Erstellen einer Tabelle und Hinzufügen von Feldern

Erstellen einer Tabelle

Für eine einfache Datenbank, wie z. B. eine Kontaktliste, wird möglicherweise nur eine einzige Tabelle verwendet. Für viele Datenbanken werden jedoch mehrere Tabellen verwendet. Beim Erstellen einer neuen Datenbank erstellen Sie auf dem Computer eine neue Datei, die als Container für alle Objekte in der Datenbank, einschließlich der Tabellen, fungiert.

Sie können eine Tabelle erstellen, indem Sie eine neue Datenbank erstellen, eine Tabelle in eine vorhandene Datenbank einfügen oder eine Tabelle aus einer anderen Datenquelle (z. B. einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe, einem Microsoft Word-Dokument, einer Textdatei oder einer anderen Datenbank) importieren oder eine Verknüpfung mit ihr erstellen. Wenn Sie eine neue, leere Datenbank erstellen, wird automatisch eine neue, leere Tabelle eingefügt. Sie können dann Daten in die Tabelle eingeben und mit dem Definieren der Felder beginnen.

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Erstellen einer neuen Tabelle in einer neuen Datenbank

1. Klicken Sie auf Datei > Neu, und wählen Sie dann Leere Desktopdatenbank aus.

2. Geben Sie in das Feld Dateiname einen neuen Dateinamen für die neue Datenbank ein.

3. Klicken Sie auf das Ordnersymbol, wenn Sie zum Speichern der Datenbank zu einem anderen Speicherort navigieren möchten.

4. Klicken Sie auf Erstellen.

   Die neue Datenbank wird geöffnet, und eine neue Tabelle namens "Tabelle1" wird erstellt und in der Datenblattansicht geöffnet.

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Erstellen einer neuen Tabelle in einer vorhandenen Datenbank

1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen und dann auf die gewünschte Datenbank, wenn sie in der Liste unter Zuletzt verwendet aufgeführt ist. Trifft das nicht zu, wählen Sie eine Suchoption aus, um die Datenbank aufzufinden.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, die Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

   Eine neue Tabelle wird in die Datenbank eingefügt, und die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

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Erstellen einer Tabelle durch Importieren oder Verknüpfen

Sie können eine Tabelle erstellen, indem Sie an einem anderen Ort gespeicherte Daten importieren oder eine Verknüpfung mit diesen erstellen. Sie können Daten in einer Excel-Arbeitsmappe, einer SharePoint-Liste, einer XML-Datei, einer anderen Access-Datenbank, einem Microsoft Outlook-Ordner u. a. importieren oder eine Verknüpfung mit diesen Daten erstellen.

Wenn Sie Daten importieren, erstellen Sie eine Kopie der Daten in einer neuen Tabelle in der aktuellen Datenbank. Nachfolgende Änderungen an den Quelldaten haben keine Auswirkung auf die importierten Daten, und Änderungen an den importierten Daten wirken sich nicht auf die Quelldaten aus. Nachdem Sie eine Verbindung mit einer Datenquelle erstellt und ihre Daten importiert haben, können Sie die importierten Daten anschließend nutzen, ohne mit der Quelle verbunden zu sein. Sie können auch den Entwurf einer importierten Tabelle ändern.

Wenn Sie dagegen eine Verknüpfung mit Daten erstellen, erstellen Sie eine verknüpfte Tabelle in der aktuellen Datenbank, durch die eine Direktverknüpfung mit den vorhandenen an einem anderen Ort gespeicherten Informationen abgebildet wird. Wenn Sie Daten in einer verknüpften Tabelle ändern, werden diese in der Quelle geändert. Immer wenn sich Daten in der Quelle ändern, wird diese Änderung von der verknüpften Tabelle übernommen. Bei Verwenden einer verknüpften Tabelle müssen Sie sich mit der Datenquelle verbinden können. Der Entwurf einer verknüpften Tabelle kann nicht geändert werden.

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Festlegen der Eigenschaften einer Tabelle

Zusätzlich zum Festlegen von Eigenschaftenfeldern können Sie auch Eigenschaften festlegen, die für eine ganze Tabelle und ganze Datensätze gelten.

1. Wählen Sie die Tabelle aus, deren Eigenschaften Sie festlegen möchten.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellenentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Eigenschaftenblatt.

