Odeslat data z Accessu do Wordu pomocí hromadné korespondence

V tomto videu

Tady je obecný postup pro vytvoření hromadné korespondence v aplikaci Word v rámci Access:

1. Otevřete databázi Access obsahující adresy, které chcete sloučit s Wordem.

2. Pokud navigační podokno není otevřené, otevřete ho stisknutím klávesy F11.

3. Vyberte tabulku nebo dotaz, který obsahuje adresy. Pokud jsou pole adres rozložená do více tabulek, vytvořte jednoduchý výběrový dotaz , který obsahuje pole, která potřebujete, a vyberte tento dotaz pro operaci sloučení.

4. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Export na položku Sloučit aplikace Word.

5. Otevře se dialogové okno Průvodce hromadnou korespondencí aplikace Microsoft Word .

   

6. Zvolte, jestli má průvodce propojit data vaší adresy s existujícím wordovým dokumentem, nebo jestli má začít s novým prázdným dokumentem.

7. Klikněte na OK.

Word spustí a zobrazí kartu Korespondence a podokno Hromadná korespondence.

1. Projděte si kroky průvodce kliknutím na odkazy Další a Předchozí v dolní části podokna Hromadná korespondence.

2. V kroku 3 průvodce nebudete muset vybírat seznam příjemců. Tato hodnota byla určena, když jste ji vybrali v Access. Můžete ale chtít seznam doladit kliknutím na Upravit seznam příjemců. V okně, které se otevře, můžete ze sloučení odebrat jednotlivé příjemce, použít filtry, seřadit seznam atd.

3. V kroku 4 průvodce napište písmeno (pokud nepracujete s existujícím dokumentem).

4. Umístěte kurzor v dokumentu na místo, kde se mají zobrazit data adresy, a kliknutím na Blok adresy, Řádek s pozdravem nebo Další položky v podokně Hromadná korespondence vložte Access data do dokumentu. V zobrazených polích vyberte požadovaný formát a klikněte na Shoda polí , abyste měli jistotu, že jsou pole správně spárovaná.

5. V kroku 5 průvodce kliknutím na tlačítka Další (>>) a Předchozí (<<) zobrazíte náhled, jak budou sloučená data vypadat při tisku dokumentu.

6. V kroku 6 průvodce klikněte na Tisk a vyberte požadované možnosti tisku.

7. Uložte a zavřete dokument aplikace Word.

   Poznámky: 

   • Pokud se po dokončení průvodce potřebujete vrátit a upravit některé z nastavení sloučení, jsou všechny operace dostupné na kartě Korespondence ve Wordu.

   • Pokud provedete změny návrhu v databázi Access, budete možná muset upravit některá nastavení sloučení ve Wordu, aby sloučení znovu správně fungovalo.

   • Průvodce hromadnou korespondencí je navržený pro práci s daty poštovních adres. Funkci hromadné korespondence ale můžete použít ke sloučení libovolného typu dat s Wordem, jako jsou záznamy inventáře, úkoly nebo cokoli jiného, co ukládáte do Access.

Podrobnější informace o funkcích hromadné korespondence ve Wordu najdete v těchto článcích:

• Přizpůsobení dokumentů pomocí hromadné korespondence

• Vytváření štítků pomocí hromadné korespondence

• Hromadná korespondence ve Wordu