|
|
Plánování je vhodné začít, ještě než otevřete Microsoft Project. To, co vás napadne v souvislosti s projektovými cíli, si můžete poznamenat do Wordu, Excelu, OneNotu nebo Outlooku. Pokud všichni s vašimi nápady souhlasí, můžete začít plánovat v Projectu. Vraťte se zpátky na Průvodce projektem, kde najdete další články o řízení projektů. |
Tipy pro řízení projektů před zahájením . . .
-
Musí se jednat o projekt: Ujistěte se, že to, co máte na mysli, je skutečný projekt. Projekt má tři charakteristiky:
-
Je dočasný a jedinečný Návrh továrny na výrobu aut je projekt, protože je to jednorázová činnost. Výroba aut v továrně je opakovaná série činností, a projekt to tedy není.
-
Má jasně definované výsledky Zaměření a cíl projektu se stanoví podle předpokládaných výsledků. Účastníci nebudou mít pocit, že jejich investice mají smysl, pokud nebude jasně určené, jaké mají být výsledky.
-
Má začátek a konec. Bez koncového data si účastníci ani investoři nebudou moct užít dobrý pocit z výstupu projektu a přínosů, které umožnily jejich investice.
Několik příkladů, které vám pomůžou rozhodnout, jestli se jedná o projekt:
-
|
Činnosti, které nejsou projekty |
Jasně definované projekty |
|---|---|
|
Výroba automobilů |
|
|
Snížení rizika, které představují konkurenční firmy |
|
-
Identifikace omezení projektu Omezení jsou faktory, které limitují možnosti projektových manažerů při návrhu a řízení projektu. Většina projektů má tři omezení:
-
Omezené časové období: Celkovou délku projektu obvykle určují termíny pro dosažení hlavních výsledků.
-
Omezené lidské a další zdroje: K provedení práce mají projektoví manažeři obvykle omezený počet lidí nebo omezený rozpočet.
-
Omezené možnosti: Projekt obvykle omezuje to, kolik toho zvládne tým. Pokud má mít projekt příliš mnoho výsledků nebo se v něm má zajistit splnění velkého množství hlavních bodů, nemusí být v rámci plánu dost času k dokončení všech z nich.
-
Změna jednoho omezení má obvykle vliv na ostatní dvě a může mít vliv na celkovou kvalitu. Například zkrácení doby trvání projektu nutí projektové manažery, aby přijali rozhodnutí v otázkách počtu pracovníků potřebných k dosažení výsledků v rámci projektu. Pokud nemají dost pracovníků, může mít zkrácení doby projektu negativní dopad, například se můžou omezit jeho možnosti.
-
Identifikace účastníků v počáteční fázi: Nic tak neuškodí projektu, jako to, když nedokážete hned ze začátku identifikovat hlavní účastníky a nejvhodnější způsob komunikace s nimi. Pokud se vám nepodaří identifikovat hlavní účastníky po zahájení projektu, může se projekt v důsledku navrhování nových cílů a metod provedení projektu zastavit nebo můžete překročit rozpočet.
Krok 1: Poznačte si všechno, co vás na začátku napadne
|
Během přemýšlení o projektu a o tom, čeho chcete dosáhnout, si dělejte poznámky v OneNotu. Poznámky můžou obsahovat e-maily, odkazy na weby, videa nebo prvotní specifikace. |
|
|
Projekty někdy začínají jako jednoduché seznamy v Excelu. Když se ale rozrostou, naimportujte je do Projectu, kde můžete úkoly efektivněji uspořádávat a plánovat. |
|
|
Použití Microsoftu 365 na libovolném počítači k zaznamenání poznámek k projektu kdekoli |
Práce s počátečními specifikacemi projektu pomocí Microsoft 365. Pokud pracujete na počítači s připojením k internetu, můžete s dokumenty pracovat v plných verzích Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu – jsou k dispozici kdekoli na vyžádání jako služba. |
|
Práce s Office pro web bez Microsoft 365. Pokud máte účet Microsoft, můžete využívat webové verze Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu a poznamenávat si prvotní nápady k projektu. |
Krok 2: Spojte se s účastníky
|
Bez ohledu na to, v jaké fázi plánování projektu se nacházíte, vám dobře prezentovaná zpráva umožní získat souhlas účastníků s očekávanými výsledky. |
|
|
Pokud se účastníci nemůžou osobně zúčastnit, spojte se s nimi prostřednictvím online schůzek. V rámci diskuse o počátečních projektových plánech se s nimi podělte o snímky v PowerPointu, excelové sešity nebo poznámky v OneNotu. Uživatelé se můžou účastnit online schůzek Microsoft Teams ve své kanceláři, na cestách nebo na svém mobilním zařízení. |
|
|
Když se během práce na plánu projektu objeví otázky, chatujte s nimi online pomocí Teams. |
Krok 3: Zahajte projekt
|
Zkopírujte seznam úkolů ve Wordu, Outlooku nebo PowerPointu a vložte ho do Projectu, abyste mohli rychle začít plánovat. V Projectu zůstane zachovaná struktura osnovy a formátování. |
|
|
Vytvořte nový projekt pomocí šablony s předem dosazenými úkoly z projektů podobných tomu vašemu. Řadu těchto projektů, které vám mají pomoct do začátku, vytvořili odborníci na daná odvětví. |
|
|
Přesuňte seznam úkolů, který jste začali psát v Excelu, do Projectu. Project zachová strukturu osnovy a formátování. |
|
|
Import seznamu úkolů v SharePointu jako počátečního projektového plánu |
Projekty někdy začínají jako seznamy úkolů v SharePointu pro sdílení s lidmi bez Projectu. Když tento seznam úkolů dosáhne určité velikosti, přesuňte ho do Projectu a v práci pokračujte v něm. |
|
Po spuštění projektu v Projectu můžete začít přidávat úkoly, organizovat je, propojit je, přidávat lidi atd. |
Zpátky do Průvodce řízením projektů
