Importere eller oprette en kæde til data i en Excel-projektmappe

Almindelige scenarier, hvor der importeres Excel-data til Access

• Du har brugt Excel i længere tid, men ønsker fremover at bruge Access til at arbejde med Excel-dataene. Derfor vil du flytte dataene i dine Excel-regneark til en eller flere Access-databaser.

• Din afdeling eller arbejdsgruppe bruger Access, men du modtager af og til data i Excel-format, der skal flettes med Access-databaser. Du vil gerne kunne importere disse Excel-regneark i databasen, når du modtager dem.

• Du bruger Access til at håndtere data, men de ugentlige rapporter fra andre medarbejdere i teamet er Excel-projektmapper. Du vil gerne effektivisere importprocessen, så dataene importeres i databasen på et bestemt tidspunkt hver uge.

Hvis det er første gang, du skal importere data fra Excel

• Det er ikke muligt at gemme en Excel-projektmappe som en Access-database. Excel indeholder ikke en funktion, som kan bruges til at oprette en Access-database med Excel-data.

• Når du åbner en Excel-projektmappe i Access (vælg Microsoft Office Excel-filer på listen Filtype i dialogboksen Åbn fil, og vælg den ønskede fil), opretter Access en kæde til projektmappen i stedet for at importere dataene. Der er grundlæggende forskel på at udføre en sammenkædning med en projektmappe og importere et regneark til en database. Du kan finde flere oplysninger om sammenkædning i afsnittet Oprette kæde til data i Excel senere i denne artikel.

Forberede regnearket

1. Find kildefilen, og vælg regnearket med de data, der skal importeres til Access. Hvis du kun vil importere en del af regnearket, kan du definere et navngivet område, som kun omfatter de celler, du vil importere.
   
   Definer et navngivet område (valgfrit)   

   1. Skift til Excel, og åbn det regneark, som indeholder de data, du vil importere.

   2. Marker det celleområde, der indeholder de data, du vil importere.

   3. Højreklik i det markerede område, og klik derefter på Navngiv et område eller Definér navn.

   4. Angiv et navn til området i boksen Navn i dialogboksen Nyt navn, og klik på OK.

      Husk, at du kun kan importere et enkelt regneark under en importhandling. Hvis du vil importere data fra flere regneark, skal du gentage importhandlingen for hvert enkelt regneark.

