάγετε στο πεδίο Ανάθεση σε, καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά κάθε μέλος μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει τη μεμονωμένη εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας. Θα βρείτε τις οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας εργασίας ομάδας στο πλήρες τμήμα αυτού του άρθρου.)
   	Αίτηση Το κείμενο που θα συμπεριλάβετε εδώ θα περιλαμβάνεται σε κάθε ειδοποίηση εργασίας που αποστέλλει η ροή εργασιών. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε πρόσθετες οδηγίες ή πόρους που ενδέχεται να χρειαστούν οι συμμετέχοντες, όπως: Στοιχεία επικοινωνίας για ερωτήσεις και προβλήματα Εάν υπάρχει, μια σημείωση σχετικά με μεμονωμένες εργασίες που έχουν ανατεθεί σε ολόκληρες ομάδες ή λίστες διανομής (Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας εργασίας ομάδας στο τμήμα Ολοκλήρωση αυτού του άρθρου.)
   	Προθεσμίες και διάρκειες εργασιών Καθορίστε μια τελική προθεσμία για ολόκληρη τη ροή εργασιών ή/και καθορίστε τον αριθμό των ημερών, των εβδομάδων ή των μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας από τη στιγμή που ανατίθεται. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να χρησιμοποιείτε προθεσμίες και πότε να χρησιμοποιείτε διάρκειες εργασιών, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑ αυτού του άρθρου.
   	CC Κάντε τις προσθήκες ή τις καταργήσεις που θέλετε. Να θυμάστε ότι: Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασιών. Επειδή ξεκινάτε τη ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο, θα λαμβάνετε τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής, ανεξάρτητα από το εάν παρατίθενται σε αυτό το πεδίο ή όχι.

5. Όταν έχετε όλες τις ρυθμίσεις στη φόρμα προετοιμασίας με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη για να ξεκινήσετε τη ροή εργασιών.

Η ροή εργασιών εκχωρεί την πρώτη εργασία ή εργασία και, εν τω μεταξύ, στέλνει ειδοποιήσεις έναρξης σε εσάς και σε οποιονδήποτε αναφέρεται στο πεδίο "Κοιν. " της φόρμας προετοιμασίας.

Αρχή τμήματος

1. Ανοίξτε το στοιχείο στο εγκατεστημένο πρόγραμμα του Office στον υπολογιστή σας.

2. Στο ανοιχτό στοιχείο, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & αποστολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη ροή εργασίας που θέλετε να εκτελέσετε στο στοιχείο.

3. Εάν δείτε το ακόλουθο μήνυμα, που σας ενημερώνει ότι η ροή εργασιών χρειάζεται να γίνει μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου, κάντε κλικ στο κουμπί Check In.

4. Κάντε κλικ στο μεγάλο κουμπί Έναρξη ροής εργασίας .

5. Στη σελίδα Αλλαγή ροής εργασίας, στη φόρμα προετοιμασίας, κάντε τις αλλαγές που θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτήν τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασιών.

   Σημείωση: Οι αλλαγές που γίνονται εδώ, στη φόρμα προετοιμασίας, χρησιμοποιούνται μόνο κατά τη διάρκεια της τρέχουσας παρουσίας της ροής εργασιών. Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές που θα εφαρμόζονται κάθε φορά που εκτελείται η ροή εργασιών ή εάν θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις ροής εργασιών που δεν εμφανίζονται σε αυτή τη φόρμα, ανατρέξτε στο τμήμα CHANGE αυτού του άρθρου.

   

	Ανάθεση σε Κάντε τις αλλαγές στη λίστα των ατόμων στα οποία θέλετε να αναθέτει εργασίες η ροή εργασιών. Εάν οι εργασίες θα ανατεθούν μία κάθε φορά (σειριακά)    Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία πρέπει να ανατεθούν οι εργασίες. Εάν όλες οι εργασίες θα ανατεθούν ταυτόχρονα (παράλληλα)    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία. Εάν αναθέτετε μια εργασία σε κάποιον εκτός του οργανισμού    SharePoint Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη συμπερίληψη εξωτερικών συμμετεχόντων, ανατρέξτε στο τμήμα Complete αυτού του άρθρου.
	Σειρά Βεβαιωθείτε ότι οι προδιαγραφές για το εάν πρέπει να ανατεθούν οι εργασίες μία κάθε φορά (σειριακά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα) είναι αυτές που θέλετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της σειριακής σειράς και της παράλληλης σειράς, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Προσθήκη νέου σταδίου Προσθέστε ή οποιαδήποτε στάδια θέλετε πέρα από το ένα ή αυτά που έχουν ρυθμιστεί τη συγκεκριμένη στιγμή. Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Αντιστοίχιση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Ανάπτυξη ομάδων Για να ανατεθεί μία εργασία σεκάθε μέλος κάθε ομάδας που εισάγετε στο πεδίο Ανάθεση σε , επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει την ειδοποίηση εργασίας και κάθε μέλος θα έχει να ολοκληρώσει τη δική του εργασία.) Για να εκχωρήσετε μόνο μία εργασία σε κάθε ομάδα που εισάγετε στο πεδίο Ανάθεση σε, καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά κάθε μέλος μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει τη μεμονωμένη εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας. Θα βρείτε τις οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας εργασίας ομάδας στο πλήρες τμήμα αυτού του άρθρου.)
	Αίτηση Το κείμενο που θα συμπεριλάβετε εδώ θα περιλαμβάνεται σε κάθε ειδοποίηση εργασίας που αποστέλλει η ροή εργασιών. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε πρόσθετες οδηγίες ή πόρους που ενδέχεται να χρειαστούν οι συμμετέχοντες, όπως: Στοιχεία επικοινωνίας για ερωτήσεις και προβλήματα. Εάν χρειάζεται, μια σημείωση σχετικά με μεμονωμένες εργασίες που έχουν ανατεθεί σε ολόκληρες ομάδες ή λίστες διανομής. (Θα βρείτε τις οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας εργασίας ομάδας στο τμήμα Complete αυτού του άρθρου.)
	Προθεσμίες και διάρκειες εργασιών Καθορίστε μια τελική προθεσμία για ολόκληρη τη ροή εργασιών ή/και καθορίστε τον αριθμό των ημερών, των εβδομάδων ή των μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας από τη στιγμή που ανατίθεται. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να χρησιμοποιείτε προθεσμίες και πότε να χρησιμοποιείτε διάρκειες εργασιών, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑ αυτού του άρθρου.
	CC Κάντε τις προσθήκες ή τις καταργήσεις που θέλετε. Να θυμάστε ότι: Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασιών. Επειδή ξεκινάτε τη ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο, θα λαμβάνετε τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής, ανεξάρτητα από το εάν παρατίθενται σε αυτό το πεδίο ή όχι.

1. Όταν έχετε τις ρυθμίσεις στη φόρμα προετοιμασίας με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη για να ξεκινήσετε τη ροή εργασιών.

Η ροή εργασιών εκχωρεί την πρώτη εργασία ή εργασία και, εν τω μεταξύ, στέλνει ειδοποιήσεις έναρξης σε εσάς και σε οποιονδήποτε αναφέρεται στο πεδίο "Κοιν. " της φόρμας προετοιμασίας.

Τι ακολουθεί;

• Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που εκτελείται αυτή η ροή εργασιών, οι άλλοι συμμετέχοντες ενδέχεται να χρειαστούν πληροφορίες και βοήθεια για να ολοκληρώσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. (Μπορεί να σας φανεί χρήσιμο το πλήρες τμήμα αυτού του άρθρου.)

• Επίσης, είναι καλή ιδέα να ελέγξετε εάν οι συμμετέχοντες λαμβάνουν τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και ιδιαίτερα ότι οι ειδοποιήσεις δεν αντιμετωπίζονται εσφαλμένα από τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

• Και φυσικά, μπορεί να έχετε μία ή περισσότερες εργασίες ροής εργασιών για να ολοκληρώσετε μόνοι σας. Μεταβείτε στο τμήμα Complete αυτού του άρθρου για τις λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο ολοκλήρωσής τους.

