Arbeiten mit Nachrichtenordnern in Outlook im Web

Standardmäßig enthält Ihr Konto zu Anfang diese Ordner:

• Posteingang Eingehende Nachrichten gehen in Ihrem Posteingang ein, es sei denn, Sie haben eine Posteingangsregel erstellt, um sie an einen anderen Ordner umzuleiten, oder sie werden als Junk-E-Mail identifiziert. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln in Outlook.

• Junk-E-Mail Nachrichten, die Merkmale von Junk-E-Mails aufweisen, jedoch nicht von einem Spamfilter blockiert werden, bevor sie in Ihrem Postfach eingehen, werden automatisch in diesen Ordner verschoben. Erfahren Sie mehr über das Filtern von Junk-E-Mails und Spam in Outlook im Web.

• Entwürfe Wenn Sie eine Nachricht erstellen oder beantworten, die Sie nicht sofort fertig stellen können, wird diese automatisch im Ordner "Entwürfe" gespeichert. So können Sie die Nachricht später weiter bearbeiten und dann senden.

• Gesendete Elemente Standardmäßig wird eine Kopie jeder von Ihnen gesendeten Nachricht im Ordner "Gesendete Elemente" gespeichert.

• Gelöschte Elemente Wenn Sie eine Nachricht löschen, wird diese in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben.

Die meisten Optionen, die Ihnen für einen Ordner zur Verfügung stehen, finden Sie im Kontextmenü, das angezeigt wird, wenn Sie einen Ordner auswählen und mit der rechten Maustaste klicken.

• Neuen Unterordner erstellen Mit diesem Befehl können Sie einen neuen Unterordner in dem Ordner erstellen, auf den Sie mit der rechten Maustaste geklickt haben.

• Ordner löschen Verschiebt den Ordner und seinen Inhalt zum Ordner „Gelöschte Elemente“.

• Alle löschen Verschiebt alle Elemente im ausgewählten Ordner in den Ordner "Gelöschte Elemente".

• Alle als gelesen markieren Markiert alle Elemente im ausgewählten Ordner als gelesen.

• Umbenennen Mit diesem Befehl können Sie dem Ordner einen anderen Namen geben. Standardordner wie "Posteingang" können nicht umbenannt werden.

Erstellen Sie neue Ordner, um Ihre Nachrichten in der gewünschten Weise zu organisieren. So können Sie beispielsweise einen Ordner für ein bestimmtes Projekt, für alle Nachrichten von einer bestimmten Person oder für alle Nachrichten erstellen, die an eine Verteilergruppe gesendet wurden, deren Mitglied Sie sind.

Neuen Ordner erstellen

1. Wählen Sie unten in der Ordnerliste Neuer Ordner aus.

2. Geben Sie im Feld für den neuen Ordner einen Namen für den Ordner ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Erstellen eines neuen Unterordners

1. Klicken Sie im linken Bereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner, dem Sie einen Unterordner hinzufügen möchten.

2. Wählen Sie Neuen Unterordner erstellen aus.

3. Geben Sie im Feld für den neuen Ordner einen Namen für den Ordner ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

1. Klicken Sie im Bereich Ordner mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie umbenennen möchten.

2. Wählen Sie Umbenennen aus.

3. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

1. Klicken Sie im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder Unterordner, den Sie löschen möchten.

2. Wählen Sie Ordner löschen.

3. Wählen Sie zur Bestätigung OK aus.

In Outlook im Web enthält der Ordner "Favoriten" automatisch diese Ordner: "Posteingang", "Gesendete Elemente", "Gelöschte Elemente". Sie können Ordner zu "Favoriten" hinzufügen, um die Nachverfolgung der Ordner, die für Sie am wichtigsten sind, zu vereinfachen. Durch Hinzufügen eines Ordners zu "Favoriten" wird der Ordner nicht verschoben, sondern ein Link zu ihm erstellt. Ordner, die zu "Favoriten" hinzugefügt wurden, befinden sich weiterhin in Ihrem persönlichen Ordner.

• Um einen Ordner zu "Favoriten" hinzuzufügen, klicken Sie unter Ihrem persönlichen Ordner mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Zu Favoriten hinzufügen aus.

• Um Ordner neu anzuordnen, wählen Sie einen Ordner aus, und ziehen Sie ihn an eine neue Position in der Ordnerhierarchie. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner, und wählen Sie dann In Liste nach oben oder In Liste nach unten verschieben aus.

• Um einen Ordner zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner aus, den Sie aus "Favoriten" entfernen möchten, und wählen Sie Aus Favoriten entfernen aus. Mit dieser Aktion wird nur der Link zum Ordner entfernt; der Ordner befindet sich nach wie vor in Ihrem persönlichen Ordner.