2. Gennemse kildedataene, og benyt den fremgangsmåde, der beskrives i nedenstående tabel.

   Element	Beskrivelse
   Antal kolonner	Antallet af kildekolonner, der skal importeres, må ikke overstige 255, da Access ikke understøtter mere end 255 felter i en tabel.
   Springe kolonner og rækker over	Det er mest hensigtsmæssigt, hvis du kun medtager de rækker og kolonner, der skal importeres, i kilderegnearket eller det navngivne kildeområde. Rækker    Du kan ikke filtrere eller ignorere rækker under importhandlingen. Kolonner    Du kan ikke ignorere kolonner under handlingen, hvis du har valgt at føje dataene til en eksisterende tabel.
   Tabelformat	Cellerne skal være i tabelformat. Hvis regnearket eller det navngivne område omfatter flettede celler, placeres cellernes indhold i det felt, der svarer til kolonnen yderst til venstre, og de andre felter udfyldes ikke.
   Tomme kolonner, rækker og celler	Slet alle overflødige tomme kolonner og rækker i regnearket eller området. Hvis der forekommer tomme celler, skal du prøve at tilføje de data, der mangler. Hvis posterne skal føjes til en eksisterende tabel, skal det tilsvarende felt i tabellen acceptere Null-værdier (manglende eller ukendte værdier). Et felt accepterer Null-værdier, hvis feltegenskaben Obligatorisk er sat til Nej, og egenskabsindstillingen Valideringsregel ikke udelukker Null-værdier.
   Fejlværdier	Hvis en eller flere celler i regnearket eller området indeholder fejlværdier, f.eks. #NUM og #DIV, skal du rette dem, før du starter importen. Hvis et kilderegneark eller kildeområde indeholder fejlværdier, placerer Access en null-værdi i de tilsvarende felter i tabellen. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du retter disse fejl, i afsnittet Fejlfinding af manglende eller forkerte værdier senere i denne artikel.
   Datatype	Alle rækkerne i en kildekolonne skal indeholde den samme datatype for at undgå fejl under importen. Access gennemsøger de første otte kilderækker for at bestemme datatypen for felterne i tabellen. Det er meget vigtigt, at en kildekolonne ikke indeholder forskellige datatyper i de første otte kilderækker. Ellers vil Access muligvis ikke tildele den korrekte datatype til kolonnen. Det er også en god ide at formatere hver kildekolonne i Excel og tildele et bestemt dataformat til hver kolonne, før du starter importen. Formatering anbefales kraftigt, hvis en kolonne indeholder værdier med forskellige datatyper. Kolonnen FlightNo i et regneark kan f.eks. indeholde numeriske værdier og tekstværdier, f.eks. 871, AA90 og 171. Gør følgende for at undgå manglende eller forkerte værdier: Højreklik på kolonneoverskriften, og klik derefter på Formatér celler. Vælg et format under Kategori under fanen Tal. For kolonnen FlightNo ville du sandsynligvis vælge Tekst. Klik på OK. Hvis kildekolonnerne er formateret, men alligevel indeholder blandede værdier i de rækker, der kommer efter den ottende række, vil importhandlingen muligvis ignorere værdier eller konvertere værdier forkert. Oplysninger om fejlfinding finder du i afsnittet Fejlfinding af manglende eller forkerte værdier.
   Første række	Hvis den første række i et regneark eller navngivet område indeholder kolonnenavnene, kan du angive, at Access skal behandle dataene i den første række som feltnavne under importhandlingen. Hvis kilderegnearket eller kildeområdet ikke indeholder navnene, kan du med fordel føje dem til kilden, inden du starter importhandlingen. Bemærk!: Hvis dataene skal føjes til en eksisterende tabel, skal hver enkelt kolonnenavn være nøjagtigt det samme som navnet for det tilsvarende felt. Hvis kolonnenavnet ikke er identisk med navnet på det tilsvarende felt i tabellen, kan importhandlingen ikke udføres. Du kan få vist navnene på felterne ved at åbne tabellen i designvisningen i Access.

3. Luk kildeprojektmappen, hvis den er åben. Hvis kildefilen er åben, kan der opstå datakonverteringsfejl under importen.

Forberede destinationsdatabasen

1. Åbn den Access-database, hvor de importerede data skal gemmes. Databasen må ikke være skrivebeskyttet, og du skal have tilladelse til at foretage ændringer i databasen.

   -eller-

   Hvis du ikke vil gemme dataene i nogle af de eksisterende databaser, skal du oprette en tom database. Gør følgende:

   Klik på fanen Filer, klik på Ny, og derefter på Tom database.

2. Inden du starter importhandlingen, skal du vælge, om dataene skal gemmes i en ny eller en eksisterende tabel i databasen.

   Oprette en ny tabel    Hvis du vælger at gemme dataene i en ny tabel, opretter Access en tabel, som de importerede tilføjes. Hvis der allerede findes en tabel med det angivne navn, overskriver Access indholdet i tabellen med de importerede data.

   Føj til en eksisterende tabel    Hvis du vælger at føje dataene til en eksisterende tabel, føjes rækkerne i Excel-regnearket til den angivne tabel.

   Vær opmærksom på, at de fejl, der opstår i forbindelse med tilføjelser, som regel skyldes, at kildedataene ikke passer til strukturen og feltindstillingerne i destinationstabellen. Du kan undgå disse fejl ved at åbne tabellen i designvisningen og kontrollere følgende:

   • Første række    Hvis den første række i kilderegnearket eller det navngivne område ikke indeholder kolonneoverskrifter, skal den enkelte kolonnes placering og datatype i kilderegnearket være identisk med det tilsvarende felts placering og datatype i tabellen. Hvis den første række indeholder kolonneoverskrifter, behøver kolonnernes og felternes rækkefølge ikke være den samme, men den enkelte kolonnes navn og datatype skal svare nøjagtigt til det navn og den datatype, der gælder for det tilsvarende felt.

   • Manglende eller ekstra felter    Hvis der mangler et eller flere felter i kilderegnearket, skal du tilføje disse felter, inden importhandlingen startes. Hvis tabellen derimod indeholder felter, som ikke findes i kilden, behøver du ikke at slette disse felter fra tabellen, hvis de accepterer Null-værdier.