• Στο μεταξύ, για πληροφορίες σχετικά με το πώς μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο της τρέχουσας παρουσίας της ροής εργασιών, μεταβείτε στο τμήμα MONITOR αυτού του άρθρου.

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που σας έχει ανατεθεί μια εργασία σε μια ροή εργασίας "Έγκριση", ίσως σας φανεί χρήσιμο να εξετάσετε πλήρως αυτό το τμήμα του άρθρου πριν να ολοκληρώσετε την εργασία σας. Με αυτόν τον τρόπο, θα γνωρίζετε όλες τις επιλογές που μπορεί να είναι ανοιχτές σε εσάς.

Κατ' αρχάς, βεβαιωθείτε ότι έχετε το σωστό άρθρο

Διαφορετικοί τύποι ροών εργασιών απαιτούν διαφορετικές ενέργειες εργασιών.

Επομένως, προτού ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι η εργασία που σας έχει ανατεθεί είναι πράγματι μια εργασία ροής εργασιών έγκρισης και όχι μια εργασία για κάποιον άλλο τύπο ροής εργασιών.

Αναζητήστε το κείμενο Εγκρίνετε σε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες τοποθεσίες:

• Στη γραμμή θέματος της ειδοποίησης
  εργασίας

• Στη γραμμή μηνυμάτων στο στοιχείο που θα αναθεωρηθεί
  

• Στον τίτλο της εργασίας στη σελίδα
  "Κατάσταση ροής εργασίας"

Εάν δεν βλέπετε το κείμενο Εγκρίνετε κείμενο σε αυτές τις θέσεις, επικοινωνήστε με το άτομο που ξεκίνησε ή πρόσθεσε αρχικά τη ροή εργασιών για να μάθετε σε ποιο πρότυπο ροής εργασιών βασίζεται — ή εάν πρόκειται για προσαρμοσμένη ροή εργασιών. Θα βρείτε συνδέσεις σε άρθρα σχετικά με τον τρόπο χρήσης των άλλων τύπων ροών εργασιών που περιλαμβάνονται με τα προϊόντα του SharePoint στην ενότητα Δείτε επίσης αυτού του άρθρου.

Ωστόσο, εάν η εργασία σας είναι μια εργασία έγκρισης, συνεχίστε να διαβάζετε!

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Επισκόπηση της διαδικασίας

2. Μετάβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από το μήνυμα ειδοποίησης εργασίας

3. Μετάβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

4. Έλεγχος του στοιχείου

5. Συμπλήρωση και υποβολή της φόρμας εργασίας

6. Εκπρόθεσμες ειδοποιήσεις

7. Διεκδίκηση και ολοκλήρωση μιας εργασίας ομάδας (προαιρετικό)

8. Αίτηση αλλαγής στο στοιχείο (προαιρετικό)

9. Εκ νέου ανάθεση της εργασίας έγκρισης σε κάποιον άλλο (προαιρετικό)

10. Ολοκλήρωση εργασίας εκ μέρους εξωτερικού συμμετέχοντα (προαιρετικό)

1. Μια επισκόπηση της διαδικασίας

Όταν σας ανατίθεται μια εργασία σε μια ροή εργασιών, συνήθως μαθαίνετε για την εργασία με έναν από τους εξής τρεις τρόπους:

• Λαμβάνετε μια ειδοποίηση εργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Ανοίγετε ένα έγγραφο του Microsoft Office και βλέπετε μια γραμμή μηνυμάτων που σας ενημερώνει ότι σας έχει ανατεθεί μια σχετική εργασία.

• Ελέγχετε την τοποθεσία του SharePoint και ανακαλύπτετε ότι μία ή περισσότερες εργασίες έχουν ανατεθεί σε εσάς τη συγκεκριμένη στιγμή.

Όταν διαπιστώσετε ότι σας έχει ανατεθεί μια εργασία ροής εργασιών "Έγκριση", συνήθως κάνετε δύο πράγματα:

• Έλεγχος του στοιχείου    Μάθετε εάν μπορείτε να εγκρίνετε το στοιχείο στην τρέχουσα κατάστασή του ή όχι.

• Ολοκλήρωση της εργασίας σας    Χρησιμοποιήστε τη φόρμα εργασίας για να υποβάλετε τα αποτελέσματα της κριτικής σας.

Συχνά, επομένως, τα ακόλουθα τρία στοιχεία εμπλέκονται στην ολοκλήρωση της εργασίας σας:

• Το μήνυμα ειδοποίησης (το οποίο λαμβάνετε ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)

• Το στοιχείο που υποβλήθηκε για έγκρισή σας (το οποίο ανοίγετε και εξετάζετε)

• Η φόρμα εργασίας (την οποία ανοίγετε, συμπληρώνετε και υποβάλλετε)

Δείτε πώς μοιάζουν αυτά τα τρία στοιχεία.

Αρχή τμήματος

2. Μετάβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από το μήνυμα ειδοποίησης εργασίας

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο μήνυμα ειδοποίησης εργασίας, στις οδηγίες για να ολοκληρώσετε αυτή την εργασία , κάντε κλικ στη σύνδεση προς το στοιχείο.

2. Στο ανοιχτό στοιχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα αυτής της εργασίας στη γραμμή μηνυμάτων.

Αρχή τμήματος

3. Μετάβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο προς αναθεώρηση, κάντε κλικ στη σύνδεση Σε εξέλιξη που σχετίζεται με το στοιχείο και τη ροή εργασιών.

2. Στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας, κάντε κλικ στον τίτλο της εργασίας σας.

3. Στη φόρμα εργασίας, στη γραμμή μηνυμάτων Αυτή η ροή εργασιών εφαρμόζεται , κάντε κλικ στη σύνδεση προς το στοιχείο.

Αρχή τμήματος

4. Ελέγξτε το στοιχείο

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι ένα έγγραφο της Microsoft Word.

Παρατηρήστε τις δύο κίτρινες γραμμές μηνυμάτων στο επάνω μέρος του εγγράφου:

• Διακομιστής μόνο για ανάγνωση   Αυτό το έγγραφο είναι ανοιχτό σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση — δηλαδή, μπορείτε να διαβάσετε το έγγραφο, αλλά δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτό.
  (Σημειώστε ότι όταν ολοκληρώνετε μια εργασία ροής εργασιών έγκρισης, συνήθως δεν κάνετε αλλαγές απευθείας στο ίδιο το στοιχείο. Αντί για αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα εργασίας για να καταχωρήσετε όλες τις απαντήσεις σας.)

• Εργασία ροής εργασιών   Όταν είστε έτοιμοι να καταχωρήσετε την απάντησή σας στη φόρμα εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα αυτής της εργασίας .

Αρχή τμήματος

5. Συμπληρώστε και υποβάλετε τη φόρμα εργασίας

Η φόρμα εργασίας για μια εργασία ροής εργασίας "Έγκριση" μοιάζει κάπως έτσι.

Σημειώστε ότι τα δύο πρώτα στοιχεία (Διαγραφή στοιχείου και Αυτή η εργασία ροής εργασίας ισχύει για τον Τίτλο στοιχείου) δεν εμφανίζονται στη φόρμα εργασίας όταν ανοίγει μέσα από το στοιχείο για αναθεώρηση.