Abhängig von den Richtlinien in Ihrer Organisation können Sie einen öffentlichen Ordner zu "Favoriten" hinzufügen. Informationen zum Erstellen eines öffentlichen Ordners in Outlook im Web und zum Hinzufügen dieses Ordners zu Ihren Favoriten finden Sie unter Erstellen und teilen eines öffentlichen Ordners.

Archivierungs-und Aufbewahrungsrichtlinien ermöglichen es Ihnen, Nachrichten automatisch zu verschieben oder zu löschen, nachdem sie sich für einen bestimmten Zeitraum in Ihrem Postfach befunden haben. Weitere Informationen zu diesen Richtlinien und deren Zuweisung finden Sie unter Zuweisen von Aufbewahrungsbezeichnungen und Archivrichtlinien in Outlook im Web.

Wenn Sie eine Nachricht löschen, wird diese in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben. Sie können Nachrichten manuell aus dem Ordner entfernen, oder Sie können Outlook im Web so einrichten, dass der Ordner "Gelöschte Elemente" automatisch geleert wird, wenn Sie sich abmelden.

Leeren Ihres Ordners "Gelöschte Elemente", wenn Sie sich abmelden

1. Wählen Sie oben auf der Seite Einstellungen .

2. Wählen Sie E-Mail > Nachrichtenverarbeitung aus.

3. Aktivieren Sie unter Nachrichtenoptionen das Kontrollkästchen neben Ordner "Gelöschte Elemente" leeren.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Informationen zum Wiederherstellen gelöschter Nachrichten finden Sie unter Wiederherstellen und Wiederherstellen gelöschter Elemente in Outlook.

Verwenden Sie Befehle auf der Outlook im Web-Menüleiste, oder richten Sie Regeln ein, sodass Outlook im Web Nachrichten bei deren Eintreffen automatisch in Ordner verschiebt.

Verwenden von Befehlen, um Nachrichten automatisch zu verarbeiten

Befehle wie Aufräumen und Verschieben in ermöglichen es Ihnen, Nachrichten von einem bestimmten Absender automatisch zu löschen oder zu verschieben. Befehle werden auf der Outlook im Web-Menüleiste angezeigt, wenn Sie eine Nachricht in Ihrem Posteingang auswählen.

• Mit Aufräumen können Sie unerwünschte E-Mails schnell aus Ihrem Posteingang löschen. Wenn Sie eine Nachricht auswählen, können Sie automatisch alle eingehenden E-Mails von diesem Absender löschen, nur die neueste E-Mails behalten oder E-Mails löschen, die älter sind als 10 Tage.

• Mit Verschieben in können Sie eine bestimmte Nachricht oder automatisch alle Nachrichten dieses Absenders in einen anderen Ordner verschieben.

Einrichten von Regeln, um Nachrichten automatisch zu verarbeiten

Verwenden Sie Regeln, um Nachrichten automatisch in Ordner zu verschieben, sobald Sie die Nachrichten empfangen haben.

1. Wählen Sie in Ihrem Posteingang eine Nachricht aus, der Sie eine Regel zuweisen möchten und wählen Sie in der Befehlsleiste aus.

2. Wählen Sie Regel erstellen aus. Das Dialogfeld " Regel erstellen " wird geöffnet.

3. Wählen Sie einen Ordner aus, in den Sie Nachrichten von diesem Absender verschieben möchten.

4. Wenn Sie andere Bedingungen und Aktionen auswählen möchten, wählen Sie Weitere Optionen aus.

   Das Kontrollkästchen Keine weiteren Regeln anwenden ist standardmäßig aktiviert. Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, werden weitere Regeln ignoriert, auch wenn sie auf die Nachricht zutreffen.

5. Wählen Sie OK aus, um die Auswahl zu speichern.

Standardmäßig enthält Ihr Konto zu Anfang diese Ordner:

• Posteingang Eingehende Nachrichten gehen in Ihrem Posteingang ein, es sei denn, Sie haben eine Posteingangsregel erstellt, um sie an einen anderen Ordner umzuleiten, oder sie werden als Junk-E-Mail identifiziert. Weitere Informationen zum Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln in Outlook

• Clutter Hilft Ihnen, E-Mails basierend darauf zu filtern, wie Sie eingehende Nachrichten in der Vergangenheit verarbeitet haben. Wenn diese Option aktiviert ist, verfolgt der E-Mail-Server Nachrichten nach, die Sie lesen oder nicht lesen. Nachrichten, die Sie nicht lesen, werden in den Ordner Clutter verschoben.

