匯入或連結至 Excel 活頁簿中的資料

需要將 Excel 資料匯入 Access 的常見情況

• 長久以來，您都是使用 Excel ，但是您在接下來想要使用 Access 來處理這些資料。 您想要將 Excel 工作表中的資料移至一或多個新的 Access 資料庫。

• 您的部門或工作群組使用 Access 處理資料，但您偶爾還是會收到採用 Excel 格式而必須合併至 Access 資料庫的資料。 您想要在收到這些 Excel 工作表時就將之匯入資料庫。

• 您是使用 Access 來管理資料，但小組中的其他成員傳送給您的每週報表是 Excel 活頁簿。 您想要簡化匯入程序，確保資料固定在每週的特定時間匯入至您的資料庫。

如果您是第一次從 Excel 匯入資料

• 您無法將 Excel 活頁簿儲存為 Access 資料庫。 Excel 並無提供以 Excel 資料建立 Access 資料庫的功能。

• 當您使用 Access 開啟 Excel 活頁簿時 (在 [開啟舊檔] 對話方塊中，將 [檔案類型] 清單方塊變更為 [Microsoft Office Excel 檔案] 並選取所要的檔案)，Access 會建立與活頁簿的連結，而非匯入其資料。 連結至活頁簿以及將工作表匯入資料庫，兩者之間有很大的差別。 如需有關連結的詳細資訊，請參閱本文稍後所述的＜連結至 Excel 中的資料＞一節。

準備工作表

1. 找出來源檔案並選取包含所要資料的工作表以匯入至 Access。 如果只要匯入工作表的其中一部分，您可以定義只包含您要匯入之儲存格的具名範圍。
   
   定義具名範圍 (可省略)   

   1. 切換至 Excel，並開啟所要匯入之資料所在的工作表。

   2. 選取包含所要匯入之資料的儲存格範圍。

   3. 在選取範圍內按一下滑鼠右鍵，然後按一下 [為範圍命名] 或 [定義名稱]。

   4. 在 [新名稱] 對話方塊的 [名稱] 方塊中指定範圍名稱，並按一下 [確定]。

      請記住，執行匯入作業時，一次只能匯入一個工作表。 若要匯入多個工作表的資料，請針對每個工作表重複執行匯入作業。

2. 檢閱來源資料，並根據下列表格所述採取行動。

   元素	描述
   欄數	因為 Access 不支援超過 255 個欄位的資料表，因此所要匯入的來源欄數不可超過 255 個。
   略過欄與列	只包含來源工作表或具名範圍中所要匯入的列與欄，是很好的做法。 行    您無法在匯入作業期間篩選或略過列。 列    如果您選擇將數據新增至現有數據表，則無法在作業期間略過數據行。
   表格格式	請確定儲存格採用表格格式。 如果工作表或具名範圍中包含合併的儲存格，則儲存格的內容會放在對應最左欄的欄位，而其他欄位則為空白。
   空白的欄、列以及儲存格	將工作表或範圍中所有不必要的空白欄與列加以刪除。 如果工作表或範圍中包含空白儲存格，請嘗試填入遺失的資料。 如果您打算將記錄附加至現有的資料表，請確認資料表中的對應欄位接受 Null (遺失或未知) 值。 如果 [必要] 欄位屬性設定成 [否]，且 [驗證規則] 屬性設定並不避免 Null 值，欄位就會接受 Null 值。
   錯誤值	如果工作表或範圍中的一或多個儲存格包含錯誤值 (例如 #NUM 和 #DIV)，請修正這些值後再開始匯入作業。 如果來源工作表或範圍中包含錯誤值，則 Access 會在資料表中的對應欄位輸入 Null 值。 如需有關這些錯誤修正方法的詳細資訊，請參閱本文稍後的＜疑難排解遺漏的值或不正確的值＞一節。
   資料類型	若要避免在匯入期間發生錯誤，請確定每個來源欄的所有列均包含相同類型的資料。 Access 會掃描前八個來源列來判斷資料表中的欄位資料類型。 強烈建議您先確認任一欄中的前八個來源列並未混合使用不同資料類型的值。 否則，Access 可能無法將正確的資料類型指派給該欄。 此外，在開始匯入作業之前，最好先將 Excel 中的各個來源欄加以格式化，並指派特定資料格式。 如果欄包含不同資料類型的值，強烈建議進行格式化作業。 例如，在工作表中的 [航班] 欄可能包含數字與文字值，例如 871、AA90 和 171。 若要避免出現遺失或不正確的值，請執行下列操作： 以滑鼠右鍵按一下該欄名，然後按一下 [儲存格格式]。 在 [數值] 索引標籤底下的 [類別] 中，選取格式。 對於 [航班] 欄而言，您可能會選擇 [文字]。 按一下 [確定]。 如果來源欄已格式化，但第八列以後的列中仍包含混合的值，則匯入作業可能仍會略過這些值或以不正確的方式轉換這些值。 如需疑難排解的相關資訊，請參閱＜疑難排解遺漏的值或不正確的值＞一節。
   第一列	如果工作表或具名範圍中的第一列包含欄名，您可以在匯入作業期間，指定 Access 將第一列的資料視為欄位名稱。 如果來源工作表或範圍中不包含名稱，執行匯入作業之前，建議您先將名稱新增至來源。 附註: 若打算將資料附加至現有資料表，請確定每個欄的名稱與對應的名稱完全相符。 如果欄的名稱與資料表中對應欄位的名稱不同，匯入作業將會失敗。 若要查看欄位名稱，請在 Access 中以 [設計檢視] 開啟資料表。

