|
|
إذا كنت تخطط لتعقب معلومات التكلفة، فقد وصلت إلى المكان الصحيح. تعرف على كيفية ومكان إدخال تفاصيل التكلفة المختلفة حتى تتمكن من عرض التكاليف الإجمالية وتحليلها من وقت لآخر مع تقدم مشروعك. معرفة أين تذهب أموالك سوف تساعدك على اتخاذ قرارات أفضل لإكمال مشروعك في حدود الميزانية. |
تلميحات إدارة التكلفة قبل البدء
هذه المقالة هي واحدة من العديد من أهداف إدارة المشاريع على خريطة طريق إدارة المشاريع.
-
تقدير تكاليف المشروعيمكن أن تكون مخازن التكلفة للمشاريع المشابهة للمشروع الذي تخطط له مفيدة عند البدء. يساعد على منع الأخطاء المكلفة. إذا كان لدى مؤسستك خبراء في Project Management Office (PMO)، فيمكنك أيضا مناقشة خطط التكلفة والميزانية معهم، أو اطلب من أحد أعضاء الفريق ذوي الخبرة والمعرفة مراجعة تقديرات تكلفة المهام والموارد. تقديرات التكلفة صعبة - تتبع المؤسسات الأكبر إرشادات مكتب إدارة المشاريع أو توظف مقدرين محترفين للتكلفة.
-
معرفة أنواع التكاليف الموجودة في Project تأتي معظم تكاليف المشروع من موارد العمل - الأشخاص الذين يعملون على المهام المعينة أو المواد والمعدات اللازمة لإكمال المشروع. تستند تكاليف الموارد عادة إلى معدلات الدفع بالساعة أو أسعار الوحدة، ولكن يمكن أن تكون أيضا تكاليف لمرة واحدة مثل رسوم الاستشاريين أو تكاليف الموردين أو تكاليف السفر. عادة ما يتم إدخال التكاليف غير المرتبطة بالموارد كتكاليف ثابتة لمهام معينة أو المشروع بأكمله.
-
إدخال التكاليف يتم إدخال تكاليف الموارد في طريقة عرض ورقة الموارد للعمال بالساعة أو العمال بأجر أو المقاولين أو تكاليف المواد أو تكاليف الموارد الأخرى لمرة واحدة، مثل تكلفة التأمين أو السندات. يتم إدخال تكاليف المهمة في جدول تكلفة يمكنك إضافته إلى أي ورقة مهام.
-
الحصول على إجماليات التكلفة يحسب Project إجماليات التكلفة لأي تكاليف تدخلها حتى تتمكن من معرفة كيفية رفع تكلفة المشروع بسرعة. شارك معلومات التكلفة هذه مع المساهمين في المشروع، الذين قد يبحثون عنها.
-
تعيين ميزانيتك عندما تكون إجماليات التكلفة مشابهة للميزانية التي وضعتها أنت وأصحاب المصلحة في الاعتبار للمشروع، فإن حفظ خط الأساس يحدد إجماليات التكلفة هذه كميزانية لمشروعك. عادة ما تقوم بذلك بعد إدخال جميع المعلومات التي يحتاجها مشروعك، وقبل بدء أي عمل. مطلوب ميزانية أساسية إذا كنت تخطط لتعقب التكاليف وإدارتها، خاصة إذا كنت ستقوم بأي تحليل للقيمة المكتسبة لتحليل تباينات التكلفة في جميع أنحاء مشروعك. لمزيد من المعلومات، راجع تعيين أساس وحفظه.
-
إجراء تحليل التكاليف تصدير بيانات التكلفة إلى Excel لتحليل البيانات بشكل متعمق، باستخدام جداول PivotTable ومخططات Excel وميزات أخرى مثل التنسيق الشرطي وخطوط المؤشرات (كما هو موضح في الصورة التالية).
إدخال التكاليف في مشروعك
|
أولا ، تبدأ بإدخال أسعار الدفع للأشخاص الذين سيقومون بالعمل ومعدلات الوحدة للمواد التي ستحتاجها لإكمال مشروعك. ثم ستدخل تكاليف الموارد "الثابتة" للمعدات، إلى جانب أي تكاليف موارد لمرة واحدة تريد تعقبها في مشروعك. يقوم Project تلقائيا بحساب التكاليف الفعلية استنادا إلى العمل الفعلي المتراكم أو المواد المستهلكة في المهام، ولكن إذا لزم الأمر، يمكنك إدخال التكاليف الفعلية على أي مهام معينة تم إكمالها. |
|
|
بعد إدخال تكاليف الموارد أو المهام أو كليهما، افحص إجماليات التكلفة لمعرفة ما إذا كانت بحاجة إلى تعديل لتحقيق هدفك للتكاليف. |
|
|
في مرحلة ما، ستحتاج إلى الإبلاغ عن معلومات تكلفة المشروع إلى أشخاص آخرين في مؤسستك. استخدم تقرير تكلفة محدد مسبقا، مثل التدفق النقدي أو تقرير القيمة المكتسبة، أو قم بعرض بيانات التكلفة على الفور في تقرير مرئي، مثل Excel PivotChart أو Visio PivotDiagram. |
إدارة تكاليف المشروع
|
بعد إدخال تقديرات التكلفة، احفظها بخطتك الأساسية لإنشاء ميزانيتك. يتيح لك هذا مقارنة التكاليف المخطط لها بالتكاليف الفعلية التي يتحملها مشروعك أثناء تقدمه، ويتنبأ بما إذا كانت تكاليف مشروعك ستبقى ضمن الميزانية أم لا. |
|
|
راقب كيفية تقدم العمل على المهام وكيفية إضافة التكاليف الفعلية لتحديد ما إذا كان مشروعك سيبقى ضمن الميزانية أو معرضا لخطر تجاوز الميزانية. |
|
|
قم بإجراء تحليل القيمة المكتسبة في أي وقت أثناء المشروع لمعرفة ما إذا كانت الأموال التي تم إنفاقها حتى الآن تتماشى مع العمل الذي تم إنجازه، وتتطابق مع التكاليف الأساسية التي قمت بتعيينها للمهام والموارد والتعيينات. |
