Χρήση προβολής φύλλου δεδομένων Web σε εφαρμογή της Access

Τι είναι η προβολή φύλλου δεδομένων Web;

Μια προβολή φύλλου δεδομένων Web σε μια εφαρμογή της Access εμφανίζει online δεδομένα τακτοποιημένα σε γραμμές και στήλες σε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web. Μπορεί να επιτρέψει την επεξεργασία δεδομένων ή όχι, όπως προτιμάτε.

Όταν δημιουργείτε μια προβολή φύλλου δεδομένων Web στην Access, αυτή ανοίγει σε προβολή σχεδίασης, όπου μπορείτε να κάνετε οποιοδήποτε από τα εξής:

• Ορισμός της προέλευσης εγγραφών

• Παροχή λεζάντας για την προβολή

• Προσθήκη αυτόματων ενεργειών που γίνονται όταν ανοίγει η προβολή και όταν κάποιος μετακινείται μεταξύ των εγγραφών χρησιμοποιώντας την προβολή

• Προσθήκη προσαρμοσμένων ενεργειών που γίνονται όταν κάποιος κάνει κλικ σε ένα κουμπί (εσείς κάνετε κλικ στο κουμπί)

• Αλλαγή μεγέθους και μετακίνηση στοιχείων ελέγχου και ορισμός ιδιοτήτων στοιχείου ελέγχου

Προσθήκη νέας προβολής φύλλου δεδομένων

Για να προσθέσετε μια νέα προβολή φύλλου δεδομένων σε έναν πίνακα σε μια εφαρμογή της Access, ολοκληρώστε τα ακόλουθα βήματα:

1. Ανοίξτε την εφαρμογή στην Access.

2. Κάντε κλικ στο όνομα της λεζάντας πίνακα στον επιλογέα πίνακα στο αριστερό τμήμα του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη νέας προβολής" (το κουμπί με το σύμβολο συν δίπλα στα ονόματα των λεζαντών προβολής).

   

3. Στο παράθυρο διαλόγου "Προσθήκη νέας προβολής", πληκτρολογήστε ένα όνομα για την προβολή στο πλαίσιο "Όνομα προβολής", ορίστε τον τύπο προβολής σε φύλλο δεδομένων και επιλέξτε το όνομα του πίνακα στο πλαίσιο "Προέλευση εγγραφών".

Ορισμός ή αλλαγή της προέλευσης εγγραφών για την προβολή

Στην επάνω δεξιά πλευρά της περιοχής σχεδίασης, κάντε κλικ στην επιλογή "Δεδομένα" για να ανοίξετε το πλαίσιο "Δεδομένα":

Επιλέξτε το όνομα του πίνακα για να παρέχετε δεδομένα για την προβολή και, προαιρετικά, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Μόνο για ανάγνωση" για να αποτρέψετε την αλλαγή των δεδομένων σε αυτή την προβολή από τους χρήστες. Όταν τελειώσετε με την πραγματοποίηση αλλαγών, απλώς κλείστε το παράθυρο διαλόγου.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το όνομα ενός αποθηκευμένου ερωτήματος στο πλαίσιο "Προέλευση εγγραφών", εάν θέλετε να εμφανίσετε τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος στην προβολή φύλλου δεδομένων.

Παροχή λεζάντας

Στην επάνω δεξιά πλευρά της περιοχής σχεδίασης, κάντε κλικ στην επιλογή "Μορφοποίηση" για να ανοίξετε το πλαίσιο "Μορφοποίηση":

Επιλέξτε εάν θέλετε η γραμμή ενεργειών να είναι ορατή ή κρυφή στο πλαίσιο "Ορατή γραμμή ενεργειών". Εξακολουθείτε να μπορείτε να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε εγγραφές σε προβολές φύλλου δεδομένων, εάν η γραμμή ενεργειών είναι κρυφή, εφόσον τα δεδομένα στην προβολή φύλλου δεδομένων έχουν δυνατότητα ενημέρωσης.

Στο πλαίσιο "Λεζάντα", πληκτρολογήστε το κείμενο που θα εμφανίζεται στην προβολή φύλλου δεδομένων όταν ανοίγει ως αναδυόμενο παράθυρο σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης. Όταν τελειώσετε, απλώς κλείστε το παράθυρο διαλόγου.

Όταν ορίζετε την ιδιότητα "Λεζάντα" στο παράθυρο διαλόγου "Μορφοποίηση", η Access εμφανίζει αυτήν τη λεζάντα μόνο εάν η προβολή φύλλου δεδομένων είναι ανοιχτή ως αναδυόμενο παράθυρο. Ο ορισμός της ιδιότητας "Λεζάντα" στο παράθυρο διαλόγου "Μορφοποίηση" δεν αλλάζει τις επιλογές που εμφανίζει η Access στον επιλογέα προβολής για την προβολή. Για να αλλάξετε το κείμενο που εμφανίζεται στον Επιλογέα προβολής, ανατρέξτε στην ενότητα για τη μετονομασία μιας λεζάντας προβολής φύλλου δεδομένων.

