匯入或連結至文字檔的資料

本文內容

• 關於文字檔和支援的格式

• 從文字檔匯入資料

• 關於匯入，我還該知道些什麼？

• 匯入資料表中遺漏的值或不正確的值之疑難排解

• 連結至文字檔

• 疑難排解連結資料表中的 #Num! 與其他不正確的值

關於文字檔和支援的格式

文字檔包含未格式化的可讀取字元，例如字母與數字，以及定位字元、換行字元、歸位字元等特殊字元。 Access 支援下列副檔名：.txt、.csv、.asc 和 .tab。

若要使用文字檔做為匯入或連結的來源檔案，檔案的內容必須整理成匯入與連結精靈可將內容分割成記錄 (列) 與欄位 (欄) 的方式。 經妥善整理的文字檔可分為以下兩種類型：

• 分隔符號檔案    在分隔符號檔案中，每一筆記錄會顯示在單獨的一行上，並且欄位會以單一字元 (稱為分隔符號) 分隔。 分隔符號可以是未出現在欄位值中的任何字元，例如 Tab、分號、逗號、空格，依此類推。 以下是以逗點分隔文字的範例。

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• 固定寬度檔案    在固定寬度檔案中，各筆記錄會顯示在各行，而且各個欄位的寬度在所有記錄中會維持一致。 比方說，每筆記錄的第一個欄位長度一律為七個字元，每筆記錄的第二個欄位長度一律為 12 個字元，依此類推。 如果某個欄位的實際長度在各筆記錄中有所不同，則必須以結尾空格字元來填滿長度未達所需寬度的值。 以下是固定寬度文字的範例。

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

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從文字檔匯入資料

如果您的目標是在 Access 資料庫中儲存文字檔部分或全部資料，您應將檔案內容匯入至新的資料表，或將資料附加至現有資料表。 您可以檢視及編輯匯入的資料，而您對資料進行的變更並不會影響來源文字檔。

