Wenn Sie SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365 einrichten, verfügen Sie wahrscheinlich über Dokumente und Dateien, die Sie Ihrer Teamwebsite hinzufügen möchten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihrer Website verschiedene Arten von Inhalten hinzufügen können.
Hinweis: Einen Artikel zum Einrichten von OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität und Teamwebsites, damit Sie sie gemeinsam verwenden können, finden Sie unter Einrichten von Office 365-Dateispeicherund -freigabe .
Inhalt dieses Artikels
Vorbereitende Schritte
Bevor Sie mit dem Verschieben von Dateien beginnen, überprüfen Sie, wie viel Speicherplatz Sie für SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365. Informationen zu Speichergrenzwerte für SharePoint in Microsoft 365 finden Sie unter SharePoint-Grenzwerte.
Tipp: Beachten Sie, dass sich in Microsoft 365 Speichergrenzwerte für SharePoint in Microsoft 365 (Ihre Teamwebsite) von den Speichergrenzwerte für Exchange Online (für E-Mail-Konten) unterscheiden. Weitere Informationen zu Postfachspeicherbeschränkungen finden Sie unter Empfängerim Microsoft 365 Dienstbeschreibungen für Exchange Online.
Im nächsten Schritt analysieren Sie den Inhalt, über den Sie derzeit verfügen. Dazu gehören Dokumente, Bilder, Formulare und vieles mehr.
Tipp: Suchen Sie im Datei-Explorer ihre vorhandenen Dateien nach Größe und Datum. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Dateien, die kürzlich verwendet wurden oder sehr groß sind, schnell zu identifizieren.
Überlegen Sie sich, wie viele Inhalte regelmäßig verwendet werden und ob Sie alles in Microsoft 365. Genau wie bei einem Umzug in ein kleineres Haus besteht das Ziel in der Entscheidung, was auf die neue Website passt. Wenn Ihre Organisation jetzt beispielsweise mehr Speicherplatz als die Microsoft 365 für SharePoint in Microsoft 365 verwendet, müssen Sie entscheidungen wie folgt treffen:
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Welche Dateien möchten Sie verschieben?
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Möchten Sie mehr Speicherplatz kaufen?
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Sollten Sie planen, Platz für Ihre Website zu haben, um zu wachsen? (Dies wird auf jeden Fall der Fall sein)
Wenn Ihre Organisation groß oder komplex ist, sollten Sie einen Experten einladen, um Sie zu unterstützen. Sie finden seriöse Unterstützung bei Microsoft Pinpoint. Pinpoint ist eine schnelle und einfache Möglichkeit für Unternehmen auf der ganzen Welt, zertifizierte Microsoft-Experten und professionelle Dienste zu finden.
Erstellen von Ordnern, Bibliotheken und Unterwebsites
Nachdem Sie den Inhalt identifiziert haben, den Sie verschieben möchten, überlegen Sie, wie Sie ihn organisieren möchten. Sie können beginnen, indem Sie Dateien in die Dokumentbibliothek auf Ihrer Teamwebsite hochladen. Es ist eine gute Idee, den Inhalt zu organisieren, insbesondere, wenn Sie erwarten, dass Sie irgendwann viele Dateien haben werden. Wenn das Inhaltsvolumen wächst, können Sie zusätzliche Dokumentbibliotheken, Formularbibliotheken und Bildbibliotheken erstellen, um diese Inhalte zu speichern. Sie können auch Unterwebsites für verschiedene Arten von Dokumenten oder Projekt erstellen.
Weitere Informationen zum Planen einer Struktur zum Organisieren des Inhalts auf Ihrer Website finden Sie unter Planen des Inhalts für Ihre Teamwebsite.
Hochladen von Dokumenten, Bildern und Dateien
Um Dateien wie Word-Dokumente, PDF-Dateien oder JPG-Fotos hochzuladen, laden Sie sie in eine Bibliothek oder einen Ordner in einer Bibliothek hoch.
Hinweis: Die maximale Dateigröße für eine einzelne Datei, die in eine Bibliothek hochgeladen werden SharePoint in Microsoft 365 derzeit 2 GB. Darüber hinaus können Sie nur 100 oder weniger Dateien gleichzeitig hochladen.
Die beste Methode dazu hängt von der Anzahl der Dateien ab. Navigieren Sie zuerst zur Zielbibliothek, und verwenden Sie dann diese Tabelle, um eine Methode zu wählen:
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Anzahl der Dateien |
Uploadmethode |
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Einzelnes Dokument |
Wählen Sie Neues Dokument > VORHANDENE DATEI HOCHLADENaus, und suchen Sie dann auf Ihrem Computer nach der Datei. |
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Viele Dokumente und Ordner |
Wählen Sie auf der Registerkarte Bibliothek im Menüband die Schaltfläche Mit Explorer öffnen aus. Ziehen Sie dann die Dateien mithilfe des Datei-Explorers. |
Weitere Informationen finden Sie unter Hochladen, Erstellen oder Löschen von Dateien in einer Bibliothek.
Hinweis: Es gibt bestimmte Dateitypen, die nicht in eine Bibliothek hochgeladen werden können. Eine Liste dieser Dateien finden Sie im Artikel Dateitypen, die einer Liste oder Bibliothek nicht hinzugefügt werden können.
