Когато настройвате SharePoint в Microsoft 365 в Microsoft 365, вероятно имате документи и файлове, които искате да добавите към вашия екипен сайт. Ето някои начини, по които можете да добавяте различни видове съдържание към вашия сайт.
Забележка: За статия как да настроите OneDrive за работата или учебното заведение екипни сайтове, така че да можете да ги използвате заедно, вижте Настройване на място за съхранение и споделяне на файлове на Office 365.
В тази статия
Преди да започнете
Преди да започнете да премествате файлове, проверете колко място за съхранение имате за SharePoint в Microsoft 365 в Microsoft 365. За да намерите информация за ограниченията за място за SharePoint в Microsoft 365, вижте Ограничения на SharePoint.
Съвет: Важно е да запомните, че в Microsoft 365 ограниченията за съхранение за SharePoint в Microsoft 365 (вашия екипен сайт) се различават от ограниченията за място за съхранение за Exchange Online (за имейл акаунти). За повече информация относно ограниченията за място за съхранение на пощенски кутиивж. Получатели , в Microsoft 365 описания на услуги за Exchange Online.
Следващата стъпка е да анализирате съдържанието, което имате в момента. Това включва документи, изображения, формуляри и т.н.
Съвет: Във Файловия мениджър потърсете вашите съществуващи файлове по размер и по дата. Това може да ви помогне бързо да идентифицирате файловете, които са използвани наскоро или са много големи.
Помислете колко от съдържанието се използва редовно и дали искате да съхранявате всичко това в Microsoft 365. Точно както бихте го направили, когато се преместите в по-малка къща, целта е да решите какво ще се побере в новия сайт. Например ако вашата организация сега използва повече място за съхранение от ограничението Microsoft 365 за SharePoint в Microsoft 365, трябва да вземате решения, като например тези:
-
Какви файлове искате да преместите?
-
Искате ли да закупите повече място за съхранение?
-
Трябва ли да планирате да имате място за разрастване на вашия сайт? (Определено ще)
Ако вашата организация е голяма или сложна, помислете дали да не поканите експерт, който да ви помогне. Можете да намерите реномиран помощ в Microsoft Pinpoint. Pinpoint е бърз и лесен начин за фирмите по целия свят да намират сертифицирани експерти и професионални услуги на Microsoft
Създаване на папки, библиотеки и подсайтове
След като идентифицирате съдържанието, което искате да преместите, помислете как искате да го организирате. Може да искате да започнете, като качите файлове в библиотеката с документи във вашия екипен сайт. Добра идея е да организирате съдържанието, особено ако очаквате, че в крайна сметка ще имате много файлове. С разрастването на обема на съдържанието можете да създавате допълнителни библиотеки с документи, библиотеки с формуляри и библиотеки с картини, за да съхранявате това съдържание. Можете също да създавате подсайтове за различни видове документи или проекти.
За повече информация как да планирате структура, за да организирате съдържанието във вашия сайт, вижте Планиране на съдържанието за вашия екипен сайт.
Качване на документи, картини и файлове
За да качвате файлове, като например документи на Word, PDF файлове или JPG снимки, ги качете в библиотека или папка в библиотека.
Забележка: Максималният размер на файла за един файл, който може да бъде качен в SharePoint в Microsoft 365, в момента е 2 ГБ. Освен това можете да качвате само 100 или по-малко файлове едновременно.
Най-добрият начин да направите това зависи от броя на файловете. Първо отидете в библиотеката местоназначение и след това използвайте тази таблица, за да изберете метод:
|
Брой на файловете |
Метод на качване |
|---|---|
|
Един документ |
Изберете Нов документ > КАЧВАНЕ НА СЪЩЕСТВУВАЩФАЙЛ и след това намерете файла на компютъра си. |
|
Много документи и папки |
Изберете бутона Отвори с Explorer в раздела Библиотека на лентата. След това плъзнете и пуснете файловете с помощта на файловия мениджър. |
За повече информация вижте Качване, създаване или изтриване на файлове в библиотека.
Забележка: Има определени типове файлове, които не могат да бъдат качени в библиотека. За списък на тези вж. статията Типове файлове, които не могат да бъдат добавени към списък или библиотека.
