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委派存取權是指授與某人存取您信箱或信箱中特定資料夾的許可權,進而能夠代表您建立和回復郵件。 

您可以在沒有此權限等級的情況下共享資料夾。 您可以僅授與某人檢視許可權、僅限編輯或撰寫許可權。 當您以這種方式共享資料夾時,您允許他們從信箱中所做的任何回應都會顯示為從他們自己的帳戶傳送。 如需以這種方式共用資料夾的說明,請參閱在 Outlook 中共用及存取其他人的信箱或資料夾

針對您使用的 Outlook 版本,選取下方的索引標籤選項。 我使用的是哪個版本的 Outlook?

如果這個 [ 新增 Outlook ] 索引標籤底下的步驟無法運作,表示您可能尚未使用新的 Windows 版 Outlook。 選取 [ 傳統 Outlook] 索引標籤,然後改為遵循這些步驟。

關於新 Outlook 中的委派

目前,將委派許可權指派給新 Outlook 中的郵件資料夾,只有部分可用。 您仍然可以擁有代理人,但您必須先使用傳統 Outlook 來指派這些許可權。

在傳統 Outlook 中指派代理人存取權之後,您共用資料夾的人員就可以從新 Outlook 信箱中存取該資料夾,而他們的回復會顯示為代表您。

如果您只想在共用行事歷時指派代理人存取權,您可以在新的 Outlook 中執行此動作。 請參閱使用編輯或委派許可權共用和存取行事曆。 

信箱擁有者:將代理人存取權授與其他人

  1. 新的 Outlook 切換回 傳統 Outlook

    如需切換回傳統版 Outlook 的說明,請參閱並排執行新的 Outlook 和傳統版 Outlook

  2. 從傳統 Outlook 中,選取 [ 檔案 > 資訊 > 帳戶設定 > 委派存取]

  3. 選取 [新增]。

  4. 在 [新增使用者] 視窗中,輸入人員的名稱,然後按 Enter 進行搜尋。

  5. 選取人員的名稱,選取 [新增],然後選取 [ 確定]

  6. 在 [ 代理人許可權] 底下,將這五個選項設定為 [無行事歷]、[ 工作]、[ 收件匣]、[ 聯繫人] 和 [ 記事]

    每一個選項都選取 [ ] 可讓代理人基本代表您傳送郵件,但無任何功能。 授與代理人額外的許可權 (例如選取 [收件匣] 來查看收件匣) ,以及從下拉式清單中選取 [檢閱者]、[ 作者] 或 [ 編輯器]。 如需這些選項的詳細說明,請參閱委派資料夾的選項下方的一節。

  7. 若要傳送自動訊息給您的代理人,請選取複選框 自動傳送郵件給委派摘要這些許可權。 

  8. 選取 [確定]

  9. 選取返回按鈕以返回郵件。 您現在可以返回新的 Outlook 來共用特定資料夾。

代理人:將其他人的信箱新增至您的配置檔

如果有人已授與您其信箱的委派存取權,您必須將其信箱新增至 [郵件] 資料夾清單。 您可以使用新的 Outlook 執行此動作。

  1. 從 [郵件] 資料夾清單中,選取 [與我共用] > [新增共用資料夾或信箱]

  2. 開始輸入提供您代理人存取權的人員名稱,然後從建議的聯繫人中選取他們的名稱。

  3. 選取 [新增]。

代理人:代表其他人傳送電子郵件

準備完成後,代理人現在可以代表其他人傳送電子郵件:

  1. 從新的 Outlook 開啟新的電子郵件訊息。

  2. 在 [ 收件者 ] 行上方,選取 [寄件人],然後選取其他人的信箱。 如有需要,請選 取 [其他電子郵件位址...],然後輸入該電子郵件地址,然後選取它。

    (如果 [] 按鈕旁 看不到 [寄件者] 按鈕,請移至功能區,然後在 [選項 ] 索引卷標底下選取 [ 顯示發件人]。)

  3. 完成撰寫電子郵件,然後選取 [ 傳送]。 

郵件收件者會看到郵件是由 代表 該人員傳送。 

委派的資料夾選 項

當您新增代理人,您可以授與代理人分隔行事曆的權限等級,[收件匣]、[通訊錄、工作和記事資料夾:

權限等級

代理人可以執行的活動

編輯者

讀取、建立與修改 項 目,包括修改和刪除帳戶擁有者建立的 項 目。 例如,與編輯器權限的代理人可以建立會議邀請直接在帳戶擁有者的行事曆,並代表帳戶擁有者的回覆會議邀請。

作者

讀取和建立 項 目,以及修改並刪除自己所建立的 項 目。

檢閱者

僅限讀取 項 目。 例如,代理人可以讀取帳戶擁有者的收件匣中的郵件。

需要兩個人執行動作,才能代表另一個人傳送電子郵件: 

  1. 一個人將 代理人存取權 授與另一個人。

  2. 代理人接著將另一個人的信箱新增至他們自己的配置檔。 之後,代理人可以代表另一個人傳送電子郵件。

以下是每個人可採取的步驟:

第一人:將代理人存取權授與其他人

  1. 選 >派存取 > 帳戶設定 > 檔案資訊

    [Backstage 檢視] 中的 [帳戶設定]

  2. 選取 [新增]。 然後輸入人員的名稱,然後按 Enter 來搜尋。

  3. 選取人員的名稱,然後選取 [新增],然後選取 [ 確定]

  4. 在 [ 代理人許可權] 底下,將這五個選項設定為 [無行事歷]、[ 工作]、[ 收件匣]、[ 聯繫人] 和 [ 記事]

