Wenn Sie in Access einen Import- oder Export-Assistenten ausführen, können Sie die verwendeten Einstellungen als Spezifikation speichern, sodass Sie den Import- oder Exportvorgang jederzeit wiederholen können.
Sie müssen zuerst einen Import- oder Exportvorgang ausführen, um eine Spezifikation speichern zu können; Sie können jedoch eine vorhandene Spezifikation für einen Vorgang verwenden, den Sie noch nie zuvor ausgeführt haben, wenn Ihr Vorgang einer der folgenden Bedingungen entspricht:
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Wenn der einzige Unterschied zwischen dem Vorgang, den Sie ausführen möchten, und einer vorhandenen Spezifikation der Name der Quelldatei (im Fall eines Importvorgangs) oder dem der Zieldatei (im Fall eines Exportvorgangs) ist, können Sie den Namen der in der vorhandenen Spezifikation angegebenen Quell- oder Zieldatei ändern und die Spezifikation ausführen.
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Wenn Sie formatierte Daten exportieren müssen und der einzige Unterschied zwischen dem gewünschten Vorgang und einer vorhandenen Spezifikation die Spalten- oder Filtereinstellungen sind, können Sie diese in der Spezifikation ändern. Die aktuellen Spalten- und Filtereinstellungen bestimmen letztendlich, was exportiert wird, und nicht die Einstellungen, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Spezifikation gültig waren.
Ausführen einer gespeicherten Import- oder Exportspezifikation in Access
Nachdem Sie die Details als Spezifikation gespeichert haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie den Vorgang wiederholen möchten.
Ausführen der Spezifikation
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Öffnen Sie die Access-Datenbank, die die Spezifikation enthält, sofern diese noch nicht geöffnet ist. Wenn Sie eine Importspezifikation ausführen, ist die aktuelle Datenbank die Zieldatenbank. Wenn Sie eine Exportspezifikation ausführen, ist die aktuelle Datenbank die Quelldatenbank.
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Wenn mit der Spezifikation formatierte Daten in eine Excel-Arbeitsmappe oder ein Word-Dokument exportiert werden, öffnen Sie das Objekt, und stellen Sie sicher, dass die Felder, die Sie exportieren möchten, in der Ansicht nicht ausgeblendet sind. Überprüfen Sie ebenso die Filtereinstellungen, um sicherzustellen, dass alle zu exportierende Datensätze in der Ansicht angezeigt werden.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten auf Gespeicherte Importe oder Gespeicherte Exporte, um das Dialogfeld Datentasks verwalten zu öffnen.
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Klicken Sie im Dialogfeld Datentasks verwalten auf der Registerkarte Gespeicherte Importe oder Gespeicherte Exporte auf die Spezifikation, die Sie ausführen möchten.
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Wenn Sie die Quelldatei ändern möchten (wenn Sie einen Importvorgang ausführen) oder die Zieldatei (wenn Sie einen Exportvorgang ausführen), klicken Sie auf den Pfad zu der Datei, um ihn zu bearbeiten.
Es ist wichtig zu wissen, dass Sie die Quell- oder Zieldateien ändern können, die von Ihnen angegebene neue Datei muss jedoch allen Anforderungen entsprechen, die für einen erfolgreichen Abschluss des Vorgangs wesentlich sind.
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Bevor Sie auf Ausführen klicken, müssen Sie sicherstellen, dass die Quell- und Zieldateien vorhanden sind, die Quelldaten zum Importieren bereit sind und dass der Vorgang keine Daten in Ihrer Zieldatei versehentlich überschreibt. Führen Sie alles aus, was Sie tun würden, um den Erfolg eines assistentengesteuerten Vorgangs sicherzustellen, bevor Sie eine gespeicherte Spezifikation ausführen.
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Geben Sie im Suchfeld Ausführen ein.
Access zeigt eine Meldung an, die den Status des Vorgangs enthält. Wenn der Vorgang fehlgeschlagen ist, behandeln Sie den Fehler in derselben Weise, wie Sie auch bei einem Assistenten vorgehen würden.
Tipp: Wenn die Meldung die Ursache des Fehlers nicht im Detail wiedergibt, versuchen Sie, den Import- oder Export-Assistenten zu starten, der Sie schrittweise durch die Dialogfelder führt, um denselben Vorgang auszuführen.
Ausführen einer gespeicherten Import- oder Exportspezifikation in Outlook
Wenn Sie die Spezifikation als Outlook-Aufgabe eingerichtet haben, können Sie den Vorgang von Outlook aus starten.
Hinweis: Sie können den Pfad oder den Dateinamen der externen Datei in der Spezifikation nicht vor dem Start des Vorgangs ändern, wenn Sie die Spezifikation von Outlook aus ausführen. Zum Ändern des Dateinamens in der Spezifikation starten Sie den Vorgang stattdessen in Access und nicht als Aufgabe in Outlook.
Bevor Sie den Vorgang in Outlook starten, vergewissern Sie sich, dass Access auf Ihrem Computer installiert ist und die Quell- und Zieldateien vorhanden sind. Führen Sie alle Aktionen durch, die auch für das erfolgreiche Ausführen eines von einem Assistenten geführten Vorgangs erforderlich sind, bevor Sie eine gespeicherte Spezifikation ausführen.
Ausführen der Spezifikation
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Starten Sie Outlook, und klicken Sie im Navigationsbereich auf Aufgaben. Doppelklicken Sie auf den Vorgang, um ihn zu öffnen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Import ausführen oder auf Export ausführen. Klicken Sie in der daraufhin angezeigten Bestätigungsmeldung auf OK.
Wenn der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wird, wird keine Meldung angezeigt. Wenn der Vorgang fehlschlägt, zeigt Access eine Meldung an, in der die wahrscheinliche Ursache des Fehlers erläutert wird. Versuchen Sie, den Fehler in derselben Weise zu behandeln, wie Sie auch bei einem Assistenten vorgehen würden.
Tipp: Wenn die Meldung die Ursache des Fehlers nicht im Detail wiedergibt, versuchen Sie, den Import- oder Export-Assistenten zu starten, der Sie schrittweise durch die Dialogfelder führt, um denselben Vorgang auszuführen.
Was sollte ich noch wissen?
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Informationen zum Planen von Spezifikationen, sodass sie zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden, finden Sie im Artikel Planen eines Import- oder Exportvorgangs.
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Informationen zum Ändern des Namens einer Spezifikation, zum Löschen von Spezifikationen oder zum Aktualisieren der Namen von Quelldateien in Spezifikationen finden Sie im Artikel Verwalten von Datentasks.
