Grundlegende Aufgaben in einer Access-Desktopdatenbank

Inhalt dieses Artikels

• Auswählen einer Vorlage

• Erstellen einer neuen Datenbank

• Hinzufügen einer Tabelle

• Kopieren und Einfügen von Daten

• Importieren von oder Verknüpfen zu Daten

• Organisieren von Daten mit dem Tabellenanalyse-Assistenten

• Nächste Schritte

Auswählen einer Vorlage

Zugriffsvorlagen verfügen über integrierte Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte, die einsatzbereit sind. Eine Auswahl von Vorlagen ist das erste, was Sie bemerken, wenn Sie Access starten, und Sie können online nach weiteren Vorlagen suchen.

1. Klicken Sie in Access auf Datei > Neu.

2. Wählen Sie eine Desktopdatenbankvorlage aus, und geben Sie unter Dateiname einen Namen für Ihre Datenbank ein. (Wenn keine Vorlage angezeigt wird, die für Sie geeignet wäre, verwenden Sie das Feld Onlinevorlagen suchen .)

3. Sie können entweder den Standardspeicherort verwenden, der in Access unter dem Feld Dateiname angezeigt wird, oder auf das Ordnersymbol klicken, um einen Speicherort zu wählen.

4. Klicken Sie auf Erstellen.

Abhängig von der Vorlage müssen Sie möglicherweise eine der folgenden Schritte ausführen, um zu beginnen:

• Wenn Access ein Anmeldedialogfeld mit einer leeren Benutzerliste anzeigt:

  1. Klicken Sie auf Neuer Benutzer.

  2. Füllen Sie das Formular Benutzerdetails aus.

  3. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

  4. Wählen Sie den Benutzernamen aus, den Sie gerade eingegeben haben, und klicken Sie dann auf Anmelden.

• Wenn Access in der Meldungsleiste eine Sicherheitswarnung anzeigt und Sie der Quelle der Vorlage vertrauen, klicken Sie auf Inhalt aktivieren. Wenn für die Datenbank eine Anmeldung erforderlich ist, melden Sie sich erneut an.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Access-Desktopdatenbank aus einer Vorlage.

Erstellen einer neuen Datenbank

Wenn keine der Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, beginnen Sie möglicherweise mit einer leeren Desktopdatenbank.

1. Klicken Sie in Access auf Neu > Leere Desktopdatenbank.

2. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für Ihre Datenbank ein.

3. Sie können entweder den Standardspeicherort verwenden, der in Access unter dem Feld Dateiname angezeigt wird, oder auf das Ordnersymbol klicken, um einen Speicherort zu wählen.

4. Klicken Sie auf Erstellen.

Hinzufügen einer Tabelle

In einer Datenbank werden Ihre Informationen in mehreren verknüpften Tabellen gespeichert. So erstellen Sie eine Tabelle:

1. Wenn Sie Ihre Datenbank zum ersten Mal öffnen, wird in der Datenblattansicht eine leere Tabelle angezeigt, in der Sie Daten hinzufügen können. Klicken Sie zum Hinzufügen einer weiteren Tabelle auf > Tabelleerstellen. Sie können entweder mit der Eingabe von Daten in das leere Feld (Zelle) beginnen oder Daten aus einer anderen Quelle wie einer Excel-Arbeitsmappe einfügen.

2. Um eine Spalte (Feld) umzubenennen, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie dann den neuen Namen ein.

   Tipp: Aussagekräftige Namen helfen Ihnen zu wissen, was jedes Feld enthält, ohne dessen Inhalt anzuzeigen.

3. Klicken Sie auf Datei > Speichern.

• Wenn Sie weitere Felder hinzufügen möchten, geben Sie in die Spalte Click to Add ein.

• Um eine Spalte zu verschieben, wählen Sie sie aus, indem Sie auf ihre Spaltenüberschrift klicken, und ziehen Sie sie dann an die gewünschte Position. Sie können auch zusammenhängende Spalten auswählen und alle an eine neue Position ziehen.

Weitere Informationen finden Sie unter: Einführung in Tabellen.

