Tabellen sind wichtige Objekte in einer Datenbank, da sie alle Informationen oder Daten enthalten. Die Datenbank eines Unternehmens kann beispielsweise über eine Tabelle für Kontakte verfügen, in der die Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Lieferanten enthalten sind. Da andere Datenbankobjekte so stark von Tabellen abhängig sind, sollten Sie beim Entwerfen einer Datenbank immer zuerst alle Tabellen erstellen und dann alle anderen Objekte. Bevor Sie Tabellen in Access erstellen, sollten Sie Ihre Anforderungen berücksichtigen und alle Tabellen ermitteln, die Sie möglicherweise benötigen. Eine Einführung in Planung und Entwurf einer Datenbank finden Sie unter Grundlagen des Datenbankentwurfs.
Inhalt dieses Artikels
Übersicht
In einer relationalen Datenbank wie Access gibt es in der Regel verschiedene verknüpfte Tabellen. In einer gut durchdachten Datenbank enthält jede Tabelle Daten zu einem bestimmten Thema, z. B. Mitarbeiter oder Artikel. Eine Tabelle besteht aus Datensätzen (Zeilen) und Feldern (Spalten). Die Felder enthalten unterschiedliche Datentypen, z. B. Text, Zahlen, Datumsangaben und Hyperlinks.
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1. Ein Datensatz: Enthält bestimmte Daten, z. B. Informationen zu einem bestimmten Mitarbeiter oder einem Produkt.
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2. Ein Feld: Enthält Informationen zu einem Aspekt des Tabelleneintrags, z. B. den Vornamen oder die E-Mail-Adresse.
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Ein Feldwert: Jeder Datensatz verfügt über einen Feldwert, z. B. "Contoso, Ltd." oder jemand@beispiel.com.
Tabellen- und Feldeigenschaften
Tabellen und Felder haben Eigenschaften, die Sie festlegen können, um deren Merkmale und Verhalten zu steuern.
1. Tabelleneigenschaften
2. Feldeigenschaften
In einer Access-Datenbank sind Tabelleneigenschaften Attribute einer Tabelle, die das Aussehen oder Verhalten der Tabelle im Ganzen beeinflussen. Tabelleneigenschaften werden in der Entwurfsansicht im Eigenschaftenblatt der Tabelle festgelegt. Sie können beispielsweise die Eigenschaft Standardansicht einer Tabelle festlegen, um anzugeben, wie die Tabelle standardmäßig angezeigt wird.
Eine Feldeigenschaft gilt für ein bestimmtes Feld in einer Tabelle und definiert eines der Merkmale des Felds oder einen Verhaltensaspekt des Felds. Einige Feldeigenschaften können in der Datenblattansicht festgelegt werden. Sie können beliebige Feldeigenschaften auch in der Entwurfsansicht im Bereich </c0>Feldeigenschaften</c0> festlegen.
Datentypen
Jedes Feld hat einen Datentyp. Der Datentyp eines Felds gibt die Arten von Daten an, die im Feld gespeichert werden, z. B. große Textmengen oder Dateien als Anlagen.
Ein Datentyp ist eine Feldeigenschaft, die sich wie folgt von anderen Feldeigenschaften unterscheidet:
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Sie legen den Datentyp eines Felds im Tabellenentwurfsbereich und nicht im Bereich Feldeigenschaften fest.
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Der Datentyp eines Felds bestimmt, welche weiteren Eigenschaften das Feld hat.
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Sie müssen den Datentyp eines Felds bei dessen Erstellung festlegen.
Sie können in Access ein neues Feld erstellen, indem Sie in der Datenblattansicht Daten in eine neue Spalte eingeben. Wenn Sie ein Feld durch Eingeben von Daten in der Datenblattansicht erstellen, weist Access dem Feld automatisch anhand dem von Ihnen eingegebenen Wert einen Datentyp zu. Wenn sich aus Ihrer Eingabe kein anderer Datentyp ableiten lässt, legt Access den Datentyp auf "Text" fest. Bei Bedarf können Sie den Datentyp über das Menüband ändern.
Beispiele der automatischen Datentyperkennung
In der folgenden Tabelle ist die Funktionsweise der automatischen Datentyperkennung in der Datenblattansicht angegeben.
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Tabellenbeziehungen
Obwohl in jeder Tabelle Daten zu einem anderen Thema gespeichert werden, enthalten Tabellen in einer Access-Datenbank zumeist Daten zu Themen, die in Beziehung zueinander stehen. Eine Datenbank kann z. B. Folgendes enthalten:
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Die Tabelle "Kunden", in der die Kunden des Unternehmens mit ihren Adressen aufgelistet werden
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Die Tabelle "Artikel" mit den Artikeln, die Sie verkaufen, einschließlich Preisen und Bildern der einzelnen Artikel
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Die Tabelle "Bestellungen", in der Kundenaufträge nachverfolgt werden
Da Sie Daten zu verschiedenen Themen in getrennten Tabellen speichern, benötigen Sie eine Möglichkeit zum Verbinden der Daten, damit Sie zusammengehörige Daten in diesen getrennten Tabellen ohne großen Aufwand kombinieren können. Zu diesem Zweck richten Sie Beziehungen ein. Eine Beziehung ist eine logische Verbindung zwischen zwei Tabellen, die Felder angibt, welche die Tabellen gemeinsam haben. Weitere Informationen finden Sie unter Leitfaden für Tabellenbeziehungen.
