استيراد بيانات من مصنف Excel أو إنشاء ارتباط بها

وحدات سيناريو شائعة لاستيراد بيانات من Excel إلى Access

• أنت تستخدم Excel منذ وقت طويل، ولكنك تريد استخدام Access من الآن فصاعداً للعمل على هذه البيانات. إنك تريد نقل البيانات الموجودة في أوراق عمل Excel إلى قاعدة بيانات جديدة واحدة أو أكثر في Access.

• يستخدم قسمك أو مجموعة عملك برنامج Access، لكنك تستلم أحياناً بيانات بتنسيق Excel يجب دمجها مع قواعد بيانات Access. إنك تريد استيراد أوراق عمل Excel هذه إلى قاعدة البيانات عند استلامها.

• إنك تستخدم Access لإدارة البيانات، ولكن التقارير الأسبوعية التي تتلقاها من الأشخاص الآخرين في فريق العمل تكون في مصنفات Excel. إنك تريد تنظيم عملية الاستيراد لضمان استيراد البيانات إلى قاعدة بياناتك أسبوعياً في وقت معين.

إذا كانت هذا المرة الأولى التي تستورد فيها بيانات من Excel

• لا يوجد أسلوب لحفظ مصنف Excel كقاعدة بيانات Access. لا يوفر Excel وظائف لإنشاء قاعدة بيانات Access من بيانات Excel.

• عند فتح مصنف Excel في Access (في مربع الحوار فتح ملف، قم بتغيير مربع القائمة أنواع الملفات إلى Microsoft Office Excel Files وحدد الملف الذي تريده)، ينشئ Access ارتباطاً إلى المصنف بدلاً من استيراد بياناته. ثمة اختلاف أساسي بين إنشاء ارتباط بمصنف من جهة واستيراد ورقة عمل إلى قاعدة بيانات من جهة أخرى. لمزيد من المعلومات حول إنشاء ارتباط، راجع إنشاء ارتباط إلى بيانات في Excel، لاحقاً في هذه المقالة.

إعداد ورقة العمل

1. حدد موقع الملف المصدر وحدد ورقة العمل التي تحتوي على البيانات المراد استيرادها إلى Access. إذا أردت استيراد جزء من ورقة العمل فقط، فيمكنك تعريف نطاق مسمى يحتوي فقط على الخلايا التي تريد استيرادها.
   
   تعريف نطاق مسمى (اختياري)   

   1. انتقل إلى Excel وافتح ورقة العمل التي تريد استيرادها.

   2. حدد نطاق الخلايا التي تحتوي على البيانات المراد استيرادها.

   3. انقر بزر الماوس الأيمن داخل النطاق المحدد، ثم انقر فوق تسمية نطاق أو تعريف اسم.

   4. في مربع الحوار اسم جديد، حدد اسماً للنطاق في مربع الاسم وانقر فوق موافق.

      تذكر أنه يمكنك استيراد ورقة عمل واحدة فقط في كل مرة أثناء تنفيذ عملية استيراد. لاستيراد بيانات من أوراق عمل متعددة، كرر عملية الاستيراد لكل ورقة عمل.

2. راجع البيانات المصدر واتخذ الإجراءات اللازمة كما هي مبينة في هذا الجدول.

