Sdílení kalendáře v Microsoftu 365

Pokud dnes uživatel nasdílí svůj kalendář s dalšími uživateli, po přijetí pozvánky lidé uvidí vylepšený sdílený kalendář. Pokud ale uživatel nasdílel lidem kalendář před povolením těchto změn, neuvidí lidé tato vylepšení automaticky.

Pokud chcete upgradovat existující sdílené kalendáře na nové funkce sdílených kalendářů, požádejte uživatele, aby postupovali podle pokynů v části Upgrade existujícího sdíleného kalendáře na nový model dále v tomto článku. Poté co uživatelé upgradují na nový model, budou sdílené kalendáře synchronizovány s jejich mobilními telefony. V budoucnu se budou existující sdílené kalendáře upgradovat automaticky, ale zatím není stanoven žádný plán pro tento automatický proces upgradu.

S povolenou okamžitou synchronizací se ve sdíleném kalendáři okamžitě projeví změny provedené ostatními uživateli. V současné době některé typy sdílených kalendářů okamžitou synchronizaci nepodporují. Následující části popisují typy sdílených kalendářů a kalendářové aplikace, které okamžitou synchronizaci podporují.

Okamžitá synchronizace je povolená jen v případě, pokud oba uživatelé jsou ve stejném tenantovi Microsoft 365 nebo pokud je kalendář sdílen uživatelem Outlook.com.

Následující tabulka obsahuje informace o typech konfigurace, které podporují okamžitou synchronizaci. V budoucnu bude okamžitá synchronizace povolena pro všechny kalendáře sdílené mezi uživateli Microsoft 365 a Outlook.com.

Vlastník kalendáře	Příjemce sdíleného kalendáře	Okamžitá synchronizace povolena	Poznámky
Microsoft 365	Microsoft 365 (stejný tenant)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (odlišný tenant)	–	Synchronizace probíhá přibližně každé 3 hodiny. Pokud pro tenanta vlastníka kalendáře není povolené externí sdílení, má se za to, že kalendář je sdílen s uživatelem třetí strany.
Microsoft 365	Outlook.com nebo služba třetí strany, například Gmail.com	–	Tato konfiguraci aktuálně vygeneruje adresu URL odběru internetového kalendáře (ICS). Příjemce sdíleného kalendáře přidá sdílený kalendář pomocí adresy URL ICS. Načasování synchronizace je poté určováno kalendářovou službou příjemce. Pokud například příjemce používá Outlook.com, kalendář se bude aktualizovat přibližně každé 3 hodiny. Pokud příjemce používá Gmail.com, může být kalendář aktualizovaný každých 24–48 hodin.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	Služba třetí strany, například Gmail.com	–	Tato konfiguraci aktuálně vygeneruje adresu URL ICS. Příjemce přidá sdílený kalendář pomocí adresy URL ICS. Načasování synchronizace je poté určováno kalendářovou službou příjemce. Pokud například příjemce používá Outlook.com, kalendář se bude aktualizovat přibližně každé 3 hodiny. Pokud příjemce používá Gmail.com, může být kalendář aktualizovaný každých 24–48 hodin.

Aplikace, které podporují okamžitou synchronizaci:

• Outlook pro Windows

• Outlook pro Mac

• Outlook na webu (OWA)

• Outlook pro iOS

• Outlook pro Android

• Aplikace REST a Exchange ActiveSync

Outlook pro Windows: Uživatelé mohou zkontrolovat, zda jsou vylepšení sdíleného kalendáře povolena nebo zakázána, podle pokynů uvedených v tomto článku. 

Outlook pro Mac: Pokud uživatel prohlíží sdílený kalendář v Outlooku pro Mac, zobrazí se mu nový model synchronizace v případě, že daný kalendář byl přidán přijetím pozvánky ke sdílení nebo pokud uživatel přidal sdílený kalendář přes Soubor > Otevřít složku jiného uživatele. Pokud ale uživatel přidal daný účet jako účet delegáta, bude se používat starý model synchronizace. V Outlooku na webu, Outlooku pro iOS a Outlooku pro Android se změny můžou objevit rychleji.