Προσθήκη αυτόματων ενεργειών

Στην επάνω δεξιά πλευρά της περιοχής σχεδίασης, κάντε κλικ στην επιλογή "Ενέργειες" για να ανοίξετε το πλαίσιο "Ενέργειες":

Κάθε κουμπί ανοίγει μια μακροεντολή σε προβολή σχεδίασης. Κάντε κλικ στο κουμπί "Φόρτωση" για να σχεδιάσετε μια μακροεντολή που εκτελείται όταν ανοίγει το φύλλο δεδομένων και κάντε κλικ στην επιλογή "Με το τρέχον" για μια μακροεντολή που εκτελείται κάθε φορά που κάποιος επιλέγει μια διαφορετική γραμμή στο φύλλο δεδομένων. Όταν τελειώσετε, απλώς κλείστε το παράθυρο διαλόγου. Μάθετε περισσότερα σχετικά με την προσαρμογή μιας προβολής, δημιουργώντας μια μακροεντολή περιβάλλοντος εργασίας χρήστη.

Προσθήκη προσαρμοσμένων ενεργειών στη γραμμή ενεργειών

Από προεπιλογή, οι προβολές φύλλου δεδομένων περιλαμβάνουν ένα κουμπί "Προσθήκη ενέργειας" και ένα κουμπί ενέργειας "Διαγραφή". Μάθετε περισσότερα σχετικά με την εργασία με κουμπιά ενεργειών σε μια εφαρμογή της Access. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε τα δικά σας κουμπιά προσαρμοσμένων ενεργειών στη γραμμή ενεργειών.

Στο επάνω κεντρικό μέρος της περιοχής σχεδίασης, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη προσαρμοσμένης ενέργειας" (το κουμπί με το σύμβολο συν δίπλα στη γραμμή ενεργειών). Η νέα ενέργεια εμφανίζεται ως κουμπί με ένα εικονίδιο αστεριού:

Κάντε κλικ στο κουμπί προσαρμοσμένης ενέργειας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Δεδομένα" που εμφανίζεται. Η Access ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Δεδομένα" για την προσαρμοσμένη ενέργεια:

Δώστε ένα όνομα στο κουμπί προσαρμοσμένης ενέργειας, επιλέξτε ένα εικονίδιο για να το χρησιμοποιήσετε, πληκτρολογήστε μια συμβουλή εργαλείου (κείμενο που εμφανίζεται όταν ο δείκτης του ποντικιού περνά επάνω από το εικονίδιο ενέργειας) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Με κλικ" για να ανοίξετε την προβολή σχεδίασης μακροεντολής και συντάξτε μια μακροεντολή που εκτελείται όταν κάνετε κλικ στο κουμπί προσαρμοσμένης ενέργειας. Μάθετε περισσότερα σχετικά με την προσθήκη προσαρμοσμένων ενεργειών στη γραμμή ενεργειών.

Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή δεδομένων

Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα σας χρησιμοποιώντας τις προβολές φύλλου δεδομένων, ανοίγοντας την προβολή στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Η Access αποθηκεύει αυτόματα τις αλλαγές σε εγγραφές κάθε φορά που μετακινείστε σε μια διαφορετική εγγραφή στην προβολή.

• Για να προσθέσετε μια νέα εγγραφή: Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη εγγραφής " στη γραμμή ενεργειών, πληκτρολογήστε τα δεδομένα που θέλετε στις στήλες και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Tab ή κάντε κλικ σε μια διαφορετική εγγραφή για να αποθηκεύσετε τη νέα εγγραφή. Οι νέες εγγραφές στις προβολές φύλλου δεδομένων εμφανίζονται πάντα στο κάτω μέρος.

• Για να επεξεργαστείτε μια εγγραφή: Κάντε κλικ στη γραμμή που θέλετε να επεξεργαστείτε και πατήστε το πλήκτρο Tab για τη συγκεκριμένη στήλη που θέλετε να αλλάξετε. Πληκτρολογήστε τα νέα δεδομένα σας και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Tab ή κάντε κλικ σε μια διαφορετική εγγραφή για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στην εγγραφή σας.

• Για να διαγράψετε μια εγγραφή: Κάντε κλικ στη γραμμή που θέλετε να διαγράψετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί ενέργειας. Η Access εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης για να βεβαιωθείτε ότι θέλετε να διαγράψετε αυτή την εγγραφή. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" για να διαγράψετε ή κάντε κλικ στο κουμπί "Όχι" για να ακυρώσετε τη διαγραφή της εγγραφής.