   العنصر	الوصف
   عدد الأعمدة	لا يمكن أن يتعدى عدد الأعمدة المصدر المراد استيرادها 225 عموداً لأن Access لا يدعم أكثر من 225 حقلاً لكل جدول.
   تخطي الأعمدة والصفوف	من المستحسن أن تحتوي ورقة العمل أو النطاق المسمى المصدر على الصفوف والأعمدة التي تريد استيرادها فقط. الصفوف    لا يمكنك تصفية الصفوف أو تخطيها أثناء عملية الاستيراد. الأعمدة    إذا اخترت إضافة البيانات إلى جدول موجود، فلن يمكنك تخطي الأعمدة أثناء عملية الاستيراد.
   تنسيق جدولي	تأكد من أن الخلايا منسقة وفقاً لتنسيق جدولي. إذا احتوت ورقة العمل أو النطاق المسمى على خلايا مدمجة، فسيتم وضع محتويات الخلية في الحقل المناظر للعمود الموجود إلى أقصى اليمين، وتُترك الحقول الأخرى فارغة.
   أعمدة وصفوف وخلايا فارغة	احذف كافة الأعمدة والصفوف الفارغة وغير الضرورية من ورقة العمل أو النطاق. إذا احتوت ورقة العمل أو النطاق على خلايا فارغة، فحاول إضافة البيانات المفقودة. وإذا كنت تخطط لإلحاق السجلات بجدول موجود، فتأكد من أن الحقل المناظر في الجدول يقبل قيماً خاليةً (مفقودة أو غير معروفة). يقبل الحقل القيم الخالية إذا كانت الخاصية مطلوب معينة إلى لا وكان إعداد الخاصية قاعدة_التحقق_من_الصحة التابعة له لا يمنع إدخال القيم الخالية.
   قيم الخطأ	إذا احتوت خلية واحدة أو أكثر من الخلايا في ورقة العمل أو النطاق على قيم خطأ، مثل ‎#NUM و‎#DIV، فقم بتصحيحها قبل بدء عملية الاستيراد. وإذا احتوت ورقة العمل أو النطاق المصدر على قيم خطأ، فسيضع Access قيمة خالية في الحقول المناظرة في الجدول. لمزيد من المعلومات حول طرق تصحيح هذه الأخطاء، راجع القسم استكشاف أخطاء القيم المفقودة أو غير الصحيحة وتصحيحها، لاحقاً في هذه المقالة.
   نوع البيانات	لتجنب الأخطاء أثناء عملية الاستيراد، تأكد من احتواء كل عمود مصدر على نوع البيانات نفسه في كل صف. يفحص Access أول ثمانية صفوف مصدر لتحديد نوع بيانات الحقول في الجدول. إننا نوصي بشدة بضرورة التأكد من أن أول ثمانية صفوف مصدر لا تخلط قيم أنواع بيانات مختلفة في أي من الأعمدة. وإلا، فقد لا يعيّن Access نوع البيانات الصحيح إلى العمود. كما يستحسن أيضاً تنسيق كل عمود مصدر في Excel وتعيين تنسيق بيانات محدد لكل عمود قبل بدء عملية الاستيراد. كما نوصي بشدة بتنسيق العمود إذا كان يحتوي على قيم من أنواع بيانات مختلفة. على سبيل المثال، قد يحتوي العمود "رقم الرحلة" في ورقة العمل على قيم نصية ورقمية مثل 871 وAA90 و171. لتجنب القيم المفقودة أو غير الصحيحة، قم بالتالي: انقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس العمود، ثم انقر فوق تنسيق الخلايا. على علامة التبويب رقم، أسفل الفئة، حدد تنسيقاً. بالنسبة إلى عمود "رقم الرحلة"، قد تختار نص على الأرجح. انقر فوق موافق. إذا كانت الأعمدة المصدر منسقة، ولكنها تحتوي على قيم مختلطة في الصفوف التي تلي الصف الثامن، فقد تتخطى عملية الاستيراد القيم أو تحوّل القيم بشكل غير صحيح. للحصول على معلومات حول كيفية استكشاف الأخطاء وإصلاحها، راجع القسم استكشاف أخطاء القيم المفقودة أو غير الصحيحة وتصحيحها.
   الصف الأول	إذا احتوى الصف الأول في ورقة العمل أو النطاق المسمى على أسماء الأعمدة، فيمكنك تحديد وجوب قيام Access بمعاملة البيانات في الصف الأول كأسماء حقول أثناء عملية الاستيراد. وإذا لم تتضمّن ورقة العمل أو النطاق المصدر أي أسماء، فيُفضل إضافتها إلى المصدر قبل بدء عملية الاستيراد. ملاحظة: إذا كنت تخطط لإلحاق البيانات بجدول موجود، فتأكد من التطابق التام لاسم كل عمود مع اسم الحقل المناظر. وإذا كان اسم العمود مختلفاً عن اسم الحقل المناظر له في الجدول، فستفشل عملية الاستيراد. لمشاهدة أسماء الحقول، افتح الجدول في طريقة عرض "التصميم" في Access.

3. أغلق المصنف المصدر، إذا كان مفتوحاً. قد يؤدي ترك الملف المصدر مفتوحاً إلى حدوث أخطاء في تحويل البيانات أثناء تنفيذ عملية الاستيراد.