	Διαγραφή στοιχείου Για να διαγράψετε αυτή την εργασία από την τρέχουσα παρουσία της ροής εργασιών, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί. Η διαγραφή της εργασίας δεν διαγράφει το στοιχείο προς αναθεώρηση. Εάν διαγράψετε την εργασία, αυτή η ενέργεια λειτουργεί ως (και καταγράφεται στο ιστορικό ως) απόρριψη του εγγράφου. Επομένως, εάν οι παράμετροι της ροής εργασιών έχουν ρυθμιστεί για λήξη κατά την πρώτη απόρριψη, τότε η διαγραφή της εργασίας τερματίζει τη ροή εργασιών. Μια εργασία που έχει διαγραφεί δεν εμφανίζεται πλέον στην περιοχή Εργασίες της σελίδας Κατάσταση ροής εργασίας. (Ωστόσο, η διαγραφή και η επακόλουθη αυτόματη απόρριψη εξακολουθούν να καταγράφονται στην περιοχή Ιστορικό της σελίδας.) Σημείωση: Εάν δεν ξεκινήσατε αυτή την παρουσία της ροής εργασιών, ίσως θέλετε να συμβουλευτείτε το άτομο που την ξεκίνησε προτού διαγράψετε την εργασία.
	Αυτή η εργασία ροής εργασίας ισχύει για τον τίτλο στοιχείου Για να ανοίξετε το στοιχείο για αναθεώρηση, κάντε κλικ στη σύνδεση εδώ.
	Κατάσταση, Ζητήθηκε από, Ενοποιημένα σχόλια, Προθεσμία Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να αλλάξετε καταχωρήσεις σε αυτά τα τέσσερα πεδία, αλλά μπορεί να βρείτε χρήσιμες τις πληροφορίες σε αυτά. Παρατηρήστε ότι το πλαίσιο "Ενοποιημένα σχόλια " περιέχει όχι μόνο πρόσθετες οδηγίες σχετικά με τον τρόπο ολοκλήρωσης της εργασίας σας, αλλά και όλα τα σχόλια που έχουν υποβληθεί από τους συμμετέχοντες που έχουν ήδη ολοκληρώσει τις εργασίες τους στην ίδια παρουσία της ροής εργασιών. Με τον ίδιο τρόπο, μετά την υποβολή της δικής σας φόρμας, τα σχόλια που συμπεριλαμβάνετε στο πλαίσιο Σχόλια (4) θα εμφανίζονται επίσης στο πλαίσιο Ενοποιημένα σχόλια για τους επόμενους συμμετέχοντες.
	Σχόλια Κάθε κείμενο που εισάγετε εδώ θα καταγράφεται στο Ιστορικό ροής εργασίας και θα εμφανίζεται επίσης στο πεδίο Ενοποιημένα σχόλια (3) για τους επόμενους συμμετέχοντες.
	Έγκριση Για να εγκρίνετε το στοιχείο, πληκτρολογήστε πρώτα τα σχόλια που θέλετε να συνεισφέρετε στο πεδίο Σχόλια (4) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί.
	Απόρριψη Για να απορρίψετε το στοιχείο, πληκτρολογήστε πρώτα τα σχόλια που θέλετε να συνεισφέρετε στο πεδίοΣχόλια (4) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί.
	Ακύρωση Για να κλείσετε τη φόρμα εργασίας χωρίς να αποθηκεύσετε αλλαγές ή απαντήσεις, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί. Η εργασία θα παραμείνει ελλιπής και θα ανατεθεί σε εσάς.
	Αίτημα αλλαγής Για να ζητήσετε μια αλλαγή στο στοιχείο που αναθεωρείτε, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί. Για μια εικόνα της φόρμας όπου θα εισαγάγετε τις λεπτομέρειες του αιτήματός σας και, για περαιτέρω οδηγίες, μεταβείτε στην ενότητα 8 σε αυτό το τμήμα, Αίτηση αλλαγής στο στοιχείο. Σημείωση: Αυτή η επιλογή μπορεί να είναι απενεργοποιημένη για ορισμένες εργασίες ροής εργασιών.
	Εκ νέου ανάθεση εργασίας Για να αντιστοιχίζετε εκ νέου την εργασία έγκρισης σε κάποιον άλλο, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί. Για μια εικόνα της σελίδας όπου θα εισαγάγετε τις λεπτομέρειες της εκ νέου αντιστοίχισης και για περαιτέρω οδηγίες, μεταβείτε στην ενότητα 7 σε αυτό το τμήμα και αντιστοιχίστε εκ νέου την εργασία Έγκριση σε κάποιον άλλο. Σημείωση: Αυτή η επιλογή μπορεί να είναι απενεργοποιημένη για ορισμένες εργασίες ροής εργασιών.

Αρχή τμήματος

6. Εκπρόθεσμες ειδοποιήσεις

Εάν μια εργασία ή μια ολόκληρη παρουσία ροής εργασιών είναι εκπρόθεσμη για την ολοκλήρωση, οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται αυτόματα σε:

• Το άτομο στο οποίο έχει ανατεθεί η εργασία

• Το άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασιών (ή, εάν η έναρξη ήταν αυτόματη, στο άτομο που πρόσθεσε αρχικά τη ροή εργασιών)

Αρχή τμήματος

7. Διεκδικήστε και ολοκληρώστε μια εργασία ομάδας (προαιρετικό)

Εάν έχει ανατεθεί μόνο μία εργασία σε μια ολόκληρη ομάδα στην οποία ανήκετε, τότε οποιοδήποτε μέλος της ομάδας μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει αυτή τη μεμονωμένη εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας.

Διεκδικήστε την εργασία προτού εξετάσετε το στοιχείο. Μόλις διεκδικήσετε την εργασία, αυτή ανατίθεται σε εσάς και κανένα άλλο μέλος της ομάδας δεν μπορεί να την ολοκληρώσει. (Με αυτόν τον τρόπο, μόνο ένα άτομο κάνει την απαραίτητη εργασία.)

1. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα της εργασίας που έχει ανατεθεί στην ομάδα σας μέχρι να εμφανιστεί ένα βέλος

2. Κάντε κλικ στο βέλος, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στοιχείου και, στη συνέχεια, στη φόρμα εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Διεκδίκηση εργασίας .
   

Όταν ανανεώνεται η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", μπορείτε να δείτε ότι η εργασία δεν έχει πλέον ανατεθεί στην ομάδα, αλλά ειδικά σε εσάς.

Αργότερα, εάν θέλετε να αφήσετε την εργασία στην ομάδα ξανά χωρίς να την ολοκληρώσετε, ακολουθήστε τα ίδια βήματα για να επιστρέψετε στη φόρμα εργασίας, αλλά τώρα κάντε κλικ στο κουμπί Αποδέσμευση εργασίας .

Αρχή τμήματος

8. Ζητήστε αλλαγή στο στοιχείο (προαιρετικό)

Πριν ξεκινήσετε αυτή τη διαδικασία, σημειώστε ότι η ροή εργασιών μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να τελειώνει αμέσως εάν γίνει οποιαδήποτε αλλαγή στο στοιχείο. Ίσως είναι καλή ιδέα να συμβουλευτείτε το άτομο που ξεκίνησε ή πρόσθεσε αρχικά τη ροή εργασιών, για να βεβαιωθείτε ότι είναι εντάξει για μια αλλαγή που πρέπει να γίνει και για να λήξει η ροή εργασιών σε αυτό το σημείο.

Θα δείξουμε την επιλογή υποβολής αιτήματος αλλαγής, θέτοντάς την σε ένα σενάριο:

Πρώτον, φανταστείτε ότι το όνομά σας είναι Frank.

Στη συνέχεια, φανταστείτε ότι ένας συνάδελφος με το όνομα Άννα έχει ξεκινήσει μια ροή εργασιών "Έγκριση" σε ένα έγγραφο που έχει δημιουργήσει.

Όταν εξετάζετε το νέο έγγραφο της Άννας, πιστεύετε ότι η εισαγωγή είναι πολύ μεγάλη.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αίτηση αλλαγής στο κάτω μέρος της φόρμας εργασίας ροής εργασίας και, στη συνέχεια, συμπληρώστε αυτή τη φόρμα.

