建立基本查詢

試試看！

如需進行快速搜尋和發問，請建立基本查詢來尋找您需要的資料並獲得解答。

在 [設計] 檢視中建立查詢

與「查詢精靈」相比，「設計」檢視可讓您對所建立的查詢擁有較多的掌控。

1. 開啟「查詢設計」檢視

   • 若要開始，請選取 [建立] > [查詢設計]。

     

2. 新增資料來源

   首先，新增包含您想要查看之資料的資料表或查詢。 (是的，您可以從已儲存的查詢建立新的查詢。 例如，假設您已建立一個查詢，此查詢會從您的供應商尋找所有產品，並將產品依據銷售數字從最高到最低進行排序。 您可以使用該查詢做為新查詢的資料來源，例如，從特定區域中的供應商尋找產品銷售額)。

   1. 在 [顯示資料表] 對話方塊中，選取 [兩者都要]。

   2. 選取您想要的資料來源，然後在每個來源之後，選取 [新增]。

   3. 關閉對話方塊。

3. 新增輸出欄位

   輸出欄位是您想要在查詢的結果集內顯示或包含的資料。

   • 從上面窗格中的資料來源，將您想要的欄位拖曳到下面窗格之 [欄位] 列中的空白儲存格。

     

   使用運算式做為輸出欄位

   若要執行計算或使用函數來產生查詢輸出，請包含運算式做為輸出欄位。 除了函數之外，運算式還可以使用來自任何查詢資料來源的資料 (例如 Format 或 InStr)，並且可以包含常數和算術運算子。

   1. 在查詢設計格線的空白欄中，選取 [欄位] 列。

   2. 在 [設計] 索引標籤上的 [查詢設定] 群組中，選取 [建立器]。

   3. 輸入或貼上您的運算式。 在您運算式的前面加上要用於運算式輸出的名稱，後面再加上冒號。 例如，若要在運算式加上 "Last updated" 標籤，請以下列字串做為運算式的開頭：Last updated:

      或者，您也可以使用 [運算式建立器] 以使用 [運算式元素]、[運算式類別] 及 [運算式值] 來建立運算式。

   附註: 運算式可搭配許多選項，既功能強大又具有彈性。 如需詳細資訊，請參閱 建立表達式。

4. 指定準則 (選用)

   您可以使用準則來限制 (以欄位值限制) 查詢所傳回的記錄 。 例如，您可能只想查看單價低於 $10 的產品。

   1. 若要指定準則，請先將包含值的欄位拖曳到下面的窗格中。

      提示: 根據預設，當您新增欄位時，其資料會在查詢結果中傳回。 如果您已經新增您想要的欄位，則不需再次新增它，即可對它套用準則。

   2. 如果您不想要讓欄位內容出現在結果中，請將該欄位之 [顯示] 列中的核取方塊取消選取。

   3. 在欄位的 [ 準則 ] 資料列中，輸入如果記錄要包含在結果) ，域值必須滿足 (表達式。 例如，<10。 (如需更多範例，請參閱 查詢條件的範例。)

   4. 在 [準則] 列底下的 [Or] 列中，指定任何替代準則。

   如果您指定替代準則，則當欄位的值符合所列的任何準則時，就會選取記錄。 例如，如果您包含了來自 [客戶] 資料表的 [州別] 欄位、指定了 [加州] 做為準則，並且包含了 [愛達荷州] 和 [華盛頓州] 的 [Or] 列，則只要是居住在這三個逐項列出之州別中任何一州的客戶，您就會獲得記錄。

5. 摘要資料 (選用)

   您可能會想要摘要資料，特別是當您的資料是數值時。 例如，您可能會想要查看平均價格或總銷售額。

   1. 視需要在下面窗格的查詢設計格線中新增 [合計] 列。 在「設計」檢視中，於 [設計] 索引標籤上的 [顯示/隱藏] 群組中，選取 [合計]。

   2. 針對您想要摘要的每個欄位，在 [合計] 列中，選取要使用的函數。 可用的函數取決於欄位的資料類型。

6. 執行或儲存查詢

   • 若要在執行查詢，請在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中，選取 [執行]。

   • 若要儲存查詢以供日後使用，請在 [快速存取工具列] 上選取 [ 儲存 ] 。 輸入查詢的描述性名稱，然後選取 [確定]。

想要更多資訊嗎？

Excel 訓練課程

Outlook 訓練課程