  Μπορείτε επίσης να διαγράψετε μια εγγραφή κάνοντας δεξί κλικ στον επιλογέα γραμμής στην αριστερή πλευρά και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή "Διαγραφή". Για να διαγράψετε περισσότερες από μία εγγραφή κάθε φορά, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL ενώ κάνετε κλικ σε διαφορετικούς επιλογείς γραμμών, κάντε δεξί κλικ σε έναν από τους επιλογείς γραμμών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Διαγραφή".

Φιλτράρισμα και ταξινόμηση δεδομένων

Οι προβολές φύλλου δεδομένων στις εφαρμογές Access έχουν ενσωματωμένες επιλογές για το φιλτράρισμα και την ταξινόμηση των δεδομένων. Μπορείτε γρήγορα να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε διαφορετικές στήλες δεδομένων για να προβάλετε μόνο τις εγγραφές που θέλετε να δείτε.

Για να φιλτράρετε δεδομένα:

1. Μεταβείτε στην προβολή φύλλου δεδομένων στην εφαρμογή Access χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησής σας.

2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω σε μια κεφαλίδα στήλης, κάντε κλικ στο βέλος του αναπτυσσόμενου μενού και κάντε κλικ σε μια επιλογή για να φιλτράρετε τη λίστα για τα συγκεκριμένα δεδομένα στη στήλη. Η Access εμφανίζει ένα εικονίδιο ομαδοποίησης επάνω από κάθε στήλη στην οποία έχει εφαρμοστεί φίλτρο.

   

   Συμβουλή: Ορίστε περισσότερες επιλογές από τη λίστα για να φιλτράρετε για περισσότερες από μία επιλογές δεδομένων.

3. Για να καταργήσετε ένα φίλτρο σε μια στήλη, κάντε κλικ στην επιλογή "Απαλοιφή φίλτρου" από τη λίστα επιλογών.

   Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα "Εύρεση στη σελίδα" του προγράμματος περιήγησης για να βρείτε γρήγορα δεδομένα σε μια προβολή φύλλου δεδομένων. Για παράδειγμα, στον Internet Explorer, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+F, πληκτρολογήστε το κείμενο ή τον αριθμό που αναζητάτε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προηγούμενο" ή "Επόμενο" για να προχωρήσετε στις τιμές που βρέθηκαν

Για να ταξινομήσετε δεδομένα:

1. Μεταβείτε στην προβολή φύλλου δεδομένων στην εφαρμογή Access χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησής σας.

2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω σε μια κεφαλίδα στήλης, κάντε κλικ στο βέλος του αναπτυσσόμενου μενού και κάντε κλικ στην επιλογή "Αύξουσα ταξινόμηση" ή "Φθίνουσα ταξινόμηση" για να ταξινομήσετε τις εγγραφές στην προβολή κατά τη στήλη αυτή.

Για να αποκρύψετε μια στήλη:

1. Μεταβείτε στην προβολή φύλλου δεδομένων στην εφαρμογή Access χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησής σας.

2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω σε μια κεφαλίδα στήλης, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε "Απόκρυψη στήλης". Η Access αποκρύπτει τη στήλη από την προβολή στο πρόγραμμα περιήγησης.

   Σημείωση: Η απόκρυψη μιας στήλης σε μια προβολή φύλλου δεδομένων στο πρόγραμμα περιήγησης είναι προσωρινή. Εάν μεταβείτε σε διαφορετική προβολή και επιστρέψει ή ανανεώσετε την προβολή, η Access εμφανίζει ξανά τη στήλη.

Λήψη εγγραφών από προβολές φύλλου δεδομένων στο Excel

Μπορείτε να κάνετε λήψη εγγραφών από την εφαρμογή Access στο Excel από προβολές φύλλου δεδομένων.

Για να κάνετε λήψη εγγραφών στο Excel:

1. Κάντε κλικ στην προβολή φύλλου δεδομένων κατά την προβολή της εφαρμογής στο πρόγραμμα περιήγησης Web.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Λήψη Excel" στη γραμμή ενεργειών.

   

3. Κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα" για να ανοίξετε το υπολογιστικό φύλλο του Excel, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" για να αποθηκεύσετε το υπολογιστικό φύλλο σε ένα φάκελο ή κάντε κλικ στο κουμπί "Άκυρο" για να ακυρώσετε τη λήψη των εγγραφών στο Excel.

4. Το Excel εμφανίζει τις εγγραφές από την προβολή φύλλου δεδομένων.

   

Διαγραφή προβολής φύλλου δεδομένων

Για να διαγράψετε μια υπάρχουσα προβολή φύλλου δεδομένων, ολοκληρώστε τα ακόλουθα βήματα:

1. Ανοίξτε την εφαρμογή στην Access.

