Die Verwendung einer Abfrage erleichtert das Anzeigen, Hinzufügen, Löschen oder Ändern von Daten in Ihrer Access-Datenbank. Einige andere Gründe für die Verwendung von Abfragen:
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Schnelles Auffinden bestimmter Daten durch Filtern nach bestimmten Kriterien (Bedingungen)
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Berechnen oder Zusammenfassen von Daten
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Automatisieren Sie Datenverwaltungsaufgaben, z. B. die regelmäßige Überprüfung der aktuellsten Daten.
Abfragen helfen Ihnen, Ihre Daten zu finden und damit zu arbeiten.
In einer gut strukturierten Datenbank befinden sich die Daten, die Sie in einem Formular oder Bericht präsentieren möchten, normalerweise in mehreren Tabellen. Eine Abfrage kann die Informationen aus verschiedenen Tabellen abrufen und für die Anzeige im Formular oder Bericht zusammenstellen. Eine Abfrage kann entweder eine Anforderung für Datenergebnisse aus Ihrer Datenbank oder eine Aktion für die Daten oder für beides sein. Eine Abfrage kann Ihnen eine Antwort auf eine einfache Frage geben, Berechnungen ausführen, Daten aus verschiedenen Tabellen kombinieren, Daten aus einer Datenbank hinzufügen, ändern oder löschen. Da Abfragen so vielseitig sind, gibt es viele Arten von Abfragen, und Sie würden einen Abfragetyp basierend auf der Aufgabe erstellen.
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Wichtige Abfragetypen |
Verwendung |
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Auswahlabfrage |
Abrufen von Daten aus einer Tabelle oder Durchführen von Berechnungen |
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Aktionsabfrage |
Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Daten. Für jede Aufgabe gibt es eine spezielle Aktionsabfrage. |
Erstellen einer Auswahlabfrage
Wenn Sie Daten nur aus bestimmten Feldern in einer Tabelle überprüfen oder Daten aus mehreren Tabellen gleichzeitig überprüfen oder die Daten nur auf der Grundlage bestimmter Kriterien anzeigen möchten, ist ein Auswahlabfragetyp ihre Wahl. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer einfachen Auswahlabfrage.
Überprüfen von Daten aus ausgewählten Feldern
Wenn Ihre Datenbank beispielsweise über eine Tabelle mit vielen Informationen zu Produkten verfügt und Sie eine Liste der Produkte und deren Preise überprüfen möchten, erstellen Sie hier eine Auswahlabfrage, um nur die Produktnamen und den entsprechenden Preis zurückzugeben:
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Öffnen Sie die Datenbank, und klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen auf Abfrageentwurf.
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Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Tabellen auf die Tabelle Products .
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Nehmen wir an, dass in der Tabelle Produkte die Felder Produktname und Listenpreis vorhanden sind. Doppelklicken Sie auf den Produktnamen und listenpreis , um diese Felder der Abfrage Entwurfsbereich hinzuzufügen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf auf Ausführen. Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt eine Liste der Produkte und deren Preise an.
Gleichzeitiges Überprüfen von Daten aus mehreren verknüpften Tabellen
Wenn Sie beispielsweise über eine Datenbank für ein Geschäft verfügen, in dem Lebensmittel verkauft werden, und Sie Bestellungen für Kunden überprüfen möchten, die in einer bestimmten Stadt leben. Angenommen, die Daten zu Bestellungen und Daten zu Kunden werden in zwei Tabellen mit dem Namen Kunden bzw. Bestellungen gespeichert. Wenn jede Tabelle über ein Kunden-ID-Feld verfügt, das die Grundlage einer 1:n-Beziehung zwischen den beiden Tabellen bildet. Mit dem folgenden Verfahren können Sie eine Abfrage erstellen, die Bestellungen für Kunden in einer bestimmten Stadt zurückgibt, z. B. Las Vegas:
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Öffnen Sie die Datenbank. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfrage auf Abfrageentwurf.
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Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Tabellen auf Kunden und Bestellungen.