	Αίτηση αλλαγής από Εισαγάγετε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου από το οποίο ζητάτε την αλλαγή. (Για να στείλετε την αίτησή σας στο άτομο που ξεκίνησε αυτή την εκτέλεση της ροής εργασιών — ή, εάν η ροή εργασιών ξεκίνησε αυτόματα, στο άτομο που πρόσθεσε αρχικά αυτήν τη ροή εργασίας έγκρισης — μπορείτε επίσης να αφήσετε αυτό το πεδίο κενό.)
	Νέο αίτημα Περιγράψτε την αλλαγή που θέλετε να γίνει και παρέχετε τυχόν πληροφορίες που θα χρειαστεί το άτομο που κάνει την αλλαγή. (Το κείμενο που εισάγετε εδώ θα προστεθεί στην περιοχή Ενοποιημένα σχόλια .)
	Νέα διάρκεια Κάντε ένα από τα εξής τρία πράγματα: Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα προθεσμία    Αφήστε κενό αυτό το πεδίο. Για να καταργήσετε εντελώς την προθεσμία    Πληκτρολογήστε τον αριθμό 0. Για να καθορίσετε μια νέα προθεσμία    Πληκτρολογήστε έναν αριθμό εδώ και, στη συνέχεια, καθορίστε τις μονάδες διάρκειας στο παρακάτω πεδίο. Συνολικά, οι δύο καταχωρήσεις προσδιορίζουν την περίοδο πριν από την ημερομηνία παράδοσης της εργασίας αλλαγής.
	Νέες μονάδες διάρκειας Εάν καθορίζετε μια νέα διάρκεια εργασίας, χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο σε συνδυασμό με το πεδίο Νέα διάρκεια για να προσδιορίσετε την περίοδο πριν από την παράδοση της εργασίας. (Για παράδειγμα: 3 ημέρες ή 1 μήνας ή 2 εβδομάδες.)

Όταν έχετε όλες τις καταχωρήσεις της φόρμας με τον τρόπο που τις θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή και η τρέχουσα εργασία επισημαίνεται ωςΟλοκληρωμένη. (Αλλά δεν έχετε τελειώσει ακόμα. Θα σας ανατεθεί μια εργασία έγκρισης ξανά αφού η Άννα ολοκληρώσει την εργασία αλλαγής).

Εν τω μεταξύ, η Άννα λαμβάνει την ακόλουθη ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Η Άννα μπορεί να καταλάβει με μια ματιά στη γραμμή θέματος (ο αριθμός 1 στην εικόνα) ότι αυτή δεν είναι μια συνηθισμένη ειδοποίηση έγκρισης, αλλά αντίθετα ένα αίτημα για αλλαγή κάποιου στοιχείου. Βρίσκει τις πληροφορίες σχετικά με τη συγκεκριμένη αλλαγή που ζητήθηκε στο κείμενο Αλλαγή που ζητήθηκε (αριθμός 2).

Η Άννα ελέγχει το στοιχείο, κάνει τις αλλαγές που ζητήθηκαν και, στη συνέχεια, αποθηκεύει τις αλλαγές της και ελέγχει ξανά το στοιχείο.

Στη συνέχεια, μεταβαίνει στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας και ανοίγει την εργασία αίτησης αλλαγής από την περιοχή "Εργασίες" εκεί.

Η Άννα προσθέτει τις πληροφορίες που θέλει στο πεδίο Σχόλια και, στη συνέχεια, κάνει κλικ στην επιλογή Αποστολή απάντησης. Η ροή εργασιών εκτελεί δύο ενέργειες:

• Επισημαίνει την εργασία αίτησης αλλαγής της Άννας ως Ολοκληρωμένη.

• Σας εκχωρεί μια νέα εργασία έγκρισης (με τα σχόλια της Άννας να προστίθενται στο πεδίο "Ενοποιημένα σχόλια ") και σας στέλνει μια ειδοποίηση σχετικά με αυτή την εργασία.

Τώρα μπορείτε να ολοκληρώσετε την αναθεώρηση του τροποποιημένου στοιχείου.

Στο μεταξύ, όλες αυτές οι ενέργειες παρακολουθούνται και είναι ορατές στην ενότητα "Ιστορικό ροής εργασιών " της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας", όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Ακολουθεί ένα διάγραμμα ολόκληρης της διαδικασίας.

Αρχή τμήματος

9. Αντιστοιχίστε εκ νέου την εργασία έγκρισης σε κάποιον άλλο (προαιρετικό)

Εάν θέλετε κάποιος άλλος να ολοκληρώσει μια εργασία ροής εργασιών που σας έχει ανατεθεί, κάντε κλικ στο κουμπί Εκ νέου ανάθεση εργασίας στη φόρμα εργασίας ροής εργασιών.

Εμφανίζεται αυτή η φόρμα.

	Εκ νέου ανάθεση εργασίας σε Εισαγάγετε το όνομα ή τη διεύθυνση του ατόμου στο οποίο θέλετε να αναθέσετε αυτή την εργασία. Για να αναθέσετε αυτή την εργασία στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασιών — ή, εάν η ροή εργασιών ξεκίνησε αυτόματα, στο άτομο που πρόσθεσε αρχικά αυτήν τη ροή εργασιών — αφήστε αυτό το πεδίο κενό.
	Νέο αίτημα Δώστε τις πληροφορίες που θα χρειαστεί το άτομο στο οποίο αναθέτετε την εργασία για να ολοκληρώσει την εργασία. (Το κείμενο που εισάγετε εδώ θα προστεθεί στην περιοχή Ενοποιημένα σχόλια .)
	Νέα διάρκεια Κάντε ένα από τα εξής τρία πράγματα: Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα προθεσμία    Αφήστε κενό αυτό το πεδίο. Για να καταργήσετε εντελώς την προθεσμία    Πληκτρολογήστε τον αριθμό 0. Για να καθορίσετε μια νέα προθεσμία    Πληκτρολογήστε έναν αριθμό εδώ και, στη συνέχεια, καθορίστε τις μονάδες διάρκειας στο παρακάτω πεδίο. Συνολικά, οι δύο καταχωρήσεις προσδιορίζουν την περίοδο πριν από την ημερομηνία παράδοσης της εργασίας αλλαγής.
	Νέες μονάδες διάρκειας Εάν καθορίζετε μια νέα διάρκεια εργασίας, χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο σε συνδυασμό με το πεδίο Νέα διάρκεια για να προσδιορίσετε την περίοδο πριν από την παράδοση της εργασίας. (Για παράδειγμα: 3 ημέρες ή 1 μήνας ή 2 εβδομάδες.)

Όταν ολοκληρωθεί η φόρμα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή. Η εργασία σας επισημαίνεται ως Ολοκληρωμένη, εκχωρείται μια νέα εργασία στο άτομο που είναι τώρα υπεύθυνο για την εργασία και αποστέλλεται μια ειδοποίηση εργασίας.

Τυχόν νέες πληροφορίες που έχετε παράσχει περιλαμβάνονται στην ειδοποίηση " Ανάθεση μέσω κειμένου" στη νέα ειδοποίηση εργασίας (ο αριθμός 1 στην παρακάτω εικόνα).

Στο μεταξύ, όλες αυτές οι αλλαγές παρακολουθούνται και είναι ορατές στις ενότητες Εργασίες και Ιστορικό της σελίδας Κατάσταση ροής εργασίας, όπως φαίνεται εδώ.

Αρχή τμήματος

10. Ολοκληρώστε μια εργασία εκ μέρους ενός εξωτερικού συμμετέχοντος (προαιρετικό)

Υπάρχει μια ειδική διαδικασία για τη συμπερίληψη των συμμετεχόντων που δεν είναι μέλη του οργανισμού σας στο SharePoint. Σε αυτήν τη διαδικασία, ένα μέλος τοποθεσίας ενεργεί ως διακομιστής μεσολάβησης για τον εξωτερικό συμμετέχοντα:

1. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του εξωτερικού συμμετέχοντος στο κατάλληλο στάδιο Ανάθεση σε στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης.

2. Η ροή εργασιών στην πραγματικότητα αναθέτει την εργασία του εξωτερικού συμμετέχοντος στο μέλος της τοποθεσίας που ξεκινά τη ροή εργασιών — ή, εάν η ροή εργασιών ξεκινά αυτόματα, στο μέλος που πρόσθεσε αρχικά τη ροή εργασιών. Αυτό το άτομο στο οποίο έχει ανατεθεί η εργασία ενεργεί ως διακομιστής μεσολάβησης για τον εξωτερικό συμμετέχοντα.

3. Αυτό το μέλος της τοποθεσίας λαμβάνει μια ειδοποίηση εργασίας, με οδηγίες για να στείλει ένα αντίγραφο του στοιχείου για αναθεώρηση στον εξωτερικό συμμετέχοντα. (Εν τω μεταξύ, ο εξωτερικός συμμετέχων λαμβάνει ένα αντίγραφο της ειδοποίησης εργασίας, το οποίο μπορεί να λειτουργήσει ως χρήσιμη ειδοποίηση ή ενημέρωση.)

