Applies ToExcel for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 Excel for Microsoft 365 for Mac Word for Microsoft 365 for Mac Excel 2024 Word 2024 Excel 2024 for Mac Word 2024 for Mac Excel 2021 Word 2021 Excel 2021 for Mac Word 2021 for Mac Excel 2019 Word 2019 Excel 2019 for Mac Word 2019 for Mac Excel 2016 Word 2016 Excel 2013 Word 2013

您已建置連絡人清單和要用於 Word 合併列印的其他資料。 如果您的資料來源是現有的 Excel 試算表,則您只需要準備合併列印的資料。 但如果您的資料來源是定位字元分隔 (.txt) 或逗點分隔值 (.csv) 檔案,您首先需要將資料匯入至 Excel,然後再準備以供合併列印。

步驟 1:在 Excel 中設定您的資料來源

如果您使用 Excel 試算表做為 Word 中合併列印的資料來源,請略過這個步驟。 如果資料來源是 .txt 或 .csv 檔案,請使用 [文字匯入精靈] 在 Excel 中設定您的資料。

成功匯入 .txt 或 .csv 檔案之後,請移至步驟 2。

  1. 開啟 Excel。

  2. 移至 [資料] > [從文字/CSV]。

    從 [資料] 索引標籤中選取文字/CSV

  3. 選擇您要的 .txt 或 .csv 檔案,然後選取 [匯入]。

  4. 在預覽視窗中,選取 [轉換資料]。

  5. 選取郵遞區號或其他欄以設定格式。

  6. 移至 [轉換] > [資料類型:],然後選取 [文字]。

    文字已選取的 Power Query 視窗

  7. 選取 [取代現有]。

  8. 視需要重複步驟 5 到 7。

  9. 選取 [關閉並載入]。

  10. 移至 [檔案] > [另存新檔],然後使用其他名稱另存新檔。

  1. 開啟 Excel。

  2. Excel 2016    移至 [資料] > [取得外部資料] > [從文字]。

    [資料] 索引標籤上醒目提示 [從文字檔] 選項。

  3. 選擇您要的 .txt 或 .csv 檔案,然後選取 [匯入]。

  4. 在 [文字匯入精靈] 中的 [原始資料類型] 窗格,選擇 [分隔符號]。

    Excel 會從文字、文字匯入精靈取得外部資料,步驟 3 之 1

  5. 如果檔案有標題,請選取 [預覽] 窗格上方的 [我的資料有標題],然後選擇 [下一步]。

  6. 在 [分隔符號] 窗格中,選取符合資料所使用之分隔符號 (例如定位字元或逗號) 的核取方塊,然後選擇 [下一步]。

    分隔符號的選項會在文字匯入精靈中醒目提示。

  7. 在 [資料預覽] 底下,選擇包含郵遞區號的欄,然後在 [欄資料格式] 底下,選擇 [文字]。

    [欄位的資料格式] 的 [文字] 選項在文字匯入精靈中醒目提示。

    附註: 每次您將資料格式 (一般、文字或日期) 套用到欄時,格式的名稱會顯示在該欄的表格標題中。

  8. 視需要重複步驟 7,選擇您要變更的欄位及要套用的資料格式。

  9. 選擇 [完成]。

  10. 在 [匯入資料] 對話方塊中,接受 [已經存在的工作表] 的預設設定和儲存格位址,然後選擇 [確定]。

    在 [匯入資料] 對話方塊中,選擇在現有的工作表、預設設定或新的工作表中放置資料。

    注意: [匯入資料] 對話方塊中的儲存格位址會顯示目前已選取的儲存格。 資料會從指定的儲存格位址開始匯入。

  11. 使用新的檔案名稱儲存您的試算表。

步驟 2:準備您的資料來源

在您將用於 Word 中合併列印之郵寄清單的 Excel 資料來源,請確定您將數值資料欄位以正確的方式格式化。 例如,格式化含有數字的欄位以符合特定類別,例如貨幣。

