Brug parametre i forespørgsler, formularer og rapporter

Denne artikel indeholder

• Oversigt

• Brug parametre i forespørgsler

• Angiv parameterdatatyper

• Opret en formular, der indsamler parametre

• Opret en formular, der indsamler parametre til en rapport

Oversigt

Du kan bruge kriterier i en parameterforespørgsel i Access til at begrænse antallet af poster, forespørgslen returnerer. Det kan være, at de dialogbokse, der leveres af en parameterforespørgsel, er utilstrækkelige til dit formål. I sådanne tilfælde kan du oprette en formular, der stemmer bedre overens med dine behov for parametersamlinger. I denne artikel forklares det, hvordan du kan oprette en formular, der indsamler forespørgsels- og rapportparametre. I denne artikel forudsættes det, at du er bekendt med at oprette forespørgsler og definere parametre i forespørgsler. Du bør som minimum have kendskab til oprettelse af en udvælgelsesforespørgsel, før du fortsætter.

Denne artikel indeholder eksempler på brug af parametre i forespørgsler. Den giver ikke en omfattende reference til at angive kriterier.

• Hvis du vil have mere at vide om at oprette en udvælgelsesforespørgsel, skal du læse artiklen Opret en simpel udvælgelsesforespørgsel.

• Hvis du vil have mere at vide om forespørgsler generelt, skal du læse artiklen Introduktion til forespørgsler.

• Hvis du vil have mere at vide om at definere parametre i forespørgsler, skal du læse artiklen Brug af parametre til at spørge om input, når en forespørgsel køres.

• Du kan få mere at vide om at angive kriterier i forespørgsler i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

Brug parametre i forespørgsler

Det er lige så nemt at bruge en parameter i en forespørgsel som at oprette en forespørgsel, der bruger kriterier. Du kan designe en forespørgsel, så du bliver bedt om én oplysning, f.eks. et delnummer eller flere oplysninger, f.eks. to datoer. For hver parameter viser en parameterforespørgsel en separat dialogboks, hvor du bliver bedt om at angive en værdi for den pågældende parameter.

Angiv parameterdatatyper

Du kan også angive, hvilken type data en parameter skal acceptere. Du kan angive datatypen for en hvilken som helst parameter, men det er især vigtigt at angive datatypen for numeriske data, valutadata eller dato/klokkeslæt-data. Når du angiver den datatype, som en parameter skal acceptere, får brugerne vist en mere nyttig fejlmeddelelse, hvis de angiver en forkert type data, f.eks. angivelse af tekst, når der forventes valuta.

Følg disse trin for at angive datatypen for parametre i en forespørgsel:

1. Mens forespørgslen er åben i Designvisning, skal du klikke på Parametre på fanen Design i gruppen Vis/Skjul.

2. Skriv et spørgsmål for hvert parameter, du vil angive datatypen for, i kolonnen Parameter i dialogboksen Forespørgselsparametre. Sørg for, at de enkelte parametre svarer til det spørgsmål, du bruger i rækken Kriterier i forespørgslens designgitter.

3. Vælg datatypen for hvert parameter i kolonnen Datatype.

Opret en formular, der indsamler parametre

Selvom parameterforespørgsler har en indbygget dialogboks, som indsamler parametre, giver de kun grundlæggende funktionalitet. Ved at bruge en formular til at indsamle parametre opnår du følgende funktioner:

• Muligheden for at bruge datatypespecifikke kontrolelementer, f.eks. kalenderkontrolelementer for datoer.

• Fastholdelse af de indsamlede parametre, så du kan bruge dem med mere end én forespørgsel.

• Muligheden for at få et kombinationsfelt eller en liste til parametervalg hvor du kan vælge fra en liste over tilgængelige dataværdier.

• Muligheden for at få kontrolelementer til andre funktioner, f.eks. at åbne eller opdatere en forespørgsel.

I den følgende video kan du se, hvordan du kan oprette en simpel formular til at indsamle parametre til en forespørgsel i stedet for at bruge dialogboksene, som normalt er tilknyttet parameterforespørgsler.

Opret en formular, der indsamler parametre til en rapport

Der er flere måder at gribe disse scenarier an på, men vi viser kun én teknik, der anvender makroer. Følg disse trin for at oprette en formular, der indsamler parametre til en rapport.

• Trin 1: Opret en formular til at modtage input

• Trin 2: Opret et kodemodul for at kontrollere, om parameterformularen allerede er indlæst

• Trin 3: Opret en makro, der kontrollerer formularen og rapporten

• Trin 4: Føj kommandoknapperne OK og Annuller til formularen

• Trin 5: Brug formulardataene som forespørgselskriterier

• Trin 6: Føj makrohandlingerne til rapporthændelserne

• Trin 7: Prøv det

Trin 1: Opret en formular til at modtage input

1. Klik på Formulardesign i gruppen Formularer på fanen Opret.

2. Tryk på F4 i designvisning for at få vist egenskabsarket, og angiv derefter formularegenskaberne, sådan som det er vist i den følgende tabel.

   Egenskab	Indstilling
   Billedtekst	Skriv det navn, der skal vises i formularens titellinje.
   Standardvisning	Enkeltformular
   Tillad formularvisning	Ja
   Tillad dataarkvisning	Nej
   Tillad pivottabelvisning	Nej
   Tillad pivotdiagramvisning	Nej
   Rullepaneler	Ingen af delene
   Postvælgere	Nej
   Navigationsknapper	Nej
   Rammetype	Dialogboks

3. For hver parameter, du vil have formularen til at indsamle, skal du klikke på Tekstfelt i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.

