使用 Access 資產追蹤範本 來追蹤電腦、辦公室設備或任何由人員擁有或維護的專案。 此版本的熱門 Access 範本也可讓您搜尋資產詳細數據、顯示或隱藏欄、傳送電子郵件訊息,以及對應資產擁有者的位址。
想要 watch 使用此範本的相關影片嗎? 請參閱使用 資產追蹤資料庫範本一文。
附註: 資產追蹤資料庫範本已在過去幾年內更新。 這些指示參照可供下載的最新版範本。 如果下列步驟與您看到的不符,表示您使用的可能是舊版範本。
開始使用
在本文中,我們涵蓋了使用資產追蹤範本的基本步驟。
準備要使用的資料庫
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當您第一次開啟資料庫時,Access 會顯示歡迎表單。 若要防止此表單在您下次開啟資料庫時顯示,請清除 [開 啟此資料庫時顯示歡迎 ] 複選框。
關閉歡迎表單以開始使用資料庫。
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若要確認已啟用所有資料庫內容,請在 [訊息列] 中,按兩下 [ 啟用此內容]。
如需啟用資料庫內容的詳細資訊,請參閱 決定是否信任資料庫一文。
顯示或隱藏已停用資產
已停用資產為在目前日期或之前有已停用日期的專案。 資產在過時、損毀或未使用時,可能會淘汰。 您可以在 [資產清單] 表單上顯示或隱藏已停用資產。
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在 [ 資產清單] 表 單上,選取或清除 [ 顯示已停用 ] 複選框。
搜尋資產或聯繫人
[ 快速搜尋] 方 塊可讓您快速尋找 [ 資產清單 ] 窗體上的資產,以及 [ 聯繫人清單 ] 窗體上的聯繫人。
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在 [ 快速 搜尋] 方塊中輸入您要搜尋的文字,然後按 ENTER。
Access 會篩選清單,僅顯示包含您搜尋之文字的記錄。 若要返回完整清單,請按兩下 [清除目前的搜尋]。 (這是搜尋方塊內的 X。)
篩選資產清單
在 [ 資產清單 ] 表單上,您可以篩選資產清單,並儲存您最愛的篩選以供日後使用。
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以滑鼠右鍵按兩下表單並選取您想要的篩選,以套用篩選。
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按兩下 [儲存篩選]。
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在 [ 篩選詳細數據 ] 表單上,輸入篩選名稱和描述,然後按兩下 [ 關閉]。
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使用 [ 篩選我的最愛 ] 方塊來套用已儲存的篩選,或按兩下 [清除篩選) (來移除篩選。
顯示或隱藏欄
在 [資產清單] 表 單和 [ 聯繫人清單 ] 表單上,預設會隱藏 (欄) 的部分欄位。 若要變更顯示的欄位:
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按兩下 [顯示/隱藏欄位]。
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在 [ 取消隱藏欄 ] 對話框中,選取您要顯示的每一欄旁的複選框。 清除複選框以隱藏欄。
顯示資產或聯繫人詳細數據
[資產詳細數據] 表單和 [聯繫人詳細數據] 表單可讓您檢視及輸入專案的詳細資訊。 若要顯示 [資產詳細資料] 或 [ 連絡人詳細資料] 表單:
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在 [資產清單] 窗 體或 [聯繫人列表 ] 窗體上,按兩下您要查看之專案旁的 [ 開 啟]。
新增圖片
在 [ 資產詳細數據] 表單和 [ 聯繫人詳細 數據] 窗體上,您可以新增圖片和其他附件。
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在 [ 資產詳細 數據] 表單的圖片框底下,按兩下 [新增或移除附件]。
在 [ 聯繫人詳細 數據] 窗體的圖片框底下,按兩下 [編輯圖片]。
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在 [ 附件 ] 對話框中,按兩下 [ 新增]。
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在 [ 選擇檔案] 對話框中,流覽至包含該檔案的資料夾。
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選取您要新增的檔案,然後按兩下 [ 開啟]。
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在 [ 附件] 對話框中,按兩下 [ 確定]。
附註: 您可以為每個專案附加多個檔案,包括檔或電子表格等不同文件類型。
從 Microsoft Outlook 新增聯繫人
如果您使用 Microsoft Outlook,您可以從該計劃新增聯繫人或資產擁有者,而不需要重新輸入資訊。
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在 [ 聯繫人清單] 窗體上,按兩下 [ 從 Outlook 新增]。
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在 [ 選取要新增的名稱 ] 對話框中,選取您要新增至資料庫的名稱。
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按一下 [新增],然後按一下 [確定]。
顯示連絡人位址的地圖
在 [ 聯繫人詳細 數據] 窗體上,如果您已輸入該聯繫人的街地道址,您可以顯示該位置的地圖:
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按兩下 [對應此位址]。
顯示報表
資產追蹤包含數個報表,包括 [所有資產]、[ 資產詳細數據]、[ 資產已停用]、[ 連絡通訊簿] 等。 若要顯示報表:
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在 [導航窗格] 的 [ 報表] 底下,按兩下您要顯示的報表。
您可以建立自己的自訂報表。 如需詳細資訊,請參閱簡易報表 Create 一文。
修改資產追蹤資料庫
您可以將新欄位新增至 [資產] 資料表,然後將該欄位新增至 [ 資產清單 ] 表單、[ 資產詳細 數據] 表單和 [ 資產詳細 數據] 報表,藉此自定義資產追蹤資料庫。
將欄位新增至 [資產] 資料表
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關閉所有開啟的索引標籤。
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在 [導航窗格] 中,按兩下 [ 資產] 資料 表。
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向右卷動,直到您看到名為 [ 新增字段] 的欄。 按兩下欄標題,然後輸入功能變數名稱。
第一次在欄中輸入數據時,Access 會為您設定數據類型。
將欄位新增至表單或報表
將欄位新增至資料表後,您就可以將它新增至表單或報表。
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以滑鼠右鍵按兩下 [導航窗格] 中的表單單或報表,然後按兩下 [ 版面配置檢視]。
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在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。
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將您要的欄位從 [字段清單] 拖曳到表單或報表。