Beachten Sie die Zeile (als Join bezeichnet), die das Feld ID in der Tabelle "Customers" und das Feld "Customer ID" in der Tabelle "Orders" verbindet. Diese Zeile zeigt die Beziehung zwischen den beiden Tabellen.
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Doppelklicken Sie in der Tabelle Kunden auf Unternehmen und Ort , um diese Felder dem Abfrageentwurfsraster hinzuzufügen.
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Deaktivieren Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Spalte Ort das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen .
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Geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte Stadt den Text Las Vegas ein.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Anzeigen deaktivieren, wird verhindert, dass die Abfrage die Stadt in ihren Ergebnissen anzeigt, und die Eingabe von Las Vegas in die Zeile Kriterien gibt an, dass Sie nur Datensätze anzeigen möchten, bei denen der Wert des Felds "Stadt" Las Vegas ist. In diesem Fall gibt die Abfrage nur die Kunden zurück, die sich in Las Vegas befinden. Sie müssen kein Feld anzeigen, um es mit einem Kriterium zu verwenden.
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Doppelklicken Sie in der Tabelle Bestellungen auf Bestell-ID und Bestelldatum , um diese Felder den nächsten beiden Spalten des Abfrageentwurfsbereichs hinzuzufügen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen. Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt dann eine Liste der Bestellungen für Kunden in Las Vegas an.
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Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.
Erstellen einer Parameterabfrage
Wenn Sie häufig Variationen einer bestimmten Abfrage ausführen möchten, sollten Sie eine Parameterabfrage verwenden. Wenn Sie eine Parameterabfrage ausführen, werden Sie von der Abfrage zur Eingabe von Feldwerten aufgefordert und dann die von Ihnen angegebenen Werte verwendet, um Kriterien für Ihre Abfrage zu erstellen.
Ausgehend vom vorherigen Beispiel, in dem Sie gelernt haben, eine Auswahlabfrage zu erstellen, die Bestellungen für Kunden mit Sitz in Las Vegas zurückgibt, können Sie die Auswahlabfrage so ändern, dass Sie bei jeder Ausführung der Abfrage aufgefordert werden, die Stadt anzugeben. Öffnen Sie dazu die Datenbank, die Sie im vorherigen Beispiel erstellt haben:
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage mit dem Namen Orders by City (die Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben), und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .
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Löschen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kriterien der Spalte Stadt Las Vegas, und geben Sie dann [Für welchen Ort?] ein.
Die Zeichenfolge [Für welchen Ort?] ist ihre Parametereingabeaufforderung. Die eckigen Klammern geben an, dass die Abfrage eine Eingabe anfordern soll, und der Text (in diesem Fall Für welchen Ort?) ist die Frage, die von der Parametereingabeaufforderung angezeigt wird.
Hinweis: Weder ein Punkt (.) oder ein Ausrufezeichen (!) kann als Text in einer Parametereingabeaufforderung verwendet werden.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen der Spalte City, damit in den Abfrageergebnissen die Stadt angezeigt wird.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen. Die Abfrage fordert Sie auf, einen Wert für City einzugeben.
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Geben Sie New York ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um Bestellungen für Kunden in New York anzuzeigen.
Was geschieht, wenn Sie nicht wissen, welche Werte Sie angeben können? Sie können Als Teil der Eingabeaufforderung Die Folgenden können Sie mit Denkzeichen versehen:
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.
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Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kriterien der Spalte Cityden Text Like [Für welchen Ort?] ein. &"*".
In dieser Parametereingabeaufforderung ermöglichen die in Anführungszeichen eingeschlossenen Like-Schlüsselwort (keyword), das kaufmännische und kaufmännische Und-Zeichen (&) und das Sternchen (*) die Eingabe einer Kombination von Zeichen, einschließlich Platzhalterzeichen, um eine Vielzahl von Ergebnissen zurückzugeben. Wenn der Benutzer beispielsweise *eingibt, gibt die Abfrage alle Städte zurück. Wenn der Benutzer L eingibt, gibt die Abfrage alle Städte zurück, die mit dem Buchstaben "L;" beginnen, und wenn der Benutzer *s* eingibt, gibt die Abfrage alle Städte zurück, die den Buchstaben "s" enthalten.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen, geben Sie an der Abfrageeingabeaufforderung Neu ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.
Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt dann Bestellungen für Kunden in New York an.
Angeben von Parameterdatentypen
Sie können auch angeben, welche Art von Daten ein Parameter übernehmen soll. Sie können den Datentyp für jeden beliebigen Parameter festlegen, es ist jedoch insbesondere wichtig, den Datentyp für nummerische Daten, Währungsdaten oder Datums-/Uhrzeitdaten festzulegen. Wenn Sie den Datentyp angeben, den ein Parameter akzeptieren soll, wird den Benutzern eine hilfreiche Fehlermeldung angezeigt, falls sie einen falschen Datentyp eingeben (beispielsweise Eingabe von Text an einer Stelle, an der eine Währung erwartet wird).
Wenn der Parameter so eingerichtet ist, dass er Textdaten akzeptiert, wird jede Eingabe als Text interpretiert, ohne dass eine Fehlermeldung angezeigt wird.
Gehen Sie wie folgt vor, um den Datentyp für Parameter in einer Abfrage anzugeben:
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Klicken Sie bei geöffneter Abfrage in der Entwurfsansicht auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Parameter.
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Geben Sie im Dialogfeld Abfrageparameter in der Spalte Parameter die Eingabeaufforderung für die einzelnen Parameter ein, für die der Datentyp angegeben werden soll. Achten Sie darauf, dass jeder Parameter der in der Zeile Kriterien des Abfrageentwurfsbereichs verwendeten Eingabeaufforderung entspricht.
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Wählen Sie in der Spalte Datentyp den Datentyp für jeden Parameter aus.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Parametern zum Anfordern von Eingaben beim Ausführen einer Abfrage.
Erstellen einer Gesamtsummenabfrage
Die Ergebniszeile in einem Datenblatt ist sehr nützlich, aber für komplexere Fragen verwenden Sie eine Gesamtsummenabfrage. Eine Gesamtsummenabfrage ist eine Auswahlabfrage, mit der Sie Daten gruppieren und zusammenfassen können, z. B. wenn Sie den Gesamtumsatz pro Produkt anzeigen möchten. In einer Gesamtsummenabfrage können Sie die Funktion Summe (eine Aggregatfunktion) verwenden, um den Gesamtumsatz pro Produkt anzuzeigen.
Verwenden Sie das folgende Verfahren, um die Abfrage Product Subtotals, die Sie im vorherigen Beispiel erstellt haben, so zu ändern, dass sie Produktteilergebnisse nach Produkt zusammenfasst.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Ansicht > Entwurfsansicht.
Die Abfrage Produktteilergebnisse wird in der Entwurfsansicht geöffnet.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.
Die Ergebniszeile wird im Abfrageentwurfsraster angezeigt.
Hinweis: Obwohl sie ähnliche Namen haben, sind die Zeile Summen im Entwurfsraster und die Ergebniszeile in einem Datenblatt nicht identisch:
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Sie können nach Feldwerten gruppieren, indem Sie die Zeile Summen im Entwurfsraster verwenden.
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Sie können den Ergebnissen einer Gesamtsummenabfrage eine Datenblattzeile hinzufügen.
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Wenn Sie die Zeile Summen im Entwurfsraster verwenden, müssen Sie für jedes Feld eine Aggregatfunktion auswählen. Wenn Sie keine Berechnung für ein Feld ausführen möchten, können Sie nach dem Feld gruppieren.
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Wählen Sie in der zweiten Spalte des Entwurfsrasters in der Zeile Summe aus der Dropdownliste die Option Summe aus.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen. Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt dann eine Liste von Produkten mit Teilergebnissen an.
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Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern. Lassen Sie die Abfrage geöffnet.
Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt mithilfe einer Ergebniszeile.
Durchführen von Berechnungen basierend auf Ihren Daten
Tabellen würden in der Regel nicht zum Speichern berechneter Werte wie Teilergebnisse verwendet, auch wenn sie auf Daten in derselben Datenbank basieren, da berechnete Werte veraltet sein können, wenn die Werte, die sie auf Änderungen basieren. Beispielsweise würden Sie das Alter einer Person nicht in einer Tabelle speichern, da Sie den Wert jedes Jahr aktualisieren müssten. Stattdessen speichern Sie das Geburtsdatum der Person und verwenden dann eine Abfrage, um das Alter der Person zu berechnen.
Wenn Sie beispielsweise über eine Datenbank für einige Produkte verfügen, die Sie verkaufen möchten. Diese Datenbank enthält eine Tabelle namens Auftragsdetails, die Informationen zu den Produkten in Feldern enthält, z. B. den Preis jedes Produkts und die Mengen. Sie können das Teilergebnis berechnen, indem Sie eine Abfrage verwenden, die die Menge jedes Produkts mit dem Stückpreis für dieses Produkt multipliziert, die Menge jedes Produkts mit dem Preis pro Einheit und dem Rabatt für dieses Produkt multipliziert und dann den Gesamtrabatt vom Gesamtpreis pro Einheit subtrahiert. Wenn Sie die Beispieldatenbank im vorherigen Beispiel erstellt haben, öffnen Sie sie, und befolgen Sie folgendes:
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Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen auf Abfrageentwurf.
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Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Tabellen auf Bestelldetails.
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Doppelklicken Sie in der Tabelle Auftragsdetails auf Produkt-ID , um dieses Feld der ersten Spalte des Abfrageentwurfsrasters hinzuzufügen.
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Klicken Sie in der zweiten Spalte des Rasters mit der rechten Maustaste auf die Zeile Feld , und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zoom .
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Geben Sie im Feld Zoom Folgendes ein: Teilergebnis: ([Menge]*[Einzelpreis])-([Menge]*[Einzelpreis]*[Rabatt])
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Klicken Sie auf OK.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf auf Ausführen. Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt dann eine Liste von Produkten und Teilergebnissen pro Auftrag an.
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Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern, und nennen Sie die Abfrage Dann Product Subtotals.
Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt mithilfe einer Ergebniszeile.
Anzeigen zusammengefasster oder aggregierter Daten
Wenn Sie Tabellen verwenden, um Transaktionen aufzuzeichnen oder regelmäßig auftretende numerische Daten zu speichern, ist es nützlich, diese Daten in Aggregaten wie Summen oder Durchschnittswerten überprüfen zu können. In Access können Sie einer Datenblatt eine Ergebniszeile hinzufügen. Ergebniszeile ist eine Zeile am unteren Rand des Datenblatts, die einen ausgeführten Gesamt- oder anderen Aggregatwert anzeigen kann.
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Führen Sie die zuvor erstellte Abfrage Product Subtotals aus, und lassen Sie die Ergebnisse in Datenblattansicht geöffnet.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Ergebnisse. Am unteren Rand des Datenblatts wird eine neue Zeile mit dem Wort Total in der ersten Spalte angezeigt.
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Klicken Sie auf die Zelle in der letzten Zeile des Datenblatts mit dem Namen Gesamt.
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Klicken Sie auf den Pfeil, um die verfügbaren Aggregatfunktionen anzuzeigen. Da die Spalte Textdaten enthält, gibt es nur zwei Optionen: Keine und Anzahl.
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Wählen Sie Anzahl aus. Der Inhalt der Zelle ändert sich von Total in eine Anzahl der Spaltenwerte.
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Klicken Sie auf die angrenzende Zelle (die zweite Spalte). Beachten Sie, dass in der Zelle ein Pfeil angezeigt wird.
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Klicken Sie auf den Pfeil und dann auf Summe. Das Feld zeigt eine Summe der Spaltenwerte an.