4. Angiv egenskaberne for tekstfelterne, sådan som det er vist i den følgende tabel.

   Egenskab	Indstilling
   Navn	Skriv et navn, der beskriver parameteren, f.eks. Startdato.
   Format	Vælg et format, der afspejler datatypen for parameterfeltet. Vælg eksempelvis Standarddatoformat for et datofelt.

5. Gem formularen, og giv den et navn, f.eks. Formularkriterier.

Trin 2: Opret et kodemodul for at kontrollere, om parameterformularen allerede er indlæst

1. Klik på Modul i gruppen Makroer og kode på fanen Opret. 

   Der åbner et nyt modul i Visual Basic Editor.

2. Skriv eller indsæt følgende kode i Visual Basic Editor:

   Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Boolean
   Dim oAccessObject As AccessObject
   Set oAccessObject = CurrentProject.AllForms(strFormName)
   If oAccessObject.IsLoaded Then
     If oAccessObject.CurrentView <> acCurViewDesign Then
       IsLoaded = True
     End If
   End If
   End Function
   

3. Gem modulet med et entydigt navn, og luk derefter Visual Basic Editor.

Trin 3: Opret en makro, der kontrollerer formularen og rapporten

Ved hjælp af undermakrofunktionerne i Access kan vi definere alle de nødvendige trin, vi skal udføre i en enkelt makro. Vi opretter fire undermakroer – Åbn dialogboks, Luk dialogboks, OK og Annuller – til at styre de forskellige opgaver, der skal bruges til denne procedure. Brug nedenstående skærmbillede som vejledning til at oprette en ny makro med følgende undermakroer og handlinger. Bemærk, at vores parameterformular i dette eksempel hedder FormularKriterie. Juster din makro, så den passer med navnet på den formular, du oprettede tidligere. Du skal også sørge for at klikke på Vis alle handlinger på fanen Design for at få vist alle makrohandlinger.

Gem og luk makroen. Giv makroen et navn, f.eks. Datoområdemakro.

Trin 4: Føj kommandoknapperne OK og Annuller til formularen

1. Åbn parameterformular, du oprettede tidligere, i designvisning.

2. Sørg for, at Brug kontrolelementguider i gruppen Kontrolelementer på fanen Design ikke er markeret.

3. Klik på Knap i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.

4. Anbring markøren under tekstfelterne i formularen, og træk derefter for at oprette en OK-kommandoknap.

5. Hvis egenskabsarket ikke er synligt, skal du trykke på F4 for at få det vist.

6. Angiv OK-knappens egenskaber, sådan som det er vist i den følgende tabel.

   Egenskab	Indstilling
   Navn	OK
   Billedtekst	OK
   Standard	Ja
   VedKlik	Skriv navnet på makroen, f.eks. Datoområdemakro.OK.

7. Opret en Annuller-kommandoknap, og angiv dens egenskaber, sådan som det er vist i den følgende tabel.

   Egenskab	Indstilling
   Navn	Annullere
   Billedtekst	Annullere
   VedKlik	Skriv navnet på makroen, f.eks. Datoområdemakro.Annuller.

8. Gem og luk formularen.

Trin 5: Brug formulardataene som forespørgselskriterier

1. Åbn den forespørgsel, du oprettede tidligere, i designvisning.

2. Angiv kriterierne for dataene. Brug objektet Formularer, navnet på formularen og navnet på kontrolelement:

   • Eksempelvis skal du i en Access-database (.accdb eller .mdb) til en formular, der hedder FormularKriterie, bruge følgende udtryk for at referere til kontrolelementer, der hedder Startdato og Slutdato i forespørgslen:

     Mellem [Formularer]![FormularKriterie]![Startdato] Og [Formularer]![FormularKriterie]![Slutdato]

Trin 6: Føj makrohandlingerne til rapporthændelserne

1. Åbn den rapport, du vil bruge, i designvisning.

2. Hvis egenskabsarket ikke er synligt, skal du trykke på F4 for at få det vist.

3. Sørg for, at egenskaben Postkilde for rapporten benytter den parameterforespørgsel, du definerede tidligere.

4. Angiv disse to yderligere rapportegenskaber, sådan som det er vist i den følgende tabel.

   Egenskab	Indstilling
   VedÅbning	Skriv navnet på makroen, f.eks. Datoområdemakro.ÅbnDialogboks.
   VedLukning	Skriv navnet på makroen, f.eks. Datoområdemakro.LukDialogboks.

   I hændelsen Åbn for rapporten kører Access de handlinger, der er defineret i undermakroen Åbn dialogboks for objektet Datoområdemakro. På samme måde kører Access, når du lukker rapporten, de handlinger, der er defineret i undermakroen Luk dialogboks for objektet Datoområdemakro.

5. Gem og luk rapporten.

Trin 7: Prøv det

Nu hvor du har oprettet alle Access-objekterne, er det tid til at afprøve det. Åbn rapporten i Rapportvisning eller Vis udskrift, og bemærk, at før Access viser rapporten, åbnes din parameterformular i dialogbokstilstand. Angiv de nødvendige kriterier i de tekstfelter, du oprettede tidligere, og klik derefter på kommandoknappen OK i formularen. Access skjuler derefter formularen (Synlig = Nej) og åbner rapporten, hvor kun de data, der stemmer overens med dine kriterier, er medtaget. Dette fungerer, fordi den parameterforespørgsel, som rapporten er baseret på, kan læse værdierne i kontrolelementerne i den skjulte formular. Når du lukker rapporten, lukker Access også parameterformularen.

Tilbage til toppen