3. 如果來源活頁簿已開啟，請予以關閉。 如果來源檔案在執行匯入作業期間並未關閉，可能會導致資料轉換錯誤。

準備目的資料庫

1. 開啟要儲存匯入資料的 Access 資料庫。 確定資料庫並非唯讀，而且您擁有變更資料庫的權限。

   -或者-

   如果您不要將資料儲存至任何現有的資料庫，請建立空白資料庫。 做法如下：

   依序按一下 [檔案] 索引標籤 > [新增] > [空白資料庫]。

2. 開始執行匯入作業之前，請先決定要將資料儲存至新的資料表或現有資料表。

   建立新資料表    如果您選擇將數據儲存在新數據表中，Access 會建立數據表，並將匯入的數據新增至此數據表。 如果具有指定名稱的資料表已存在，Access 會以匯入的資料覆寫資料表的內容。

   附加到現有資料表    如果您選擇將數據新增至現有的表格，Excel 工作表中的列會附加到指定的表格中。

   請記住，附加作業期間所發生的失敗大多都是因為來源資料不符合目的資料表的結構與欄位設定所致。 若要避免發生此狀況，請在 [設計檢視] 中開啟目的資料表，並檢閱下列項目：

   • 第一列    如果來源工作表或具名範圍的第一列不包含欄名，請確定來源工作表中每一欄的位置和數據類型與數據表中的對應欄位相符。 如果第一列包含欄名，則欄和欄位的順序不需要相符，但每一欄的名稱和數據類型必須完全符合其對應欄位。

   • 遺失或額外的欄位    如果來源工作表中的一或多個字段不存在於目的數據表中，請在開始匯入作業之前先新增它們。 不過，如果數據表包含來源中不存在的欄位，則如果欄位接受Null值，則不需要從數據表中刪除這些欄位。

     提示: 如果 [必要] 屬性設定成 [否]，且 [驗證規則] 屬性設定並不避免 Null 值，欄位就會接受 Null 值。

   • 主索引鍵    如果數據表包含主鍵欄位，來源工作表或範圍必須有一個數據行，其中包含與主鍵欄位相容的值，且匯入的索引鍵值必須是唯一的。 如果匯入的記錄包含已存在於目的資料表的主索引鍵值，則匯入作業會顯示錯誤訊息。

   • 索引欄位    如果數據表中欄位的 Indexed 屬性設 為 Yes ([無重複]) ，來源工作表或範圍中的對應數據行必須包含唯一值。

     進行後續步驟以執行匯入作業。

開始執行匯入作業

1. 匯入/連結精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。 選擇符合您 Access 版本的步驟：

   • 如果您使用的是最新版的 Microsoft 365 、 Access 2021或 Access 2019，請在 [外部數據] 索引標籤標的 [匯入 & 連結] 群組中，按兩下 [從檔案] > Excel > [新增數據源]。

   • 如果您使用的是 [ Access 2016]，請在 [ 外部數據] 索 引卷標的 [匯 入 & 連結 ] 群組中，按兩下 [Excel]。

   附註: 使用 [外部資料] 索引標籤必須開啟資料庫。

2. 在 [取得外部資料 - Excel 試算表] 對話方塊的 [檔案名稱] 方塊中，指定所要匯入之資料的 Excel 檔案名稱。

   -或者-

   按一下 [瀏覽] 並使用 [開啟舊檔] 對話方塊，找出所要匯入的檔案。

3. 指定匯入資料的儲存方式。

   若要將資料儲存在新資料表，請選取 [匯入來源資料至目前資料庫的新資料表]。 稍後系統將提示您替此資料表命名。

   若要將資料附加至現有資料表，請選取 [新增記錄的複本至資料表]，並從下拉式清單中選取資料表。 如果資料庫不含資料表，則無法使用這個選項。

   若要透過建立連結的資料表以連結至資料來源，請參閱本文稍後所述的連結至 Excel 中的資料。

4. 按一下 [確定]。

   [匯入試算表精靈] 會隨即啟動，並引導您完成匯入程序。 進入下一組步驟。

使用 [匯入試算表精靈]