4. Το μέλος της τοποθεσίας στο οποίο έχει ανατεθεί η εργασία στέλνει ένα αντίγραφο του στοιχείου στον εξωτερικό συμμετέχοντα.

5. Ο εξωτερικός συμμετέχων εξετάζει το στοιχείο και στέλνει πίσω την απάντησή του στο μέλος της τοποθεσίας.

6. Όταν φτάσει η απάντηση του εξωτερικού συμμετέχοντος, το μέλος της τοποθεσίας ολοκληρώνει την εργασία εκ μέρους του εξωτερικού συμμετέχοντος.

Ακολουθεί ένα διάγραμμα της διαδικασίας.

Η κεντρική θέση από την οποία μπορείτε να παρακολουθείτε, να προσαρμόζετε ή να διακόπτετε μια ροή εργασίας που εκτελείται είναι η σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας για τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασιών.

Πρώτα θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να μεταβείτε σε αυτήν τη σελίδα και, στη συνέχεια, θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές και τις πληροφορίες που μπορείτε να βρείτε εκεί. Τέλος, θα σας δείξουμε άλλες δύο σελίδες όπου μπορείτε να λάβετε πρόσθετες πληροφορίες παρακολούθησης.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Μετάβαση στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας"

2. Χρήση της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας" για την παρακολούθηση της προόδου της ροής εργασιών

3. Αλλαγή ενεργών εργασιών (εργασίες που έχουν ήδη ανατεθεί)

4. Αλλαγή μελλοντικών εργασιών (εργασίες που δεν έχουν ανατεθεί ακόμη)

5. Ακύρωση ή τερματισμός αυτής της ροής εργασίας

6. Μάθετε ποιες ροές εργασιών εκτελούνται σε ένα στοιχείο

7. Παρακολούθηση ροών εργασιών για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών

1. Μετάβαση στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας"

Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου βρίσκεται το στοιχείο, κάντε κλικ στη σύνδεση Σε εξέλιξη για το στοιχείο και τη ροή εργασιών που θέλετε.

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι το έγγραφο με το όνομα Πρόχειρο keynote και η ροή εργασίας είναι Έγκριση 3.

Ανοίγει η σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας.

Αρχή τμήματος

2. Χρησιμοποιήστε τη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για να παρακολουθήσετε την πρόοδο της ροής εργασιών

Εδώ, κάτω από την εικόνα κάθε ενότητας της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας", θα βρείτε τις ερωτήσεις παρακολούθησης στις οποίες απαντά η ενότητα.

Ενότητα "Πληροφορίες ροής εργασίας"

Απαντήθηκαν ερωτήσεις:

• Ποιος ξεκίνησε αυτή την παρουσία της ροής εργασιών;

• Πότε ξεκίνησε αυτή η παρουσία;

• Πότε συνέβη η τελευταία ενέργεια σε αυτή την παρουσία;

• Σε ποιο στοιχείο εκτελείται αυτή η παρουσία;

• Ποια είναι η τρέχουσα κατάσταση αυτής της παρουσίας;

Ενότητα "Εργασίες"

Απαντήθηκαν ερωτήσεις:

• Ποιες εργασίες έχουν ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί και ποια είναι η τρέχουσα κατάστασή τους;

• Ποιες εργασίες έχουν ήδη ολοκληρωθεί και ποιο ήταν το αποτέλεσμα για κάθε μία από αυτές τις εργασίες;

• Ποια είναι η προθεσμία για κάθε εργασία που έχει ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί;

Οι εργασίες που έχουν διαγραφεί και οι εργασίες που δεν έχουν ανατεθεί ακόμη δεν εμφανίζονται σε αυτή την ενότητα.

Ενότητα "Ιστορικό ροής εργασιών"

Απαντήθηκαν ερωτήσεις:

• Ποια συμβάντα έχουν ήδη προκύψει σε αυτή την παρουσία της ροής εργασιών;

• Σημειώστε ότι οι εκπρόθεσμες εργασίες και οι ειδοποιήσεις εκπρόθεσμων εργασιών δεν εμφανίζονται σε αυτόν τον τομέα.

Αρχή τμήματος

3. Αλλαγή ενεργών εργασιών (εργασίες που έχουν ήδη ανατεθεί)

Υπάρχουν δύο τρόποι για να αλλάξετε τις εργασίες που έχουν ήδη ανατεθεί αλλά δεν έχουν ολοκληρωθεί ακόμη:

• Αλλαγή μεμονωμένης ενεργής εργασίας

• Αλλαγή όλων των ενεργών εργασιών

Αλλαγή μεμονωμένης ενεργής εργασίας

Δικαιώματα   Για να κάνετε οποιαδήποτε αλλαγή σε μία εργασία που έχει ανατεθεί σε κάποιον άλλο εκτός από εσάς, πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες". (Η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" δεν έχουν. Επομένως, είναι πιθανό, για παράδειγμα, να έχετε δικαιώματα που σας επιτρέπουν να ξεκινήσετε μια ροή εργασιών, αλλά όχι να κάνετε αλλαγές στην εργασία ενός άλλου συμμετέχοντα.)

Εάν έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα:

1. Κάντε κλικ στον τίτλο της εργασίας στη λίστα Εργασιών .
   

2. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα εργασίας για να ολοκληρώσετε, να διαγράψετε ή να αναθέσετε εκ νέου την εργασία.

Για πιο λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης της φόρμας εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα Complete αυτού του άρθρου.

Αλλαγή όλων των ενεργών εργασιών

Δικαιώματα    Και οι τέσσερις συνδέσεις εντολών στην παρακάτω εικόνα εμφανίζονται στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας οποιουδήποτε έχει το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες". Οι τρεις πρώτες συνδέσεις εμφανίζονται στη σελίδα του ατόμου που ξεκίνησε την παρουσία της ροής εργασιών, αλλά η σύνδεση Τερματισμός αυτής της ροής εργασιώνδεν εμφανίζεται εκτός εάν αυτό το άτομο έχει επίσης το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες". (Και πάλι, η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" δεν έχουν.)

1. Στην περιοχή ακριβώς κάτω από την Απεικόνιση ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση Ενημέρωση ενεργών εργασιών έγκρισης .

2. Κάντε τις αλλαγές σας στη φόρμα που ανοίγει και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   • Τα μηνύματα που απεικονίζουν τις αλλαγές σας αποστέλλονται στα άτομα στα οποία έχουν ανατεθεί εργασίες σε αυτήν την εκτέλεση.

   • Οι εργασίες που έχουν ήδη ολοκληρωθεί ή διαγραφεί και οι εργασίες που δεν έχουν ανατεθεί ακόμη δεν επηρεάζονται από τις αλλαγές που κάνετε σε αυτήν τη φόρμα.

   • Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές σε εργασίες που δεν έχουν ανατεθεί ακόμη, ανατρέξτε στην παρακάτω ενότητα Αλλαγή μελλοντικών εργασιών.

Διάρκεια ανά εργασία, Μονάδες διάρκειας Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα προθεσμία    Αφήστε τη διάρκεια ανά εργασία κενή και μην κάνετε καμία αλλαγή σε Μονάδες διάρκειας. Για να καταργήσετε την προθεσμία, ώστε να μην υπάρχει    Πληκτρολογήστε τον αριθμό 0 στη Διάρκεια ανά εργασία. Για να μετακινήσετε την προθεσμία, επεκτείνοντας τη διάρκεια της εργασίας    Χρησιμοποιήστε και τα δύο πεδία διάρκειας για να καθορίσετε τον αριθμό και τον τύπο των μονάδων, με τις οποίες θέλετε να επεκτείνετε τη διάρκεια.

Αίτηση Για να αλλάξετε το κείμενο της αίτησης    Κάντε τις αλλαγές που θέλετε στο πλαίσιο κειμένου.

1. Όταν έχετε όλα τα πεδία στη φόρμα με τον τρόπο που τα θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Όλες οι ενεργές εργασίες στην τρέχουσα παρουσία ενημερώνονται.