Обмислете създаването SharePoint списъци за контакти, календари и електронни таблици
Всяка фирма има данни в много формуляри, като например календари, задачи и електронни таблици. За този тип данни можете да преместите или конвертирате това съдържание в списък на вашия сайт. Можете например да конвертирате своя списък с бизнес контакти в списък с контакти. Освен това често можете да конвертирате календари в SharePoint календар, който е специален вид списък.
-
За да научите как да създадете календар на група в SharePoint в Microsoft 365, гледайте това видео: Видео: Създаване на ваш собствен календар.
Ако сега използвате електронни таблици на Microsoft Excel, за да проследявате информация, можете да качите тези електронни таблици директно в библиотека с документи в SharePoint в Microsoft 365. Или можете да импортирате електронна таблица като SharePoint списъци. Тъй като много хора могат да актуализират списък едновременно, списъците с SharePoint помагат за насърчаване на сътрудничеството. Можете да създадете различни изгледи на списъци, за да изложите точно информацията, която искате.
-
За да научите повече за работата със списъци, вижте Обучение: Създаване и настройване на списък.
Помислете SharePoint решения за обикновени бизнес нужди
Друг начин за преместване на съдържание е да използвате SharePoint решение за по-добро управление на съществуваща задача. Например повечето организации искат да заснемат и споделят ежедневното познаване на хората, които работят там. Wiki на вашия сайт може да е чудесно за точно този вид споделяне.
Тази таблица описва SharePoint, които могат да ви помогнат да управлявате бизнес процесите.
|
Бизнес процес |
Описание |
|---|---|
|
Използване на wiki за споделяне на знанията на екипа и съвместна работа |
Wikis са специални сайтове, където общност от потребители създава и поддържа информация. Wikis могат да бъдат чудесен инструмент за заснемане и споделяне на информация за процеса или обща справочни информация, която е важна за вашата работа. |
|
Преместване на планирането на ресурси в SharePoint календари на групи |
Календарът на групата може да бъде добър начин за планиране на общи ресурси, като конферентни зали, аудиовизуално оборудване и т.н. Тъй като календарът на група живее в SharePoint в Microsoft 365 сайт, всеки от екипа ви може лесно да го преглежда SharePoint или в Outlook.
|
|
Конвертиране на програми за бази данни в приложение на Access |
Можете да използвате Microsoft Access 2013, за да проектирате и публикувате база данни, а след това да създадете приложение на Access, за да използвате базата данни във вашия екипен сайт. |
|
Автоматизиране на бизнес процеси с работни потоци |
Работните потоци автоматизират и проследяват основните задачи в бизнес процес. Те са чудесни за задачи, като например процеси на одобрение или събиране на обратна връзка. |
Помогнете на потребителите на сайта да намират вашето съдържание
След като преместите документите и файловете си до вашия екипен сайт, кажете на другите потребители на сайта за това. Можете да предложите няколко различни начина, които те могат да използват за намиране на съдържание в сайта.
Тази таблица описва различни методи, които можете да използвате.
|
Метод |
Описание |
|---|---|
|
Използване на търсенето за намиране на съдържание |
Най-лесният начин да намерите съдържание в SharePoint в Microsoft 365 сайт е да използвате функцията за търсене.
|
|
Конфигуриране на изгледи в списъци и библиотеки, за да направите съдържанието откриваемо |
Можете да изберете елементите, които се показват в изглед. Например в един изглед може да покажете заглавието и автора. В друг изглед може да искате да покажете само елементите, които са добавени след определена дата. |
|
Персонализиране на навигацията в сайта |
Можете да персонализирате навигацията за вашия екипен сайт, за да улесните намирането на съдържание от потребителите на сайта. |
|
Търсене в онлайн съдържание, когато сте офлайн |
Можете да използвате OneDrive за работата или учебното заведение Outlook, за да търсите съдържание, което е в SharePoint в Microsoft 365 сайт, когато сте офлайн |
|
Проследяване на актуализациите на съдържанието |
За да научите повече за начините, по които можете да помогнете на потребителите на сайта лесно да намират съдържание, вижте статията Ръководство за планиране Планирайте съдържанието за вашите екипни сайтове.
Оставете ни коментар
Беше ли полезна тази статия? Ако е така, кажете ни в края на тази страница. Ако не е била полезна, ни напишете какво е било объркващо или е липсвало. Ще използваме вашата обратна връзка, за да проверим внимателно фактите, да добавим информация и да актуализираме тази статия.