تجهيز قاعدة البيانات الوجهة

1. افتح قاعدة بيانات Access التي سيتم تخزين البيانات المستوردة فيها. تأكد من أن قاعدة البيانات ليست للقراءة فقط، ومن أن الأذونات المطلوبة لإجراء تغييرات على قاعدة البيانات متوفرة لديك.

   -أو-

   إذا لم ترغب في تخزين البيانات في أي من قواعد البيانات الموجودة، فقم بإنشاء قاعدة بيانات فارغة. لتنفيذ ذلك:

   انقر فوق علامة التبويب ملف، ثم فوق جديد، ثم فوق قاعدة بيانات فارغة.

2. قبل بدء عملية الاستيراد، حدد ما إذا كنت تريد تخزين البيانات في جدول جديد أو في جدول موجود.

   إنشاء جدول جديد    إذا اخترت تخزين البيانات في جدول جديد، فسينشئ Access جدولاً ويضيف البيانات المستوردة إليه. إذا كان لديك جدول موجود بالاسم المحدد نفسه، فسيكتب Access البيانات المستوردة فوق محتويات هذا الجدول.

   إلحاق بجدول موجود    إذا اخترت إضافة البيانات إلى جدول موجود، فسيتم إلحاق الصفوف في ورقة عمل Excel بالجدول المحدد.

   تذكر أن معظم حالات الفشل التي تحدث أثناء عمليات الإلحاق يعود سببها إلى عدم تطابق البيانات المصدر مع إعدادات البنية والحقول في الجدول الوجهة. لتجنب هذا، افتح الجدول الوجهة في طريقة عرض "التصميم" وراجع التالي:

   • الصف الأول    إذا لم يتضمّن الصف الأول في ورقة العمل أو النطاق المسمى المصدر عناوين أعمدة، فتأكد من تطابق موضع كل عمود ونوع بياناته في ورقة العمل المصدر مع موضع كل حقل مناظر ونوع بياناته في الجدول. وإذا احتوى الصف الأول على عناوين أعمدة، فلا حاجة إلى تطابق ترتيب الأعمدة والحقول، ولكن يجب أن يتطابق اسم كل عمود ونوع بياناته مع اسم كل حقل مناظر ونوع بياناته.

   • الحقول المفقودة أو الحقول الإضافية    إذا لم يتضمّن الجدول الوجهة حقلاً واحداً أو أكثر موجوداً في ورقة العمل المصدر، فيجب إضافة هذه الحقول قبل بدء عملية الاستيراد. ومع ذلك، إذا احتوى الجدول على حقول غير موجودة في المصدر، فلست بحاجة إلى حذف هذه الحقول من الجدول إذا كانت تقبل قيماً خاليةً.

     تلميح: يقبل الحقل القيم الخالية إذا كانت الخاصية مطلوب معينة إلى لا وكان إعداد الخاصية قاعدة_التحقق_من_الصحة التابعة له لا يمنع إدخال القيم الخالية.

   • المفتاح الأساسي    إذا احتوى الجدول على حقل مفتاح أساسي، فيجب أن تتضمّن ورقة العمل أو النطاق المصدر عموداً يحتوي على قيم تتوافق مع حقل المفتاح الأساسي، ويجب أن تكون قيم المفتاح المستوردة فريدة. وإذا احتوى أحد السجلات المستوردة على قيمة مفتاح أساسي موجودة مسبقاً في الجدول الوجهة، فستعرض عملية الاستيراد رسالة خطأ.

   • حقول مفهرسة    إذا كانت الخاصية مفهرس لحقل في الجدول معينة إلى نعم (التكرار غير مقبول)، فيجب أن يحتوي العمود المناظر في ورقة العمل أو النطاق المصدر على قيم فريدة.

     انتقل إلى الخطوات التالية لتشغيل عملية الاستيراد.

بدء عملية التصدير

1. يختلف موقع معالج الاستيراد/الارتباط قليلاً وفقاً لإصدار Access. اختر الخطوات التي تتطابق مع إصدار Access:

   • إذا كنت تستخدم أحدث إصدار من Microsoft 365 أو Access 2021 أو Access 2019، على علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة استيراد ارتباط & ، فانقر فوق مصدر بيانات جديد > من ملف > Excel.

   • إذا كنت تستخدم Access 2016 ، على علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة استيراد ارتباط & ، انقر فوق Excel.

   ملاحظة: لن تكون علامة التبويب بيانات خارجية متاحة ما لم تكن قاعدة البيانات مفتوحة.