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Lassen Sie die Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet.
Erstellen einer Kreuztabellenabfrage
Angenommen, Sie möchten Produktteilergebnisse überprüfen, aber auch nach Monat aggregieren, sodass jede Zeile Teilergebnisse für ein Produkt und jede Spalte Produktteilergebnisse für einen Monat anzeigt. Verwenden Sie zum Anzeigen von Teilergebnissen für ein Produkt und zum Anzeigen von Produktteilergebnissen für einen Monat eine Kreuztabellenabfrage.
Sie können die Abfrage Product Subtotals erneut ändern, sodass die Abfrage Zeilen von Produktteilergebnissen und Spalten von monatlichen Teilergebnissen zurückgibt.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.
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Klicken Sie in der Gruppe Abfragesetup auf Tabellen hinzufügen.
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Doppelklicken Sie auf Bestellungen, und klicken Sie dann auf Schließen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Kreuztabelle. Im Entwurfsraster ist die Zeile Anzeigen ausgeblendet, und die Zeile Kreuztabelle wird angezeigt.
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Klicken Sie in der dritten Spalte des Entwurfsrasters mit der rechten Maustaste auf die Zeile Feld , und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zoom . Das Feld Zoom wird geöffnet.
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Geben Sie im Feld Zoom Folgendes ein: Monat: "Monat " & DatePart("m", [Bestelldatum])
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Klicken Sie auf OK.
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Wählen Sie in der Zeile Kreuztabelle die folgenden Werte aus der Dropdownliste aus: Zeilenüberschrift für die erste Spalte, Wert für die zweite Spalte und Spaltenüberschrift für die dritte Spalte.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen. Die Abfrage wird ausgeführt und zeigt dann nach Monat aggregierte Produktteilergebnisse an.
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Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.
Weitere Informationen zu Kreuztabellenabfragen finden Sie unter Vereinfachen der Lesbarkeit von Zusammenfassungsdaten mithilfe einer Kreuztabellenabfrage.
Erstellen einer Tabellenerstellungsabfrage
Sie können eine Tabellenerstellungsabfrage verwenden, um eine neue Tabelle aus Daten zu erstellen, die in anderen Tabellen gespeichert sind.
Angenommen, Sie möchten Daten für Chicago-Bestellungen an einen Chicago-Geschäftspartner senden, der Access zum Vorbereiten von Berichten verwendet. Anstatt alle Ihre Bestelldaten zu senden, möchten Sie die Daten, die Sie senden, auf Daten beschränken, die für Chicago-Bestellungen spezifisch sind.
Sie können eine Auswahlabfrage erstellen, die Chicago-Auftragsdaten enthält, und dann die Auswahlabfrage verwenden, um die neue Tabelle mit dem folgenden Verfahren zu erstellen:
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Öffnen Sie die Beispieldatenbank aus dem vorherigen Beispiel.
Zum Ausführen einer Tabellenerstellungsabfrage müssen Sie möglicherweise den Datenbankinhalt aktivieren.
Hinweis: Wenn unter dem Menüband eine Meldung zum Aktivieren der Datenbank angezeigt wird, klicken Sie auf Inhalt aktivieren.Wenn sich Ihre Datenbank bereits an einem vertrauenswürdigen Speicherort befindet, wird die Meldungsleiste nicht angezeigt.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfrage auf Abfrageentwurf.
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Doppelklicken Sie auf Bestelldetails und Bestellungen.
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Doppelklicken Sie in der Tabelle Aufträge auf Kunden-ID und Versandort , um diese Felder dem Entwurfsraster hinzuzufügen.
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Doppelklicken Sie in der Tabelle Bestelldetails auf Bestell-ID, Produkt-ID, Menge, Einzelpreis und Rabatt , um diese Felder dem Entwurfsraster hinzuzufügen.
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Deaktivieren Sie in der Spalte Ship City des Entwurfsrasters das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen . Geben Sie in der Zeile Kriterienden Wert "Chicago" ein (schließen Sie die einfachen Anführungszeichen ein). Überprüfen Sie die Abfrageergebnisse, bevor Sie sie zum Erstellen der Tabelle verwenden.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
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Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.
