多年來，組織一直依賴通訊群組與公司內外的人員群組通訊及共同作業。 不過現在，Outlook 中的 Microsoft 365 群組提供更強大的共同作業解決方案。
提示: 如果您想知道如何使用 Outlook 連絡人群組來傳送電子郵件給清單中的人員（例如一群朋友），請參閱在PC 版 Outlook 中建立連絡人群組或通訊群組清單。
什麼是 Microsoft 365 群組？
當您在 Outlook 中設定Microsoft 365 群組時，您可以選擇一組您想要共同作業的人員，並輕鬆設定一組供這些人員共用的資源。 您不必擔心要手動為這些資源指派權限，因為將成員加入群組時會自動授與他們存取群組所提供之工具的權限。
這些額外的資源包括：
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共用收件匣 - 您在通訊群組清單中通常擁有的交談會在何處進行。 這個共用收件匣完全可搜尋，因此會為群組的郵件建立生動的封存。 群組的報名者可以搜尋或捲動回曆程記錄，快速瞭解先前在群組中張貼的內容。 請參閱： 在 Outlook 中進行群組交談。
提示: 如果您的使用者仍然希望群組郵件顯示在其個人收件匣中，就像他們在通訊群組清單中一樣，只要按一下 Outlook 功能區上的 [ 成員資格 ] 按鈕，就能訂閱群組。
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共用檔案庫 - 您的群組有一個 SharePoint 檔案庫，您的使用者可以在這裡儲存、共用文件庫，並在檔、活頁簿、簡報、影像或任何其他需要處理的檔案上進行共同作業。 請參閱： 共用群組檔案。
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共用行事曆 - 您的群組會取得共用行事曆，以張貼與該群組相關的事件。 已訂閱群組的每個成員都會自動受邀加入張貼至行事曆的活動，因此這些活動也可以視需要出現在他們的個人行事曆上。 請參閱： 在 Outlook 的群組行事曆上排程會議。
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共用的 OneNote 筆記本 ： 群組會自動有一個共用的 OneNote 筆記本，群組成員可在此收集資訊並進行共同作業。 許多群組會使用筆記本建立包含常見問題和其他資源的生動 Wiki。
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來賓存取 - 您之前可以將外部連絡人新增至通訊群組，但對方收到的只是電子郵件。 透過群組，您可以讓來賓存取電子郵件交談、檔案，甚至是共用的 OneNote 筆記本。 請參閱：Microsoft 365 群組 中的來賓存取權。
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內容可被探索 - 根據預設，Outlook 中的群組是公開的，這表示貴組織中的其他人員可以輕鬆探索及加入或檢閱群組中的資料。 如果群組內容比較敏感，您可以將群組切換為私人，這會隱藏非成員的內容，並要求群組擁有者核准任何加入要求。
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自助建立 - IT 不需要受到使用者要求建立群組的困擾。 使用者可以視需要建立自己的群組。 如果您想要控制組織中的哪些使用者可以建立群組，請參閱：管理誰可以建立Microsoft 365 群組。
這些功能可讓群組成為比通訊群組更強大的解決方案。
管理您的群組
Microsoft 365 提供許多實用的工具和功能，可讓您更輕鬆地管理和管理您的群組。 如需這些優點的詳細資訊，請按一下下方的標題。
讓目錄保持在控制之下，是每個系統管理員都關心的事項。 以下是 Microsoft 365 提供的一些工具，可協助您更輕鬆地執行下列作業：
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命名原則 - 命名原則可讓您定義群組可接受的名稱，或不代表可接受的名稱。 這可防止使用者為群組提供不公開或禁止的名稱。 此外，您可以強制執行組名的公司標準首碼或尾碼。
動態成員資格 - 動態成員資格可讓您依規則設定群組成員資格，這會根據您 Active directory 中的部門或角色) 等中繼資料 (來新增 (或移除) 群組成員。 如需建立動態成員資格的詳細資訊，請參閱 使用屬性建立進階規則 。
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隱藏的成員資格 - 如果您有理由要將群組的成員資格設為機密，例如，如果成員是學生，您可以隱藏外部成員資格。
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建立許可權 - 組織中可能有一些您不想建立新群組的人員。 有數種管理目錄中建立許可權的技術。 請參閱 管理 Microsoft 365 群組建立。
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稽核記錄 - 您可以更信賴讓使用者建立群組及管理群組成員資格，因為 Microsoft 365 群組稽核記錄可讓您追蹤建立或刪除特定群組的人員，或是變更群組的成員資格。 請參閱： 在 Microsoft 365 安全性&合規性中心中搜尋稽核記錄。
傳遞管理提供您一些方法來處理群組應如何傳送或接收郵件。 此外，還有其他工具可以監控這些郵件的流程。
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[以身分傳送] 或 [代理傳送 者] - 這些設定可讓指定的使用者像是來自群組或代表群組一樣傳送電子郵件。
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寄件者限制 - 這些設定可讓您控制誰可以傳送郵件給群組。 您可以將群組設定為允許來自外部方的電子郵件，但您可能會想要將它限制為僅限特定外部方。
