Sie können einen Import- und Exportvorgang optimieren, den Sie regelmäßig in Access verwenden, indem Sie eine Spezifikation dafür erstellen und dann eine Aufgabe in Microsoft Outlook erstellen, um Sie daran zu erinnern, die Spezifikation auszuführen. Der Einfachheit halber enthält die Outlook-Aufgabe eine Schaltfläche, mit der Sie den Vorgang ausführen können, ohne die Access-Datenbank zu öffnen. Um dieses Feature verwenden zu können, muss Outlook auf Ihrem Computer installiert und konfiguriert sein.
Sie müssen zuerst einen Import- oder Exportvorgang ausführen, um diesen als Spezifikation in Access zu speichern, bevor Sie eine Outlook-Aufgabe planen können. Informationen zum Speichern einer Import- oder Exportspezifikation in Access finden Sie im Artikel Speichern der Details eines Import- oder Exportvorgangs als Spezifikation.
Planen einer vorhandenen Import- oder Exportspezifikation
Wenn Sie über eine Import- oder Exportspezifikation verfügen, können Sie hierfür mit dem folgenden Verfahren eine Outlook-Aufgabe erstellen.
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Öffnen Sie die Access-Datenbank, die die Spezifikation enthält, sofern diese noch nicht geöffnet ist. Wenn Sie mit einer Importspezifikation arbeiten, befindet sich diese in der Zieldatenbank. Bei einer Exportspezifikation befindet sich diese in der Quelldatenbank.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten auf Gespeicherte Importe oder Gespeicherte Exporte, um Ihre Spezifikation auszuwählen.
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Klicken Sie im Dialogfeld Datentasks verwalten unter Gespeicherte Importe oder Gespeicherte Exporte auf die Spezifikation, um sie zu markieren.
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Klicken Sie auf Outlook-Aufgabe erstellen. Access startet Outlook, sofern die Anwendung installiert ist.
Hinweis: Wenn Outlook nicht installiert ist, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt. Ist Outlook nicht ordnungsgemäß konfiguriert, zeigt Access den Outlook-Start-Assistent an. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um Outlook zu konfigurieren.
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Überprüfen Sie in Outlook im Fenster Vorgang-Name-Aufgabe die Aufgabeneinstellungen, z. B. Fälligkeitsdatum und Erinnerung, und ändern Sie ggf. die Einstellungen.
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Wenn die Aufgabe nur einmal ausgeführt werden soll, geben Sie das Datum in das Feld Startdatum ein.
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Wenn die Aufgabe in regelmäßigen Zeitabständen ausgeführt werden soll, klicken Sie auf Serie. Geben Sie im Dialogfeld Aufgabenserie an, in welchen Zeitabständen die Spezifikation ausgeführt werden soll, und klicken Sie dann auf OK. Informationen zum Einrichten von Aufgabenserien finden Sie in der Outlook-Hilfe.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe im Fenster "Outlook-Aufgabe" in der Gruppe Aktionen auf Speichern & schließen. Outlook erstellt eine neue Aufgabe.
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Wenn Sie die Spezifikation zu einem späteren Zeitpunkt ausführen möchten, öffnen Sie die Aufgabe in Outlook. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Import ausführen oder Export ausführen, und klicken Sie dann auf OK, um den Vorgang auszuführen.
Ausführen einer geplanten Import- oder Exportspezifikation
Zur geplanten Zeit zeigt Outlook eine Erinnerung an. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Vorgang auszuführen:
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Klicken Sie im Dialogfeld "Erinnerung" auf Element öffnen, um die Aufgabe in Outlook zu öffnen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Import ausführen oder auf Export ausführen.
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Klicken Sie auf OK, um den Vorgang auszuführen.
Sie können die Aufgabe auch jederzeit ausführen, indem Sie wie folgt vorgehen:
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Öffnen Sie die Aufgabe in Outlook. Klicken Sie hierzu im Navigationsbereich von Outlook auf Aufgaben, und klicken Sie dann auf die Aufgabe, die Sie ausführen möchten.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Import ausführen oder auf Export ausführen.
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Klicken Sie auf OK, um den Vorgang auszuführen.
Was sollte ich noch wissen?
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Informationen zum Speichern einer Import- oder Exportspezifikation finden Sie im Artikel Speichern der Details eines Import- oder Exportvorgangs als Spezifikation.
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Informationen zum Ändern des Namens einer Spezifikation, zum Löschen von Spezifikationen oder zum Aktualisieren der Namen von Quelldateien in Spezifikationen finden Sie im Artikel Verwalten von Datentasks.