     Tip!: Et felt accepterer Null-værdier, hvis egenskaben Obligatorisk er sat til Nej, og egenskabsindstillingen Valideringsregel ikke udelukker Null-værdier.

   • Primær nøgle    Hvis tabellen indeholder et primær nøgle-felt, skal kilderegnearket eller kildeområdet indeholde en kolonne med værdier, der er kompatible med primær nøgle-feltet, og de importerede nøgleværdier skal være entydige. Hvis en importeret post indeholder en primær nøgle-værdi, der allerede findes i destinationstabellen, vises der en fejlmeddelelse under importhandlingen.

   • Indekserede felter    Hvis egenskaben Indekseret er sat til Ja - ingen dubletter for et af felterne i tabellen, skal den tilsvarende kolonne i kilderegnearket eller kildeområdet indeholder entydige værdier.

     Gå til de næste trin for at køre importhandlingen.

Starte importhandlingen

1. Placeringen af guiden Importér/sammenkæd varierer en smule, afhængigt af din version af Access. Vælg de trin, der passer til din Access-version:

   • Hvis du bruger den nyeste version af Microsoft 365 , Access 2021eller Access 2019, skal du på fanen Eksterne data i gruppen Importér & kæde klikke på Ny datakilde > Fra fil > Excel.

   • Hvis du bruger Access 2016, skal du klikke på Excel i gruppen Importér & kæde under fanen Eksterne data.

   Bemærk!: Fanen Eksterne data er kun tilgængelig, hvis der er en database åben.

2. Angiv navnet på Excel-filen med de data, der skal importeres, i boksen Filnavn i dialogboksen Hent eksterne data - Excel-regneark.

   -eller-

   Klik på Gennemse, og brug dialogboksen Åbn fil for at finde den fil, du vil importere.

3. Angiv, hvordan de importerede data skal gemmes.

   Hvis du vil gemme dataene i en ny tabel, skal du vælge Importer kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database. Du bliver bedt om at navngive tabellen på et senere tidspunkt.

   Hvis du vil føje dataene til en eksisterende tabel, skal du vælge Vedhæft en kopi af posterne til tabellen og derefter vælge en tabel på rullelisten. Denne indstilling er ikke tilgængelig, hvis databasen ikke indeholder tabeller.

   Hvis du vil oprette en kæde til datakilden ved hjælp af en sammenkædet tabel, skal du læse afsnittet Oprette sammenkædning til data i Excel senere i denne artikel.

4. Klik på OK.

   Guiden Importer regneark startes og hjælper dig gennem importproceduren. Gå til de næste trin.

Brug guiden Importer regneark

1. Vælg det regneark, som indeholder de data, der skal importeres, på første side i guiden, og klik derefter på Næste.

2. Klik på enten Vis regneark eller Vis navngivne områder på den anden side i guiden, og marker enten det regneark eller navngivne område, du vil importere. Klik derefter på Næste.

3. Hvis den første række i kilderegnearket eller kildeområdet indeholder feltnavne, skal du vælge Første række indeholder kolonneoverskrifter, og derefter klikke på Næste.

   Hvis du vil importere dataene til en ny tabel, bruger Access disse kolonneoverskrifter til at navngive felterne i tabellen. Du kan ændre navnene under eller efter importen. Hvis du vil føje dataene til en eksisterende tabel, skal du sørge for, at kolonneoverskrifterne i kilderegnearket stemmer overens med felterne i destinationstabellen.

   Hvis du vil føje dataene til en eksisterende tabel, skal du gå direkte til trin 6. Hvis du skal føje dataene til en ny tabel, skal du følge de næste trin.

4. Guiden beder dig om at gennemse feltegenskaberne. Klik på en kolonne på den nederste halvdel af siden for at få vist de tilsvarende feltegenskaber. Du kan også gøre følgende:

   • Gennemse og evt. ret navnet og datatypen på destinationsfeltet.

