Microsoft Teams a e-mail, život v harmonii
Průvodce pro produktivitu plný tipů a triků pro používání Microsoft Teams od lidí, kteří každý den vytvářejí a používají Teams v práci.
Teams změní váš vztah k e-mailu. Pokud celá vaše skupina pracuje v Teams, znamená to, že všichni budete dostávat méně e-mailů. A strávíte méně času ve své e-mailové schránce, protože k více konverzacím budete používat Teams.
Na některé věci ale budete dále mít (a potřebovat) e-mail. Podíl obou možností bude záviset na tom, jak často komunikujete s lidmi, kteří nepoužívají Teams, a na vašich vlastních preferencích. (Někteří naši lidé se dívají na e-mail jenom jednou denně, zatímco jiní používají e-mail a Teams celý den paralelně.) Většina lidí potřebuje k provádění svých úkolů Teams i e-mail.
Tady je pár tipů, které nám usnadňují práci:
1. Chaty a kanály v Teams používáme pro každodenní práci s nejbližšími kolegy.
Každodenní výměna informací funguje optimálně v Teams. Pro projednávání logistiky událostí, posuzování výhod a nevýhod nových funkcí a posílání aktualizací o průběhu práce se vytvářejí chaty a kanály.
Díky tomu, že tyto zprávy nedostáváme do e-mailových schránek, se objem a typ našich e-mailových aktivit změnil (více k tomu najdete v dalších oddílech).
Abyste si udrželi přehled o probíhajících konverzacích, pojmenujte svoje skupinové chaty a připněte si je.
2. Je potřeba rozhodnout se, kde chceme odpovídat na pozvánky na schůzky.
Někteří z nás si chtějí prohlížet žádosti o schůzky ve stylu fronty v Outlooku. Někdo k tomu raději používá oblast Kalendář v Teams. Obojí má své výhody – dělejte to tak, jak vám to vyhovuje lépe.
Na některé věci ale budete dále mít (a potřebovat) e-mail. Podíl obou možností bude záviset na tom, jak často komunikujete s lidmi, kteří nepoužívají Teams, a na vašich vlastních preferencích.
3. Obecná oznámení a bulletiny hledáme v e-mailu.
Formální oznámení týkající se celé společnosti (věci jako třeba změna v divizi, zahájení naší každoroční dárkové kampaně, zpráva od Satya, bulletin od zákaznické podpory atd.) většinou nacházíme v e-mailu. Obvykle jsou pečlivě naformátovaná a jsou určená pro mnoho uživatelů. Tyto typy zpráv tedy najdeme v e-mailu. Někdy uživatelé přeposílají tyto typy e-mailů do některého z našich kanálů, aby se zajistilo, že je uvidí i ti, kteří si e-mail otevírají málokdy.
Podívejte se na toto video, ve kterém se dozvíte, jak přeposílat důležité e-maily do kanálů.
4. Vybereme externí uživatele, které přidáme do Teams jako hosty.
Pokud na některém projektu budeme pracovat s lidmi mimo Microsoft, můžeme pro tento projekt vytvořit specifický tým Teams a pak pozvat tyto lidi jako hosty. To nám umožní, aby komunikace o projektu probíhala naším preferovaným způsobem v Teams a aby oznámení týkající se projektu zůstávala v Teams. Je to místo, kde sledujeme i všechny naše další projekty, takže je pravděpodobnější, že důležité chaty a soubory uvidíme včas.
Ke komunikaci s externími uživateli, se kterými spolupracujeme jen příležitostně, stačí používat e-mail.
Zajímá vás, jak přidat hosta? Podívejte se na téma Přidání hostů do týmu.
Dále: Správa vašich oznámení
Potřebujete další pomoc?
Chcete další možnosti?
Prozkoumejte výhody předplatného, projděte si školicí kurzy, zjistěte, jak zabezpečit své zařízení a mnohem více.
Komunity vám pomohou klást otázky a odpovídat na ně, poskytovat zpětnou vazbu a vyslechnout odborníky s bohatými znalostmi.