Outlook na webu, pro iOS a Android: Pokud uživatel k prohlížení používá Outlook na webu, Outlook pro iOS nebo Outlook pro Android, použije se nový model synchronizace.

Tato vylepšení platí jen u kalendářů sdílených mezi uživateli používajícími Exchange Online. Nebyly provedeny žádné změny pro sdílené kalendáře, pokud je kalendář některého z uživatelů hostován na místním serveru Exchange.

Atribut	Starý model	Nový model
Jak je sdílený kalendář ukládán	Položka (podobně jako hypertextový odkaz) se ukládá do poštovní schránky příjemce. Položka odkazuje na poštovní schránku vlastníka, ale neukládá žádná data kalendáře do poštovní schránky příjemce.	Nový kalendář se vytvoří v poštovní schránce příjemce a tento kalendář obsahuje kopii kalendáře vlastníka (počínaje jedním rokem před datem přijetí).
Jak příjemce přistupuje ke sdílenému kalendáři	Příjemce čte a zapisuje přímo v poštovní schránce vlastníka.	Čte z místní kopie sdíleného kalendáře uloženého ve vlastní poštovní schránce příjemce. Ale píše přímo do poštovní schránky vlastníka a synchronizuje se zpět s místní kopií sdíleného kalendáře v poštovní schránce příjemce.
Jak sdílený kalendář synchronizuje změny	Aplikace se pravidelně dotazuje poštovní schránky vlastníka na změny, které synchronizuje.	Služba okamžitě synchronizuje změny do místní kopie příjemce. To spustí nabízené oznámení do aplikace, která okamžitě synchronizuje změny.
Aplikace, které příjemce může použít pro práci se sdíleným kalendářem	Outlook pro Windows Outlook pro Mac Outlook na webu	Outlook pro Windows Outlook pro Mac Outlook na webu Outlook pro iOS Outlook pro Android Všechny aplikace REST a EAS

Další informace najdete v části Funkční rozdíly v novém modelu sdílených kalendářů dále v tomto článku.

Uživatelé, kteří přijmou novou pozvánku do sdíleného kalendáře pomocí nejnovější verze klienta Outlooku, začnou automaticky používat nový model sdílení kalendáře.

Nejjednodušší způsob, jak si uživatel může ověřit, jestli využívá vylepšení (to znamená nový model sdílení kalendářů), je zkontrolovat, zda se sdílený kalendář zobrazuje v jeho mobilním telefonu. Pokud ano, je sdílený kalendář už upgradovaný na nový model. Uživatelé Outlooku pro Windows můžou zkontrolovat, jestli mají vylepšení sdílených kalendářů povolená, podle pokynů uvedených v tomto článku.

Pokud používáte nejnovější verzi klienta Outlooku, měl by se kalendář sdílený s uživatelem automaticky přepnout na používání nových vylepšení sdílení kalendáře. Pokud k tomu ale nedojde, může uživatel znovu vytvořit sdílený kalendář pomocí jedné ze dvou možností uvedených níže:

• Vlastník kalendáře znovu sdílí svůj kalendář. Vlastník kalendáře to může udělat z libovolné aplikace Outlooku včetně Outlook pro iOS nebo Outlook pro Android. Uživatel by pak měl přijmout pozvánku do sdíleného kalendáře pomocí novější verze klienta Outlooku (pokud uživatel přijme pozvánku pomocí starší verze Outlooku, nebude sdílený kalendář s aktualizovanými vylepšeními povolen). Existující sdílené kalendáře nemusí být před opětovaným přijetím odebrány.

• Uživatel odstraní a znovu otevře kalendář. Při této možnosti není nutné žádat vlastníka o opětovné sdílení kalendáře. Uživatel musí jednoduše použít novější verzi klienta Outlooku, aby sdílený kalendář odstranil a znovu otevřel. Tím se kalendář automaticky aktualizuje, pokud byl uživateli výslovně udělen přístup ke kalendáři vlastníka. Pokud uživatel získal přístup prostřednictvím skupiny Výchozí (Moje organizace) nebo prostřednictvím skupiny Zabezpečení, jeho kopie kalendáře nebude aktualizována. Pokud uživatel provádí tuto akci v Outlooku pro Windows, musí být klient Outlooku povolen pro vylepšení, jak je popsáno v tomto článku.