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外部使用者支援 - 邀請來賓加入您的群組，您可以選擇將他們納入群組中的電子郵件交談中。 請參閱：Microsoft 365 群組 中的來賓存取權。
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傳輸規則 - 傳輸 規則適用于群組，就像處理 Exchange 伺服器一樣。 規則可以尋找符合特定條件的郵件，然後對這些郵件採取動作。
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郵件提示 - 郵件提示會在使用者撰寫郵件時向使用者顯示資訊豐富的訊息。 如果使用者的訊息可能傳送給外部人員，或是超過郵件配額，他們就可以警告使用者，以協助減少 NDR。
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多個 Proxy 位址 - 群組可以像使用者信箱一樣擁有別名。 其他 Proxy 位址對於接受傳送給其他別名的郵件非常方便，或是讓您更輕鬆地連絡名稱較長或難以拼字的群組。 請參閱：Microsoft 365 群組的多網域支援 - 管理員說明
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最大傳送/接收大小 - 這些配額有助於減少群組接收 (或傳送) 超大型郵件的問題，以便更完善地管理儲存空間和頻寬需求。
Microsoft 365 還提供一些工具，讓您管理群組中共用的內容類型。
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使用方針 - 您可以定義 Microsoft 365 群組的使用方針，讓使用者瞭解有助於保持群組有效並教育他們內部內容原則的最佳做法。
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資料分類 - 您可以為 Microsoft 365 組建立可自訂的資料分類系統，允許依原則類型分隔群組 (例如「未分類」、「公司機密」或「絕密」) 。 透過這種方式，您的群組可以顯示貴組織中其他內容的原則。 可擴展原則可讓貴組織設定在建立或變更群組時稱為端點，然後您就可以實作自己的群組建立或變更原則。
管理變更
使用者有時會因為變更而感到不自在，因此請務必與通訊群組清單的現有成員溝通，讓他們知道預期會發生什麼事。 以下是一些您應該包含在此訊息中的資訊，以及一些您可能會覺得實用的解答：
Outlook 中的群組是什麼？
Outlook 中的Microsoft 365 群組是單一的共同作業解決方案，適用于想要以易於找到的統一方式共用討論、檔案、行事曆和筆記的團隊/群組。 最棒的功能可能是群組的 [收件匣] 會維護討論記錄，以便輕鬆搜尋先前的討論。
為什麼要進行這項變更？
人員經常要求能夠搜尋張貼在我們的通訊群組清單中的郵件，以尋找過去討論過的資訊。 將通訊群組清單升級為群組，表示使用者不必一再詢問或回答相同的問題。
此外，新群組也會包含群組活動的行事曆、共用的檔案庫和 OneNote 筆記本，我們可以在這裡共同作業及收集資訊以供日後參考。
如果我已經是通訊群組清單的成員，我是否需要執行任何動作才能加入此群組？
否，如果您已經是通訊群組清單的成員，您就會自動成為新群組的成員。
如何?在 Outlook 中存取新群組？ Outlook 網頁版呢？
若要在 Outlook 中存取新群組，只要移至左側流覽窗格底部的 [群組] 類別即可。 如果您經常使用此群組，請以滑鼠右鍵按一下它並選擇 [顯示為我的最愛]，將它釘選為我的最愛。
此外，在 iOS、Android 等 (每個行動平臺上都有可用 Microsoft 365 群組的免費行動用戶端 ) ，以便隨時隨地輕鬆存取群組。
我無法只透過電子郵件傳送電子郵件
是的，當然。 您用於通訊群組清單的相同電子郵件別名在 Outlook 中的群組仍然正常運作。
此外...
請記得在進行這項變更時告知他們，如果他們有其他問題，應該連絡誰。
移轉通訊群組清單
準備好將通訊群組清單升級至群組了嗎？ 請參閱將通訊群組清單移轉到 Microsoft 365 群組 - 管理員說明。
哪些通訊群組清單無法升級至 Microsoft 365 群組？
您只能將雲端管理的簡單非巢狀通訊群組清單升級至 Microsoft 365 群組。 請參閱無法將通訊群組清單升級至 Microsoft 365 群組 - Exchange |Microsoft Learn
下一步是什麼？
一旦您將通訊群組升級至Microsoft 365 群組後，您可能會想要執行一些後續工作，以確保其順暢。
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與您的使用者進行後續追蹤 - 升級完成後立即與他們確認，並于數天后再次登入。 顯示您正在聆聽他們可能遇到的任何問題並回應，對於讓他們滿意變更將大有用。
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監控預訂報告- Microsoft 365 管理員入口網站有一些不錯的報告，可以顯示有多少使用者正在使用群組、他們使用的頻率和功能。 這些報告可協助您設計後續追蹤和使用者訓練，並醒目提示使用者從新群組獲得最大價值的位置。 請參閱：Microsoft 365 系統管理中心中的活動報告。
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分享您的體驗 - 讓公司中的其他小組知道您已升級通訊群組，以及您已採取哪些步驟來讓它成功！ 分享該資訊可協助這些其他團隊依照您的範例進行，並成功升級他們自己的團隊。
另請參閱
對 Microsoft 365 群組有任何疑問嗎？
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根據您的意見反應，本文于 2020 年 10 月 16 日更新。 如果您覺得這個資訊很實用 (如果您覺得不實用則更是如此)，請按一下下方的意見反應控制項，並提供建設性的留言，讓我們能夠繼續改善。 謝謝！