Αρχή τμήματος

4. Αλλαγή μελλοντικών εργασιών (εργασίες που δεν έχουν ανατεθεί ακόμη)

Δικαιώματα    Και οι τέσσερις συνδέσεις εντολών στην παρακάτω εικόνα εμφανίζονται στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας οποιουδήποτε έχει το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες". Οι τρεις πρώτες συνδέσεις εμφανίζονται στη σελίδα του ατόμου που ξεκίνησε την παρουσία της ροής εργασιών, αλλά η σύνδεση Τερματισμός αυτής της ροής εργασιών τώραδεν εμφανίζεται εκτός εάν αυτό το άτομο έχει επίσης το δικαίωμα Διαχείριση Λίστες. (Και πάλι, η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" δεν έχουν.)

1. Στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας, στην περιοχή ακριβώς κάτω από την Απεικόνιση ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση Προσθήκη ή ενημέρωση των υπεύθυνων έγκρισης της έγκρισης .

2. Κάντε τις αλλαγές σας στη φόρμα που ανοίγει και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ.

   Σημείωση: Οι εργασίες που έχουν ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί δεν επηρεάζονται από τις αλλαγές που κάνετε σε αυτήν τη φόρμα.

	Συμμετέχοντες, Σειρά, Ανάπτυξη Ομάδες Για να προσθέσετε ή να καταργήσετε συμμετέχοντες ή για να αλλάξετε τη σειρά των εργασιών    Προσθέστε, καταργήστε ή/και αναδιατάξτε τη σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων των συμμετεχόντων στο πεδίοΣυμμετέχοντες . Για να καταργήσετε ένα ολόκληρο στάδιο    , κάντε κλικ στο πεδίο Αντιστοίχιση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο CTRL+DELETE. Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου Ανάπτυξη Ομάδες για να καθορίσετε εάν στις ομάδες διανομής που παρατίθενται θα πρέπει να έχει ανατεθεί μόνο μία εργασία για ολόκληρη την ομάδα ή μία εργασία ανά μέλος. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτών των πεδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN και στο κατάλληλο Τμήμα Προσθήκη (Λίστα/βιβλιοθήκη ή Συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.
	Αίτηση Για να αλλάξετε το κείμενο της αίτησης    Κάντε τις αλλαγές που θέλετε στο κείμενο στο πλαίσιο.
	Προθεσμία για όλες τις εργασίες, διάρκεια ανά εργασία, μονάδες διάρκειας Για να αλλάξετε ή να καταργήσετε την προθεσμία του ημερολογίου    Διαγράψτε την υπάρχουσα ημερομηνία και, στη συνέχεια, παράσχετε μια νέα ή, για να καταργήσετε εντελώς τη συγκεκριμένη προθεσμία, αφήστε το πεδίο κενό. (Μην πληκτρολογήσετε μηδέν σε αυτό το πεδίο. Αυτό το πεδίο πρέπει να περιέχει μια τιμή ημερομηνίας ημερολογίου ή να είναι κενό.) Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα διάρκεια    Αφήστε τη διάρκεια ανά εργασία κενή και μην κάνετε καμία αλλαγή σε Μονάδες διάρκειας. Για να καταργήσετε τη διάρκεια, ώστε να μην υπάρχει    Πληκτρολογήστε τον αριθμό 0 στη Διάρκεια ανά εργασία. Για να επεκτείνετε τη διάρκεια της εργασίας    Χρησιμοποιήστε και τα δύο πεδία διάρκειας για να καθορίσετε τον αριθμό και τον τύπο των μονάδων, με τις οποίες θέλετε να επεκτείνετε τη διάρκεια. (Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον ορισμό προθεσμιών και διάρκειων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.)

1. Όταν έχετε όλα τα πεδία στη φόρμα με τον τρόπο που τα θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Όλες οι μελλοντικές εργασίες στην τρέχουσα παρουσία θα αντικατοπτρίζουν τις αλλαγές σας.

Αρχή τμήματος

5. Ακύρωση ή τερματισμός αυτής της ροής εργασιών

Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να διακόψετε μια τρέχουσα παρουσία ροής εργασίας πριν ολοκληρωθεί:

• Ακύρωση της ροής εργασίας    Όλες οι εργασίες ακυρώνονται, αλλά διατηρούνται στην περιοχή "Εργασίες" της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας".

• Τερματισμός της ροής εργασιών    Όλες οι εργασίες ακυρώνονται και διαγράφονται από την περιοχή "Εργασίες" της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας". (Ωστόσο, εξακολουθούν να αντικατοπτρίζονται στην περιοχή Ιστορικό ροής εργασιών.)

Ακολουθούν οδηγίες και για τις δύο μεθόδους.

Ακύρωση (όλες οι εργασίες ακυρώθηκαν αλλά διατηρήθηκαν τόσο στη λίστα εργασιών όσο και στο ιστορικό)

Δικαιώματα    Και οι τέσσερις συνδέσεις εντολών στην παρακάτω εικόνα εμφανίζονται στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας οποιουδήποτε έχει το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες". Οι τρεις πρώτες συνδέσεις εμφανίζονται στη σελίδα του ατόμου που ξεκίνησε την παρουσία της ροής εργασιών, αλλά η σύνδεση Τερματισμός της ροής εργασιώνδεν εμφανίζεται εκτός εάν αυτό το άτομο έχει επίσης το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες". (Και πάλι, η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" δεν έχουν.)

Εάν η τρέχουσα παρουσία μιας ροής εργασιών δεν είναι πλέον απαραίτητη, μπορεί να διακοπεί.

• Στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας, στην περιοχή ακριβώς κάτω από την Απεικόνιση ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση Ακύρωση όλων των εργασιών έγκρισης .

• Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για επιβεβαίωση.

Όλες οι τρέχουσες εργασίες ακυρώνονται και η ροή εργασιών τελειώνει σε Κατάσταση Ακύρωσης. Οι εργασίες που ακυρώνονται εξακολουθούν να παρατίθενται τόσο στην περιοχή Εργασίες όσο και στην περιοχή Ιστορικό ροής εργασιών .

Τερματισμός (όλες οι εργασίες διαγράφονται από τη λίστα εργασιών αλλά διατηρούνται στο ιστορικό)

Δικαιώματα    Και οι τέσσερις συνδέσεις εντολών στην παρακάτω εικόνα εμφανίζονται στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας οποιουδήποτε έχει το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες". Οι τρεις πρώτες συνδέσεις εμφανίζονται στη σελίδα του ατόμου που ξεκίνησε την παρουσία της ροής εργασιών, αλλά η σύνδεση Τερματισμός αυτής της ροής εργασιώνδεν εμφανίζεται εκτός εάν αυτό το άτομο έχει επίσης το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες". (Και πάλι, η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση Λίστες" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" δεν έχουν.)

Εάν παρουσιαστεί σφάλμα ή εάν η ροή εργασιών διακοπεί και δεν αποκρίνεται, μπορεί να τερματιστεί.

Στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας, στην περιοχή ακριβώς κάτω από την Απεικόνιση ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Τερματισμός αυτής της ροής εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για επιβεβαίωση.

Όλες οι εργασίες που δημιουργούνται από τη ροή εργασιών ακυρώνονται και διαγράφονται από την περιοχή Εργασίες στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας, παρόλο που εξακολουθούν να αντικατοπτρίζονται στην περιοχή Ιστορικό ροής εργασιών . Η ροή εργασιών τελειώνει με την κατάσταση " Η ροή εργασίας ακυρώθηκε".

Αρχή τμήματος

6. Μάθετε ποιες ροές εργασιών εκτελούνται σε ένα στοιχείο

Στη σελίδα Ροές εργασίας για οποιοδήποτε στοιχείο, θα βρείτε μια λίστα με τις ροές εργασιών που εκτελούνται αυτή τη στιγμή σε αυτό το στοιχείο.

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο.

2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα του στοιχείου, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας στο αναπτυσσόμενο μενού.

3. Στη σελίδα Ροές εργασίας: Όνομα στοιχείου , στην περιοχή Ροές εργασίας που εκτελούνται, θα βρείτε μια λίστα με τις παρουσίες που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή στο στοιχείο.