Schlüssel
Felder, die Teil einer Tabellenbeziehung sind, heißen Schlüssel. Ein Schlüssel besteht zumeist aus einem Feld, kann aber auch als mehreren Feldern bestehen. Es gibt zwei Arten von Schlüsseln:
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Primärschlüssel Eine Tabelle kann nur einen Primärschlüssel haben. Ein Primärschlüssel besteht aus einem oder mehreren Feldern, durch die jeder in der Tabelle gespeicherte Datensatz eindeutig identifiziert wird. Oft dient eine eindeutige Identifikationsnummer, z. B. eine ID-Nummer, eine Seriennummer oder ein Code, als Primärschlüssel. Sie können beispielsweise über eine Tabelle für Kunden verfügen, in der jeder Kunde eine eindeutige Kundennummer hat. Das Feld mit der Kundennummer ist der Primärschlüssel der Tabelle "Kunden". Wenn ein Primärschlüssel mehrere Felder enthält, besteht er meist aus bereits vorhandenen Feldern, die gemeinsam eindeutige Werte bereitstellen. Sie können beispielsweise eine Kombination aus Nachname, Vorname und Geburtsdatum als Primärschlüssel für eine Tabelle mit Personen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen oder Ändern des Primärschlüssels einer Tabelle.
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Fremdschlüssel Eine Tabelle kann auch einen oder mehrere Fremdschlüssel aufweisen. Ein Fremdschlüssel enthält Werte, die Werten im Primärschlüssel einer anderen Tabelle entsprechen. Angenommen, Sie haben die Tabelle Bestellungen, in der jede Bestellung eine Kunden-ID-Nummer hat, die einem Datensatz in der Tabelle Kunden entspricht. Das Kunden-ID-Feld ist ein Fremdschlüssel der Tabelle Bestellungen.
Die Übereinstimmung von Werten zwischen Schlüsselfeldern bildet die Grundlage einer Tabellenbeziehung, mit deren Hilfe Sie Daten in verwandten Tabellen kombinieren können. Angenommen, Sie arbeiten mit den Tabellen "Kunden" und "Bestellungen". In der Tabelle "Kunden" wird jeder Datensatz vom Primärschlüsselfeld "ID" identifiziert.
Zum Verknüpfen jeder Bestellung mit einem Kunden fügen Sie der Tabelle Bestellungen ein Fremdschlüsselfeld hinzu, das dem Feld ID der Tabelle Kunden entspricht, und richten anschließend eine Beziehung zwischen den beiden Schlüsseln ein. Wenn Sie der Tabelle Bestellungen einen Datensatz hinzufügen, verwenden Sie einen Wert für die Kunden-ID, die aus der Tabelle Kunden stammt. Wenn Sie Informationen zur Bestellung eines Kunden anzeigen möchten, bestimmen Sie mithilfe der Beziehung, welche Daten in der Tabelle "Kunden" welchen Datensätzen in der Tabelle "Bestellungen" entsprechen.
1. Ein am Schlüsselsymbol neben dem Feldnamen erkennbarer Primärschlüssel
2. Ein Fremdschlüssel – am fehlenden Schlüsselsymbol erkennbar
Fügen Sie kein Feld hinzu, wenn Sie erwarten, dass jede in der Tabelle dargestellte eindeutige Entität mehr als einen Wert für das Feld erfordert. Wenn Sie zur Fortsetzung des vorherigen Beispiels damit beginnen möchten, die Aufträge Ihrer Kunden nachzuverfolgen, fügen Sie der Tabelle kein Feld hinzu, da den einzelnen Kunden mehrere Aufträge zugeordnet werden. Stattdessen erstellen Sie eine neue Tabelle zum Speichern der Aufträge und erstellen dann eine Beziehung zwischen den beiden Tabellen.
Vorteile von Beziehungen
Das getrennte Speichern von Daten in verwandten Tabellen hat die folgenden Vorteile:
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Konsistenz Da jedes Datenelement nur einmal, und zwar nur in einer Tabelle, gespeichert wird, ist die Gefahr von Uneindeutigkeiten und Inkonsistenten geringer. Sie speichern z. B. den Namen eines Kunden nur einmal (in der Tabelle "Kunden"), anstatt ihn wiederholt (und möglicherweise inkonsistent) in einer Tabelle zu speichern, die Bestellungsdaten enthält.
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Effizienz Das Speichern von Daten an nur einer Stelle bedeutet weniger belegten Festplattenspeicher. Darüber hinaus bieten kleinere Tabellen zumeist einen schnelleren Datenzugriff als größere Tabellen. Wenn Sie zu guter Letzt nicht mit getrennten Tabellen für getrennte Themen arbeiten, führen Sie NULL-Werte (mit fehlenden Daten) und Redundanzen in Ihre Tabellen ein, wodurch Speicherplatz verschwendet und die Systemleistung beeinträchtigt wird.
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Verständlichkeit Der Entwurf einer Datenbank ist leichter zu verstehen, wenn die Themen sich ordnungsgemäß in getrennten Tabellen befinden.
Berücksichtigen Sie Beziehungen bei der Planung Ihrer Tabellen. Mit dem Nachschlage-Assistenten können Sie ein Fremdschlüsselfeld erstellen, wenn die Tabelle, die den dazugehörigen Primärschlüssel enthält, bereits vorhanden ist. Der Nachschlage-Assistent richtet die Beziehung für Sie ein. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Löschen eines Nachschlagefelds.
