Hromadná korespondence umožňuje vytvořit dávku přizpůsobených dopisů, kde je každý dopis identický z hlediska rozložení, formátování, textu a grafiky, s výjimkou přizpůsobených částí, jako je oslovení.
Příprava dopisu
-
Přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > dopisy.
-
V Word zadejte text dopisu, který chcete odeslat do seznamu adresátů.
Nastavení seznamu adresátů
Seznam adresátů je zdroj dat, který obsahuje informace, které Word používají k přizpůsobení dopisu. Viz Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
Pokud potřebujete seznam adresátů seřadit nebo filtrovat, přečtěte si téma Hromadná korespondence: Úprava příjemců.
Přidání přizpůsobeného obsahu do dopisu
Přidejte do dopisu jiný obsah pro každou osobu, která ho obdrží.
-
Přejděte na Korespondence > Blok adresy.
-
V dialogovém okně Vložit blok adresy zvolte formát jména příjemce.
Další informace najdete v článku Vložení bloku adresy.
-
Zvolte OK.
-
Zvolte Řádek s pozdravem.
-
V dialogovém okně Vložit řádek s pozdravem vyberte formát, který chcete použít.
Další informace najdete v článku Vložení řádku s pozdravem.
-
Vyberte OK a vložte pole řádku s pozdravem.
-
Zvolte Soubor > Uložit.
Pokud chcete ze seznamu adresátů vložit další vlastní informace, přečtěte si článek o přidávání polí hromadné korespondence po jednom.
Náhled a tisk písmen
-
Pokud chcete zobrazit náhled dopisů, přejděte na Korespondence > Náhled výsledků .
-
Zvolte Další
-
Znovu vyberte Náhled výsledků , přepněte ze sloučených výsledků zpět na pole hromadné korespondence v dopise.
-
Vyberte Dokončit & Sloučit > tisk dokumentů.
Zvolte Upravit jednotlivé dokumenty, Vytisknout dokumenty nebo Odeslat Email zprávy.
Uložení přizpůsobeného dopisu
Zvolte Soubor > Uložit. Když dokument hromadné korespondence uložíte, zůstane připojený k seznamu adresátů pro budoucí použití.
Pokud chcete dokument hromadné korespondence znovu použít, otevřete dokument hromadné korespondence. Když Word zobrazí výzvu k zachování připojení, zvolte Ano .
Příprava hlavního dokumentu
-
Přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > dopisy.
-
V Word zadejte text dopisu, který chcete odeslat do seznamu adresátů.
Nastavení seznamu adresátů
Seznam adresátů je zdroj dat, který obsahuje informace, které Word používají k přizpůsobení dopisu. Viz Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
Pokud potřebujete seznam adresátů seřadit nebo filtrovat, přečtěte si téma Hromadná korespondence: Úprava příjemců.
Přidání přizpůsobeného obsahu do dopisu
Přidejte jméno, adresu a další pole v databázi prostřednictvím možnosti Slučovací pole.
-
Přejděte na Korespondence > Vložit slučovací pole a vyberte pole, které chcete přidat.
Pokračujte v přidávání polí, dokud nepřidáte všechny informace, které chcete v dopise mít.
-
Zvolte OK.
Náhled a tisk písmen
-
Pokud chcete zobrazit náhled dopisu, přejděte na Korespondence > Náhled výsledků . Jednotlivé záznamy můžete procházet pomocí šipek doleva a doprava.
-
Pokud chcete provést další změny, znovu vyberte Náhled výsledků a vraťte se do zobrazení polí.
-
Když písmena vypadají tak, jak chcete, vyberte Korespondence > Dokončit & Sloučit > Tisk dokumentů.
Před tiskem přejděte na Korespondence > Dokončit & Sloučit > Upravit jednotlivé dokumenty a zkontrolovat a aktualizovat jednotlivé dopisy.
-
Pokud chcete písmena vytisknout, vyberte Soubor > Tisk .
Uložení přizpůsobeného dopisu
Když dokument hromadné korespondence uložíte, zůstane připojený k seznamu adresátů pro pozdější použití.
Pokud chcete dokument hromadné korespondence znovu použít, otevřete dokument hromadné korespondence. Když Word zobrazí výzvu k zachování připojení, zvolte Ano .
Další informace o tom, jak se dá využívat funkce hromadné korespondence, najdete v následujícím videu, které je součástí školicího kurzu.