     Access gennemser de første otte rækker i hver kolonne for at foreslå datatypen for det tilsvarende felt. Hvis kolonnen i regnearket indeholder forskellige typer værdier, f.eks. tekst og tal, i de første otte rækker af en kolonne, foreslår guiden en datatype, der er kompatibel med alle værdierne i kolonnen – oftest datatypen tekst. Selvom du kan vælge en anden datatype, skal du huske, at værdier, der ikke er kompatible med den datatype, du vælger, enten ignoreres eller konverteres forkert under importen. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du retter manglende eller forkerte værdier, i afsnittet Fejlfinding i forbindelse med manglende eller forkerte værdier senere i denne artikel.

   • Hvis du vil oprette et indeks for feltet, skal egenskaben Indekseret sættes til Ja.

   • Hvis du helt vil ignorere en af kildekolonnerne, skal du markere afkrydsningsfeltet Importer ikke feltet (Spring over).

     Klik på Næste, når du er færdig med at vælge indstillinger.

5. I det næste skærmbillede skal du angive en primær nøgle for tabellen. Hvis du vælger Lad Access tilføje en primær nøgle, tilføjer Access et autonummereringsfelt som første felt i destinationstabellen og udfylder det automatisk med entydige id-værdier startende med værdien 1. Klik derefter på Næste.

6. Angiv et navn til destinationstabellen i det sidste skærmbillede i guiden. Skriv et navn på tabellen i feltet Importér til tabel. Hvis tabellen allerede findes, viser Access en meddelelse, hvor du bliver spurgt, om du vil overskrive det eksisterende indhold i tabellen. Klik på Ja for at fortsætte eller Nej for at angive et andet navn til destinationstabellen, og klik derefter på Udfør for at importere dataene.

   Hvis alle eller nogle af dataene blev importeret, viser guiden en side med status for importhandlingen. Du har desuden mulighed for at gemme oplysningerne om handlingen som en specifikation, der kan bruges på et senere tidspunkt. Hvis handlingen derimod mislykkes fuldstændigt, viser Access fejlmeddelelsen Der opstod en fejl ved import af filen.

7. Klik på Ja for at gemme oplysningerne om handlingen til senere brug. Hvis du gemmer oplysningerne, kan du gentage handlingen på et senere tidspunkt, uden at du skal udføre trinnene i guiden.

Se Gem oplysningerne om en import eller eksport som en specifikation for at få mere at vide om at gemme dine specifikationsdetaljer.

Se Kør en gemt import- eller eksportspecifikation for at få mere at vide, om hvordan du kører dine gemte import- eller sammenkædningsspecifikationer.

Se Planlæg en import- eller eksportspecifikation for at få mere at vide om, at planlægge kørsel af import- og sammenkædningsopgaver til på bestemte tidspunkter.

Fejlstrenge og tip til fejlfinding

Toppen af siden

Almindelige scenarier, hvor der oprettes en kæde til et Excel-regneark fra Access

Du opretter typisk en kæde til et Excel-regneark (i stedet for at importere) på grund af følgende:

• Du vil bevare dine data i Excel-regneark, men vil samtidig have mulighed for at bruge de effektive forespørgsels- og rapporteringsfunktioner i Access.

• Din afdeling eller arbejdsgruppe bruger Access, men du arbejder også med data fra eksterne kilder, og disse data leveres i Excel-regneark. Du vil gerne kunne arbejde med disse eksterne data i Access i stedet for at opbevare kopier af dem.

Hvis det er første gang, du skal oprette en kæde til et Excel-regneark

• Du kan ikke oprette en kæde til en Access-database fra Excel.

• Når du opretter en kæde til en Excel-fil, opretter Access en ny tabel, der som regel kaldes en sammenkædet tabel. Tabellen viser dataene i kilderegnearket eller det navngivne kildeområde, men dataene gemmes ikke i databasen.

• Du kan ikke kæde Excel-data sammen med en eksisterende tabel i databasen. Du kan således ikke føje data til en eksisterende tabel ved hjælp af en sammenkædning.

• En database kan indeholde flere sammenkædede tabeller.

• De eventuelle ændringer, der foretages af dataene i Excel, afspejles automatisk i den sammenkædede tabel. Den sammenkædede tabels indhold og struktur er imidlertid skrivebeskyttet.

• Når du åbner en Excel-projektmappe i Access (vælg Microsoft Excel på listen Filtype i dialogboksen Åbn fil, og vælg den ønskede fil), opretter Access en tom database, og guiden Sammenkæd regneark startes automatisk.