|
|
توفر لك مخططات جانت طريقة عرض واحدة لمجريات الأمور في المشروع. ولكن يمكنك الحصول على ملاحظات هامة حول كل نواحي الجدول باستخدام طرق عرض Project. إن اختيار طريقة العرض المناسبة للجدول تُعد الخطوة الأولى الكبيرة نحو إبقاء مشروعك على المسار الصحيح. للاطلاع على المزيد من المقالات في سلسلة الدلائل الإرشادية لإدارة المشاريع، راجع خريطة طريق المشروع. |
تلميحات حول إدارة المشروع قبل البدء . . .
-
هل تريد معرفة المهام الأكثر أهمية في جدولك الزمني؟ جميع المهام مهمة في جدولك الزمني. ولكن بعض المهام لها تأثير أكبر على تاريخ انتهاء الجدول الخاص بك من غيرها. في نطق إدارة المشروع، هذه مهام هامة. انظر إلى هذه أولا لإصلاح المشكلات في جدولك الزمني.
-
هل تريد إلقاء نظرة على كيفية ارتباط المهام ببعضها البعض؟ يعد مخطط جانت طريقة واحدة فقط لمعرفة كيفية ارتباط المهام ببعضها البعض. ولكن لا تخف من استخدام وجهات النظر الأخرى. يستكشف الرسم التخطيطي للشبكة علاقات مهام أكثر تعقيدا. يعرض التقويم المهام بتنسيق تقويم شهري مألوف. يوضح Timelime أين تقع المراحل الرئيسية في جدولك الزمني.
-
هل تريد أن ترى كيف حال شعبك؟ لإلقاء نظرة أكثر تقريبا على الجدول الزمني الخاص بك، تعرف على طريقة عرض استخدام الموارد أو استخدم طريقة عرض مخطط الفريق لإلقاء نظرة على المهام من منظور من يعمل عليها.
-
هل تريد عرض مشروعك على مدير تنفيذي؟ في كثير من الحالات، يعد إرسال نسخة من جدولك التنفيذي هو النهج الخطأ. يريد المديرون التنفيذيون وأصحاب المصلحة الآخرون تفاصيل عالية المستوى كافية لفهم الصحة العامة لمشروعك. لحسن الحظ، يحتوي Project على مجموعة جديدة تماما من التقارير المرئية التي تلتقط القدر المناسب من التفاصيل في الرسوم البيانية والمخططات - وبجهد قليل من جانبك.
-
هل تريد عرض معلومات التكلفة والميزانية؟ يمكن أن يمنحك Project عرضا عاما للتكاليف أو تقريرا متطورا بالقيمة المكتسبة. أو يمكنك دائما التصدير إلى Excel عندما تحتاج إلى تحليل معقد لمعلومات التكلفة.
-
هل بدأت التخطيط لمشروعك في وقت مبكر ولا تريد بعد عرض مشروعك باستخدام Microsoft Project؟ إذا بدأت عملية التخطيط لمشروعك في وقت مبكر، فقد لا تحتاج إلى استخدام Project إطلاقاً. ربما لديك قائمة بسيطة على موقع SharePoint أو في Excel أو على محرمة ورقية. وقد ترغب في مشاركة تلك الأفكار مع أشخاص آخرين قبل بدء استخدام Project وتحديد جدول.
الخطوة 1: البحث عن طريقة العرض المناسبة
|
الأهم أولاً — إنك تحتاج إلى البحث عن طريقة العرض المناسبة للغرض المناسب. على سبيل المثال، من المستحسن الاطلاع على معلومات الفريق في طريقة عرض "مخطط الفريق" أو طريقة عرض "استخدام الموارد"، وليس في مخطط جانت حيث تظهر معلومات المهام. |
|
|
إن مراقبة التغيير الذي يطرأ على أشرطة جانت نتيجة التقدم الذي يحصل على صعيد العمل يُعد الطريقة الأبسط لعرض التقدم. |
|
|
يساعدك الخط الزمني على إعداد تقرير حول "المنظور العام" للمشروع. فهو يوفر لك لقطة للمهام الأساسية والأحداث الرئيسية للاجتماعات الخاصة بحالة المهام. فما عليك سوى وضع هذا الخط الزمني في شريحة PowerPoint أو طباعته أو إرساله بالبريد الإلكتروني إلى رئيسك كتقرير فوري. |
|
|
عندما تصبح المشاريع بالغة التعقيدات، بإمكان مخطط الشبكة الذي يتضمّن علاقات المهمة أن يساعدك على فرز العديد من الأجزاء المرتبطة في الجدول. تعرض مخططات الشبكة طريقة عرض كلاسيكية لمعلومات المشروع تتضمّن مربعات وخطوطاً مرتبطة. |
|
|
