Vytvoření jednoduchého výběrového dotazu

Výhody používání dotazů

Dotaz umožňuje:

• Zobrazovat data pouze z polí, která si chcete prohlédnout. Po otevření tabulky se zobrazí všechna pole. Dotaz je praktický způsob, jak ukládat výběr polí.

  Poznámka: Dotaz na data pouze odkazuje, neukládá je. Když uložíte dotaz, neukládáte kopii dat.

• Kombinovat data z několika zdrojů. Tabulka obvykle zobrazuje pouze data, která obsahuje. Dotaz vám umožňuje vybrat pole z různých zdrojů a určit, jak se mají informace zkombinovat.

• Použijte výrazy jako pole. Jako pole můžete například použít funkci Date nebo funkci Format s polem, která určuje způsob formátování dat z pole ve výsledcích dotazu.

• Zobrazovat záznamy, které splňují zadaná kritéria. Po otevření tabulky se zobrazí všechny záznamy. Dotaz je praktický způsob, jak uložit výběr záznamů.

Základní kroky k vytvoření výběrového dotazu

Výběrový dotaz můžete vytvořit pomocí Průvodce dotazem nebo v návrhovém zobrazení. Některé prvky návrhu nejsou v průvodci dostupné, ale můžete je přidat později v návrhovém zobrazení. I když se oba způsoby poněkud liší, základní kroky jsou v podstatě stejné:

1. Vyberte tabulky nebo dotazy, které chcete použít jako zdroje dat.

2. Určete, která pole ze zdrojů dat chcete použít.

3. Případně můžete zadat kritéria k omezení záznamů, které dotaz vrátí.

Po jeho vytvoření výběrový dotaz spusťte a prohlédněte si výsledky. Výběrový dotaz spustíte tak, že ho otevřete v zobrazení Datový list. Pokud dotaz uložíte, můžete ho kdykoli znovu použít, například jako zdroj dat pro formulář, sestavu nebo jiný dotaz.

Než začnete

Pokud použijete pole ze zdrojů dat, které mezi sebou nemají relaci, Průvodce dotazem se vás zeptá, jestli chcete relaci vytvořit. Průvodce otevře okno Relace, pokud ale některé relace upravíte, musíte průvodce restartovat. Proto je nejlepší vytvořit všechny potřebné relace ještě před spuštěním průvodce.

Další informace o vytvoření relací tabulek najdete v článku Příručka k relacím mezi tabulkami.

Práce s Průvodcem dotazem

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazy na Průvodce dotazem. 

   

2. V dialogovém okně Nový dotaz klikněte na Průvodce jednoduchým dotazem a potom na OK.

3. Pak přidejte pole. Můžete přidat maximálně 255 polí až z 32 tabulek nebo dotazů.

   Pro každé pole proveďte tyto dva kroky:

   1. V části Tabulky nebo dotazy klikněte na tabulku nebo dotaz obsahující dané pole.

   2. V části Dostupná pole poklikejte na pole, které tak přidáte do seznamu Vybraná pole. Pokud chcete do dotazu přidat všechna pole, klikněte na tlačítko s dvojitou šipku vpravo (>>).

   3. Po přidání všech požadovaných polí klikněte na Další.

      

4. Pokud jste nepřidali žádná číselná pole (pole obsahující číselná data), pokračujte krokem 9. Pokud jste číselná pole přidali, průvodce se zeptá, jestli má dotaz vrátit podrobnosti nebo souhrnná data.

   Proveďte jednu z následujících akcí:

   1. Pokud chcete zobrazit jednotlivé záznamy, klikněte na Podrobnosti a potom na Další. Pokračujte krokem 9.

   2. Pokud chcete zobrazit souhrnná číselná data, například průměry, klikněte na Souhrn a potom na Možnosti souhrnu.

      

5. V dialogu Možnosti souhrnu určete, která pole se mají sumarizovat, a vyberte způsob sumarizace dat. Jsou uvedena pouze číselná pole.

   Pro každé číselné pole vyberte jednu z následujících funkcí:

   1. Součet    Dotaz vrátí součet všech hodnot pole.

   2. Průměr    Dotaz vrátí průměr hodnot pole.

   3. Min    Dotaz vrátí nejnižší hodnotu pole.

   4. Max    Dotaz vrátí nejvyšší hodnotu pole.

   

6. Pokud chcete, aby výsledky dotazu zahrnovaly počet záznamů ve zdroji dat, zaškrtněte příslušné políčko Počítat záznamy v <název zdroje dat>.

7. Kliknutím na OK dialogové okno Možnosti souhrnu zavřete.

8. Pokud jste do dotazu nepřidali pole typu datum a čas, pokračujte krokem 9. Pokud jste do dotazu pole typu datum a čas přidali, Průvodce dotazem se zeptá, jak chcete hodnoty data seskupit. Předpokládejme například, že jste do dotazu přidali číselné pole Cena a pole typu datum a čas s názvem Čas_transakce a pak jste v dialogu Možnosti souhrnu určili, že chcete zobrazovat průměrnou hodnotu číselného pole Cena. Protože jste zahrnuli pole typu datum a čas, můžete vypočítat souhrnnou hodnotu pro každou jedinečnou hodnotu data a času pro každý den, každý měsíc, čtvrtletí nebo rok.

   

   Vyberte časové období, které chcete použít k seskupení hodnot typu datum a čas, a klikněte na Další.