Αρχή τμήματος

7. Παρακολούθηση ροών εργασιών για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών

Οι διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών μπορούν να τις προβάλουν με μια ματιά:

• Πόσες ροές εργασιών που βασίζονται σε κάθε πρότυπο ροής εργασιών υπάρχουν αυτή τη στιγμή στη συλλογή τοποθεσιών.

• Εάν κάθε πρότυπο ροής εργασιών είναι ενεργό ή ανενεργό στη συλλογή τοποθεσιών τη συγκεκριμένη στιγμή.

• Πόσες εμφανίσεις εκδόσεων ροής εργασιών που βασίζονται σε κάθε πρότυπο ροής εργασιών εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή στη συλλογή τοποθεσιών.

Δείτε με ποιον τρόπο:

1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι την αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία στη συλλογή).

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

3. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην περιοχή Διαχείριση τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας.

Ανοίγει η σελίδα Ροές εργασίας, εμφανίζοντας τις πληροφορίες.

Τι ακολουθεί;

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που εκτελείται αυτή η έκδοση ροής εργασιών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις οδηγίες στο τμήμα ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ αυτού του άρθρου για να προβάλετε τα συμβάντα στην παρουσία και να ανακαλύψετε εάν η ροή εργασιών λειτουργεί όπως θέλετε.

Αφού ολοκληρωθεί η παρουσία της ροής εργασιών σας, μπορείτε να εξετάσετε τα συμβάντα που έχουν καταγραφεί στο ιστορικό της. (Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην εγγραφή για οποιαδήποτε παρουσία για έως και 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωση της παρουσίας.)

Μπορείτε επίσης να εκτελέσετε αναφορές σχετικά με τη συνολική απόδοση της ροής εργασιών σε όλες τις παρουσίες.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Αναθεώρηση συμβάντων στην πιο πρόσφατη παρουσία

2. Ιστορικό παρουσίας της Access για έως και 60 ημέρες

3. Δημιουργία αναφορών επιδόσεων ροής εργασιών

1. Εξέταση συμβάντων στην πιο πρόσφατη παρουσία

Εφόσον ένα στοιχείο παραμένει στην ίδια λίστα ή βιβλιοθήκη και μέχρι να εκτελεστεί ξανά η ίδια ροή εργασιών στο ίδιο στοιχείο, η πρόσβαση στο ιστορικό της πιο πρόσφατης παρουσίας είναι δυνατή από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

Για να προβάλετε τη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας για την πιο πρόσφατη παρουσία μιας ροής εργασιών που εκτελείται σε οποιοδήποτε στοιχείο:

• Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου βρίσκεται το στοιχείο, κάντε κλικ στη σύνδεση κατάστασης για το στοιχείο και τη ροή εργασίας που θέλετε.

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι το έγγραφο με τίτλο Πρόχειρο της Κεντρικής σημείωσης και η ροή εργασίας είναι Νέα έγκριση εγγράφου.

Στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας, η ενότητα Ιστορικό ροής εργασίας βρίσκεται κοντά στο κάτω μέρος.

Αρχή τμήματος

2. Ιστορικό παρουσίας της Access για έως και 60 ημέρες

Τι γίνεται εάν θέλετε να ελέγξετε το ιστορικό μιας παρουσίας αφού έχετε εκτελέσει ξανά την ίδια ροή εργασιών στο ίδιο στοιχείο;

Στην πραγματικότητα, μπορείτε να το κάνετε για έως και 60 ημέρες, από οποιοδήποτε από τα δύο σημεία εισόδου: τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη ή την ειδοποίηση ολοκλήρωσης ροής εργασιών.

Από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο.

2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα του στοιχείου, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας στο αναπτυσσόμενο μενού.

3. Στη σελίδα Ροές εργασίας: Όνομα στοιχείου , στην περιοχή Ολοκληρωμένες ροές εργασιών, κάντε κλικ στο όνομα ή την κατάσταση της παρουσίας ροής εργασιών που θέλετε να εξετάσετε.
   
   Ανοίγει η σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας για αυτή την παρουσία.

Από την ειδοποίηση ολοκλήρωσης ροής εργασιών

• Ανοίξτε την ειδοποίηση ολοκλήρωσης ροής εργασιών για την παρουσία που θέλετε να εξετάσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη σύνδεση Προβολή του ιστορικού ροής εργασιών .

Ανοίγει η σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας για αυτή την παρουσία.

Για να διατηρήσετε όλες τις ειδοποιήσεις ολοκλήρωσης, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα του Outlook. Ρυθμίστε τον κανόνα για να αντιγράφετε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα που έχουν το κείμενο συμπληρωμένο στη γραμμή θέματος στο δικό τους, ξεχωριστό φάκελο. (Βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας του Outlook αντιγράφει τα εισερχόμενα μηνύματα και δεν τα μετακινεί απλώς, διαφορετικά δεν θα εμφανίζονται επίσης στα Εισερχόμενά σας.)

Αρχή τμήματος

3. Δημιουργία αναφορών επιδόσεων ροής εργασιών

Για να μάθετε πώς λειτουργεί γενικά μία από τις εκδόσεις ροής εργασιών σας — με την πάροδο του χρόνου και σε πολλές παρουσίες — μπορείτε να δημιουργήσετε μία ή και τις δύο προκαθορισμένες αναφορές:

• Αναφορά διάρκειας δραστηριότητας    Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να δείτε τους μέσους όρους του χρόνου που χρειάζεται για να ολοκληρωθεί κάθε δραστηριότητα μέσα σε μια ροή εργασιών, καθώς και πόσος χρόνος χρειάζεται για να ολοκληρωθεί κάθε πλήρης εκτέλεση ή παρουσία αυτής της ροής εργασιών.

• Ακύρωση και αναφορά σφαλμάτων    Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να δείτε εάν μια ροή εργασιών ακυρώνεται συχνά ή παρουσιάζει σφάλματα πριν από την ολοκλήρωση.

Δημιουργία των διαθέσιμων αναφορών για μια ροή εργασιών

1. Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, στη στήλη Κατάσταση για τη συγκεκριμένη ροή εργασίας, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε σύνδεση πληροφοριών κατάστασης.
   

2. Στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας, στην περιοχή Ιστορικό ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή αναφορών ροής εργασιών.
   

3. Εντοπίστε τη ροή εργασίας για την οποία θέλετε να προβάλετε μια έκθεση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της αναφοράς που θέλετε να προβάλετε.
   

4. Στη σελίδα Προσαρμογή, διατηρήστε ή αλλάξτε τη θέση όπου θα δημιουργηθεί το αρχείο αναφοράς και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
   
   Η αναφορά δημιουργείται και αποθηκεύεται στην καθορισμένη θέση.

5. Όταν ολοκληρωθεί η αναφορά, μπορείτε να κάνετε κλικ στη σύνδεση που εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα για να την προβάλετε. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου. (Αργότερα, όταν είστε έτοιμοι να προβάλετε την αναφορά, θα τη βρείτε στη θέση που καθορίσατε στο προηγούμενο βήμα.)
   

Τι ακολουθεί;

Εάν η ροή εργασιών σας λειτουργεί ακριβώς όπως θέλετε, είστε έτοιμοι να αρχίσετε να τη χρησιμοποιείτε.

Εάν υπάρχει κάτι που θέλετε να αλλάξετε σχετικά με τον τρόπο που λειτουργεί, ανατρέξτε στο τμήμα CHANGE αυτού του άρθρου.

Αφού εκτελέσετε την πρώτη εμφάνιση της νέας ροής εργασίας "Έγκριση" και εξετάσετε τα αποτελέσματα, μπορεί να θέλετε να κάνετε μία ή περισσότερες αλλαγές στον τρόπο ρύθμισης παραμέτρων της ροής εργασιών.

Επίσης, μπορεί να θέλετε σε διάφορες στιγμές στο μέλλον να κάνετε περαιτέρω αλλαγές στη ρύθμιση παραμέτρων.