Kopieren und Einfügen von Daten

Sie können Daten aus einem anderen Programm wie Excel oder Word kopieren und in eine Access-Tabelle einfügen. Dies funktioniert am besten, wenn die Daten in Spalten unterteilt sind. Wenn sich die Daten in einem Textverarbeitungsprogramm wie Word befinden, verwenden Sie entweder Tags, um die Spalten zu trennen, oder konvertieren Sie vor dem Kopieren in ein Tabellenformat.

1. Wenn die Daten bearbeitet werden müssen, z. B. das Trennen von vollständigen Namen in Vor- und Nachnamen, führen Sie dies zuerst im Quellprogramm aus.

2. Öffnen Sie die Quelle, und kopieren Sie die Daten (STRG+C).

3. Öffnen Sie die Access-Tabelle, in der Sie die Daten in der Datenblattansicht hinzufügen möchten, und fügen Sie sie ein (STRG+V).

4. Doppelklicken Sie auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.

5. Klicken Sie auf Datei > Speichern , und benennen Sie die neue Tabelle.

   Hinweis: Access legt den Datentyp jedes Felds basierend auf den Informationen fest, die Sie in die erste Zeile jeder Spalte einfügen. Stellen Sie daher sicher, dass die Informationen in den folgenden Zeilen mit der ersten Zeile übereinstimmen.

Importieren von oder Verknüpfen zu Daten

Sie können entweder Daten aus anderen Quellen importieren oder eine Verknüpfung mit den Daten aus Access herstellen, ohne die Informationen aus dem Speicherort zu verschieben. Das Verknüpfen kann eine gute Option sein, wenn mehrere Benutzer die Daten aktualisieren und sicherstellen möchten, dass die neueste Version angezeigt wird, oder wenn Sie Speicherplatz sparen möchten. Sie können auswählen, ob Sie daten für die meisten Formate verknüpfen oder importieren möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer anderen Access-Datenbank .

Der Prozess unterscheidet sich je nach Datenquelle geringfügig, aber diese Anweisungen helfen Ihnen bei den ersten Schritten:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Link (Import & Link ) auf New Data Source (Neue Datenquelle ), und wählen Sie dann das Datenformat aus, aus dem Sie importieren oder mit dem Sie aus den aufgeführten Untermenüoptionen eine Verknüpfung herstellen möchten.

   Hinweis: Wenn Sie immer noch nicht das richtige Format finden, müssen Sie die Daten möglicherweise zuerst in ein Von Access unterstütztes Dateiformat exportieren (z. B. ein Textdatei mit Trennzeichen ).

2. Befolgen Sie die Anweisungen im Dialogfeld Externe Daten abrufen .

Beim Verknüpfen sind einige Formate schreibgeschützt verfügbar. Dies sind die externen Quellen, aus denen Sie Daten importieren oder verknüpfen können:

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer anderen Access-Datenbank.

Organisieren von Daten mit dem Tabellenanalyse-Assistenten

Sie können den Tabellenanalyse-Assistenten verwenden, um redundante Daten schnell zu identifizieren. Der Assistent bietet dann eine einfache Möglichkeit, die Daten in separaten Tabellen zu organisieren. Access behält die ursprüngliche Tabelle als Sicherung bei.

1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, die die Tabelle enthält, die Sie analysieren möchten.

2. Klicken Sie auf Datenbanktools > Tabelle analysieren.

   Die ersten beiden Seiten des Assistenten enthalten ein kurzes Tutorial mit Beispielen. Wenn ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung Einführungsseiten anzeigen? angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und klicken Sie dann zweimal auf Zurück , um die Einführung anzuzeigen. Wenn Sie die Einführungsseiten nicht mehr anzeigen möchten, deaktivieren Sie Einführungsseiten anzeigen?

Weitere Informationen finden Sie unter Normalisieren Ihrer Daten mithilfe von Table Analyzer.

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Nächste Schritte

Der rest des Entwurfsprozesses variiert je nachdem, was Sie tun möchten, aber Sie sollten wahrscheinlich das Erstellen von Abfragen, Formularen, Berichten und Makros in Betracht ziehen. Diese Artikel können Folgendes unterstützen:

• Einführung in Tabellen

• Einführung in Abfragen

• Erstellen eines Access-Formulars

• Einführung in Berichte in Access

• Schützen von Daten mit Sicherung und Wiederherstellung

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