Какво е екип в Microsoft Teams?
Ръководство за продуктивност, пълен с съвети и трикове за използване на Microsoft Teams, от хора, които създават и използват Teams на работното си място, всеки ден.
Първото нещо, което питат някои хора за Teams, е "Какво е отбор?" С най-прости думи екип е група от хора, които работят заедно, за да свършат някаква работата: екип по продажби, който работи заедно, за да продаде нещо – строителен екип, който работи заедно, за да изгради нещо, екип за проучване, който работи заедно, за да тества нещо.
Тук в Teams сме склонни да създаваме екипи, които се фокусират върху едно от следните две неща: типа работа, която извършваме, или проектите, по които работим.
Списък на екипите от проектант, който работи на събрания.
Например целият ни екип от проектанти е част от голям екип на име Teams Design. Това е мястото, където говорим за стандартни модели на проектиране, визуални указания, стилове на илюстрация – дизайн, който се нуждае от кръстосани екипи – както и неща като специфични обучения и мероприятия за дизайна. Всеки човек в проектантския екип също е член на екипа за функциите, по които работи. Например Обаждания/Събрания/Устройства е отбор, в който проектанти, програмни мениджъри, софтуерни инженери, продуктови търговци и други се обединяват за съвместна работа по разговори, събрания и устройства.
Така че повечето от нас са в няколко различни екипа. Нашата работа се върти около съвместната работа с тези групи от хора. Всъщност това е начинът, по който винаги сме си вършили работата, когато сме на работа. Teams просто ни помагат да го правим по-добре.
Тук в Teams създаваме екипи, които акцентират върху едно от следните две неща: типа работа, която изпълняваме, или проектите, по които работим.
Има и други начини за организиране на вашите екипи. Видяхме групи за консултиране да създават екип за всеки клиент, а ръководителите на проекти да създават екипи за всеки проект. Подобно на нас, те виждат отражение на работата си, когато влизат в Teams. Прочетете за някои от нашите съвети за екипите.
1. Няма "правилен брой" за отбора.
Ако попитате около нашия офис, ще намерите някои хора в четири отбора, а някои в 40 (което е много, дори и за нас – определено не е нормално). Няма правилен брой отбори за членуване. Но открихме, че има златна среда. Повечето от нас активно участват само в 5 – 10 от тях в даден момент.
Както казахме по-рано, всички ние сме в някои големи, широки екипи (например дизайн на Teams или наш общ екип за целия продукт – Microsoft Teams). И всички сме с няколко по-малки, по-целенасочени екипа. Всеки тип екип обслужва предназначението си. По-големите екипи са начините за поддържане на връзка с големите неща: съобщения, ориентири, мероприятия за отбора. По-малките екипи са мястото, където получаваме всекидневната работа по проучване, правене, подобряване, маркетинг и продажба на Teams.
Типовете екипи, които вашата организация създава, ще бъдат отражение на типа работа, която се извършва от вашата организация, на ролите, които имате, на начина, по който организирате проектите, както и на вашата работна култура. Teams са гъвкави.
Когато се присъединявате към Teams, е възможно вече да сте част от някои екипи. Това е чудесно! Това означава, че някой ви е добавил към тях и можете да се потопите направо в тях. Ако искате други екипи да бъдат част от или трябва да създадете свой собствен, отидете в долната част на списъка с екипи и изберете 
2. Бъдете внимателни, когато назовавате нов отбор.
Независимо дали сте в няколко екипа, или много – обмисленото, описателно име е важно. Доброто име на отбора води бързо хората до правилното място, докато неясното име създава объркване. Дори по-лошо, това може да означава, че вашият екип не се използва.
Тъй като разполагаме с много екипи в нашия свят, едно от първите неща, които правим, е да разгледаме кои екипи вече съществуват. По този начин избягваме дублирането на име или създаваме такова, което е толкова подобно, че хората не знаят кой отбор да използват. (Имената на екипите, които са много сходни, са ключа, че това, което наистина ви трябва, може да е отделен екип с няколко различни канала.)
Когато именуваме екипи, често включваме едно или няколко от следните неща:
-
Име или описание на проект ("Teams @ Ignite 2019")
-
Последователно ("v1", "v2" и т. н.)
-
Дата ("Q3 планиране")
Видяхме, че клиентите използват всички горепосочени неща, както и неща като:
-
Име на клиент
-
Номер на дело
-
Код за фактуриране
Освен това се опитваме да включим екипен образ – понякога забавен, понякога сериозен – като визуална забележителност, за да помогне на хората да разпознават този екип в списъка си. Подобно на имената, ние се опитваме да ги различим, така че никой не разполага с цял списък с екипи, пълен с Осморози (колкото и да си мислим, че е възхитително).
3. Пренареждане на вашите екипи, за да имат смисъл за вас.
Teams поръчват вашите екипи на базата на това, което знаят за вашата връзка с тях, като например кога са добавени и колко често ги използвате. Повечето от нас обичаме да правим и малко промени – например поставяме нашите най-високи приоритетни и най-активни екипи в горния край на списъка, като избираме и плъзгаме екипите в ред, който ни харесва.
Освен това преместваме екипи, които не използваме, които често са извън полезрението, като изберем екипа и след това го Скриваме. Това може да са екипи, които имат полезна информация, но която трябва да проверяваме през няколко дни или седмици. Те все още са лесни за достигане. Просто отидете в долния край на списъка с екипи и изберете Скрити екипи.
Ако не сме използвали някой екип от известно време, екипа ще се опита да ни помогне, като ни информира, че е скрит. Това просто поставя неактивния екип в списъка на Скритите екипи, заедно с всички други, които сме скрили. Ако някога искате да изведете екип от скривалището, просто изберете екипа и след това изберете Покажи.
Не сте сигурни как да организирате екипите си? Гледайте това видео, за да започнете.
4. Премахнете екипи, от които повече не се нуждаете.
Част от цикъла на живота на нещата в екипите е да се премахват екипи, които са изпълнили задачата си. Когато сме готови с активно използване на екип за определен проект, събитие или зона с функции, ние го Архивираме.
Архивирането не е просто скриване на екипа. Екипите се поставят в специално неактивно състояние. Всичко все още е на разположение, за да търсим и да преглеждаме, но не можем да правим неща като да отговаряме на съобщения. Архивирането премества екипите извън пътя ни, но ги и запазва достъпни за нас. И собствениците на екипи могат да ги върнат, ако ни потрябват. Научете как да направите това в Архивиране или възстановяване на екип.
Какво следва: Разкриване на мистерията около каналите
Сродни теми
Създаване на екип от самото начало
Създаване на екип от съществуващ екип
Нуждаете ли се от още помощ?
Искате ли още опции?
Разгледайте ползите от абонамента, прегледайте курсовете за обучение, научете как да защитите устройството си и още.
Общностите ви помагат да задавате и отговаряте на въпроси, да давате обратна връзка и да получавате информация от експерти с богати знания.
