SharePoint 工作流程是預先設定的迷你應用程式，以簡化並自動化各種商務程序。 工作流程的範圍從收集簽章、意見反應，或核准計劃或文件，甚至到追蹤一般程序的目前狀態，皆可包含在內。 SharePoint 工作流程的設計旨在節省您的時間與精力，並為您定期執行的工作帶來一致性與效率。
附註:
-
自 2020 年 8 月 1 起，已針對新租用戶淘汰 SharePoint 2010 工作流程，並自 2020 年 11 月 1 日從現有的租用戶中移除。 如果您正在使用 SharePoint 2010 工作流程，建議您移轉至 Power Automate 或其他支援的解決方案。 如需詳細資訊，請參閱 SharePoint 2010 工作流程淘汰。
-
自 2023 年 4 月起，SharePoint 2013 工作流程已遭取代，從 2024 年 4 月 2 日起將會針對新租使用者關閉。 它將會從現有的租使用者中移除，並將于 2026 年 4 月 2 日完全淘汰。 如果您使用的是 SharePoint 2013 工作流程，建議您移轉到 Power Automate 或其他支援的解決方案。 如需詳細資訊，請參閱Microsoft 365 中的 SharePoint 2013 工作流程淘汰。
SharePoint 工作流程是什麼？
您可能已經知道流程圖是什麼。 它是流程的圖形化對應，具有在每個步驟發生之情況的指示。
一個 SharePoint 工作流程就像會耗費許多勞力、猜測和標準工作流程中的隨機性。
例如，查看圖例中的文件核准流程。 手動執行此流程可以代表許多的檢查和持續追蹤、轉寄文件和傳送提醒，這些工作的每一項都需要由您或其中一個或多個的同事來執行。 這表示大量的額外工作，以及持續發生的干擾情形。
但是當您使用 SharePoint 文件核准工作流程來執行流程時，所有的檢查、追蹤和提醒及轉寄等動作皆會由工作流程自動化完成。 如果有人晚一點完成工作，或發生其他問題，大部分隨附的工作流程都會產生通知，讓您知道此情形。 流程監視會減少。
執行 SharePoint 工作流程很簡單。 選擇工作流程類型，選取您的選項，然後讓工作流程執行。 如果需要，請取消或終止工作流程。
所包括的每個工作流程類型都可做為範本。 您可以為單一清單或文件庫、或使用 初始表單 的整個網站集合新增工作流程的實例，以針對實例指定您想要的選項和選取項目。 這些選項和選取項目包括工作流程將工作指派給誰、工作期限、工作流程的啟動方式以及由誰啟動，以及工作通知中要包含的指示。 透過移至 [清單設定] > [工作流程設定] > [新增工作流程]，建立新工作流程。 如果您想要，請參閱 2010 和 2013 工作流程。
重要: 根據預設，核准、收集意見反應和收集簽章工作流程皆未啟用，且不會列在關聯表單的 選取工作流程範本 清單方塊中。 若要使這些流程成為可供使用，網站系統管理員必須在網站集合層級中啟用它們。 請移至 [網站設定] > [網站集合功能] > [啟用] 工作流程功能。 此外，SharePoint 2013 提供以 SharePoint 2010 為基礎的工作流程範本。 假設您想要使用類似的邏輯建立以 SharePoint 2013 為基礎的工作流程，請使用如 SharePoint Designer 2013 的工具。
有五種預先設定的工作流程類型。
隨著每次狀態之間的轉換，工作流程會指派工作給人員，並傳送有關該工作的電子郵件警示給該人員。 此工作完成時，工作流程會更新項目的狀態，並將進度推到下一個狀態。 三態工作流程是設計用於與問題追蹤清單範本一起搭配使用，但可以與任何包含三個或多個值之選擇欄位的清單一起使用。
若要深入了解並取得逐步指示，請參閱 全面了解三態工作流程。
若要新增或啟動工作流程，您必須具有執行工作流程之清單、文件庫或網站集合的正確權限：
-
若要新增工作流程 根據預設，您必須擁有管理清單權限，才能 [新增] 工作流程。 (根據預設，[擁有者] 群組和 [成員] 群組具有管理清單權限，[訪客] 群組則沒有。)
-
若要啟動工作流程 根據預設，您必須具有編輯項目權限，才能 [開始] 已新增的工作流程。 (根據預設，[擁有者] 群組和 [成員] 群組皆具有編輯項目權限，[訪客] 群組則沒有。) 或者，[擁有者] 可以選擇設定特定的工作流程，這樣一來，僅 [擁有者] 群組的成員可以啟動這些流程。 如果子網站具有唯一權限，[擁有者] 必須確保將必要權限明確指派給工作流程使用者。 請參閱 編輯和管理 SharePoint 清單或文件庫的權限。 <以意見反應為依據 -「我已在公司 sp 網站上建立子網站來測試工作流程功能，因此我應該有啟動工作流程的權限，但我無法啟動 - 為什麼不能啟動？」>
下列圖表提供規劃、新增、執行及修改 SharePoint 工作流程之基礎結構的高階檢視。 以下是每個步驟的各個章節。
-
規劃 當您使用初始表單來新增工作流程版本時，請確保您知道您想要的選項以及需要提供的資訊。
-
新增 填寫初始表單，將您的工作流程版本新增到清單、文件庫或網站集合。
-
開始 以手動或自動方式，在清單或文件庫中的文件或其他項目上開始新的工作流程。 (如果您以手動方式開始工作流程，您有機會在更簡短的 初始表單 上，變更部分的工作流程關聯表單設定。) 當工作流程啟動時，它會建立工作、傳送通知訊息，並開始追蹤動作和事件。
-
監控 工作流程在執行的同時，您可以檢視工作流程狀態頁面，以查看哪些工作已完成，以及已執行哪些其他動作。 如有需要，您可以從此處調整目前和未來的工作，甚至取消或終止此工作流程執行。
-
校閱 執行完成時，您可以在工作流程狀態頁面上校閱整個歷程記錄。 此外，也可以從相同的頁面建立此工作流程的一般效能統計報告。
-
變更 如果工作流程未完全以您想要的方式執行，您可以開啟之前用於新增流程的原始關聯表單，然後在那裡進行變更。
如果您需要更靈活的使用內建工作流程，您可以使用像 SharePoint Designer 2013 這樣的工具以更進一步的自訂工作流程。 您也可以從頭開始建立自己的原始工作流程。
使用工作流程設計工具，您可以建立規則，將條件和動作與 SharePoint 清單和文件庫中的項目建立關聯。 對清單或文件庫中的項目進行變更會觸發工作流程中的動作。
例如，您可以設計會啟動其他核准工作流程的工作流程 (如果項目的成本超過特定金額)。
您也可以定義適用於一組相關文件的工作流程。 例如，如果您的工作流程與文件庫相關聯，或已篩選為文件內容類型，則會顯示一組關聯式文件組動作。 文件組允許將一組文件視為單一單位處理，因此文件組的工作流程動作會在文件組中的每一個項目上執行。
