عند إعداد SharePoint في Microsoft 365 في Microsoft 365 ، قد يكون لديك المستندات والملفات التي تريد إضافتها إلى موقع الفريق. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها إضافة أنواع مختلفة من المحتوى إلى موقعك.
ملاحظة: للحصول على مقالة حول كيفية إعداد OneDrive للعمل أو المؤسسة التعليمية ومواقع الفريق حتى تتمكن من استخدامها معا، راجع إعداد تخزين الملفات ومشاركتها في Office 365.
في هذه المقالة
قبل البدء
قبل البدء في نقل الملفات، تحقق من مقدار مساحة التخزين لديك SharePoint في Microsoft 365 في Microsoft 365. للعثور على معلومات حول حدود مساحة التخزين SharePoint في Microsoft 365 ، راجع حدود SharePoint.
تلميح: من المهم أن تتذكر أنه في Microsoft 365 ، تختلف حدود مساحة التخزين ل SharePoint في Microsoft 365 (موقع الفريق) عن حدود مساحة التخزين ل Exchange Online (بالنسبة إلى حسابات البريد الإلكتروني). لمزيد من المعلومات حول حدود تخزين علب البريد، راجع المستلمون، في Microsoft 365 أوصاف الخدمة ل Exchange Online.
الخطوة التالية هي تحليل المحتوى الذي لديك حاليا. يشمل ذلك المستندات والصور والنماذج وما إلى ذلك.
تلميح: في مستكشف الملفات، ابحث في الملفات الموجودة حسب الحجم والتاريخ. يمكن أن يساعدك هذا في التعرف بسرعة على الملفات التي تم استخدامها مؤخرا، أو كبيرة جدا.
فكر في مقدار المحتوى الذي يتم استخدامه بشكل منتظم، وما إذا كنت تريد تخزينه كله في Microsoft 365. وكما هو الأمر تماما عند الانتقال إلى منزل أصغر، فإن الهدف هو تحديد ما سيناسب الموقع الجديد. على سبيل المثال، إذا كانت مؤسستك تستخدم الآن مساحة تخزين أكبر من Microsoft 365 الحد الأقصى SharePoint في Microsoft 365 ، يجب عليك اتخاذ قرارات مثل هذه:
-
ما هي الملفات التي تريد نقلها؟
-
هل تريد شراء مساحة تخزين إضافية؟
-
هل يجب أن تخطط لتنمو مساحة لموقعك؟ (سيتم ذلك بالتأكيد)
إذا كانت مؤسستك كبيرة أو معقدة، فنظر في دعوة خبير لمساعدتك. يمكنك العثور على مساعدة معروفة في Microsoft Pinpoint. إن Pinpoint طريقة سهلة وسريعة للشركات في جميع أنحاء العالم للعثور على خبراء وخدمات احترافية معتمدة من Microsoft
إنشاء مجلدات ومكتبات وواعية فرعية
بعد تحديد المحتوى الذي تريد نقله، فكر في الطريقة التي تريد بها تنظيمه. قد ترغب في البدء بتحميل الملفات إلى مكتبة المستندات على موقع الفريق. من الجيد تنظيم المحتوى، خاصة إذا كنت تتوقع أن يكون لديك الكثير من الملفات في النهاية. مع زيادة حجم المحتوى، يمكنك إنشاء مكتبات مستندات ومكتبات نموذج ومكتبات صور إضافية لتخزين هذا المحتوى. يمكنك أيضا إنشاء مواقع فرعية لأنواع مختلفة من المستندات أو المشاريع.
لمزيد من المعلومات حول كيفية تخطيط بنية لتنظيم المحتوى على موقعك، راجع تخطيط المحتوى لموقع الفريق.
تحميل المستندات والصور والملفات
لتحميل الملفات، مثل مستندات Word أو ملفات PDF أو صور JPG، قم بتحميلها إلى مكتبة أو مجلد في مكتبة.
ملاحظة: الحد الأقصى لحجم الملف لملف واحد يمكن تحميله إلى مكتبة SharePoint في Microsoft 365 هو 2 غيغابايت حاليا. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحميل 100 ملف أو أقل فقط في كل مرة.
تعتمد أفضل طريقة للقيام بذلك على عدد الملفات. استعرض أولا إلى مكتبة الوجهة، ثم استخدم هذا الجدول لاختيار أسلوب:
|
عدد الملفات |
طريقة التحميل |
|---|---|
|
مستند واحد |
حدد مستند جديد > تحميل ملف موجود، ثم استعرض بحثا عن الملف على الكمبيوتر. |
|
العديد من المستندات والمجلدات |
حدد الزر فتح باستخدام المستكشف على علامة التبويب مكتبة على الشريط. بعد ذلك، اسحب الملفات وأسقطها باستخدام مستكشف الملفات. |
لمزيد من المعلومات، راجع تحميل الملفات أو إنشاؤها أو حذفها في مكتبة.
ملاحظة: هناك بعض أنواع الملفات التي لا يمكن تحميلها إلى مكتبة. للحصول على قائمة بهذه، راجع المقالة أنواع الملفات التي لا يمكن إضافتها إلى قائمة أو مكتبة.
فكر في SharePoint قوائم جهات الاتصال والتقويمات و جداول البيانات
كل شركة لديها بيانات في العديد من النماذج، مثل التقويمات والمهام و جداول البيانات. بالنسبة لهذا النوع من البيانات، يمكنك نقل هذا المحتوى أو تحويله إلى قائمة على موقعك. على سبيل المثال، يمكنك تحويل قائمة جهات الاتصال الخاصة بك إلى قائمة جهات اتصال. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك غالبا تحويل التقويمات إلى SharePoint التقويم، وهو نوع خاص من القائمة.