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Geben Sie im Feld Abfragenameden Namen Chicago Orders Query ein, und klicken Sie dann auf OK.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.
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Geben Sie im Dialogfeld Tabelle erstellen im Feld Tabellenname den Namen Chicago Orders ein, und klicken Sie dann auf OK.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
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Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Ja, und sehen Sie sich die neue Tabelle an, die im Navigationsbereich angezeigt wird.
Hinweis: Wenn bereits eine Tabelle mit demselben Namen vorhanden ist, den Sie angegeben haben, löscht Access diese Tabelle, bevor die Abfrage ausgeführt wird.
Weitere Informationen zur Verwendung von Tabellenerstellungsabfragen finden Sie unter Erstellen einer Tabellenerstellungsabfrage.
Erstellen einer Anfügeabfrage
Sie können eine Anfügeabfrage verwenden, um Daten aus einer oder mehreren Tabellen abzurufen und diese Daten einer anderen Tabelle hinzuzufügen.
Angenommen, Sie haben eine Tabelle erstellt, die für einen Chicagoer Geschäftspartner freigegeben werden soll, aber Sie erkennen, dass der Geschäftspartner auch mit Kunden im Milwaukee-Bereich arbeitet. Sie möchten der Tabelle Zeilen hinzufügen, die Milwaukee-Bereichsdaten enthalten, bevor Sie die Tabelle für Ihren Zuordnen freigeben. Sie können milwaukee-Flächendaten zur Tabelle Chicago Orders hinzufügen, indem Sie das folgende Verfahren verwenden:
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Öffnen Sie die Abfrage mit dem Namen "Chicago Orders Query", die Sie zuvor in der Entwurfsansicht erstellt haben.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen. Das Dialogfeld Anfügen wird geöffnet.
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Klicken Sie im Dialogfeld Anfügen auf den Pfeil im Feld Tabellenname , wählen Sie in der Dropdownliste Chicago Orders aus, und klicken Sie dann auf OK.
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Löschen Sie im Entwurfsraster in der Zeile Kriterien der Spalte Ship City "Chicago", und geben Sie dann "Milwaukee" ein.
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Wählen Sie in der Zeile Anfügen an das entsprechende Feld für jede Spalte aus.
In diesem Beispiel sollten die Zeilenwerte anfügen mit den Feldzeilenwerten übereinstimmen, dies ist jedoch nicht erforderlich, damit Anfügeabfragen funktionieren.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
Hinweis: Bei der Ausführung einer Abfrage, die sehr viele Daten zurückgibt, kann u. U. eine Fehlermeldung mit dem Hinweis angezeigt werden, dass die Abfrage nicht rückgängig gemacht werden kann. Versuchen Sie, den Grenzwert für das Speichersegment auf 3 MB zu erhöhen, damit die Abfrage ausgeführt werden kann.
Weitere Informationen zum Erstellen von Anfügeabfragen finden Sie unter Hinzufügen von Datensätzen zu einer Tabelle unter Verwendung einer Anfügeabfrage.
Erstellen einer Updateabfrage
Sie können eine Aktualisierungsabfrage verwenden, um die Daten in Ihren Tabellen zu ändern, und Sie können eine Aktualisierungsabfrage verwenden, um Kriterien einzugeben, um anzugeben, welche Zeilen aktualisiert werden sollen. Eine Updateabfrage bietet Ihnen die Möglichkeit, die aktualisierten Daten zu überprüfen, bevor Sie das Update ausführen.
Wichtig: Eine Aktionsabfrage kann nicht rückgängig werden. Sie sollten erwägen, eine Sicherung aller Tabellen zu erstellen, die Sie mithilfe einer Updateabfrage aktualisieren.
Im vorherigen Beispiel haben Sie zeilen an die Tabelle Chicago Orders angefügt. In der Tabelle Chicago Orders wird im Feld Produkt-ID die numerische Produkt-ID angezeigt. Um die Daten in Berichten nützlicher zu machen, können Sie die Produkt-IDs durch Produktnamen ersetzen. Gehen Sie folgendermaßen vor:
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Öffnen Sie die Tabelle Chicago Orders in der Entwurfsansicht.
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Ändern Sie in der Zeile Produkt-ID den Datentyp von Zahl in Text.
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Speichern und schließen Sie die Tabelle Chicago Orders.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfrage auf Abfrageentwurf.
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Doppelklicken Sie auf Chicago Orders and Products.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren.
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Im Entwurfsraster werden die Zeilen Sortieren und Anzeigen ausgeblendet, und die Zeile Aktualisieren in wird angezeigt.
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Doppelklicken Sie in der Tabelle Chicago Orders auf Produkt-ID , um dieses Feld dem Entwurfsraster hinzuzufügen.
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Geben Sie im Entwurfsraster in der Zeile Aktualisieren auf der Spalte Produkt-ID Folgendes ein: [Produkte].[ Produktname]
Tipp: Sie können eine Aktualisierungsabfrage verwenden, um Feldwerte zu löschen, indem Sie eine leere Zeichenfolge (""") oder NULL in der Zeile Aktualisieren auf verwenden.
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Geben Sie in der Zeile Kriterien Folgendes ein, oder fügen Sie sie ein: [Produkt-ID] Wie ([Produkte].[ ID])
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Sie können überprüfen, welche Werte durch eine Aktualisierungsabfrage geändert werden, indem Sie die Abfrage in der Datenblattansicht anzeigen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Ansicht > Datenblattansicht. Die Abfrage gibt eine Liste der Produkt-IDs zurück, die aktualisiert werden.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf auf Ausführen.
Wenn Sie die Tabelle Chicago Orders öffnen, sehen Sie, dass die numerischen Werte im Feld Produkt-ID durch die Produktnamen aus der Tabelle Produkte ersetzt wurden.
Weitere Informationen zu Aktualisierungsabfragen finden Sie unter Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage.
Erstellen einer Löschabfrage
Sie können eine Löschabfrage verwenden, um Daten aus Ihren Tabellen zu löschen, und Sie können eine Löschabfrage verwenden, um Kriterien einzugeben, um anzugeben, welche Zeilen gelöscht werden sollen. Eine Löschabfrage bietet Ihnen die Möglichkeit, die zu löschenden Zeilen zu überprüfen, bevor Sie den Löschvorgang ausführen.
Angenommen, Sie haben während der Vorbereitung auf das Senden der Tabelle "Chicago Orders" aus dem vorherigen Beispiel an Ihren Chicago-Geschäftspartner bemerkt, dass einige der Zeilen eine Reihe leerer Felder enthalten. Sie haben beschlossen, diese Zeilen zu entfernen, bevor Sie die Tabelle senden. Sie können die Tabelle einfach öffnen und die Zeilen manuell löschen. Wenn Sie jedoch viele Zeilen zu löschen haben und klare Kriterien dafür haben, welche Zeilen gelöscht werden sollen, ist es möglicherweise hilfreich, eine Löschabfrage zu verwenden.
Sie können eine Abfrage verwenden, um Zeilen in der Tabelle Chicago Orders zu löschen, die keinen Wert für Order ID haben, indem Sie das folgende Verfahren verwenden:
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Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen auf Abfrageentwurf.
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Doppelklicken Sie auf Chicago Orders.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen. Im Entwurfsraster werden die Zeilen Sortieren und Anzeigen ausgeblendet, und die Zeile Löschen wird angezeigt.
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Doppelklicken Sie in der Tabelle Chicago Orders auf Auftrags-ID , um sie dem Raster hinzuzufügen.
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Geben Sie im Entwurfsraster in der Zeile Kriterien der Spalte Order ID den Wert Is Null ein.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
Weitere Informationen zum Löschen von Abfragen finden Sie unter Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage.
