Zmátli jste někdy fázi s procesem? Nebo portfolio s dodávkou? Možná ne, ale terminologie řízení projektů může být matoucí a tento článek vám to může pomoct vyřešit.
V tomto článku
Získání vašich ložisek: fáze, procesy, portfolia a produkty
Projekt je jednoduše sada aktivit, ke kterým dochází podle plánu a které vytvářejí nějaký druh výstupu. Některé projekty jsou samostatné, bez vztahu k jiné práci probíhající v organizaci. Na druhou stranu některé projekty jsou součástí většího úsilí, jako jsou fáze, procesy, programy a portfolia.
Fáze
Projekty je možné naplánovat ve fázích, aby bylo možné spravovat několik projektů týkajících se stejného cíle společně. Například charitativní organizace má každý rok dobročinnou akci. Ke správě všech projektů přidružených k této funkci seskupí projekty do tří fází: Plánování, Den události a Následné. Každá fáze obsahuje více projektů.
|
Fáze |
Projekty |
Výstup fáze |
|
Plánování: |
|
Dokončený dokument plánu událostí |
|
Den události |
|
Událost se spouští podle plánu. |
|
Follow-Up |
|
Dokončený posmrtný dokument |
Procesy
Aktivity ve dvou různých projektech mohou být vzájemně propojeny a tvoří proces. Řekněme například, že máte dva projekty: jeden obsahuje aktivity potřebné k vytvoření systému lístku call centra a druhý projekt obsahuje aktivity potřebné k pronájmu a trénování pracovníků podpory pro call centrum.
|
Project 1 |
Project 2 |
|
Činnosti:
|
Činnosti:
|
|
Výstup: Systém lístků call centra |
Výstup: Pracovníci podpory call centra |
Kombinovaná sada aktivit ze dvou projektů tvoří proces pro nastavení call centra. Tento proces má výstup plně funkčního call centra.
|
Proces |
|
Aktivity projektu 1:
|
|
Aktivity projektu 2:
|
|
Výstup procesu: Plně funkční call centrum |
Programy
Program je skupina projektů, které se spravují společně, aby bylo možné co nejlépe využít jejich vzájemně související stav. Například stavební firma, která pracuje na novém dílčím dělení, spravuje každý dům v dílčím dělení jako samostatný projekt. Seskupením projektů do programu pro celé dílčí dělení může společnost snadno vidět průběh dílčího dělení jako celku a plánovat zavádění zdrojů třetích stran, jako jsou betonové nákladní vozy nebo zahradníci.
|
Aplikace |
Projekty |
|
Contoso Estates |
|
Portfolia
Někteří projektoví manažeři mohou pomocí portfolií spárovat projekty a programy s odpovídajícími strategickými obchodními cíli. Například společnost pro vývoj softwaru identifikovala tři strategické obchodní cíle: "Inovace v odvětví", "Vývoj zabezpečeného softwaru" a "Poskytování špičkové zákaznické podpory". Organizace pro každý z těchto cílů (inovace, zabezpečení a podpora) nastavuje portfolia a srovnává aktuální projekty a programy v rámci těchto portfolií.
|
Portfolio |
Projekty a programy |
|
Inovace |
|
|
Zabezpečení |
|
|
Podpora |
|
Výstup: dodávky vašeho projektu
Projekty, fáze a procesy vytvářejí nějaký druh výstupu, který se nazývá dodávka. Dodávka je obvykle nějaký druh hmatatelné položky, například dokument nebo dokončený produkt. Dodávky mohou být výrobky nebo zboží, ale mohou to být také výsledky nebo služby. Následující tabulka obsahuje některé příklady těchto typů dodávek.
|
Typ dodávky |
Popis |
Příklady |
|
Produkt |
Hmatatelná položka, která je výstupem projektu, fáze nebo procesu. Produkty mohou být samostatné dodávky nebo mohou být součástí větší dodávky. |
Dokument, softwarový program, dům |
|
Výsledek |
Výstup dokončeného projektu, fáze nebo procesu |
Revidovaný proces třídění chyb, nová organizační struktura, pokyny pro zelenou konstrukci |
|
Service (Služba) |
Výstup projektu, fáze nebo procesu, který organizaci umožňuje provádět obchodní funkci. |
Plně funkční call centrum, personální stůl na konferenci, radio dispečerská služba |
Jak se Microsoft Project vejde do vašeho systému řízení projektů?
Ještě vzdálenější systém řízení projektů odkazuje na integrovanou sadu procesů, technik, metod a nástrojů, které se používají pro plánování a sledování projektů. Microsoft Project je nástroj v rámci rozsáhlejšího systému řízení projektů. Projekty, označované také jako plány projektů, se ukládají jako samostatné soubory v rámci Project 2010 a lze je seskupit do většího úsilí, jako jsou fáze, procesy, programy a portfolia.