Okamžitá synchronizace pro sdílení mimo tenanta není v současné době podporována. I když můžete sdílet v těchto konfiguracích, synchronizace bude probíhat v pravidelných intervalech. Existují dva typy sdílení mezi tenanty:

• Uživatel Microsoft 365 jinému uživateli Microsoft 365 (pokud je povoleno externí sdílení).

  Vytvoří se plně sdílený kalendář, ale synchronizace bude probíhat přibližně každé tři hodiny. Okamžitá synchronizace bude nakonec pro toto nastavení povolena.

• Uživatel Microsoft 365 uživateli Outlook.com. Pokud je externí sdílení zakázáno, sdílení jinému uživateli Microsoft 365 také spadá do této skupiny.

  Při sdílení je generována adresa URL odběru internetového kalendáře (ICS), kterou může příjemce použít k přidání kalendáře do jakékoli kalendářové služby. Při odběru internetového kalendáře (ICS) je to kalendářová služba příjemce, která určuje, kdy se má odběr ICS synchronizovat a přijímat nové aktualizace. Pokud příjemce používá Outlook.com nebo Microsoft 365, bude synchronizace probíhat přibližně každé tři hodiny.

Sdílení s uživatelem externí služby, jako je Gmail, představuje jiný druh sdílení kalendáře. V těchto scénářích se vygeneruje adresa URL odběru internetového kalendáře (ICS), která odkazuje na kalendář vlastníka. Příjemci mohou pomocí této adresy URL zobrazit kalendář ve webovém prohlížeči nebo jej přidat do své vlastní kalendářové služby přidáním internetového kalendáře pomocí adresy URL ICS. Při odběru internetového kalendáře (ICS) je to kalendářová služba příjemce, která určuje, kdy se má odběr ICS synchronizovat a přijímat nové aktualizace. Pokud příjemce používá Outlook.com, bude synchronizace probíhat přibližně každé tři hodiny. Pokud příjemce používá jinou kalendářovou službu, například Gmail.com, synchronizace nemusí probíhat tak často.

V minulosti neexistovala konzistentní sada možností úrovní oprávnění v různých klientech Outlooku. V rámci těchto vylepšení budou aktualizovaní klienti Outlooku zobrazovat zjednodušenou a konzistentní sadu úrovní oprávnění pro sdílení.

V rámci vylepšení sdíleného kalendáře teď aktualizovaní klienti Outlooku zobrazují zjednodušenou sadu úrovní oprávnění ke sdílení, jak je popsáno v následující tabulce. Úrovně oprávnění jen pro čtení a úpravy jsou stále konfigurovatelné, ale pouze správcem pomocí rutin Add-MailboxFolderPermission nebo Set-MailboxFolderPermission . Všechna zprostředkující oprávnění jsou popsána jako "Vlastní", když vlastník kalendáře zobrazí svá oprávnění ke sdílení.
 
Vylepšení sdíleného kalendáře také odebrala složitou logiku na straně klienta, která umožňuje vyhodnotit tato zprostředkující oprávnění. Klienti jsou informováni pouze o tom, jestli uživatel může zobrazit nebo upravit sdílený kalendář. Klienti nevynucují zprostředkující oprávnění. Autorům se například neblokuje pokus o úpravu událostí ve sdíleném kalendáři. Služba vyhodnocuje všechny úrovně oprávnění a zabraňuje autorovi v úpravách událostí v kalendáři. Po udělení rozšířených oprávnění doporučujeme informovat uživatele o tom, co můžou a nemůžou dělat s událostmi v kalendáři.

Starší úrovně oprávnění	Zjednodušené úrovně oprávnění
Nesdílené	Nesdílené
Žádné	Žádné
Volný čas Pouze dostupnost	Může zobrazit, kdy nemám čas
Volný čas, předmět, místo Omezené podrobnosti	Může zobrazit názvy a místa
Revidující Úplné podrobnosti	Může zobrazit všechny podrobnosti
Editor	Může upravovat
Vlastník Editor – vydavatel Redaktor – vydavatel Autor Redaktor – konzultant Přispěvatel Vlastní	Vlastní
Delegát	Delegát

Pokud vlastník použije ke změně oprávnění Outlook na webu,Outlook pro iOS, Outlook pro Androidnebo Outlook pro Mac, kopie kalendáře příjemce se okamžitě znovu synchronizuje s novou úrovní oprávnění.

