Einführung in den SharePoint-Workflow

Inhalt dieses Artikels

• Was sind Workflows?

• Die beiden SharePoint-Workflowplattformen

• Integrierte Workflows

• Unterstützung für benutzerdefinierte Workflows

• Schritte zur Verwendung von Workflows

Was sind Workflows?

Workflow wird manchmal als eine Reihe von Aufgaben beschrieben, die zu einem Ergebnis führen. Im Kontext von SharePoint-Produkte und -Technologien wird Workflow enger als die automatisierte Verschiebung von Dokumenten oder Elementen durch eine Sequenz von Aktionen oder Aufgaben definiert, die mit einem Geschäftsprozess verknüpft sind. Workflows können verwendet werden, um gängige Geschäftsprozesse innerhalb eines organization konsistent zu verwalten, indem der organization das Anfügen von Geschäftslogik an Dokumente oder Elemente in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek ermöglicht. Geschäftslogik ist im Grunde eine Reihe von Anweisungen, die die Aktionen angibt und steuert, die für ein Dokument oder Element ausgeführt werden.

Mithilfe von Workflows lässt sich der mit dem Koordinieren von allgemeinen Geschäftsprozessen, z. B. Projektgenehmigung oder Dokumentüberprüfung, verbundene Kosten- und Zeitaufwand rationalisieren, da die zugehörigen Aufgaben verwaltet und nachverfolgt werden können. So können Sie beispielsweise auf einer SharePoint-Website einen Workflow zu einer Dokumentbibliothek hinzufügen, um ein Dokument an eine Gruppe von Personen zur Genehmigung weiterzuleiten. Wenn der Autor eines Dokuments diesen Workflow für ein Dokument in der Bibliothek startet, erstellt der Workflow Aufgaben zur Dokumentgenehmigung, weist sie den Workflowteilnehmern zu und sendet dann E-Mail-Benachrichtigungen mit Anweisungen zur Aufgabe und einem Link zu dem zu genehmigenden Dokument an die Teilnehmer. Während der Workflow ausgeführt wird, können der Besitzer des Workflows (hier der Autor des Dokuments) oder die Teilnehmer des Workflows auf der Seite "Workflowstatus" überprüfen, welche Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben. Wenn die Workflowteilnehmer die Workflowaufgaben fertig gestellt haben, wird der Workflow beendet und der Workflowbesitzer automatisch über den Abschluss benachrichtigt.

Die Aktionen im Genehmigungsworkflow im vorherigen Beispiel folgen dem in der nachstehenden Abbildung wiedergegebenen Prozess:

Workflows unterstützen nicht nur vorhandene menschliche Arbeitsprozesse, sondern schaffen auch neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und das Arbeiten mit Dokumenten, Listen und Bibliotheken. Websitebenutzer können Workflows starten und daran teilnehmen, indem sie anpassbare Formulare verwenden, auf die über das Dokument oder Element in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek zugegriffen werden kann. Darüber hinaus ist die Workflowfunktion von SharePoint-Produkten eng in Microsoft Office 2013 integriert, sodass die folgenden Workflowaufgaben in beiden Produkten ausgeführt werden können:

• Anzeigen der Liste von Workflows, die für ein Dokument oder Element zur Verfügung stehen

• Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element

• Anzeigen, Bearbeiten oder erneutes Zuweisen einer Workflowaufgabe

• Abschließen einer Workflowaufgabe

Seitenanfang

Die drei Arten von SharePoint-Workflowplattformen

Da die SharePoint 2010-Workflowplattform auf Office 365 und SharePoint Server 2013 übertragen wurde, funktionieren alle Ihre auf dieser Plattform erstellten Workflows auch weiterhin. Diese Plattform basiert auf Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Die SharePoint 2013-Workflowplattform basiert auf Windows Workflow Foundation 4 (WF) und wurde erheblich überarbeitet. Das vielleicht prominenteste Feature dieser neuen Workflowplattform ist die Verwendung von Microsoft Azure als Workflowausführungshost. Das Ausführungsmodul für Workflows befindet sich jetzt außerhalb von Office 365 und SharePoint Server 2013 in Microsoft Azure.

In SharePoint Online ist Microsoft Flow jetzt verfügbar. Dies ist unsere neueste Workflow-Engine, zugriff unter: https://flow.microsoft.com . Weitere Informationen zur Verwendung von MS Flow finden Sie unter https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Informationen zur Problembehandlung bei MS Flow finden Sie unter https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Seitenanfang

Integrierte Workflows

Eine SharePoint-Website enthält mehrere integrierte Workflows, die allgemeine Geschäftsszenarien abdecken:

• Genehmigung     Dieser Workflow leitet ein Dokument oder Element an eine Gruppe von Personen zur Genehmigung weiter. Der Genehmigungsworkflow ist standardmäßig dem Inhaltstyp "Dokument" zugeordnet und daher in Dokumentbibliotheken automatisch verfügbar.

• Feedback sammeln     Dieser Workflow leitet ein Dokument oder Element an eine Gruppe von Personen weiter, damit sie Feedback geben. Bearbeiter können Feedback bereitstellen, das dann kompiliert und an die Person gesendet wird, die den Workflow initiiert hat. Der Workflow zum Sammeln von Feedback ist standardmäßig dem Inhaltstyp "Dokument" zugeordnet und daher in Dokumentbibliotheken automatisch verfügbar.