匯入作業期間，您可以指定來源檔案組織的方式，以及您是否要建立新資料表，或是將資料附加至現有資料表。

在匯入作業的最後，您可以選擇將匯入作業的詳細資料儲存成規格。 匯入規格可協助您稍後重複執行該作業，而不需每次逐步執行「匯入文字精靈」。

準備來源檔案

1. 在文字編輯器 (如記事本) 中開啟來源文字檔。

   附註: 在匯入作業期間，您只可以匯入一個文字檔案。 若要匯入多個檔案，請對每個檔案重複匯入作業。

2. 檢閱來源文字檔內容，並根據下列表格所述採取行動。

   元素	描述
   分隔符號或固定寬度	請確定檔案與這兩者其中一種格式一致。 如果檔案為分隔符號檔案，請找出分隔符號。 如果檔案欄位具有固定寬度，請確認每筆記錄中的每個欄位寬度均相同。
   文字辨識符號	部分分隔符號檔案可能會含有以單引號或雙引號括住的欄位值，如下所示： "Pernille Halberg",25,4/5/2017,"New York" "Daniel Brunner",27,2018,"Chicago" 括住欄位值的字元就稱為文字辨識符號。 文字辨識符號雖非必要，但若符合下列其中一項條件，就是必須的： 欄位分隔符號顯示為欄位值的一部分。 例如，逗號當成欄位分隔符號使用，而 New York, Chicago 是有效的欄位值時，則必須用一對辨識符號包圍欄位值，像這樣："New York, Chicago" 您希望 Access 將非文字的值 (如 0452934 與 0034539) 視為文字值，並存放在文字欄位中。 在匯入作業期間，您可以指定檔案是否要使用辨識符號；若要使用辨識符號，請指定要當做辨識符號使用的字元。 請確定整個檔案都使用相同的文字辨識符號，而且只有文字值以一對辨識符號括起來。
   欄位數	由於 Access 不支援欄位數超過 255 個的資料表，因此來源欄位數不可超過 255 個。
   略過記錄與值	如果您只要使用一部分的文字檔，請在開始匯入程序之前編輯來源檔案。 您無法在匯入作業期間略過記錄。 如果您要將資料新增至新資料表，您可以略過特定欄位，但若要在現有資料表中附加內容，就不提供此選項。 當您要將資料附加至現有資料表時，來源資料的結構必須與目的資料表的結構相符。 換句話說，來源資料與目的資料表的欄數需相同，且來源資料與目的資料表的資料類型必須相符。
   空白行與欄位	刪除檔案中所有不必要的空白行。 如果有空白欄位，請嘗試填入遺失的資料。 如果您打算將記錄附加至現有的資料表，請確認資料表中的對應欄位接受 Null 值。 如果 [必要] 欄位屬性設定成 [否]，且 [驗證規則] 屬性設定並不避免 Null 值，欄位就會接受 Null 值。
   沒有直接關聯的字元	請檢閱及移除額外的字元，例如定位字元、換行字元、歸位字元等。
   資料類型	為避免匯入期間發生錯誤，請確定每行中每個來源欄位的資料類型都相同。 Access 會掃描檔案前 25 列，以判斷資料表中的欄位資料類型。 我們極力建議您確定來源前 25 列的任何欄位中，並未混到不同資料類型的值。 此外也確認要當做文字值處理的非文字值已置於單引號或雙引號中。 若來源檔案在第 25 列之後的列中含有混合的值，則匯入作業可能還是會略過它們，或是轉換錯誤。 如需疑難排解資訊，請參閱本文稍後所述的＜匯入資料表中遺漏的值或不正確的值之疑難排解＞一節。
   欄位名稱	若分隔符號文字檔缺少欄位名稱，建議您在第一列輸入欄位名稱。 匯入作業期間，您可以指定 Access 將第一列的值做為欄位名稱。 當您匯入固定寬度文字檔時，Access 並不會提供將第一列中的值做為欄位名稱的選項。 附註: 當您將分隔符號文字檔附加至現有資料表，請確定每個欄的名稱與對應的名稱完全相符。 如果欄的名稱與資料表中對應欄位的名稱不同，匯入作業會失敗。 若要尋找欄位的名稱，請在 [設計檢視] 中開啟目的資料表。

3. 如果來源檔案已開啟，請予以關閉。 如果來源檔案在執行匯入作業期間並未關閉，可能會導致資料轉換錯誤。

在 Access 中開始匯入程序

1. 開啟要儲存匯入資料的 Access 資料庫。 如果您不想將資料儲存至任何現有的資料庫，請建立空白資料庫。

2. 開始執行匯入作業之前，請先決定要將資料儲存至新的資料表或現有資料表。

   • 建立新資料表    如果您選擇將資料儲存在新資料表，Access 會建立資料表，並將匯入的資料新增到資料表中。 如果具有指定名稱的資料表已存在，Access 會以匯入的資料覆寫資料表的內容。

   • 附加到現有資料表    如果您要將資料新增至現有資料表，匯入程序會將資料附加到指定的資料表。

     繼續時，請記住大多數的失敗會是因為來源資料與目的資料表的結構與欄位設定不符。 若要避免發生此狀況，請在 [設計檢視] 中開啟資料表，並檢閱下列項目：

     • 第一列    如果來源文字檔的第一列並未包含欄名稱，請確定各欄位置及資料類型符合資料表中的對應欄位。 如果分隔符號文字檔的第一列包含欄位標題，則欄和欄位的順序不需要相符，但每一欄的名稱及資料類型必須完全與對應欄位相符。 當您匯入固定寬度文字檔時，Access 並不會提供將第一列中的值做為欄位名稱的選項。

     • 遺失或額外的欄位    如果一個或多個欄位不在目的資料表中，請先新增之後再開始匯入作業。 不過，如果目的資料表包含來源檔案中不存在的欄位，只要資料表接受 Null 值，則您不需從資料表刪除這些欄位。

       提示: 如果 [必要] 欄位屬性設定成 [否]，且 [驗證規則] 屬性設定並不避免 Null 值，欄位就會接受 Null 值。

     • 主索引鍵    如果資料表包含主索引鍵欄位，來源檔案必須包含一個欄，其中包含與主索引鍵欄位相容的值。 此外，匯入索引鍵值必須是唯一的。 如果匯入的記錄包含已存在於目的資料表的主索引鍵值，則匯入作業會顯示錯誤訊息。 您必須編輯來源資料，使它包含唯一索引鍵值，然後再次開始匯入作業。