如果您選擇百分比類別,請特別小心百分比格式會將儲存格的值乘以 100。 如果您想要避免乘法係數,請將百分比欄位格式化為文字。

郵遞區號必須格式化為文字,以便在合併列印期間保留資料。 如果在匯入時未完成,請立即格式化。 郵遞區號中前置字元為零 (例如 00399),如果沒有格式化為文字,則會在合併列印期間遭到捨棄。

  1. 選擇包含郵遞區號或其他資料的欄以進行格式化。

  2. 移至 [常用],在 [數值] 群組中,選取 [數字格式] 方塊向下箭號,然後選擇清單中的選項 (例如文字)。

    在 Excel 中 [常用] 索引標籤上的 [數值] 群組內,選擇 [一般] 方塊中的向下箭號,以選擇要使用的數值格式。

請確定您在合併功能變數之前或之後新增適當的符號。 例如,以下是如果您省略符號,貨幣和百分比值的外觀。

顯示「您捐贈 $50.00」以及「提供您 20% 的折扣」的合併列印文件。

如果您包含符號,則數字會更具意義。

合併列印結果文件會顯示「您捐贈 $50.00」以及「提供您 20% 的折扣」。

在您的合併列印文件中,您會在合併功能變數之前或之後新增符號,如下:

範例合併列印文件,其中名稱為 [捐贈] 的功能變數前面有貨幣符號,而名稱為 [百分比] 的功能變數後面有百分比符號。

另請參閱

如果您已建立 Excel 試算表中的連絡人清單,請務必將郵遞區號格式化為文字,以免遺失資料。 如果您是從文字 (.txt) 或逗號分隔值 (.csv) 檔案將連絡人匯入新的試算表,文字匯入精靈能協助您匯入並設定資料的格式。

步驟 1:在 Excel 中設定您的資料來源

如果您已經使用 Excel 試算表做為在 Word​​ 中合併列印的資料來源,請移至本主題中的步驟 2。 例如,如果資料來源是 .txt 或 .csv 檔案,其中包含您的 Gmail 連絡人,請使用「文字匯入精靈」在 Excel 中設定您的資料。

  1. 開啟 Excel,在 [資料] 索引標籤上,選擇 [從文字檔]。

    在 [資料] 索引標籤上,選取 [從文字檔]

  2. 選擇您要的 .csv 或 .txt 檔案,然後選擇 [取得資料]。

  3. 在 [文字匯入精靈] 中選擇 [下一步]。

  4. 在 [分隔符號] 中,選取符合將您資料中每項元素區隔之分隔符號 (例如 Tab 或逗號) 的核取方塊。 接著選擇 [下一步]。

    提示: [預覽選取的資料] 窗格會以表格格式向您顯示結果的外觀。

    文字匯入精靈的步驟 2  

  5. 在 [預覽選取的資料] 中,選擇包含郵遞區號的欄。 接著,選擇 [資料欄資料格式] 中的 [文字]。

    文字匯入精靈步驟 3  

  6. 視需要重複步驟 5,選擇您要變更的欄位及要套用的資料格式。

    附註: 每當您套用資料格式到欄位時,格式的名稱會顯示在該欄位的表格標題中。

  7. 按一下 [完成]。

  8. 在 [匯入資料] 對話方塊中選擇您想要 Excel 放置資料的位置,然後按一下 [確定]。

    附註: 使用新的檔案名稱儲存您的試算表。

步驟 2:格式化 Excel 試算表中的數值資料

為了確保您的郵遞區號在合併列印的過程中不會遺失任何的「0」,請將包含郵遞區號欄的格式設定為文字。

  1. 開啟您的試算表,然後選擇包含郵遞區號的欄。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [格式] 方塊中,選擇 [文字]。

    在 [常用] 索引標籤上的 [格式] 方塊中,選取 [文字]

現在,您可以將這份資料用於合併列印了。

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