   

   Das Eigenschaftenblatt der Tabelle wird angezeigt.

4. Klicken Sie auf dem Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Allgemein.

5. Klicken Sie auf das Feld links neben der Eigenschaft, die Sie festlegen möchten, und geben Sie dann eine Einstellung für die Eigenschaft ein.

   Vergessen Sie nicht, STRG+S zu drücken, um die Änderungen zu speichern.

   Zweck dieser Tabelleneigenschaft	Aktion
   Ansichten auf SharePoint-Website anzeigen	Gibt an, ob Ansichten, die auf der Tabelle basieren, auf einer SharePoint-Website angezeigt werden können. Hinweis: Die Auswirkungen dieser Einstellungen hängt von der Datenbankeigenschaft Alle Ansichten auf SharePoint-Website anzeigen ab.
   Unterdatenblatt erweitert	Legt fest, ob alle Unterdatenblätter beim Öffnen der Tabelle erweitert werden sollen.
   Unterdatenblatthöhe	Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Wenn Sie möchten, dass das Unterdatenblattfenster zum Anzeigen aller Zeilen erweitert wird, belassen Sie diese Eigenschaft auf 0 cm. Wenn Sie die Höhe des Unterdatenblatts festlegen möchten, geben Sie die gewünschte Höhe in Zentimeter ein.
   Ausrichtung	Legen Sie die Ansichtsausrichtung in Abhängigkeit davon fest, ob die Sprache von links nach rechts oder von rechts nach links gelesen wird.
   Beschreibung	Geben Sie eine Beschreibung der Tabelle ein, die in QuickInfos für die Tabelle angezeigt wird.
   Gültigkeitsregel	Geben Sie einen Ausdruck ein, der wahr sein muss, wenn Sie einen Datensatz hinzufügen oder ändern.
   Gültigkeitsmeldung	Geben Sie eine Meldung ein, die angezeigt wird, wenn ein Datensatz gegen den Ausdruck in der Eigenschaft Gültigkeitsprüfungsregel verstößt.
   Filtern	Definieren Sie Kriterien, um nur übereinstimmende Zeilen in der Datenblattansicht anzuzeigen.
   Sortiert nach	Wählen Sie eines oder mehrere Felder zum Angeben der Standardsortierreihenfolge von Zeilen in der Datenblattansicht aus.
   Unterdatenblattname	Geben Sie an, ob ein Unterdatenblatt in der Datenblattansicht angezeigt werden soll und durch welche Tabelle oder Abfrage ggf. die Zeilen im Unterdatenblatt bereitgestellt werden sollen.
   Verknüpfen von	Listen Sie die Felder in der für das Unterdatenblatt verwendeten Tabelle oder Abfrage auf, die der Eigenschaft Verknüpfen nach dieser Tabelle entsprechen.
   Verknüpfen nach	Listen Sie die Felder in der Tabelle auf, die der Eigenschaft Verknüpfen von dieser Tabelle entsprechen.
   Beim Laden filtern	Wenden Sie beim Öffnen der Tabelle in der Datenblattansicht automatisch die Filterkriterien in der Eigenschaft Filter an (durch Festlegen auf Ja).
   Beim Laden sortieren	Wenden Sie beim Öffnen der Tabelle in der Datenblattansicht automatisch die Sortierkriterien in der Eigenschaft Sortiert nach an (durch Festlegen auf Ja).

   Tipp    Wenn Sie mehr Platz zum Eingeben oder Bearbeiten einer Eigenschafteneinstellung im Eigenschaftenfeld benötigen, drücken Sie UMSCHALT+F2, um das Feld Zoom anzuzeigen. Wenn Sie die Eigenschaft Gültigkeitsregel auf einen Ausdruck festlegen und Hilfe beim Erstellen benötigen, klicken Sie auf neben der Eigenschaft Gültigkeitsregel, um den Ausdrucks-Generator anzuzeigen.

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Speichern einer Tabelle

Nachdem Sie eine Tabelle erstellt oder geändert haben, sollten Sie den Entwurf speichern. Wenn Sie eine Tabelle zum ersten Mal speichern, geben Sie ihr einen Namen, der die darin enthaltenen Daten beschreibt. Sie können bis zu 64 alphanumerische Zeichen verwenden, einschließlich Leerzeichen. Sie können einer Tabelle z. B. den Namen "Kunden", "Teilebestand" oder "Artikel" geben.