• Signaturen sammeln    Dieser Workflow leitet ein Microsoft Office-Dokument an eine Gruppe von Personen weiter, um deren digitale Signaturen zu sammeln. Dieser Workflow muss in einem Office 2013-Programm gestartet werden. Die Teilnehmer müssen ihre Signaturaufgaben erfüllen, indem sie dem Dokument im entsprechenden Office-Programm ihre digitale Signatur hinzufügen. Der Workflow für das Sammeln von Signaturen ist standardmäßig dem Inhaltstyp "Dokument" zugeordnet und daher in Dokumentbibliotheken automatisch verfügbar. Der Workflow für das Sammeln von Signaturen wird allerdings nur dann für ein Dokument in der Dokumentbibliothek angezeigt, wenn dieses Dokument mindestens eine Microsoft Office-Signaturzeile enthält.

• Veröffentlichungsgenehmigung     Dieser Workflow ähnelt insofern dem Genehmigungsworkflow, als er das Weiterleiten von Inhalten an Fachleute und Beteiligte zur Prüfung und Genehmigung automatisiert. Was den Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung allerdings einzigartig macht, ist, dass er speziell auf Veröffentlichungswebsites ausgelegt ist, auf denen die Veröffentlichung neuer und aktualisierter Webseiten streng kontrolliert wird.

• Mit drei Status     Mithilfe dieses Workflows können Geschäftsprozesse verwaltet werden, die Organisationen benötigen, um eine große Anzahl von Problemen oder Elementen, z. B. Kundendienstprobleme, Vertriebsleads oder Projektaufgaben, nachverfolgen zu können.

Jeder der genannten Workflows kann auf verschiedene Arten an die Anforderungen Ihrer Organisation angepasst werden. Wenn Sie beispielsweise einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp einen Workflow hinzufügen, um ihn für die Verwendung in Dokumenten oder Elementen verfügbar zu machen, können Sie die Aufgaben- und Verlaufslisten anpassen, in denen Informationen zum Workflow gespeichert werden.

Wenn ein Websitebenutzer einen Workflow für ein Dokument oder Element startet, steht ihm möglicherweise die Option zur Verfügung, den Workflow weiter anzupassen, indem er die Liste der Teilnehmer, ein Fälligkeitsdatum und Anweisungen für die Aufgaben angibt.

Seitenanfang

Unterstützung für benutzerdefinierte Workflows

Obwohl sich die integrierten Workflows so anpassen lassen, dass sie unterschiedlichen Anforderungen entsprechen, entscheidet sich Ihre Organisation möglicherweise dafür, Workflows, die auf die Geschäftsprozesse in der Organisation zugeschnitten sind, zu entwerfen und zu entwickeln. Workflows können so einfach oder komplex sein, wie es die Geschäftsprozesse verlangen. Entwickler können Workflows erstellen, die von den Benutzern einer Website gestartet werden, oder sie können Workflows erstellen, die auf der Grundlage eines Ereignisses automatisch gestartet werden, beispielsweise wenn ein Listenelement erstellt oder geändert wird. Wenn Ihre Organisation benutzerdefinierte Workflows entwickelt und bereitgestellt hat, stehen diese Workflows möglicherweise zusätzlich zu den oder statt der integrierten Workflows zur Verfügung, die weiter oben beschrieben wurden.

Es gibt zwei Möglichkeiten zum Erstellen benutzerdefinierter Workflows:

• Power users can design no-code workflows for use in a specific list or library by using Microsoft SharePoint Designer 2013 and Office Visio 2013     SharePoint Designer 2013-Workflows werden aus einer Liste der verfügbaren Workflowaktivitäten erstellt, und die Person, die den Workflow erstellt, kann die Workflows direkt in der Liste oder Bibliothek bereitstellen, in der sie verwendet werden. SharePoint Designer 2013 arbeitet auch Hand in Hand mit Visio 2013, um eine visuelle Workflowentwicklungsumgebung zum Erstellen von Diagrammen mithilfe von Shapes und Verbindern bereitzustellen. Sie können auch Workflows aus Visio 2013 in SharePoint Designer 2013 importieren und umgekehrt.

• Professionelle Softwareentwickler können Workflows mithilfe von Visual Studio 2012 oder höher erstellen.     Diese Workflows enthalten benutzerdefinierten Code und Workflowaktivitäten. Nachdem ein professioneller Entwickler benutzerdefinierte Workflows erstellt hat, kann ein Serveradministrator diese auf mehreren Websites bereitstellen.

Seitenanfang

Schritte zur Verwendung von Workflows

Die Verwendung eines Workflows in einem Dokument oder Listenelement setzt sich aus mehreren Schritten zusammen. Jeder Schritt kann von Personen mit unterschiedlichen Aufgaben ausgeführt werden. So kann beispielsweise ein Websiteadministrator einen Workflow für die Verwendung in einer Dokumentbibliothek zur Verfügung stellen, ein Ersteller von Inhalten kann einen Workflow starten oder einen laufenden Workflow ändern, und eine dritte Person (z. B. ein für die Überarbeitung oder Genehmigung zuständiger Mitarbeiter) kann die Workflowaufgabe erledigen.

Siehe auch

Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows

Workflows in SharePoint 2013

Workflowentwicklung in SharePoint Designer 2013 und Visio 2013

Erste Schritte mit dem SharePoint Server 2013-Workflow