Έχετε μπερδέψει ποτέ μια φάση με μια διαδικασία; Ή ένα χαρτοφυλάκιο με παραδοτέο; Ίσως όχι, αλλά η ορολογία διαχείρισης έργου μπορεί να σας μπερδέψει και αυτό το άρθρο μπορεί να σας βοηθήσει να το λύσετε.
Σε αυτό το άρθρο
Εξοικείωση: φάσεις, διεργασίες, χαρτοφυλάκια και προϊόντα
Ένα έργο είναι απλώς ένα σύνολο δραστηριοτήτων που πραγματοποιούνται σύμφωνα με ένα χρονοδιάγραμμα και που παράγουν κάποιο είδος εξόδου. Ορισμένα έργα είναι αυτόνομα, χωρίς καμία σχέση με άλλες εργασίες που συμβαίνουν σε μια εταιρεία. Από την άλλη, ορισμένα έργα αποτελούν μέρος μεγαλύτερων προσπαθειών, όπως φάσεις, διαδικασίες, προγράμματα και χαρτοφυλάκια.
Φάσεις
Τα έργα μπορούν να προγραμματιστούν σε φάσεις, ώστε να είναι δυνατή η ταυτόχρονη διαχείριση πολλών έργων που σχετίζονται με τον ίδιο στόχο. Για παράδειγμα, μια φιλανθρωπική οργάνωση έχει έναν έρανο κάθε χρόνο. Για να διαχειριστούν όλα τα έργα που σχετίζονται με τη συνάρτηση, ομαδοποιούν τα έργα σε τρεις φάσεις: Προγραμματισμός, Ημέρα εκδήλωσης και Παρακολούθηση. Κάθε φάση περιέχει πολλά έργα.
|
Φάση |
Έργα |
Έξοδος φάσης |
|
Σχεδιασμός |
|
Ολοκληρωμένο έγγραφο σχεδίου εκδήλωσης |
|
Ημέρα συμβάντος |
|
Το συμβάν εκτελείται όπως έχει προγραμματιστεί |
|
Follow-Up |
|
Ολοκληρωμένο έγγραφο μετά τη νεκροψία |
Διαδικασίες
Οι δραστηριότητες δύο διαφορετικών έργων μπορούν να συνδέονται μεταξύ τους για να σχηματίσουν μια διαδικασία. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε δύο έργα: το ένα περιέχει τις δραστηριότητες που είναι απαραίτητες για την παραγωγή ενός συστήματος έκδοσης εισιτηρίων τηλεφωνικών κέντρων και το άλλο έργο περιέχει τις δραστηριότητες που είναι απαραίτητες για την πρόσληψη και εκπαίδευση του προσωπικού υποστήριξης για ένα τηλεφωνικό κέντρο.
|
Project 1 |
Project 2 |
|
Δραστηριότητες:
|
Δραστηριότητες:
|
|
Εξόδου: Σύστημα έκδοσης εισιτηρίων τηλεφωνικό κέντρο |
Εξόδου: Προσωπικό υποστήριξης τηλεφωνικό κέντρο |
Το συνδυασμένο σύνολο δραστηριοτήτων από τα δύο έργα αποτελεί μια διαδικασία για τη ρύθμιση ενός τηλεφωνικού κέντρου. Η διαδικασία έχει αποτέλεσμα ενός πλήρως λειτουργικού τηλεφωνικού κέντρου.
|
Διεργασία |
|
Δραστηριότητες του Project 1:
|
|
Δραστηριότητες του Project 2:
|
|
Έξοδος διεργασίας: Πλήρως λειτουργικό τηλεφωνικό κέντρο |
Προγράμματα
Ένα πρόγραμμα είναι μια ομάδα έργων που διαχειρίζονται μαζί, για να αξιοποιήσουν στο έπακρο την αλληλεξαρτημένη κατάστασή τους. Για παράδειγμα, μια κατασκευαστική εταιρεία που εργάζεται σε μια νέα υποδιαίρεση διαχειρίζεται κάθε σπίτι στην υποδιαίρεση ως ξεχωριστό έργο. Με την ομαδοποίηση των έργων σε ένα πρόγραμμα για ολόκληρη την υποδιαίρεση, η εταιρεία μπορεί εύκολα να δει την πρόοδο της υποδιαίρεσης στο σύνολό της και να προγραμματίσει την εισαγωγή πόρων τρίτων, όπως φορτηγά από σκυρόδεμα ή τοπίων.