Access bietet eine Menge Flexibilität beim Benennen von Tabellen. Allerdings sollten Ihnen auch einige Einschränkungen bewusst sein. Ein Tabellenname kann bis zu 64 Zeichen lang sein und eine beliebige Kombination aus Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und Sonderzeichen außer Punkt (.), Ausrufezeichen (!), eckigen Klammern ([]), führendem Leerzeichen, führendem Gleichheitszeichen (=) oder nicht druckbaren Zeichen wie eine Absatzschaltung enthalten. Außerdem darf der Name keines der folgenden Zeichen enthalten: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Wählen Sie Datei > Speichern aus, oder drücken Sie STRG+S.

2. Wenn Sie die Tabelle zum ersten Mal speichern, geben Sie einen Namen dafür ein, und klicken Sie auf OK.

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Festlegen eines Primärschlüssels

Sie sollten einen Primärschlüssel für eine Tabelle festlegen, es sei denn, Sie haben einen bestimmten Grund, dies nicht zu tun. Access erstellt automatisch einen Index für den Primärschlüssel, wodurch die Datenbankleistung optimiert werden kann. Außerdem stellt Access sicher, dass jeder Datensatz einen Wert im Primärschlüsselfeld aufweist und der Wert immer eindeutig ist. Eindeutige Werte sind sehr wichtig, da es ansonsten keine zuverlässige Möglichkeit gibt, eine bestimmte Zeile von anderen Zeilen zu unterscheiden.

Wenn Sie eine neue Tabelle in der Datenblattansicht erstellen, wird von Access automatisch ein Primärschlüssel erstellt, dem der Feldname "ID" und der Datentyp "AutoWert" zugewiesen wird.

Zum Ändern oder Entfernen des Primärschlüssels oder zum Festlegen des Primärschlüssels für eine Tabelle, die noch keinen Primärschlüssel aufweist, können Sie die Entwurfsansicht verwenden.

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Bestimmen, welche Felder als Primärschlüssel verwendet werden sollen

Es kann vorkommen, dass Sie bereits über Daten verfügen, die Sie als Primärschlüssel verwenden möchten, z. B. die bereits vorhandenen ID-Nummern Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie eine Tabelle zum Nachverfolgen von Mitarbeiterinformationen erstellen, können Sie die vorhandene Mitarbeiter-ID als Primärschlüssel für die Tabelle verwenden. Vielleicht ist die Mitarbeiter-ID auch nur in Kombination mit der Abteilungs-ID eindeutig, sodass Sie beide Felder gemeinsam als Primärschlüssel verwenden müssen. Ein guter Kandidat für den Primärschlüssel weist die folgenden Merkmale auf:

• Jeder Datensatz weist einen eindeutigen Wert für das Feld oder die Feldkombination auf.

• Das Feld bzw. die Feldkombination ist niemals leer oder null, sondern enthält stets einen Wert.

• Die Werte ändern sich nicht.

Wenn sich vorhandene Daten nicht als Primärschlüssel eignen, können Sie ein neues Feld erstellen und als Primärschlüssel verwenden. Wenn Sie zu diesem Zweck ein neues Feld erstellen, legen Sie den Datentyp des Felds auf "AutoWert" fest, um sicherzustellen, dass die drei Merkmale in der Liste oben erfüllt sind.

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Festlegen oder Ändern des Primärschlüssels

1. Wählen Sie die Tabelle aus, deren Primärschlüssel festgelegt oder geändert werden soll.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.

3. Markieren Sie im Tabellenentwurfsbereich das Feld bzw. die Felder, das/die Sie als Primärschlüssel verwenden möchten.

   Zum Auswählen eines Felds klicken Sie auf den Zeilenmarkierer für das gewünschte Feld.

   Zum Auswählen mehrerer Felder halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und klicken Sie dann auf den Zeilenmarkierer jedes einzelnen Felds.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellenentwurf in der Gruppe Extras auf Primärschlüssel.

   Links neben dem Feld bzw. den Feldern, die Sie als Primärschlüssel angeben, wird ein Schlüsselindikator angezeigt.