1. 在精靈的第一頁上，選取包含所要匯入之資料的工作表，然後按一下 [下一步]。

2. 在精靈的第二頁上，按一下 [顯示工作表] 或 [顯示已命名的範圍]，選取所要匯入的工作表或具名範圍，然後按一下 [下一步]。

3. 如果來源工作表或範圍的第一列包含欄位名稱，請選取 [第一列是欄名]，然後按一下 [下一步]。

   若要將資料匯入到新資料表，Access 會使用這些欄名替資料表中的欄位命名。 您可以在匯入作業期間或之後變更這些名稱。 若要將資料附加到現有資料表，請確定來源工作表中的欄名完全符合目的資料表中的欄位名稱。

   若要將資料附加至現有資料表，請直接跳至步驟 6。 若要將資料新增至新資料表，請依照其餘的步驟進行。

4. 精靈會提示您先檢閱欄位屬性。 按一下頁面下半部的欄位，以顯示對應欄位的屬性。 也可以執行下列任何一項操作：

   • 若有需要，請檢閱並變更目的欄位的名稱與資料類型。

     Access 會檢閱各欄的前八列，以建議對應欄位的資料類型。 如果工作表中的欄在前八列中包含不同類型的值 (例如文字和數字)，則精靈會建議相容於欄之所有值的資料類型 - 通常會是 [文字] 資料類型。 雖然您可以選擇不同的資料類型，但請記住，若是該值與您所選擇的資料類型不相容，則執行匯入程序時會忽略或不正確地轉換這些值。 如需有關如何修正遺失或不正確值的詳細資訊，請參閱本文稍後所述的＜疑難排解遺漏的值或不正確的值＞一節。

   • 若要在欄位中建立索引，請將 [索引] 設定為 [是]。

   • 若要完全略過某個來源欄，請選取 [不匯入欄位 (略過)] 核取方塊。

     選項選取完成之後，按一下 [下一步]。

5. 在下一個畫面中，指定資料表的主索引鍵。 若是選取 [讓 Access 加入主索引鍵]，Access 會新增 [自動編號] 欄位做為目的資料表中的第一個欄位，並自動填入從 1 開始的唯一識別碼值。 按一下 [下一步]。

6. 在精靈的最後畫面中，指定目的資料表的名稱。 在 [匯入至資料表] 方塊中，輸入資料表名稱。 如果資料表已存在，Access 會顯示提示訊息，詢問您是否要覆寫資料表的現有內容。 按一下 [是] 以繼續，或按一下 [否] 以指定不同的目的資料表名稱，然後按一下 [完成] 以匯入資料。

   如果 Access 無法匯入部分或所有資料，精靈會顯示說明匯入作業狀態的頁面。 此外，您也可以將此作業的詳細資料儲存為規格供日後使用。 相反地，如果此作業完全失敗，Access 會顯示「在試著匯入檔案時發生錯誤」的訊息。

7. 按一下 [是] 以儲存作業的詳細資料以供日後使用。 儲存詳細資料可協助您在稍後重複此項作業，而不用每次都要逐步執行精靈。

請參閱將匯入或匯出作業的詳細資料儲存為規格，了解如何儲存您的規格詳細資料。

請參閱執行已儲存的匯入或匯出規格，了解如何執行已儲存的匯入或連結規格。

請參閱排程匯入或匯出規格，了解如何排程匯入和連結工作在特定時間執行。

錯誤字串與疑難排解提示

頁面頂端

需要從 Access 連結至 Excel 工作表的常見情況

一般而言，您會因為下列原因而連結至 Excel 工作表 (而不使用匯入)：

• 您要繼續將資料保留在 Excel 工作表中，但又要能夠使用 Access 強大的查詢和報表功能。

• 您的部門或工作群組使用的是 Access，但您所要處理的外部來源資料位於 Excel 工作表中。 您不想要維護外部資料的複本，但希望能夠在 Access 中處理該資料。

如果您是第一次連結至 Excel 工作表

• 您無法從 Excel 中建立 Access 資料庫的連結。

• 當您連結至 Excel 檔案時，Access 會建立新資料表，通常稱為連結資料表。 資料表會顯示來源工作表或具名範圍中的資料，但是不會實際將資料儲存在資料庫中。

• 您無法將 Excel 資料連結至資料庫中的現有資料表。 這表示您無法藉由執行連結作業，將資料附加至現有資料表。

• 資料庫可以包含多個連結資料表。

• 在 Excel 中對資料所做的任何變更都會自動反映在連結資料表。 然而，Access 中的連結資料表內容與結構是唯讀狀態。

• 當您在 Access 中開啟 Excel 活頁簿 (在 [開啟舊檔] 對話方塊中，將 [檔案類型] 清單方塊變更為 [Microsoft Excel]，並選取所要的檔案) 時，Access 會建立空白資料庫，並自動啟動 [連結試算表精靈]。