2. في مربع الحوار إحضار بيانات خارجية - جدول بيانات Excel، في مربع اسم الملف، حدد اسم ملف Excel الذي يحتوي على البيانات المراد استيرادها.

   -أو-

   انقر فوق استعراض واستخدم مربع الحوار فتح ملف لتعيين موقع الملف الذي تريد استيراده.

3. حدد الطريقة التي تريدها لتخزين البيانات المستوردة.

   لتخزين البيانات في جدول جديد، حدد استيراد البيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية. ستتم مطالبتك بتسمية هذا الجدول لاحقاً.

   لإلحاق البيانات بجدول موجود، حدد إلحاق نسخة من السجلات بالجدول وحدد جدولاً من القائمة المنسدلة. لن يكون هذا الخيار متوفراً إذا لم تتضمّن قاعدة البيانات أي جداول.

   لإنشاء ارتباط بمصدر البيانات عن طريق إنشاء جدول مرتبط، راجع القسم إنشاء ارتباط إلى بيانات في Excel، لاحقاً في هذه المقالة.

4. انقر فوق موافق.

   يبدأ تشغيل "معالج استيراد جدول البيانات"، الذي يرشدك عبر الخطوات المطلوبة لتنفيذ عملية الاستيراد. انتقل إلى مجموعة الخطوات التالية.

استخدام معالج استيراد ورقة البيانات

1. في الصفحة الأولى من المعالج، حدد ورقة العمل التي تحتوي على البيانات المراد استيرادها ثم انقر فوق التالي.

2. في الصفحة الثانية من المعالج، انقر فوق إظهار أوراق العمل أو إظهار النطاقات المسماة، ثم حدد إما ورقة العمل أو النطاق المسمى الذي تريد استيراده، ثم انقر فوق التالي.

3. إذا احتوى الصف الأول من ورقة العمل أو النطاق المصدر على أسماء الحقول، فحدد يتضمن الصف الأول عناوين الأعمدة ثم انقر فوق التالي.

   إذا كنت تستورد البيانات إلى جدول جديد، فسيستخدم Access عناوين الأعمدة هذه لتسمية حقول الجدول. يمكنك تغيير هذه الأسماء أثناء عملية الاستيراد أو بعدها. إذا كنت تقوم بإلحاق البيانات بجدول موجود، فتأكد من وجود تطابق تام بين عناوين الأعمدة في ورقة العمل المصدر وأسماء الحقول في الجدول الوجهة.

   إذا كنت تقوم بإلحاق البيانات بجدول موجود، فانتقل إلى الخطوة 6 مباشرةً. وإذا كنت تضيف البيانات إلى جدول جديد، فاتبع الخطوات المتبقية.

4. يطالبك المعالج بمراجعة خصائص الحقل. انقر فوق أحد الأعمدة في النصف السفلي من الصفحة لعرض خصائص الحقل المناظر. بشكل اختياري، قم بواحد مما يلي:

   • راجع أسماء الحقول الوجهة وأنواع بياناتها وغيّرها، إذا أردت ذلك.

     يراجع Access أول ثمانية صفوف من كل عمود لاقتراح نوع البيانات للحقل المناظر. إذا احتوى العمود في ورقة العمل على أنواع قيم مختلفة، كنص وأرقام، في أول ثمانية صفوف من العمود، فسيقترح المعالج نوع بيانات يتوافق مع كافة قيم العمود ــــ في أغلب الأحيان نوع البيانات "نص". على الرغم من أنه يمكنك اختيار نوع بيانات مختلف، تذكر أنه سيتم تجاهل القيم التي لا تتوافق مع نوع البيانات الذي اخترته أو تحويلها بطريقة غير صحيحة أثناء تنفيذ عملية الاستيراد. لمزيد من المعلومات حول كيفية تصحيح القيم المفقودة أو غير الصحيحة، راجع القسم استكشاف أخطاء القيم المفقودة أو غير الصحيحة وتصحيحها، لاحقاً في هذه المقالة.

   • لإنشاء فهرس في الحقل، عين مفهرس إلى نعم.

   • لتخطي عمود مصدر بالكامل، حدد خانة الاختيار عدم استيراد الحقل (تخطيه).

     انقر فوق التالي بعد الانتهاء من تحديد خيارات.