• Gesendete Elemente Standardmäßig wird eine Kopie jeder von Ihnen gesendeten Nachricht im Ordner "Gesendete Elemente" gespeichert.

• Gelöschte Elemente Wenn Sie eine Nachricht löschen, wird diese in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben.

Wenn Sie in Outlook im Web unter Ordner die Option Mehr auswählen, werden diese Standardordner unter Favoriten organisiert. Die gleichen Standardordner werden auch unter Ihrem persönlichen Ordner aufgeführt und werden Teil einer längeren Liste von Ordnern, von denen ihr Administrator viele erstellt hat. Zu den Ordnern, die möglicherweise vom Administrator hinzugefügt wurden, gehören:

• Entwürfe Wenn Sie eine Nachricht erstellen oder beantworten, die Sie nicht sofort fertig stellen können, wird diese automatisch im Ordner "Entwürfe" gespeichert. So können Sie die Nachricht später weiter bearbeiten und dann senden.

• Junk-E-Mail Nachrichten, die Merkmale von Junk-E-Mails aufweisen, jedoch nicht von einem Spamfilter blockiert werden, bevor sie in Ihrem Postfach eingehen, werden automatisch in diesen Ordner verschoben. Im Artikel Weitere Informationen zu Junk-E-Mails und Phishing finden Sie zusätzliche Informationen zum Junk-E-Mail-Ordner.

• Hinweise Dieser Ordner ist schreibgeschützt. Zum Erstellen oder Bearbeiten von Elementen in diesem Ordner müssen Sie Outlook verwenden.

• Unterhaltungsverlauf Standardmäßig wird eine Kopie jeder Unterhaltung, die Sie in Skype for Business haben, in den Ordner "Unterhaltungsverlauf" eingefügt.

Die meisten Optionen, die Ihnen für einen Ordner zur Verfügung stehen, finden Sie im Kontextmenü, das angezeigt wird, wenn Sie einen Ordner auswählen und mit der rechten Maustaste klicken. Welche Verknüpfung angezeigt wird, hängt davon ab, ob Sie unter Favoriten oder unter Ihrem persönlichen Ordner einen Ordner ausgewählt haben.

Ordner "Favoriten"

Im Ordner Favoriten werden die obersten E-Mail-Ordner angezeigt. Das Kontextmenü enthält Optionen, die bei der Arbeit mit diesen Ordnern am häufigsten verwendet oder benötigt werden.

• In Liste nach oben oder In Liste nach unten verschieben Verwenden Sie eine dieser Optionen, um den Ordner in der Ordnerhierarchie höher oder niedriger zu positionieren.

• Aus Favoriten entfernen Entfernt den Ordner aus "Favoriten". Ein Entfernen des Ordners aus "Favoriten" führt nicht dazu, dass der Ordner aus Ihrem persönlichen Ordner entfernt wird.

• Ordner leeren Hiermit wird der gesamte Inhalt eines Ordners gelöscht, einschließlich aller Unterordner.

• Alle als gelesen markieren Hiermit wird jedes Element im Ordner als gelesen markiert.

• Richtlinie zuweisen Weisen Sie den Nachrichten im Ordner eine Archivierungs- oder Aufbewahrungsrichtlinie zu. Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn sie vom Administrator nicht aktiviert wurde.

• Berechtigungen Gewähren Sie anderen Benutzern Zugriff auf Ordner in Ihrem Postfach.

Persönlicher Ordner

Ihr persönlicher Ordner ist eine Sammlung aller E-Mail-Ordner, die Ihnen zur Verfügung stehen. Das Kontextmenü, das Ihrem persönlichen Ordner angefügt ist, enthält mehr Optionen als das Kontextmenü des Ordners "Favoriten". Allerdings sind nicht alle Optionen für alle Ordner verfügbar, und einige Optionen stehen möglicherweise aufgrund von Administratorrechten nicht zur Verfügung.

Das Kontextmenü für den persönlichen Ordner enthält vier Optionen, die im Kontextmenü des Ordners "Favoriten" nicht vorhanden sind:

• Neuen Ordner erstellen Mit diesem Befehl können Sie einen neuen Unterordner in dem Ordner erstellen, auf den Sie mit der rechten Maustaste geklickt haben.

• Umbenennen Mit diesem Befehl können Sie dem Ordner einen anderen Namen geben. Standardordner wie "Posteingang" können nicht umbenannt werden.

• Zu Favoriten hinzufügen Fügt Ihren Favoriten den aktuellen Ordner hinzu (links).