Τέλος, μπορεί κάποια στιγμή να θέλετε να απενεργοποιήσετε τη ροή εργασιών για μικρότερο ή μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, αλλά να μην την καταργήσετε — ή μπορεί, πράγματι, να θέλετε να την καταργήσετε εντελώς.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Αλλαγή μόνιμων ρυθμίσεων για μια ροή εργασιών

2. Απενεργοποίηση ή κατάργηση μιας ροής εργασίας

1. Αλλαγή μόνιμων ρυθμίσεων για μια ροή εργασιών

Για να κάνετε μόνιμες αλλαγές στις ρυθμίσεις για μια υπάρχουσα ροή εργασιών, μπορείτε να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε τη φόρμα συσχέτισης που χρησιμοποιήσατε αρχικά για να την προσθέσετε.

Εάν η ροή εργασιών εκτελείται σε μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη

1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία εκτελείται η ροή εργασιών.

2. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη .

   Σημείωση: Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίου, η καρτέλα ονομάζεται Ημερολόγιο.

3. Στην ομάδα Ρυθμίσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις ροής εργασίας, στην περιοχή Όνομα ροής εργασίας (κάντε κλικ για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις), κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας για την οποία θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις.

   Σημείωση: Εάν η ροή εργασίας Έγκριση που θέλετε δεν εμφανίζεται στη λίστα, μπορεί να σχετίζεται μόνο με έναν τύπο περιεχομένου. Οι ροές εργασιών που εμφανίζονται σε αυτήν τη λίστα ελέγχονται από τη ρύθμιση Αυτές οι ροές εργασιών έχουν ρυθμιστεί ώστε να εκτελούνται σε στοιχεία ελέγχου αυτού του τύπου , που βρίσκονται ακριβώς κάτω από τη λίστα. (Ανατρέξτε στην εικόνα.) Κάντε κλικ στις επιλογές τύπου περιεχομένου στο αναπτυσσόμενο μενού για να ανακαλύψετε ποια εμφανίζει τη ροή εργασιών που θέλετε. Όταν εμφανιστεί στη λίστα η ροή εργασιών που θέλετε, κάντε κλικ στο όνομά της.

5. Στις ίδιες δύο σελίδες της φόρμας συσχέτισης που χρησιμοποιήθηκαν αρχικά για την προσθήκη της ροής εργασιών, πραγματοποιήστε και αποθηκεύστε τις αλλαγές που θέλετε.

   Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα συσχέτισης, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN και στο κατάλληλο Τμήμα Προσθήκη (Λίστα/βιβλιοθήκη ή Συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Εάν η ροή εργασιών εκτελείται σε όλες τις λίστες και βιβλιοθήκες στη συλλογή τοποθεσιών

1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι την αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία στη συλλογή).

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

3. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην περιοχή Συλλογές Designer Web, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

4. Στη σελίδα Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας στον οποίο εκτελείται η ροή εργασίας.
   

5. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.
   

6. Στη σελίδα Ρυθμίσεις ροής εργασίας, στην περιοχή Όνομα ροής εργασίας (κάντε κλικ για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις), κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας για την οποία θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις.
   

7. Στις ίδιες δύο σελίδες της φόρμας συσχέτισης που χρησιμοποιήθηκαν αρχικά για την προσθήκη της ροής εργασιών, πραγματοποιήστε και αποθηκεύστε τις αλλαγές που θέλετε.

   Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα συσχέτισης, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN και στο κατάλληλο Τμήμα Προσθήκη (Λίστα/βιβλιοθήκη ή Συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Αρχή τμήματος

2. Απενεργοποίηση ή κατάργηση μιας ροής εργασιών

Εάν η ροή εργασιών εκτελείται σε μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη

1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία εκτελείται η ροή εργασιών.

2. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη .

   Σημείωση: Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίου, η καρτέλα ονομάζεται Ημερολόγιο.

3. Στην ομάδα Ρυθμίσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση Κατάργηση, Αποκλεισμός ή Επαναφορά μιας ροής εργασιών .

5. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα στη σελίδα Κατάργηση ροών εργασιών για να απενεργοποιήσετε, να ενεργοποιήσετε ξανά ή να καταργήσετε ροές εργασιών.
   

Υπάρχουν πέντε στήλες στη φόρμα:

• Ροή εργασιών    Το όνομα της ροής εργασιών.

• Περιπτώσεις    Αριθμός εμφανίσεων της ροής εργασιών που εκτελείται αυτή τη στιγμή σε στοιχεία.

• Επιτρέπω    Επιλογή που επιτρέπει τη συνέχιση της κανονικής λειτουργίας της ροής εργασιών.

• Χωρίς νέες παρουσίες    Επιλογή που επιτρέπει την ολοκλήρωση οποιασδήποτε τρέχουσας παρουσίας της ροής εργασιών, αλλά απενεργοποιεί τη ροή εργασιών, καθιστώντας μη διαθέσιμη την εκτέλεση νέων εμφανίσεων. (Αυτή η ενέργεια είναι αναστρέψιμη. Για να ενεργοποιήσετε ξανά τη ροή εργασιών αργότερα, επιστρέψτε σε αυτή τη σελίδα και επιλέξτε Αποδοχή.)

• Κατάργηση    Επιλογή που καταργεί εντελώς τη ροή εργασιών από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Όλες οι παρουσίες που εκτελούνται τερματίζονται αμέσως και η στήλη για αυτήν τη ροή εργασιών δεν εμφανίζεται πλέον στη σελίδα για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. (Αυτή η ενέργεια δεν είναι αναστρέψιμη.)

Εάν η ροή εργασιών εκτελείται σε όλες τις λίστες και βιβλιοθήκες στη συλλογή τοποθεσιών

1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι την αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία στη συλλογή).

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

3. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην περιοχή Συλλογές, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

4. Στη σελίδα Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας στον οποίο εκτελείται η ροή εργασίας.
   

5. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στηνπεριοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.
   

6. Στη σελίδα Ρυθμίσεις ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση Κατάργηση, Αποκλεισμός ή Επαναφορά μιας ροής εργασιών .

7. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα στη σελίδα Κατάργηση ροών εργασιών για να απενεργοποιήσετε, να ενεργοποιήσετε ξανά ή να καταργήσετε ροές εργασιών.
   

Υπάρχουν πέντε στήλες στη φόρμα:

• Ροή εργασιών    Το όνομα της ροής εργασιών.

• Περιπτώσεις    Αριθμός εμφανίσεων της ροής εργασιών που εκτελείται αυτή τη στιγμή σε στοιχεία.

• Επιτρέπω    Επιλογή που επιτρέπει τη συνέχιση της κανονικής λειτουργίας της ροής εργασιών.

• Χωρίς νέες παρουσίες    Επιλογή που επιτρέπει την ολοκλήρωση οποιασδήποτε τρέχουσας παρουσίας της ροής εργασιών, αλλά απενεργοποιεί τη ροή εργασιών, καθιστώντας μη διαθέσιμη την εκτέλεση νέων εμφανίσεων. (Αυτή η ενέργεια είναι αναστρέψιμη. Για να ενεργοποιήσετε ξανά τη ροή εργασιών αργότερα, επιστρέψτε σε αυτή τη σελίδα και επιλέξτε Αποδοχή.)

• Κατάργηση    Επιλογή που καταργεί εντελώς τη ροή εργασιών από τη συλλογή τοποθεσιών. Όλες οι παρουσίες που εκτελούνται τερματίζονται αμέσως και η στήλη για αυτήν τη ροή εργασιών δεν εμφανίζεται πλέον στη σελίδα για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. (Αυτή η ενέργεια δεν είναι αναστρέψιμη.)

Τι ακολουθεί;

Εάν έχετε κάνει αλλαγές, εκτελέστε μια δοκιμαστική παρουσία της ροής εργασιών για να ελέγξετε προσεκτικά τα αποτελέσματα των αλλαγών.

Περαιτέρω προσαρμογή

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προσαρμόσετε περαιτέρω τις ροές εργασιών που περιλαμβάνονται στα προϊόντα του SharePoint.

Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ροές εργασιών από την αρχή.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε ή όλα τα ακόλουθα προγράμματα:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Προσαρμογή φορμών, ενεργειών και συμπεριφορών ροής εργασιών.

• Microsoft Visual Studio    Δημιουργήστε τις δικές σας προσαρμοσμένες ενέργειες ροής εργασιών.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας του Microsoft Software Developer Network (MSDN).