تصدير بيانات إلى Excel

في هذه المقالة

• تصدير البيانات إلى Excel: الأساسيات

• التحضير لعملية التصدير

• تشغيل عملية التصدير

• ما الذي يجب معرفته أيضاً حول التصدير؟

• استكشاف القيم المفقودة وغير الصحيحة وتصحيحها

تصدير بيانات إلى Excel: الأساسيات

عند تصدير بيانات إلى Excel، يقوم Access بإنشاء نسخة من البيانات المحددة، ثم تخزين البيانات المُنسوخة في ملف يمكن فتحه في Excel. وإذا قمت بنسخ بيانات من Access إلى Excel بشكلٍ متكرر، فبإمكانك حفظ تفاصيل عملية التصدير لاستخدامها في المستقبل، حتى أنه يمكنك جدولة عملية التصدير بحيث يتم تشغيلها تلقائياً في فواصل زمنية معينة.

التحضير لعملية التصدير

قبل تنفيذ إجراء التصدير، يُفضل مراجعة البيانات التي تريد تصديرها للتأكد من أنها لا تحتوي على أية مؤشرات أخطاء أو قيم أخطاء. إذا تم العثور على أية أخطاء، فحاول حلها قبل تصدير البيانات إلى Excel. وإلا، فمن الممكن أن تحدث مشاكل أثناء عملية التصدير، وقد يتم إدراج قيم خالية في الخلايا بورقة عمل Excel. لمزيد من المعلومات حول المشاكل التي يمكن أن تحدث عند التصدير إلى Excel، راجع المقطع استكشاف القيم المفقودة وغير الصحيحة وتصحيحها.

إذا كان العنصر المصدر عبارة عن جدول أو استعلام، فحدد ما إذا كنت ترغب في تصدير البيانات بتنسيقها أم بدونه. يؤثر هذا القرار على جانبين من المصنف الناتج  — كمية البيانات التي يتم تصديرها وتنسيق عرض البيانات. يصف الجدول التالي نتيجة تصدير البيانات المنسقة وغير المنسقة.

اختر المصنف الوجهة وتنسيق الملف. لاحظ أنه يمكن تصدير التقارير بتنسيق الملف الأقدم ‎*.xls فقط، وليس بتنسيق الملف الأحدث ‎*.xlsx.

أثناء عملية التصدير، يطالبك Access بتعيين اسم المصنف الوجهة. يلخص الجدول التالي متى يتم إنشاء مصنف (إذا لم يكن موجوداً بالفعل) ومتى تتم الكتابة فوقه (إذا كان موجوداً بالفعل).

تتم دوماً إضافة البيانات في ورقة عمل جديدة. ولا يمكنك إلحاق البيانات بأية ورقة عمل موجودة أو أي نطاق مسمى موجود.

أعلى الصفحة

تشغيل عملية التصدير

1. إذا كان المصنف الوجهة مفتوحاً في Excel، فقم بإغلاقه قبل المتابعة.

2. حدد العنصر الذي تريد تصديره في "جزء التنقل" بقاعدة البيانات المصدر.

   تصدير جزء من البيانات فقط

   إذا كان العنصر عبارة عن جدول أو استعلام أو نموذج وكنت ترغب في تصدير جزء من البيانات فقط، فافتح العنصر في طريقة عرض "ورقة البيانات" وحدد السجلات التي تريدها.

   لفتح نموذج في طريقة عرض "ورقة البيانات":    

   1. انقر نقراً مزدوجاً فوق النموذج لفتحه.

   2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق النموذج، ثم انقر فوق طريقة عرض ورقة البيانات. في حالة عدم توفر هذا الخيار:

      1. انقر فوق طريقة عرض التصميم.

      2. اضغط على F4 لعرض جزء مهام "ورقة الخصائص".

      3. حدد نموذج من القائمة المنسدلة الموجودة في أعلى "ورقة الخصائص".

      4. ضمن علامة التبويب "تنسيق" في "ورقة الخصائص"، قم بتعيين الخاصية السماح بطريقة عرض ورقة بيانات إلى نعم.

      5. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة طرق عرض، انقر فوق طريقة عرض ورقة البيانات.

         ملاحظة:  لا يمكنك تصدير جزء من تقرير. ومع ذلك، تستطيع تحديد الجدول أو الاستعلام الذي يستند إليه التقرير أو فتحه، ثم القيام بتصدير جزء من البيانات الموجودة في ذلك العنصر.

3. على علامة التبويب بيانات خارجية، ضمن المجموعة تصدير، انقر فوق Excel.

4. راجع اسم الملف المُقترح لمصنف Excel (يستخدم Access اسم العنصر المصدر) في مربع الحوار تصدير ـ جدول بيانات Excel. ويمكنك، إذا أردت، تعديل اسم الملف.

5. حدد تنسيق الملف الذي تريده في المربع تنسيق الملف.

6. إذا كنت تقوم بتصدير جدول أو استعلام وتريد تصدير بيانات منسقة، فحدد تصدير البيانات مع التنسيق والتخطيط. لمزيد من المعلومات، راجع المقطع التحضير لعملية التصدير.

   ملاحظة:  إذا كنت تقوم بتصدير نموذج أو تقرير، فسيكون هذا الخيار محدداً بشكلٍ دائم إلا أنه غير متوفر (يبدو باهتاً).

7. لعرض مصنف Excel الوجهة بعد إكمال عملية التصدير، حدد خانة الاختيار فتح الملف الوجهة بعد إكمال عملية التصدير.

   إذا كان العنصر المصدر مفتوحاً وقمت بتحديد سجل واحد أو أكثر في طريقة العرض قبل بدء تشغيل عملية التصدير، فبإمكانك تحديد تصدير السجلات المحددة فقط. ولتصدير جميع السجلات المعروضة في طريقة العرض، اترك خانة الاختيار هذه دون تحديد.

   ملاحظة:  تظل خانة الاختيار هذه غير متوفرة (باهتة) إذا لم يتم تحديد أية سجلات.

8. انقر فوق موافق.

   إذا فشلت عملية التصدير بسبب خطأ ما، فسيعرض Access رسالة توضح سبب الخطأ. وإلا، فيقوم Access بتصدير البيانات، وفتح المصنف الوجهة في Excel، استناداً إلى التحديد الذي أجريته في الخطوة 7. بعد ذلك، يعرض Access مربع حوار يمكنك فيه إنشاء مواصفة تستخدم التفاصيل من عملية التصدير.

أعلى الصفحة

ما الذي يجب معرفته أيضاً حول التصدير؟

• للحصول على معلومات حول كيفية حفظ تفاصيل التصدير في مواصفة يمكنك إعادة استخدامها في وقت لاحق، راجع المقالة حفظ تفاصيل عملية استيراد أو تصدير كمواصفة.

• للحصول على معلومات حول كيفية تشغيل مواصفات التصدير المحفوظة، راجع المقالة تشغيل عملية استيراد أو تصدير محفوظة.

• للحصول على معلومات حول كيفية جدولة المواصفات ليتم تشغيلها في أوقات معينة، راجع المقالة جدولة عملية استيراد أو تصدير.

• للحصول على معلومات حول كيفية تغيير اسم مواصفة أو حذف مواصفات أو تحديث أسماء الملفات المصدر في المواصفات، راجع المقالة إدارة مهام البيانات.

أعلى الصفحة

استكشاف القيم المفقودة وغير الصحيحة وتصحيحها

يشرح الجدول التالي طرقاً متنوعةً لاستكشاف الأخطاء الشائعة وإصلاحها.

أعلى الصفحة