Pokud vlastník použije ke změně oprávnění jinou aplikaci, kalendář bude znovu synchronizován v průběhu několika příštích hodin, ale synchronizace neproběhne okamžitě.

Pokud vlastník odebere v kalendáři oprávnění některého uživatele, bude tato akce zjištěna během několika hodin a dojde k jedné ze tří věcí:

• Pokud je příjemce ve stejné organizaci a vlastník kalendáře má pro jakékoli jiné oprávnění než Žádné nastaveného uživatele Moje organizace (výchozí), bude kalendář příjemce aktualizován tak, aby odrážel výchozí úroveň oprávnění uživatele. Sdílený kalendář zůstane v novém modelu, ale může mít jinou úroveň oprávnění.

• Pokud je příjemce ve stejné organizaci a vlastník kalendáře nesdílí svůj kalendář s uživatelem Moje organizace (výchozí), bude sdílený kalendář odebrán z poštovní schránky příjemce. Příjemce již nadále neuvidí sdílený kalendář ve svém seznamu kalendářů.

• Pokud je příjemce v jiné organizaci, sdílený kalendář se přestane synchronizovat, ale nebude odstraněn.

Delegáti vždy mohli zobrazit zprávy delegovaných schůzek pomocí svého mobilního telefonu, protože pozvánky jsou přijímány v doručené poště. V minulosti však delegáti neměli žádnou informaci o tom, zda pozvánka na schůzku byla určena pro ně, nebo pro jakéhokoli jiného delegáta.

Pro lepší podporu tohoto scénáře jsme do Outlooku pro iOS a Outlooku pro Android přidali uživatelské rozhraní, aby bylo jasné, pro koho je pozvánka na schůzku určena. Všimněte si například poznámky „Přijato pro uživatele Allan Deyong“ na následujících snímcích obrazovek. Tato poznámka znamená, že pozvánka a pošta jsou pro Allana, ne pro delegáta.

Nový model sdílení kalendářů se v poštovních klientech třetích stran liší v několika scénářích, které jsou popsány níže.

• V klientech EAS uvidí příjemci s oprávněními pouze pro čtení možnost vytvořit schůzku nebo odpovědět na schůzku v tomto kalendáři jen pro čtení. Pokud tak učiní, změny se místně uloží do mezipaměti klienta, následně je však odmítne server. Změny příjemce se neprojeví v kalendáři vlastníka, protože příjemce nemá oprávnění pro úpravy. K tomuto problému dochází, protože klienti EAS nerozlišují mezi oprávněními jen pro čtení a oprávněními pro čtení a zápis ve sdílených kalendářích a považují všechny kalendáře za upravitelné.

• Logika na straně některých klientů třetích stran je nastavena tak, aby aktuální uživatel byl vždy přidán jako účastník schůzek. Pokud tedy uživatel používá nativní aplikace kalendáře ve svém telefonu a prohlíží si schůzku v kalendáři někoho jiného, může se jeho jméno zobrazit v seznamu účastníků. K tomuto dochází pouze v případě, když si uživatel prohlíží kalendář v kalendářových aplikacích třetích stran. Pokud si stejnou schůzku prohlédne v Outlooku pro iOS nebo Outlooku pro Android, své jméno v seznamu účastníků neuvidí.

• Nepodporujeme vylepšení sdílených kalendářů pro klienty založené na EWS, takže vylepšení nejsou k dispozici v žádné kalendářové aplikaci, která používá EWS, jako je tomu například v systému Mac OS X.

  Poznámky: 

  • Starší verze aplikace Outlook pro Mac používají EWS a zobrazují starší sdílené kalendáře, které nemají tato vylepšení.

  • Aplikace Kalendář v systému Mac OS X používá EWS a zobrazuje starší sdílené kalendáře, které nemají tato vylepšení.