القيمة المكتسبة هي ميزة تتبع وإعداد ميزانية قوية في Project، وهي ليست معقدة بشكل خاص. تساعدك القيمة المكتسبة على الإجابة عن أسئلة مثل" النظر إلى مقدار العمل المنجز حتى الآن في هذا المشروع، كم من المال كان من المفترض أن ننفقه؟" أو "هل سننتهي في الوقت المحدد؟" |
|
|
يمكنك إنشاء تقارير رسومية ملفتة للنظر وتخصيصها لأي نوع تريده من معلومات المشروع. وإذا لم يعجبك التقرير، فيمكنك تخصيصه خلال ثوانٍ معدودة. |
|
|
في المشاريع المعقدة، قد يبدو الشريط الجانبي في مخطط جانت مكتظاً بالعناصر بسبب الأشرطة المتعددة الألوان وأسطر الارتباطات المبعثرة في كل مكان. لترتيب هذه العناصر بشكل مرئي، يمكنك إظهار مسار مهمة يميّز المهام السابقة والمهام اللاحقة لمهمة واحدة. |
|
|
يمكنك طباعة طرق عرض Project من الطابعة على مكتبك أو على راسمة ضخمة لتعليقها في الرواق أو على طاولة الرسم. |
الخطوة 2: تحسين طريقة العرض
|
يمكنك إضافة أعمدة إلى طريقة عرض المشروع للاطلاع على مزيد من المعلومات حول مهمة. كما يمكنك إخفاء عمود لحماية أي معلومات حساسة. |
|
|
يمكنك ضبط مقياس الوقت لعرض وحدات زمنية أصغر أو أكبر، بدءاً من الساعات وصولاً إلى السنوات. على سبيل المثال، قد تريد عرض الوقت في السنوات المالية، وليس سنوات التقويم، أو قد تريد عرض أشرطة جانت عبر الأشهر وليس الأيام. |
|
|
عند وجود عدد كبير من المهام في مشروعك، حاول تجميع المهام في فئات لكي تتمكّن من الحصول على نظرة أوضح. توفر لك عملية التجميع الكثير من خيارات الفرز، مثل الأولوية أو نوع القيد أو حالة الاكتمال. |
|
|
في بعض الأحيان، قد تكون رؤية طريقتي عرض أفضل من رؤية واحدة. على سبيل المثال، مع وجود مخطط جانت في طريقة عرض علوية، يمكنك التنقل لأسفل للاطلاع على تفاصيل تتعلق بمهمة معينة باستخدام طريقة عرض سفلية. يتعلّم مدراء المشاريع من ذوي المهارات كيفية استخدام طرق العرض المقسّمة لتسريع عملهم في مجال الإدارة اليومية للمشروع. |
|
|
في معظم الأوقات، ستشاهد المهام بالترتيب الزمني. ولكن مع نمو المشروع، قد تجد أنه من الأسهل تنظيم المهام أبجدياً حسب الحالة أو المورد. |
|
|
لست بحاجة دائماً إلى النظر إلى معلومات المشروع بالتنسيق الزمني العادي. يمكنك تقسيمها بالطريقة التي تريدها. |
|
|
يمكنك تحريك المهام إلى مستوى أدنى وأعلى لإظهار التسلسل الهيكلي أو كيفية ارتباط المهام في المراحل والمراحل الفرعية. |
|
|
إنك لا تريد لطرق العرض المخصصة التي أنشأتها أن تذهب هدراً. يمكنك مشاركة طرق العرض هذه مع أشخاص آخرين أو حفظها كقوالب لاستخدامها في مشاريع مستقبلية. |
الخطوة 3: استخدام برنامج آخر لعرض بيانات المشروع
|
إذا كنت تريد مزامنة مشاريعك مع قائمة مهام SharePoint، بدون استخدام Project Server، فيمكنك إجراء ذلك. بإمكان Project Professional أن يساعدك على إعداد قائمة مهام SharePoint تتزامن مع مشروعك. يستطيع أعضاء الفريق عرض الجدول وتحديث عملهم في SharePoint، وستشاهد التغييرات في Project. |
|
|
عندما تحوّل خطة مشروعك إلى مستند PDF أو XPS، ستتمكّن من مشاركته مع أي شخص لديه كمبيوتر، حتى لو لم يقم بتثبيت برنامج Project عليه. |
|
|
إذا كان لديك مشروع معقد بدأته في Excel أو قاعدة بيانات، ولديك قلق بشأن الصعوبات التي قد تعترض البيانات عند نقل المشروع إلى Microsoft Project، فاستخدم معالج استيراد. بإمكان هذا المعالج التعامل مع عمليات استيراد المشاريع الأكثر صعوبة. |
|
|
يدعم Project تصدير معلومات المشروع إلى Excel وVisio وPDF وعدد من التنسيقات الأخرى الشائعة. |
العودة إلى خريطة طريق المشروع