Erstellen von SharePoint für Kontakte, Kalender und Tabellen
Jedes Unternehmen verfügt über Daten in vielen Formularen, z. B. Kalender, Aufgaben und Tabellen. Für diese Art von Daten können Sie diese Inhalte verschieben oder in eine Liste auf Ihrer Website konvertieren. Beispielsweise können Sie Ihre Liste der Geschäftskontakte in eine Kontaktliste konvertieren. Darüber hinaus können Sie Kalender häufig in einen Kalender SharePoint, der eine spezielle Art von Liste ist.
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Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie einen Gruppenkalender in SharePoint in Microsoft 365, schauen Sie sich dieses Video an: Video: Erstellen Eines eigenen Kalenders.
Wenn Sie jetzt Microsoft Excel-Kalkulationstabellen zum Nachverfolgen von Informationen verwenden, können Sie diese Tabellen direkt in eine Dokumentbibliothek in SharePoint in Microsoft 365. Oder Sie können eine Kalkulationstabelle als SharePoint importieren. Da viele Personen eine Liste gleichzeitig aktualisieren können, helfen SharePoint, die Zusammenarbeit zu fördern. Sie können unterschiedliche Ansichten von Listen erstellen, um genau die informationen verfügbar zu machen, die Sie wünschen.
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Weitere Informationen zum Arbeiten mit Listen finden Sie unter Schulung: Erstellen undEinrichten einer Liste.
Erwägen SharePoint Lösungen für normale Geschäftliche Anforderungen
Eine weitere Möglichkeit zum Verschieben von Inhalten besteht darin, eine SharePoint zu verwenden, um eine vorhandene Aufgabe besser zu verwalten. Die meisten Organisationen möchten beispielsweise die täglichen Kenntnisse der Personen erfassen und teilen, die dort arbeiten. Ein Wiki auf Ihrer Website ist möglicherweise ideal für genau diese Art der Freigabe.
In dieser Tabelle werden SharePoint beschrieben, die Ihnen bei der Verwaltung von Geschäftsprozessen helfen können.
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Geschäftsprozess |
Beschreibung |
|---|---|
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Verwenden eines Wikis zum Teilen von Teamkenntnissen und zusammenarbeiten |
Wikis sind spezielle Websites, auf denen eine Community von Benutzern Informationen erstellt und verwaltet. Wikis können ein hervorragendes Tool zum Erfassen und Freigeben von Prozessinformationen oder allgemeinen Referenzinformationen sein, die für Ihre Arbeit wichtig sind. |
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Verschieben der Ressourcenplanung in SharePoint Gruppenkalender |
Ein Gruppenkalender kann eine gute Möglichkeit sein, allgemeine Ressourcen wie Konferenzräume, audiovisuelle Geräte und vieles mehr zu planen. Da ein Gruppenkalender auf einer SharePoint in Microsoft 365 ist, kann jeder in Ihrem Team ihn auf einfache Weise SharePoint oder in Outlook anzeigen. |
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Konvertieren von Datenbankprogrammen in eine Access-App |
Sie können Microsoft Access 2013 zum Entwerfen und Veröffentlichen einer Datenbank verwenden und dann eine Access-App erstellen, um die Datenbank auf Ihrer Teamwebsite zu verwenden. |
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Automatisieren von Geschäftsprozessen mit workflows |
Workflows automatisieren und verfolgen die wichtigsten Aufgaben in einem Geschäftsprozess. Sie sind ideal für Aufgaben wie Genehmigungsprozesse oder das Sammeln von Feedback. |
Hilfe für Websitebenutzer bei der Suche nach Ihren Inhalten
Nachdem Sie Ihre Dokumente und Dateien auf Ihre Teamwebsite verschieben, informieren Sie andere Websitebenutzer darüber. Sie können verschiedene Möglichkeiten für die Suche nach Inhalten auf der Website anbieten.
In dieser Tabelle werden verschiedene Methoden beschrieben, die Sie verwenden können.
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Methode |
Beschreibung |
|---|---|
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Verwenden der Suche zum Suchen nach Inhalten |
Die einfachste Möglichkeit, Inhalte auf einer website SharePoint in Microsoft 365 zu finden, besteht in der Verwendung des Suchfeatures.
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Konfigurieren von Ansichten in Listen und Bibliotheken, um Inhalte zu finden |
Sie können die Elemente auswählen, die in einer Ansicht angezeigt werden. In einer Ansicht können Sie beispielsweise den Titel und den Autor anzeigen. In einer anderen Ansicht möchten Sie möglicherweise nur die Elemente anzeigen, die nach einem bestimmten Datum hinzugefügt wurden. |
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Anpassen der Websitenavigation |
Sie können die Navigation für Ihre Teamwebsite anpassen, um den Websitebenutzern das Auffinden von Inhalten zu erleichtern. |
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Durchsuchen von Onlineinhalten, wenn Sie offline sind |
Sie können OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität oder Outlook verwenden, um nach Inhalten zu suchen, die sich auf der website SharePoint in Microsoft 365, wenn Sie offline sind |
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Nachverfolgen von Inhaltsupdates |
Weitere Informationen zu Möglichkeiten, wie Sie Websitebenutzern dabei helfen können, Inhalte auf einfache Weise zu finden, finden Sie im Artikel Planen des Inhalts für Ihre Teamwebsites im Planungshandbuch.
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