• Verschieben Hiermit wird ein Fenster geöffnet, sodass Sie den ausgewählten Ordner an eine neue Position in der Ordnerhierarchie verschieben können. Sie können einen Ordner auch auswählen und an eine neue Position ziehen.

  Hinweis: Wenn Sie sich das nächste Mal anmelden, werden die von Ihnen erstellten Ordner in alphabetischer Reihenfolge angeordnet.

Erstellen Sie neue Ordner, um Ihre Nachrichten in der gewünschten Weise zu organisieren. So können Sie beispielsweise einen Ordner für ein bestimmtes Projekt, für alle Nachrichten von einer bestimmten Person oder für alle Nachrichten erstellen, die an eine Verteilergruppe gesendet wurden, deren Mitglied Sie sind.

Erstellen eines neuen Ordners

1. Wählen Sie unter Ordner den Eintrag Weitere aus.

   

2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Klicken Sie neben Favoriten oder den Namen Ihres persönlichen Ordners auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen. .

   • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren persönlichen Ordner, und wählen Sie dann Neuen Ordner erstellen aus.

3. Geben Sie im Feld für den neuen Ordner einen Namen für den Ordner ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Erstellen eines neuen Unterordners

1. Wählen Sie unter Ordner den Eintrag Weitere aus.

   

2. Klicken Sie in Ihrem persönlichen Ordner mit der rechten Maustaste auf den Ordner, dem Sie einen Unterordner hinzufügen möchten, und wählen Sie Neuen Unterordner erstellen aus.

3. Geben Sie im Feld für den neuen Ordner einen Namen für den Unterordner ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

1. Wählen Sie unter Ordner den Eintrag Weitere aus.

   

2. Klicken Sie in Ihrem persönlichen Ordner mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie umbenennen möchten, und wählen Sie Umbenennen aus.

3. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

Sie können einen Ordner an eine neue Position in der Ordnerhierarchie ziehen, oder Sie können die Option Verschieben aus dem Kontextmenü verwenden.

1. Wählen Sie unter Ordner den Eintrag Weitere aus.

   

2. Klicken Sie in Ihrem persönlichen Ordner mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie verschieben möchten, und wählen Sie Verschieben aus.

3. Wählen Sie im daraufhin geöffneten Fenster Ordner verschieben einen neuen Ordner aus, in den der Ordner verschoben werden soll, und wählen Sie Verschieben aus.

Sie können auch einen neuen Ordner erstellen, in den der aktuelle Ordner verschoben werden soll, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten übergeordneten Ordner klicken und dann Neuen Ordner erstellen auswählen. Sie können eingehende Nachrichten basierend auf den von Ihnen ausgewählten Kriterien automatisch in bestimmte Ordner verschieben. Erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln in Outlook verwalten.

1. Wählen Sie unter Ordner den Eintrag Weitere aus.

   

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder Unterordner, den Sie löschen möchten, und wählen Sie Löschen aus.

3. Wählen Sie zur Bestätigung OK aus.

In Outlook im Web enthält der Ordner "Favoriten" automatisch diese Ordner: "Posteingang", "Clutter", "Gesendete Elemente", "Gelöschte Elemente". Sie können Ordner zu "Favoriten" hinzufügen, um die Nachverfolgung der Ordner, die für Sie am wichtigsten sind, zu vereinfachen. Durch Hinzufügen eines Ordners zu "Favoriten" wird der Ordner nicht verschoben, sondern ein Link zu ihm erstellt. Ordner, die zu "Favoriten" hinzugefügt wurden, befinden sich weiterhin in Ihrem persönlichen Ordner.

• Um einen Ordner zu "Favoriten" hinzuzufügen, klicken Sie unter Ihrem persönlichen Ordner mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie Zu Favoriten hinzufügen aus.

• Um Ordner neu anzuordnen, wählen Sie einen Ordner aus, und ziehen Sie ihn an eine neue Position in der Ordnerhierarchie. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner, und wählen Sie dann In Liste nach oben oder In Liste nach unten verschieben aus.

• Um einen Ordner zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner aus, den Sie aus "Favoriten" entfernen möchten, und wählen Sie Aus Favoriten entfernen aus. Mit dieser Aktion wird nur der Link zum Ordner entfernt; der Ordner befindet sich nach wie vor in Ihrem persönlichen Ordner.

Abhängig von den Richtlinien in Ihrer Organisation können Sie einen öffentlichen Ordner zu "Favoriten" hinzufügen. Informationen zum Erstellen eines öffentlichen Ordners in Outlook im Web und zum Hinzufügen dieses Ordners zu Ihren Favoriten finden Sie unter Erstellen und teilen eines öffentlichen Ordners.