   Poznámka: V návrhovém zobrazení můžete zadat výraz k seskupení podle libovolného časového období, ale v průvodci máte k dispozici pouze uvedené možnosti.

9. Na poslední stránce průvodce zadejte název dotazu, určete, jestli chcete dotaz otevřít nebo upravit, a pak klikněte na Dokončit.

   Pokud se rozhodnete dotaz otevřít, dotaz zobrazí vybraná data v zobrazení Datový list. Pokud se rozhodnete dotaz upravit, otevře se dotaz v návrhovém zobrazení.

Začátek stránky

Automatická spojení

Když přidáte zdroje dat, které už mají definované vzájemné relace, přidají se tyto relace do dotazu automaticky jako spojení. Spojení určují, jak se mají zkombinovat data ze zdrojů, které jsou propojené relacemi. Access také vytvoří automatické spojení mezi dvěma tabulkami, pokud jejich pole obsahují kompatibilní datové typy a jedno pole je Primární klíč.

Spojení, která Access vytvoří, můžete upravit. Access určí, jaký typ spojení se má vytvořit, na základě relace, kterou toto spojení představuje. Pokud Access vytvoří spojení, ale není definovaná žádná relace, pak se vytvoří Vnitřní spojení.

Pokud Access během přidání zdrojů dat automaticky vytvoří správná spojení, můžete pokračovat krokem 3: Přidání výstupních polí.

Opakované použití stejného zdroje dat

V některých případech chcete spojit dvě kopie stejné tabulky nebo dotazu označované jako Vlastní spojení, který kombinuje záznamy ze stejné tabulky, když jsou ve spojených polích odpovídající hodnoty. Řekněme například, že máte tabulku Zaměstnanci, ve které se v poli ReportsTo pro záznam každého zaměstnance místo jména zobrazuje ID nadřízenýho. Místo toho můžete v záznamech jednotlivých zaměstnanců zobrazit jméno vedoucího.

Při druhém přidání zdroje dat doplní Access k názvu spojení koncovku _1. Pokud jste například přidali dvakrát tabulku Zaměstnanci, druhé spojení bude mít název Zamestnanci_1.

Přidání spojení

• Pokud chcete přidat spojení, přetáhněte pole z jednoho zdroje dat do odpovídajícího pole ve druhém zdroji dat.

  Mezi těmito dvěma poli se zobrazí čára, která označuje vytvořené spojení.

  

Změna spojení

1. Poklikejte na spojení, které chcete změnit.

   Zobrazí se dialogové okno Vlastnosti spojení.

   

2. Podívejte se na tři možnosti v dialogovém okně Vlastnosti spojení.

3. Klikněte na požadovanou možnost a potom klikněte na OK.

Když máte vytvořená spojení, přidejte výstupní pole – pole obsahující data, která chcete mít ve výsledcích dotazu.

Použití výrazu jako výstupního pole

Pokud chcete provádět výpočty nebo pomocí funkce vytvořit výstup dotazu, můžete jako výstupní pole použít Výraz. Výraz může používat data z libovolného zdroje dat dotazu a také funkce, jako je Format nebo InStr, a může také obsahovat konstanty a aritmetické operátory.

1. V prázdném sloupci návrhové mřížky dotazu klikněte pravým tlačítkem na řádek Pole a potom klikněte v místní nabídce na příkaz Lupa.

2. V dialogovém okně Lupa zadejte nebo do něj vložte výraz. Na začátek výrazu zadejte název, který chcete použít pro výstup výrazu, ukončený dvojtečkou. Pokud třeba chcete, aby měl výraz označení Poslední aktualizace, napište na začátek výrazu text „Poslední aktualizace“.

   Poznámka: Pomocí výrazů můžete dělat celou řadu věcí. Podrobný přehled možností výrazů je nad rámec tohoto článku. Další informace o vytváření výrazů najdete v článku Tvorba výrazu.

Zadání kritérií pro výstupní pole

1. V návrhové mřížce dotazu najděte řádek Kritéria pro pole, jehož hodnoty chcete omezit, a pomocí výrazu určete, jaké hodnoty musí toto pole mít, aby byl příslušný záznam zahrnut do výsledků. Pokud například chcete zahrnout pouze záznamy, ve kterých má pole Město hodnotu Las Vegas, zadejte do řádku Kritéria pro toto pole text Las Vegas.

   Mnoho příkladů kritérií dotazů pro různé typy dat najdete v článku Příklady kritérií dotazů.

2. Další kritéria můžete případně zadat do řádku Nebo pod řádkem Kritéria.

   Pokud zadáte další kritéria, hodnoty polí musí splňovat všechna uvedená kritéria, aby byly zahrnuty do výsledku dotazu.

Kritéria více polí

Můžete zadat kritéria pro více polí. Pokud to uděláte, musí být splněna všechna kritéria v řádcích Kritéria a Nebo, aby byly záznamy zahrnuty do výsledku.

Zadání kritérií pomocí pole, které nechcete zahrnout do výstupu

V návrh dotazu můžete určit pole, jehož data nechcete do výstupu dotazu zahrnout. To je užitečné, když chcete pomocí hodnot pole omezit výsledky dotazu, ale nechcete, aby se ve výsledku tyto hodnoty zobrazovaly.

1. Přidejte pole do návrhové mřížky.

2. Zrušte zaškrtnutí políčka v řádku Zobrazit pro dané pole.

3. Zadejte kritéria stejným postupem jako pro výstupní pole.