    每一個選項都選取 [ ] 可讓代理人基本代表您傳送郵件,但無任何功能。 您可以 (授與代理人額外的許可權,例如選取 [作者] 或 [收件匣 > 檢閱者] > [行事歷] > [檢閱者] 來查看行事或收件匣) 。 

  5. 若要傳送自動訊息給您的代理人,請選取複選框 自動傳送郵件給委派摘要這些許可權。 

  6. 選取 [確定]

  7. 選取返回按鈕以返回郵件。

第二人:將其他人的信箱新增至您的配置檔

  1. 選取 [檔案] > [帳戶設定] > [帳戶設定]。

  2. 在清單中的 [ 電子郵件 ] 索引標籤上,選取 [變更],然後選取 [ 其他設定]。 

  3. 在 [ 進階] 索引 標籤的 [ 開啟這些額外的信箱] 底下,選取 [ 新增],然後輸入您要新增至使用者配置檔之人員的信箱名稱。 選取 [確定],然後再次選取 [ 確定] 。 

  4. 完成程式后,關閉並重新啟動 Outlook。

第二人:代表其他人傳送電子郵件

準備完成後,代理人現在可以代表其他人傳送電子郵件:

  1. 開啟新郵件。

  2. 在 [ 收件者 ] 行上方,選取 [寄件人],然後選取其他人的信箱。 如有需要,請選 取 [其他電子郵件位址...],然後輸入該電子郵件地址,然後選取它。

    (如果 [收件者] 按鈕旁看不到 [寄件者] 按鈕,請移至功能區,然後在 [顯示字段] 群組的 [選項] 索引卷標底下,選取 [發件者].)

  3. 完成撰寫電子郵件,然後選取 [ 傳送]。 

郵件收件者會看到郵件是由 代表 該人員傳送。 

關於 Outlook 網頁版中的委派

目前,僅部分提供指派許可權給 Outlook 網頁版中的郵件資料夾。 您仍然可以擁有代理人,但您必須先使用傳統 Outlook 來指派這些許可權。

在傳統 Outlook 中指派代理人存取權之後,您共用資料夾的人員就可以從新 Outlook 信箱中存取該資料夾,而他們的回復會顯示為代表您。

如果您只想在共用行事歷時指派代理人存取權,您可以在新的 Outlook 中執行此動作。 請參閱使用編輯或委派許可權共用和存取行事曆。 

信箱擁有者:將代理人存取權授與其他人

  1. 新的 Outlook 切換回 傳統 Outlook

    如需切換回傳統版 Outlook 的說明,請參閱並排執行新的 Outlook 和傳統版 Outlook

  2. 從傳統 Outlook 中,選取 [ 檔案 > 資訊 > 帳戶設定 > 委派存取]

  3. 選取 [新增]。

  4. 在 [新增使用者] 視窗中,輸入人員的名稱,然後按 Enter 進行搜尋。

  5. 選取人員的名稱,選取 [新增],然後選取 [ 確定]

  6. 在 [ 代理人許可權] 底下,將這五個選項設定為 [無行事歷]、[ 工作]、[ 收件匣]、[ 聯繫人] 和 [ 記事]

    每一個選項都選取 [ ] 可讓代理人基本代表您傳送郵件,但無任何功能。 授與代理人額外的許可權 (例如選取 [收件匣] 來查看收件匣) ,以及從下拉式清單中選取 [檢閱者]、[ 作者] 或 [ 編輯器]。 如需這些選項的詳細說明,請參閱委派資料夾的選項下方的一節。

  7. 若要傳送自動訊息給您的代理人,請選取複選框 自動傳送郵件給委派摘要這些許可權。 

  8. 選取 [確定]

  9. 選取返回按鈕以返回郵件。 您現在可以返回新的 Outlook 來共用特定資料夾。

代理人:將其他人的信箱新增至您的配置檔

如果有人已授與您其信箱的委派存取權,您必須將其信箱新增至 [郵件] 資料夾清單。 您可以使用新的 Outlook 執行此動作。

  1. 從 [郵件] 資料夾清單中,選取 [與我共用] > [新增共用資料夾或信箱]

  2. 開始輸入提供您代理人存取權的人員名稱,然後從建議的聯繫人中選取他們的名稱。

  3. 選取 [新增]。

代理人:代表其他人傳送電子郵件

準備完成後,代理人現在可以代表其他人傳送電子郵件:

  1. 從新的 Outlook 開啟新的電子郵件訊息。

  2. 在 [ 收件者 ] 行上方,選取 [寄件人],然後選取其他人的信箱。 如有需要,請選 取 [其他電子郵件位址...],然後輸入該電子郵件地址,然後選取它。

    (如果 [] 按鈕旁 看不到 [寄件者] 按鈕,請移至功能區,然後在 [選項 ] 索引卷標底下選取 [ 顯示發件人]。)

  3. 完成撰寫電子郵件,然後選取 [ 傳送]。 

郵件收件者會看到郵件是由 代表 該人員傳送。 

委派的資料夾選 項

當您新增代理人,您可以授與代理人分隔行事曆的權限等級,[收件匣]、[通訊錄、工作和記事資料夾:

權限等級

代理人可以執行的活動

編輯者

讀取、建立與修改 項 目,包括修改和刪除帳戶擁有者建立的 項 目。 例如,與編輯器權限的代理人可以建立會議邀請直接在帳戶擁有者的行事曆,並代表帳戶擁有者的回覆會議邀請。

作者

讀取和建立 項 目,以及修改並刪除自己所建立的 項 目。

檢閱者

僅限讀取 項 目。 例如,代理人可以讀取帳戶擁有者的收件匣中的郵件。

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