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與您的小組進行溝通

溝通項目資訊通常很困難,無論是從小組取得狀態資訊,或是與高階主管溝通項目狀態。

瞭解何時以及如何溝通及報告項目資訊。 否則有效共同作業會受到影響,而您的專案成功可能會面臨風險。

如需此系列專案管理說明指南的更多相關文章,請參閱專案管理藍圖

開始之前的專案管理秘訣。 . .

  • 列出您的項目關係人    在項目開始之前,請先找出您的項目關係人是誰。 讓專案停滯的一個確實方法是,忘記對專案造成影響的重要項目關係人。

  • 提早取得通訊計劃    在項目開始之前,先在專案中設計通訊策略和程式。 更棒的是,將通訊程序顯示為專案第一行的任務,讓共同作業的這個關鍵部分成為每個人的承諾。

  • 經常溝通    每周收集一次任務狀態資訊,可在問題向上呈報之前解決問題。 如果您溝通的頻率超過該頻率,小組成員可能會因為有額外的時間準備更新而停止傳送更新。

  • 搜尋問題    如果您沒有聽到任何負面資訊,所以一切看起來都順利,您可能會遇到問題。 即使是執行最佳的專案也有問題。 您的工作是先去尋找他們,然後再遇到更大的問題。

  • 使用適當的技術    瞭解您的小組成員和項目關係人的通訊需求。 例如,報告任務狀態的小組成員可能會想要使用電子郵件或 Project Online,而高階主管可能會偏好呈現完善的圖表或數據透視表。 以下是可用於協助通訊的程式清單。

應用程式

優點

缺點

Project

  • 為所有層級的項目關係人提供內建的簡報工具。

  • 輕鬆了解時程表和團隊規劃檢視。

  • 將數據匯出至 Excel 和 Visio 以進行複雜數據的通訊。

  • 您的公司可能不會使用 Project。

  • 貴公司處理的專案可能太小,無法利用功能強大的排程軟體。

Project Online

  • 最適合跨組織進階通訊和報告項目資訊。

  • 可以比較多個項目的狀態或項目組合。

  • 小型公司可能需要顧問的協助來安裝及使用 Project Online。

Excel

  • Project 可以將數據匯出至 Excel 以進行進階分析,例如 ANOVA 和實獲值分析。

  • 適合早期規劃專案或可稍後新增至 Project 的高階交付專案。

  • Excel 缺少較複雜專案的自動化排程功能。

Word

  • 在初始階段,當您需要共享預算和交付專案等規劃檔時非常理想。

  • 不適用於高階項目關係人的視覺簡報。 請改用 Excel、Visio、PowerPoint 或 Project 自己的報表功能。

SharePoint

  • 提供不含 Project Server 的同步功能。 其中一個工作清單中的變更會反映在另一份工作清單中。

PowerPoint

  • 最適合向高階項目關係人發表具影響力的簡報。

  • 分析師和工程師可能會想要更詳細的圖表來進行複雜的預算分析。

Visio

  • 可能會為高階主管簡報太多資訊。 請改用 Project 自己的報告功能。

Microsoft Teams

  • 適合不同位置的團隊。 您可以使用立即訊息、語音、視訊,或在在線會議期間共用項目資訊。

  • 可能需要IT部門進行部署。

溝通項目資訊

從 Project Online 檢查狀態更新

如果您的小組使用 Project Online,請先從伺服器下載任務狀態更新,然後再與您的小組溝通項目進度。

從簡單到專業追蹤排程的進度

追蹤進度的方法很簡單,而且有更複雜的方式。 找出最適合您專案和小組的方式。

傳達實獲值資訊

擷取實獲值資訊是更進階但功能更強大的資訊,可逐步探索專案的效能良好與否。 您從中取得的高層級事實就是項目關係人想要查看的內容。

建立專案報告

使用 Project,您可以建立及自訂您想要的任何專案數據的驚人圖形報表,而不需要使用任何其他軟體。 當您處理專案時,報告會變更以反映最新資訊,不需要手動更新!

與 SharePoint 工作清單同步處理

小組成員可以在 SharePoint 中檢視排程並更新其工作,而您會在 Project 中看到變更。 反之亦然。

使用 Microsoft 365

使用 Microsoft 365來溝通項目資訊。 只要您使用具備網際網路連線的電腦,就能根據需求在任何地方使用完整版 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 處理自己的文件。

將任務變更發佈至伺服器

當您對工作進行變更時,請將這些變更發佈到 Project Online,讓每個人都能擁有正確的資訊來繼續工作。

與 Microsoft Teams 通訊

如果人員無法參加會議,請使用Teams來共用項目資訊。 共用PowerPoint投影片、Excel工作表或 OneNote 筆記本以共享項目計畫。 人員 可以在辦公室、家中或使用行動裝置參與在線會議。

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