-
للتعرف على كيفية إنشاء تقويم مجموعة في SharePoint في Microsoft 365 ، شاهد هذا الفيديو: فيديو: إنشاء تقويمك الخاص.
إذا كنت تستخدم الآن جداول بيانات Microsoft Excel لتعقب المعلومات، يمكنك تحميل جداول البيانات هذه مباشرة إلى مكتبة مستندات في SharePoint في Microsoft 365. أو، يمكنك استيراد جدول بيانات كقائم SharePoint البيانات. نظرا لأنه يمكن للعديد من الأشخاص تحديث قائمة في الوقت نفسه، فإن SharePoint تساعد على تشجيع التعاون. يمكنك إنشاء طرق عرض مختلفة من القوائم لكشف المعلومات التي تريدها بالضبط.
-
لمعرفة المزيد حول العمل على القوائم، راجع التدريب: إنشاء قائمة إعدادها.
التفكير SharePoint حلول لاحتياجات الأعمال العادية
هناك طريقة أخرى لنقل المحتوى وهي استخدام حل SharePoint لإدارة مهمة موجودة بشكل أفضل. على سبيل المثال، تريد معظم المؤسسات تسجيل المعارف اليومية للأشخاص الذين يعملون هناك ومشاركتها. قد يكون موقع wiki على موقعك رائعا لهذا النوع من المشاركة بالضبط.
يصف هذا الجدول SharePoint الميزات التي يمكن أن تساعدك على إدارة عمليات الأعمال.
|
عملية العمل |
الوصف |
|---|---|
|
استخدام موقع wiki لمشاركة معارف الفريق والتعاون في العمل |
مواقع Wiki هي مواقع خاصة حيث يقوم مجتمع المستخدمين بإنشاء المعلومات والمحافظة عليها. يمكن أن تكون مواقع Wiki أداة رائعة لالتقاط معلومات عملية أو معلومات المراجع العامة المهمة لعملك ومشاركتها.
|
|
نقل جدولة الموارد إلى تقويمات SharePoint المجموعات |
يمكن أن يكون تقويم المجموعة طريقة جيدة لجدولة الموارد المشتركة، مثل غرف المؤتمرات والمعدات المرئية المرئية وما إلى ذلك. نظرا لأن تقويم المجموعة يقيم على موقع SharePoint في Microsoft 365 ، يمكن لكل شخص في فريقك عرضه بسهولة على SharePoint أو في Outlook. |
|
تحويل برامج قاعدة البيانات إلى تطبيق Access |
يمكنك استخدام Microsoft Access 2013 لتصميم قاعدة بيانات ونشرها، ثم إنشاء تطبيق Access لاستخدام قاعدة البيانات على موقع الفريق.
|
|
أتمتة عمليات الأعمال باستخدام مهام سير العمل |
أتمتة مهام سير العمل وتعقب المهام الرئيسية في عملية عمل. وهي مفيدة لمهام مثل عمليات الموافقة أو تجميع الملاحظات. |
مساعدة مستخدمي الموقع في العثور على المحتوى
بعد نقل المستندات والملفات إلى موقع الفريق، أخبر مستخدمي الموقع الآخرين بذلك. يمكنك تقديم عدة طرق مختلفة يمكنهم استخدامها للعثور على المحتوى على الموقع.
يصف هذا الجدول الأساليب المختلفة التي يمكنك استخدامها.
|
الأسلوب |
الوصف |
|---|---|
|
استخدام البحث لتحديد موقع المحتوى |
أسهل طريقة لتحديد موقع المحتوى على موقع SharePoint في Microsoft 365 هي استخدام ميزة البحث.
|
|
تكوين طرق العرض على القوائم والمكتبات لجعل المحتوى قابلا لاكتشافه |
يمكنك تحديد العناصر التي تظهر في طريقة عرض. على سبيل المثال، في طريقة عرض واحدة، قد تظهر العنوان والمؤلف. في طريقة عرض مختلفة، قد ترغب في عرض العناصر التي تم إضافتها بعد تاريخ معين فقط. |
|
تخصيص التنقل في الموقع |
يمكنك تخصيص التنقل لموقع الفريق لتسهيل تحديد موقع المحتوى لمستخدمي الموقع. |
|
البحث في المحتوى عبر الإنترنت عندما تكون غير متصل |
يمكنك استخدام OneDrive للعمل أو المؤسسة التعليمية أو Outlook للبحث عن المحتوى الذي يكون على موقع SharePoint في Microsoft 365 عندما تكون غير متصل |
|
تعقب تحديثات المحتوى |
لمعرفة المزيد حول الطرق التي يمكنك من خلالها مساعدة مستخدمي الموقع في العثور على المحتوى بسهولة، راجع المقالة دليل التخطيط تخطيط المحتوى لمواقع الفريق .
ترك تعليق لنا
هل كانت هذه المقالة مفيدة؟ إذا كان الأمر كذلك، فالرجاء إطلاعنا في أسفل هذا الموضوع. بخلاف ذلك، فالرجاء إخبارنا ما تفتقده المقالة أو ما الذي لم يكن واضحاً. سنستخدم ملاحظاتك للتحقق مرة أخرى من الحقائق وإضافة معلومات وتحديث هذه المقالة.