     • 索引欄位    如果資料表某欄位的 [索引] 屬性設定為 [是 (不可重複)]，來源文字檔中的對應欄便必須含唯一值。

3. 匯入/連結文字精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。 選擇符合您 Access 版本的步驟：

   • 如果您使用的是最新版 Microsoft 365 的 Access 或 Access 2019 訂閱版本，請在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中，按一下 [新增資料來源] > [從檔案] > [文字檔]。

   • 如果您使用的是 [ Access 2016]，請在 [ 外部數據] 索 引標籤的 [匯 入 & 連結 ] 群組中，按兩下 [ 文字文件]。

4. Access 隨即開啟 [取得外部資料 - 文字檔] 對話方塊。

   

5. 在 [取得外部資料 - 文字檔] 對話方塊的 [檔案名稱] 方塊中，輸入來源檔案名稱。

6. 指定匯入資料的儲存方式。

   • 若要將資料儲存在新資料表，請選取 [匯入來源資料至目前資料庫的新資料表]。 稍後系統將提示您替此資料表命名。

   • 若要將資料附加至現有資料表，請選取 [新增記錄的複本至資料表]，並從下拉式清單中選取資料表。

     附註: 若要透過建立連結的資料表來連結至資料來源，請參閱本文稍後所述的＜連結至文字檔＞一節。

7. 按一下 [確定]。

   Access 會掃描檔案內容，並建議檔案的組織方式。 若檔案使用分隔符號來區隔欄位，請確定您已選取 [分隔符號] 選項。 若檔案具有固定寬度欄位，請確定您已選取 [固定寬度] 選項。 如果您不清楚檔案欄位為固定寬度或分隔符號，請參閱上一節準備來源檔案。

   附註: 如果來源文字檔含有定位字元或其他特殊字元，這類字元在匯入文字精靈中會以資料欄之間的小方塊顯示。

8. 按一下 [下一步]。

   精靈所顯示的資訊取決於您選取分隔符號選項或是固定寬度選項。

   分隔符號

   選取或指定要分隔欄位值的字元：定位字元、分號、逗號或其他。 如果檔案使用文字辨識符號，請在 [文字辨識符號] 方塊中選取雙引號 (") 或單引號 (')。 若來源檔案的第一列含欄位名稱，請選取 [第一列是欄位名稱] 核取方塊。 然後按 [下一步]。

   固定寬度

   精靈會顯示檔案的內容。 如果 Access 在資料中偵測到欄式結構，就會在資料中放置垂直線來分隔欄位。 檢閱精靈建議的結構，並視需要按照精靈頁面上的指示新增、移除或調整行。 然後按一下 [下一步]。

9. 如果您選擇要附加資料，請跳至步驟 13。 如果您要將資料匯入新資料表，按一下 [下一步]。 此時，請檢閱精靈中顯示的欄位屬性。

   附註: 如果您要將記錄附加至現有資料表中，精靈就不會顯示供您指定所匯入欄位資訊的頁面。

10. 按一下精靈頁面下半部中的欄，即可顯示對應的欄位屬性。 若有需要，請檢閱並變更目的欄位的名稱與資料類型。

    Access 會檢閱各欄的前 25 列，以建議對應欄位的預設資料類型。 如果欄的前 25 列中有不同類型的值 (例如文字和數值)，則精靈會建議相容於欄之所有或多數值的資料類型 - 通常會是文字資料類型。 雖然您可以選擇不同的資料類型，但請記住，若是該值與您所選擇的資料類型不相容，則會忽略或不正確地轉換這些值。 如需有關如何修正遺失或不正確值的詳細資訊，請參閱本文稍後所述的匯入資料表中遺漏的值或不正確的值之疑難排解一節。

11. 若要在欄位中建立索引，請將 [索引] 設定為 [是]。 若要一併略過某個來源欄，請選取 [不匯入欄位 (略過)] 核取方塊。 然後按 [下一步]。

12. 如果要將記錄新增至新資料表，精靈會提示您指定資料表的主索引鍵。 若是選取 [讓 Access 加入主索引鍵]，Access 會新增 [自動編號] 欄位做為目的資料表中的第一個欄位，並自動填入從 1 開始的唯一識別碼。 按 [下一步]。