Archivierungs-und Aufbewahrungsrichtlinien ermöglichen es Ihnen, Nachrichten automatisch zu verschieben oder zu löschen, nachdem sie sich für einen bestimmten Zeitraum in Ihrem Postfach befunden haben. Weitere Informationen zu diesen Richtlinien und deren Zuweisung finden Sie unter Zuweisen von Aufbewahrungsbezeichnungen und Archivrichtlinien in Outlook im Web.

Wenn Sie eine Nachricht löschen, wird diese in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben. Sie können Nachrichten manuell aus dem Ordner entfernen, oder Sie können Outlook im Web so einrichten, dass der Ordner "Gelöschte Elemente" automatisch geleert wird, wenn Sie sich abmelden. Möglicherweise hat Ihr Administrator auch eine Richtlinie erstellt, mit der der Ordner "Gelöschte Elemente" nach einer voreingestellten Anzahl Tagen geleert wird.

Leeren Ihres Ordners "Gelöschte Elemente", wenn Sie sich abmelden

1. Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf Einstellungen .

2. Wählen Sie unter Ihre App-Einstellungen die Option E-Mail aus.

3. Wählen Sie Automatische Verarbeitung > Nachrichtenoptionen > Ordner "Gelöschte Elemente" bei der Abmeldung leeren aus.

4. Klicken Sie auf Speichern .

Informationen zum Wiederherstellen gelöschter Nachrichten finden Sie unter Wiederherstellen und Wiederherstellen gelöschter Elemente in Outlook.

Verwenden Sie Befehle auf der Outlook im Web-Menüleiste, oder richten Sie Regeln ein, sodass Outlook im Web Nachrichten bei deren Eintreffen automatisch in Ordner verschiebt.

Verwenden von Befehlen, um Nachrichten automatisch zu verarbeiten

Befehle wie Aufräumen und Verschieben in ermöglichen es Ihnen, Nachrichten von einem bestimmten Absender automatisch zu löschen oder zu verschieben. Befehle werden auf der Outlook im Web-Menüleiste angezeigt, wenn Sie eine Nachricht in Ihrem Posteingang auswählen.

• Mit Aufräumen können Sie unerwünschte E-Mails schnell aus Ihrem Posteingang löschen. Wenn Sie eine Nachricht auswählen, können Sie automatisch alle eingehenden E-Mails von diesem Absender löschen, nur die neueste E-Mails behalten oder E-Mails löschen, die älter sind als 10 Tage.

• Mit Verschieben in können Sie eine bestimmte Nachricht oder automatisch alle Nachrichten dieses Absenders in einen anderen Ordner verschieben.

Einrichten von Regeln, um Nachrichten automatisch zu verarbeiten

Verwenden Sie Regeln, um Nachrichten automatisch in Ordner zu verschieben, sobald Sie die Nachrichten empfangen haben.

1. Wählen Sie in Ihrem Posteingang eine Nachricht aus, der Sie eine Regel zuweisen möchten, und klicken Sie auf der menüleiste Outlook im Web auf .

   

2. Klicken Sie auf Regel erstellen. Das Dialogfeld Neue Posteingangsregel wird geöffnet.

   • Name Zeigt den Namen des Absenders an.

   • Wenn die Nachricht eingeht und allen diesen Bedingungen entspricht Standardmäßig werden drei Bedingungen für die empfangene Nachricht festgelegt. Wählen Sie die Pfeile aus, um andere Bedingungen auszuwählen. Wenn Sie weitere Bedingungen verwenden möchten, wählen Sie Bedingung hinzufügen aus.

   • Gehen Sie wie folgt vor: Standardmäßig ist eine von drei vordefinierten Aktionen festgelegt. Wählen Sie den Pfeil aus, um andere Aktionen auszuwählen. Wenn Sie eine weitere Aktion hinzufügen möchten, wählen Sie Aktion hinzufügen aus.

   • Es sei denn, es erfüllt eine dieser Bedingungen. Standardmäßig sind keine Ausnahmen festgelegt. Wählen Sie den Pfeil aus, um eine Ausnahme für die oben genannten Bedingungen festzulegen. Wählen Sie Ausnahme hinzufügen aus, wenn mehrere erforderlich sind.

   • Verarbeiten weiterer Regeln beenden Standardmäßig ist das Kontrollkästchen aktiviert. Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, werden weitere Regeln ignoriert, auch wenn sie auf die Nachricht zutreffen.

3. Wählen Sie OK aus, um die Regel zu speichern. Je nach Struktur Ihres Kontos wird eine Warnung zum Ändern der Regeln angezeigt. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Administrator.