|
Πρόγραμμα |
Έργα |
|
Κτήματα Contoso |
|
Χαρτοφυλάκια
Ορισμένοι διαχειριστές έργων μπορεί να χρησιμοποιούν χαρτοφυλάκια για τη ζεύξη έργων και προγραμμάτων με τους αντίστοιχους στρατηγικούς επιχειρηματικούς στόχους τους. Για παράδειγμα, μια εταιρεία ανάπτυξης λογισμικού έχει προσδιορίσει τρεις στρατηγικούς επιχειρηματικούς στόχους: "Καινοτομία στον κλάδο", "Ανάπτυξη ασφαλούς λογισμικού" και "Παροχή κορυφαίας υποστήριξης πελατών". Ο οργανισμός ρυθμίζει χαρτοφυλάκια για κάθε έναν από αυτούς τους στόχους (Καινοτομία, Ασφάλεια και Υποστήριξη) και ευθυγραμμίζει τα τρέχοντα έργα και προγράμματα εντός αυτών των χαρτοφυλακίων.
|
Χαρτοφυλάκιο |
Έργα και προγράμματα |
|
Καινοτομία |
|
|
Ασφάλεια |
|
|
Υποστήριξη |
|
Το αποτέλεσμα: παραδοτέα του έργου σας
Τα έργα, οι φάσεις και οι διεργασίες παράγουν όλα κάποιο είδος εξόδου, που ονομάζεται παραδοτέο. Συνήθως, ένα παραδοτέο είναι κάποιο είδος απτού στοιχείου, όπως ένα έγγραφο ή ένα ολοκληρωμένο προϊόν. Τα παραδοτέα μπορεί να είναι προϊόντα ή αγαθά, αλλά μπορεί επίσης να είναι αποτελέσματα ή υπηρεσίες. Ο παρακάτω πίνακας παρέχει ορισμένα παραδείγματα αυτών των τύπων παραδοτέων.
|
Τύπος παραδοτέου |
Περιγραφή |
Παραδείγματα |
|
Προϊόν |
Ένα απτό στοιχείο που είναι το αποτέλεσμα ενός έργου, μιας φάσης ή μιας διεργασίας. Τα προϊόντα μπορεί να είναι μεμονωμένα παραδοτέα ή μπορεί να αποτελούν στοιχείο μεγαλύτερου παραδοτέου. |
Έγγραφο, πρόγραμμα λογισμικού, σπίτι |
|
Αποτέλεσμα |
Το αποτέλεσμα ενός ολοκληρωμένου έργου, φάσης ή διεργασίας. |
Αναθεωρημένη διαδικασία διαλογής σφαλμάτων, νέα οργανωτική δομή, οδηγίες για την πράσινη κατασκευή |
|
Υπηρεσία |
Ένα αποτέλεσμα ενός έργου, μιας φάσης ή μιας διεργασίας που επιτρέπει σε μια εταιρεία να εκτελέσει μια επιχειρηματική λειτουργία. |
Πλήρως λειτουργικό τηλεφωνικό κέντρο, στελεχωμένο τραπέζι σε διάσκεψη, υπηρεσία ραδιοεπικοινωνίας |
Πώς προσαρμόζεται το Microsoft Project στο σύστημα διαχείρισης έργων σας;
Ακόμη πιο πίσω, ένα "σύστημα" διαχείρισης έργων αναφέρεται στο ολοκληρωμένο σύνολο διαδικασιών, τεχνικών, μεθοδολογιών και εργαλείων που χρησιμοποιούνται για τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση έργων. Το Microsoft Project είναι ένα εργαλείο μέσα στο μεγαλύτερο σύστημα διαχείρισης έργων. Τα έργα, τα οποία ονομάζονται επίσης σχέδια έργων, αποθηκεύονται ως ξεχωριστά αρχεία μέσα σε Project 2010 και μπορούν να ομαδοποιηθούν σε μεγαλύτερες προσπάθειες, όπως φάσεις, διαδικασίες, προγράμματα και χαρτοφυλάκια.