5. في الشاشة التالية، حدد مفتاحاً أساسياً للجدول. إذا حددت السماح لـ Access بإضافة مفتاح أساسي، يضيف Access حقل "ترقيم تلقائي" كأول حقل في الجدول الوجهة، ويملؤه تلقائياً بقيم معرّفات فريدة، تبدأ من 1. انقر فوق التالي.

6. في الشاشة الأخيرة من المعالج، حدد اسماً للجدول الوجهة. في المربع استيراد إلى جدول، اكتب اسماً للجدول. إذا كان الجدول موجوداً، فسيعرض Access مطالبة تسألك عما إذا كنت تريد الكتابة فوق محتويات الجدول الموجودة. انقر فوق نعم للمتابعة أو لا لتحديد اسم مختلف للجدول الوجهة، ثم انقر فوق إنهاء لاستيراد البيانات.

   إذا تمكّن Access من استيراد كافة البيانات أو بعضها، فسيعرض المعالج صفحة تُظهر حالة عملية الاستيراد. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك حفظ تفاصيل العملية كـ مواصفة لاستخدامها فيما بعد. وعلى العكس من ذلك، إذا فشلت العملية تماماً، فسيعرض Access رسالة الخطأ حدث خطأ أثناء محاولة استيراد ملف.

7. انقر فوق نعم لحفظ تفاصيل العملية لاستخدامها فيما بعد. يساعد حفظ التفاصيل على تكرار العملية في وقتٍ لاحقٍ دون الحاجة إلى القيام بخطوات المعالج في كل مرة.

راجع حفظ تفاصيل عملية استيراد أو تصدير كمواصفة لمعرفة كيفية حفظ تفاصيل المواصفات.

راجع تشغيل عملية استيراد مواصفة محفوظة أو تصديرها لمعرفة كيفية تشغيل عملية استيراد مواصفات محفوظة أو تصديرها.

راجع جدولة عملية استيراد المواصفات أو تصديرها لمعرفة كيفية جدولة استيراد المهام وإنشاء ارتباط بها لتشغيلها في أوقات معينة.

سلاسل الأخطاء وتلميحات حول استكشاف الأخطاء وإصلاحها

أعلى الصفحة

وحدات سيناريو شائعة لإنشاء ارتباط بورقة عمل Excel من ضمن Access

بشكل عام، ستنشئ ارتباطاً بورقة عمل Excel (بدلاً من استيرادها) للأسباب التالية:

• إنك تريد الاستمرار في الاحتفاظ بالبيانات في أوراق عمل Excel، كما تريد أن تكون قادراً على استخدام ميزات Access الفعالة للاستعلام والتقرير.

• يستخدم قسمك أو فريق عملك برنامج Access، ولكنك تستلم البيانات من المصادر الخارجية التي تعمل معها في أوراق عمل Excel. إنك لا تريد الاحتفاظ بنُسخ من بيانات خارجية، ولكنك تريد أن تكون قادراً على استخدامها في Access.

إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تنشئ فيها ارتباطاً بورقة عمل Excel

• لا يمكنك إنشاء ارتباط إلى قاعدة بيانات Access من داخل Excel.

• عند إنشاء ارتباط بملف Excel، ينشئ Access جدولاً جديداً، يُشار إليه غالباً بالاسم جدول مرتبط. يُظهر الجدول البيانات في ورقة العمل أو النطاق المسمى المصدر، ولكنه لا يقوم بالفعل بتخزين البيانات في قاعدة البيانات.

• لا يمكنك ربط بيانات Excel بجدول موجود في قاعدة البيانات. وهذا يعني عدم إمكانية إلحاق بيانات بجدول موجود من خلال تنفيذ عملية إنشاء ارتباط.

• يمكن أن تحتوي قاعدة البيانات على جداول مرتبطة متعددة.

• ستظهر في الجدول المرتبط أي تغييرات تجريها على البيانات في Excel. ومع ذلك، تكون محتويات الجدول المرتبط وبنيته للقراءة فقط في Access.

• عند فتح مصنف Excel في Access (في مربع الحوار فتح ملف، قم بتغيير مربع القائمة نوع الملفات إلى Microsoft Excel، وحدد الملف الذي تريده)، ينشئ Access قاعدة بيانات فارغة ويبدأ تشغيل معالج ارتباط جدول البيانات تلقائياً.