Projekttrekanten

I denne artikel

• Tid + penge + omfang = kvalitet

• Vide, hvad du ikke kan ændre

• Optimer tidsplanen

• Optimer budgettet

• Optimer omfanget

• Mere om projektstyring

Tid + penge + omfang = kvalitet

Projekttrekanten er også kendt som "jerntrekanten" og, mindre poetisk, de "tredobbelte begrænsninger". Uanset hvad du kalder det, svarer det til det samme: Du kan ikke ændre et projekts budget, tidsplan eller omfang, uden at det påvirker mindst én af de andre to dele

Nogle eksempler på, hvordan det fungerer:

• Hvis du vil hente slutdato (tid), kan du bruge flere ressourcer (penge) på at færdiggøre arbejdet hurtigere eller klippe funktioner (omfang), så der er mindre arbejde at udføre inden den nye deadline.

• Hvis du vil afslutte projektet under budget (omkostninger), kan du fjerne overarbejde og afslutte projektet senere (tid) eller klippe funktioner (omfang).

• Hvis du vil føje funktioner til et produkt (omfang), kan du forlænge deadline for at give tid til det nye arbejde (tid) eller tilføje personer for at få det gjort hurtigere (omkostninger). Du kan også gøre begge dele!

Kvalitet er den fjerde del af projekttrekanten. Den sidder i midten, hvor enhver ændring af en side påvirker den.

Hvis du f.eks. er forud for tidsplanen, kan du muligvis erstatte klippede funktioner eller give mere tid til eksisterende opgaver. Med denne ekstra tid og dette omfang kan slutresultatet være et bedre produkt.

Et vigtigt punkt: Der er ingen universel standard for kvalitet. For et givent projekt defineres kvalitet i selve projektet. For nogle virksomheder er det vigtigste mål for kvalitet at holde et budgetprojekt. For andre betyder det mere at få det på markedet til tiden. En projektleder skal vide, hvordan kvaliteten er defineret for organisationen og det specifikke projekt.

I det forrige eksempel kunne du blot afslutte produktet tidligt med færre funktioner og få det på markedet foran dine konkurrenter. Det kan være definitionen af kvalitet for det pågældende projekt i virksomheden.

Toppen af siden

Vide, hvad du ikke kan ændre

I de fleste projekter er mindst én side af trekanten fast. Du kan ikke ændre det.

Måske er budgettet ikke til forhandling. (Lyder det velkendt?) Eller måske er produktet absolut nødt til at gå på salg på en bestemt dato. Måske begge er sande.

Ofte dikteres de faste elementer i et projekt ovenfra projektlederen, men ikke altid. Nogle gange er det på dine skuldre at beslutte, hvilket element der er vigtigst for projektets succes. Og du har virkelig brug for at være klar over dette, når problemerne dukker op (og de altid gør).

Når problemet opstår på en fast side, er handlingsforløbet ofte klart. Hvis du f.eks. opdager, at det tager længere tid at fuldføre en softwarefunktion end prognosen, og du har underskrevet en kontrakt om, at du vil levere den pågældende funktion (omfang), skal du enten flytte slutdatoen ud eller tilføje ressourcer for at færdiggøre den til tiden.

Hvis den faste side og problemsiden er forskellige, skal du ikke give op. Det er skønheden i projekttrekanten; der er altid plads til at foretage ændringer Hvis f.eks. dit projekt skal afsluttes til tiden, og det er vokset i omfang, kan du stadig justere omkostningerne ved at tilføje ressourcer.

Hvis alle tre sider af trekanten sidder fast, ikke panik. Projektet kan være i problemer, men du ved i det mindste, at det er i problemer, og du har et godt udgangspunkt for at genoverveje projektets mål eller kvalitetsstandarder.

Toppen af siden

Optimer tidsplanen

Før eller senere står du over for et projekt, der er indstillet til at overskride en ufleksibel deadline.

En sikker måde at forkorte tidsplanen på er at forkorte kritisk sti, en række opgaver, hvis sidste opgave afsluttes på projektets slutdato. Hvis du ændrer andre opgaver, afkorter det muligvis ikke tidsplanen, men det vil ændre opgavernes kritiske vej. Hvis du vil afkorte den kritiske vej, kan du:

• Afkort opgavevarigheder (reducer omfanget, eller tilføj ressourcer).

• "Fast-track" tidsplanen: Overlappe opgaver, så folk kan arbejde på dem samtidigt (tilføje ressourcer). Denne taktik bruges bedst tættere på starten af et projekt.

• "Crash" tidsplanen: Tilføj ressourcer for at færdiggøre opgaver hurtigere (penge).

• Fjern opgaver (reducer omfanget).

Det kan naturligvis have dramatiske konsekvenser for budgettet, omfanget og kvaliteten af projektet at fastsætte tidsplanen på denne måde.

Toppen af siden

Optimer budgettet

I de fleste projekter består den største del af budgettet af ressourceomkostninger: de ratebaserede og faste omkostninger for personer, udstyr og materialer. Det kan være meget vanskeligt at holde sig på budgettet:

• Klip projektområdet, så der er færre, kortere opgaver, der har brug for ressourcer.

• Fjern ressourcer.

• Sørg for, at priser, gebyrer og overarbejde er passende.

• Kontrollér, at ressourcerne passer bedst til jobbet.

• Udskift en dyr ressource med en billigere.

At få omkostningerne under kontrol kan tvinge deadline ud eller kræve nedskæringer i projektets omfang. Hvis du f.eks. ikke tillader overarbejde på opgaver, kan du opleve, at slutdatoen er en måned senere. Eller hvis du klipper område, flyttes slutdatoen muligvis ind.

Toppen af siden

Optimer omfanget

Vil du overveje at spare penge ved at lave en bro et par meter kortere end floden det strækker sig? Selvfølgelig ikke. Nogle gange kan projektomfanget ikke ændres, så du skal udføre andre handlinger:

• Tilføj ressourcer for at sikre, at alle opgaver er fuldført (omkostninger).

• Klip opgaver, der ikke er på den kritiske vej, hvis der er nogen (omkostninger).

• Føj opgaver eller varighed til opgaver (omkostninger).

• Forlæng deadline for at give tid til alle opgaver med det aktuelle ressourceniveau (tid).

Toppen af siden

Mere om projektstyring

• Gå videre end Excel til projektstyring.

• Oversigt over projektstyring.

• Hvordan dit projekt passer ind i det store billede.