2. Κάντε κλικ στο όνομα της λεζάντας πίνακα στον επιλογέα πίνακα στο αριστερό τμήμα του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην προβολή φύλλου δεδομένων.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί ιδιότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Διαγραφή".

Μετονομασία λεζάντας προβολής φύλλου δεδομένων που εμφανίζεται στον Επιλογέα Προβολής

Η Access εμφανίζει μια λίστα με ονόματα λεζαντών στο επάνω μέρος της εφαρμογής στον Επιλογέα προβολής. Για να μετονομάσετε τη λεζάντα μιας προβολής φύλλου δεδομένων που εμφανίζεται στον Επιλογέα Προβολής, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ανοίξτε την εφαρμογή στην Access.

2. Κάντε κλικ στο όνομα της λεζάντας πίνακα στον επιλογέα πίνακα στο αριστερό τμήμα του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην προβολή φύλλου δεδομένων.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί ιδιότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Μετονομασία".

   

4. Πληκτρολογήστε το νέο όνομα λεζάντας της προβολής φύλλου δεδομένων και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.

   

5. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στις λεζάντες σας.

Για να αλλάξετε τη θέση της προβολής φύλλου δεδομένων στο επάνω μέρος της οθόνης, κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο το κουμπί του ποντικιού στη λεζάντα και σύρετέ τη προς τα δεξιά ή προς τα αριστερά σε μια νέα θέση.

Δημιουργία αντιγράφου μιας προβολής φύλλου δεδομένων

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα πανομοιότυπο αντίγραφο μιας προβολής φύλλου δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Αναπαραγωγή" στις εφαρμογές της Access.

Για να κάνετε ένα αντίγραφο της προβολής φύλλου δεδομένων, ολοκληρώστε τα ακόλουθα βήματα:

1. Ανοίξτε την εφαρμογή στην Access.

2. Κάντε κλικ στο όνομα της λεζάντας πίνακα στον επιλογέα πίνακα στο αριστερό τμήμα του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην προβολή φύλλου δεδομένων.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί ιδιότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αναπαραγωγή".

   

4. Πληκτρολογήστε το όνομα του νέου αντιγράφου της προβολής φύλλου δεδομένων στο πλαίσιο "Όνομα διπλότυπου". Σημειώστε ότι κάθε αντικείμενο προβολής στο παράθυρο περιήγησης πρέπει να είναι μοναδικό.

5. Επιλέξτε έναν πίνακα για να τον αντιστοιχίσετε στο πλαίσιο "Τοποθεσία για διπλότυπα". Όταν αντιστοιχίζετε ένα αντίγραφο μιας προβολής σε έναν πίνακα, η Access εμφανίζει το όνομα της λεζάντας προβολής όταν κάνετε κλικ στο όνομα της λεζάντας πίνακα στο αριστερό τμήμα παραθύρου.

   

   Συμβουλή: Εάν δεν θέλετε να αντιστοιχίσετε ένα αντίγραφο της προβολής σε έναν συγκεκριμένο πίνακα, μπορείτε να επιλέξετε [Αυτόνομη/Αναδυόμενη σελίδα] στο πλαίσιο "Θέση για αναπαραγωγή". Όταν κάνετε ένα αντίγραφο της προβολής ως αυτόνομη προβολή, η Access εμφανίζει το αντικείμενο στο παράθυρο περιήγησης αλλά όχι στη λίστα των προβολών που έχουν εκχωρηθεί σε πίνακες. Για να ανοίξετε τις αυτόνομες προβολές στο πρόγραμμα περιήγησης, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την ενέργεια μακροεντολής OpenPopup.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να δημιουργήσετε το νέο αντίγραφο της προβολής φύλλου δεδομένων ή κάντε κλικ στο κουμπί "Άκυρο" για να ακυρώσετε τη δημιουργία του αντιγράφου της προβολής φύλλου δεδομένων.

7. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας στη λίστα προβολών.

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις εφαρμογές της Access

Οι προβολές φύλλου δεδομένων Web είναι μια δυνατότητα των εφαρμογών της Access – βάσεις δεδομένων που εκτελούνται σε ένα πρόγραμμα περιήγησης την οποία οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν στο Internet – αλλά είναι μόνο μία δυνατότητα. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις εφαρμογές της Access, ανατρέξτε στο άρθρο "Δημιουργία εφαρμογής Access".

• Μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε στοιχεία ελέγχου σε μια προβολή.

• Μάθετε πώς να εργάζεστε με κουμπιά ενεργειών σε μια εφαρμογή της Access.

• Μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε προσαρμοσμένες ενέργειες στη γραμμή ενεργειών.

• Μάθετε πώς μπορείτε να προσαρμόσετε μια προβολή δημιουργώντας μια μακροεντολή περιβάλλοντος εργασίας χρήστη.

Αρχή της σελίδας