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Entfernen des Primärschlüssels

1. Wählen Sie die Tabelle aus, deren Primärschlüssel entfernt werden soll.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.

3. Klicken Sie auf den Zeilenmarkierer für den aktuellen Primärschlüssel. Wenn der Primärschlüssel aus mehreren Feldern besteht, klicken Sie bei gedrückter STRG-TASTE auf den Zeilenmarkierer für jedes Feld.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellenentwurf in der Gruppe Extras auf Primärschlüssel.

   Der Schlüsselindikator wird aus dem Feld oder den Feldern, das/die Sie zuvor als Primärschlüssel angegeben haben, entfernt.

Wenn Sie eine neue Tabelle speichern, ohne einen Primärschlüssel festzulegen, werden Sie von Access aufgefordert, ein neues Feld für den Primärschlüssel zu erstellen. Wenn Sie auf Ja klicken, wird von Access ein ID-Feld erstellt, das den Datentyp "AutoWert" verwendet, um einen eindeutigen Wert für jeden einzelnen Datensatz bereitzustellen. Wenn die Tabelle bereits ein Feld vom Typ "AutoWert" enthält, wird dieses Feld von Access als Primärschlüssel verwendet. Wenn Sie auf Nein klicken, wird von Access kein Feld hinzugefügt und kein Primärschlüssel festgelegt.

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Hinzufügen von Feldern

Zum Speichern eines neuen Datenelements zu einem Thema, zu dem Sie bereits über eine Access-Tabelle verfügen, können Sie der Tabelle ein Feld hinzufügen. Nehmen wir beispielsweise einmal an, Sie verfügen über eine Tabelle, in der Sie die Nachnamen, Vornamen, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und die Anschrift aller Kunden speichern. Wenn Sie nun damit beginnen möchten, die bevorzugte Kommunikationsmethode eines jeden Kunden zu verfolgen, fügen Sie ein Feld hinzu, in dem diese Angabe gespeichert wird.

Sie speichern die Datenelemente, die Sie nachverfolgen möchten, in Feldern. Beispielsweise können Sie in der Tabelle "Kontakte" Felder für Nachname, Vorname, Telefonnummer und Adresse erstellen. Für eine Tabelle vom Typ "Artikel" können Sie Felder für Artikelnamen, Artikelnummern und Preise erstellen.

Jedes Feld weist grundlegende Merkmale auf, wie ein Name, mit dem das Feld in der Tabelle eindeutig identifiziert wird, einen Datentyp, der die Art der Daten definiert, die Aktionen, die mit den Daten durchgeführt werden können, und wie viel Speicherplatz für jeden Wert reserviert wird.

Versuchen Sie vor dem Erstellen von Feldern, Daten in ihre kleinstmöglichen sinnvollen Komponenten zu unterteilen. Später ist es wesentlich einfacher, Daten zu kombinieren als sie zu zerlegen. Anstatt beispielsweise das Feld "Vollständiger Name" anzulegen, sollten Sie besser die Felder "Nachname" und "Vorname" erstellen. Dann können Sie mühelos nach "Vorname", "Nachname" oder beidem sortieren. Wenn Sie auf ein Datenelement Berichts-, Sortier-, Such- oder Berechnungsvorgänge anwenden möchten, legen Sie dieses Element in einem eigenen Feld ab.

Nachdem Sie ein Feld erstellt haben, können Sie Feldeigenschaften festlegen, um sein Aussehen und Verhalten zu bestimmen. So definiert die Eigenschaft Format beispielsweise, wie die Daten in einem Datenblatt oder einem Formular angezeigt werden, das das Feld enthält.

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Hinzufügen eines Felds durch Eingeben von Daten

Wenn Sie in der Datenblattansicht eine neue Tabelle erstellen oder eine vorhandene Tabelle öffnen, können Sie der Tabelle ein Feld hinzufügen, indem Sie Daten in die Spalte Neues Feld hinzufügen des Datenblatts eingeben (1). Access weist dem Feld automatisch einen Datentyp zu, basierend auf dem von Ihnen eingegebenen Wert. Wenn sich aus Ihrer Eingabe kein anderer Datentyp ableiten lässt, legt Access den Datentyp auf "Text" fest. Sie können den Datentyp aber ändern.