    附註: 如果要將記錄附加至現有資料表，精靈就不會顯示供您指定所匯入欄位資訊的頁面。

13. Access 會顯示精靈的最後一頁。 如果要將記錄匯入至新資料表，請指定目的資料表的名稱。 在 [匯入至資料表] 方塊中，輸入資料表名稱。 如果資料表已存在，將顯示提示，詢問您是否要覆寫資料表的現有內容。 按一下 [是] 以繼續，或按一下 [否] 以指定不同的目的資料表名稱。

    [進階] 按鈕的用途為何？

    匯入文字精靈中的 [進階] 按鈕可讓您以 Access 舊版的格式建立或開啟匯入規格。 除非您有舊版 Access 的匯入規格，我們建議您不要使用 [ 進階 ] 按鈕。 反之，若您儲存此匯入作業的詳細資料，您可深入了解下一節的此程序。

14. 按一下 [完成] 匯入資料。

    Access 會嘗試匯入資料。 任何資料匯入期間，精靈會顯示對話方塊，以告知您匯入作業的狀態。 反之，若作業完全失敗，Access 會顯示在試著匯入檔案時發生錯誤的錯誤訊息。

15. 在 [資料工作表檢視] 中開啟目的資料表。 比較資料表與來源檔案中的資料，並確定資料正確無誤。

關於匯入，我還該知道些什麼？

• 如需如何將匯入的詳細資料儲存到可供日後重複使用的規格的相關資訊，請參閱將匯入或匯出作業的詳細資料儲存為規格一文。

• 如需如何執行已儲存匯入規格的相關資訊，請參閱執行已儲存的匯入或匯出作業一文。

• 如需如何排程規格於指定時間執行的相關資訊，請參閱排程匯入或匯出作業一文。

• 如需如何變更規格名稱、刪除規格，或更新規格中來源檔案名稱的相關資訊，請參閱管理資料工作一文。

匯入資料表中遺漏的值或不正確的值之疑難排解

如果您看到在試著匯入檔案時發生錯誤的訊息，則執行匯入作業完全失敗。 相反地，如果匯入作業顯示的頁面提示您儲存作業詳細資料，則作業可以匯入全部或部分的資料。 狀態訊息也會說明包含在匯入作業期間發生任何錯誤之描述的錯誤記錄檔資料表名稱。

請務必注意，即使狀態訊息顯示作業順利完成，您也應該檢閱資料表的內容與結構，確保一切正常，才能開始使用資料表。

在 [資料工作表檢視] 中開啟目的資料表，檢查是否所有資料均已順利新增至資料表。 建議您在 [設計檢視] 中開啟資料表，檢閱欄位的資料類型以及其他屬性設定。

下表說明修正遺失或不正確的值時可採取的步驟。

此外，您可能會想要在 [資料工作表檢視] 中檢閱錯誤記錄檔資料表 (精靈的最後一頁所述)。 資料表有三個欄位 — [錯誤]、[欄位]、[列]。 每列都包含特定錯誤的相關資訊，而 [錯誤] 欄位的內容應可協助您進行問題的疑難排解。

錯誤字串與疑難排解提示的完整清單

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連結至文字檔

您可以使用連結來連線至其他檔案中的資料，而不必匯入；透過這種方式，您可以在原始程式和 Access 檔案中檢視最新資料，無需建立與管理 Access 中的複本。 如果您不想將文字檔的內容複製到 Access 資料庫中，但仍想要根據該資料執行查詢及產生報表，則應連結至該文字檔，而非將其匯入。

當您連結至文字檔時，Access 會建立以連結至資源檔案的新資料表。 您對來源檔案所進行的任何變更，都會反映在連結資料表中，不過，您將無法編輯 Access 中對應資料表的內容。 如果您想要變更資料內容或結構，您應開啟來源檔案，並在其中進行變更。

疑難排解連結資料表中的 #Num! 與其他不正確的值

即使您收到「完成連結資料表」的訊息，仍應在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表，以驗證列和欄顯示的資料正確無誤。

如果您在資料表中的任何位置看到錯誤或不正確的資料，請按照下表所述採取適當行動，並再次嘗試進行連結。 請注意，您無法將這些值直接新增至連結資料表，因為該資料表為唯讀狀態。

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