So geben Sie Daten in die Spalte Neues Feld hinzufügen ein:

1. Erstellen oder öffnen Sie eine Tabelle in der Datenblattansicht. Klicken Sie dazu im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Datenblattansicht.

2. Geben Sie in die Spalte Neues Feld hinzufügen den Namen des Felds ein, das Sie erstellen möchten.

   Verwenden Sie einen aussagekräftigen Namen, damit das Feld leichter zu identifizieren ist.

3. Geben Sie Daten in das neue Feld ein.

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Hinzufügen eines Felds mithilfe einer Feldvorlage

Manchmal ist es einfacher, aus einer vordefinierten Liste von Feldern auszuwählen, die Ihren Anforderungen entsprechen, als manuell ein Feld zu erstellen. Sie können die Liste Weitere Felder verwenden, um eine Auswahl aus einer Liste von Feldvorlagen zu treffen. Eine Feldvorlage ist ein vordefinierter Satz von Merkmalen und Eigenschaften, der ein Feld beschreibt. Die Feldvorlagendefinition enthält einen Feldnamen, einen Datentyp, eine Einstellung für die Eigenschaft Format des Felds und andere Feldeigenschaften.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Datenblattansicht.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellenfelder in der Gruppe Hinzufügen & Löschen auf Weitere Felder.

   

3. Wählen Sie in der Liste Weitere Felder ein Feld aus, um die neue Spalte einfügen. Access platziert das Feld rechts neben der Spalte, in der sich derzeit der Cursor befindet. Wenn Sie eine der Feldoptionen unter der Überschrift "Schnellstart" auswählen (z. B. Adresse), erstellt Access für die verschiedenen Bestandteile einer Adresse mehrere Felder in der Tabelle.

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Festlegen von Feldeigenschaften

Nachdem Sie ein Feld erstellt haben, können Sie Feldeigenschaften festlegen, um sein Aussehen und Verhalten zu bestimmen.

Das Festlegen von Feldeigenschaften ermöglicht Folgendes:

• Steuern der Darstellung von Daten in einem Feld

• Verhindern der Eingabe falscher Daten in ein Feld

• Angeben von Standardwerten für ein Feld

• Beschleunigung der Felddurchsuchung und -sortierung

Sie können einige der verfügbaren Feldeigenschaften in der Datenblattansicht festlegen, doch nur in der Entwurfsansicht haben Sie Zugriff auf die komplette Liste der festlegbaren Feldeigenschaften.

Die Eigenschaften, die Sie festlegen können, hängen vom Datentyp des Felds ab.

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Festlegen von Feldeigenschaften in der Datenblattansicht

In der Datenblattansicht können Sie ein Feld umbenennen, seinen Datentyp ändern, seine Eigenschaft Format ändern und einige andere Feldeigenschaften bearbeiten.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie öffnen möchten.

2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Datenblattansicht.

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Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht

Beim Arbeiten mit einer Tabelle in der Entwurfsansicht können Sie Feldeigenschaften festlegen. In der Entwurfsansicht legen Sie den Datentyp eines Felds im Tabellenentwurfsbereich und andere Eigenschaften im Bereich Feldeigenschaften fest.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle.

2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

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Verschieben eines Felds

Ein Feld wird verschoben, indem Sie es an die gewünschte Position ziehen. Wenn Sie mehrere nebeneinander liegende Felder verschieben möchten, markieren Sie sie, indem Sie auf das erste Feld klicken, dann die UMSCHALTTASTE drücken und anschließend auf das letzte Feld klicken. Die markierte Feldgruppe kann nun an eine neue Position gezogen werden.

Mit dem Ziehen eines Felds wird dessen Position auf dem Datenblatt geändert, jedoch nicht die Reihenfolge der Felder im Tabellenentwurf. Wenn Sie programmatisch auf die Felder zugreifen, gilt die ursprüngliche Reihenfolge. Wenn Sie beispielsweise ein Feld an eine neue Position auf dem Datenblatt ziehen und dann mithilfe der Schaltfläche "Formular" ein Formular anhand der Tabelle erstellen, befindet sich das Feld an seiner ursprünglichen Position.

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Siehe auch

Hinzufügen eines berechneten Felds zu einer Tabelle

Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht