Applies ToMicrosoft 365 专属 Excel Microsoft 365 专属 Word Microsoft 365 Mac 版专属 Excel Microsoft 365 Mac 版专属 Word Excel 2024 Word 2024 Excel 2024 for Mac Word 2024 for Mac Excel 2021 Word 2021 Excel 2021 for Mac Word 2021 for Mac Excel 2019 Word 2019 Excel 2019 for Mac Word 2019 for Mac Excel 2016 Word 2016 Excel 2013 Word 2013

你已构建联系人列表以及要用于 Word 邮件合并的其他数据。 如果你的数据源是现有 Excel 电子表格,则只需为邮件合并准备数据。 但如果你的数据源是制表符分隔 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件,则需要先将数据导入到 Excel,然后将其准备用于邮件合并。

步骤 1:在 Excel 中准备数据源

如果正在使用 Excel 电子表格作为 Word 中邮件合并的数据源,请跳过此步骤。 如果数据源为 .txt 或 .csv 文件,请使用“文本导入向导”来设置 Excel 中的数据。

成功导入 .txt 或 .csv 文件后,转到步骤 2。

  1. 打开 Excel。

  2. 转到“数据”>“来自文本/CSV”。

    “选择来自数据的文本/CSV”选项卡

  3. 选择所需的 .txt 或 .csv 文件,然后选择“导入”。

  4. 在预览窗口中,选择“转换数据”。

  5. 选择邮政编码或要设置格式的其他列。

  6. 转到“转换”>“数据类型: ”,然后选择“文本”。

    已选择文本的 Power Query 窗口

  7. 选择“替换当前内容”。

  8. 根据需要重复步骤 5-7。

  9. 选择“关闭并加载”。

  10. 转到“文件”>“另存为”,并使用其他名称另存。

  1. 打开 Excel。

  2. Excel 2016    转到“数据”>“获取外部数据”>“来自文本”。

    “数据”选项卡上已突出显示“从文本”选项。

  3. 选择所需的 .txt 或 .csv 文件,然后选择“导入”。

  4. 在“文本导入向导”的“原始数据类型”窗格中,选择“分隔符”。

    Excel 从文本中获取外部数据 - 文本导入向导步骤 1(共 3 个步骤)

  5. 如果文件包含标题,请选择“预览”窗格上方的“我的数据具有标题”窗格,然后选择“下一步”。

  6. 在“分隔符”窗格中,选择与数据所用的分隔符相匹配的复选框(如制表符或逗号),然后选择“下一步”。

    “文本导入向导”中已突出显示“分隔符”的选项。

  7. 在“数据预览”下,选择包含邮政编码的列,然后在“列数据格式”中选择“文本”。

    “文本导入向导”中已突出显示“列”数据格式的“文本”选项。

    注意: 每次将数据格式(常规、文本或日期)应用到某一列时,格式的名称都会在该列的表格标题中显示。

  8. 选择要更改的列和要应用的数据格式,根据需要重复步骤 7。

  9. 选择“完成”。

  10. 在“导入数据”对话框中,接受“现有工作表”和单元格地址的默认设置,然后选择“确定”。

    在“导入数据”对话框中,选择将数据放入现有工作表、默认设置或新工作表中

    警告: 导入数据”对话框中的单元格地址显示当前所选的单元格。 从已命名的单元格地址开始导入数据。

  11. 使用新文件名称保存电子表格。

步骤 2:准备数据源

在要用于 Word 邮件合并中的邮寄列表的 Excel 数据源中,确保数值数据列的格式列正确无误。 例如,用数字设置列格式以匹配特定类别(如货币)。

如果选择百分比作为类别,请注意百分比格式将使单元格值乘以 100。 如果想要避免乘法因素。请将百分比列的格式设置为文本。

要在邮件合并过程中保留数据,邮政编码的格式需要设置为文本。 如果导入时未完成,则请立即设置其格式。 如果格式未设置为文本,则编码中的前导零(如 00399)在邮件合并期间遭到删除。

  1. 选择包含邮政编码或其他要设置格式的数据的列。

  2. 转到“开始”,在“数字”组中选择“数字格式”框向下箭头,然后选择列表中的选项(例如文本)。

    在 Excel“主页”选项卡的“数字”组中,选择“常规”框中的向下箭头,从而选择要使用的数字格式。

请确保在合并字段的前面或后面添加了适当的符号。 例如,下面是货币和百分比值在省略符号后的显示方式。

邮件合并文档显示“你贡献了 50.00”和“给了你 20 的折扣”。

如果包含符号,则数字的意义更明确。

邮件合并结果文档显示“你贡献了 $50.00”和“给了你 20% 的折扣”。

在邮件合并文档中的合并字段前面或后面添加符号,如下所示:

示例邮件合并文档,其中名为“捐赠”的字段前面有美元符号,名为“百分比”的字段后接百分号。

另请参阅

如果已在Excel电子表格中生成联系人列表, 请务必将所有邮政编码的格式设置为文本, 以避免丢失数据。 如果要将联系人从文本 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件导入到新的电子表格中,“文本导入向导”可帮助导入数据并设置数据格式。

步骤 1:设置 Excel 中的数据源

如果已将 Excel 电子表格作为 Word 中邮件合并的数据源,请转到本主题中的步骤 2。 例如,如果数据源为包含 Gmail 联系人的 .txt 或 .csv 文件,请使用“文本导入向导”来设置 Excel 中的数据。

  1. 打开 Excel,然后在“数据”选项卡上,选择“从文本”。

    在“数据”选项卡上,选择“从文本”

  2. 选择所需的 .csv 或 .txt 文件,然后选择“获取数据”。

  3. 文本导入向导中,选择“下一步”。

  4. 在“分隔符”中,选中与分隔数据中的每个元素的分隔符(例如选项卡或逗号)相匹配的复选框。 然后选择“下一步”。

    提示: 预览所选数据”窗格将显示表格格式下的结果的样式。

    文本导入向导的步骤 2  

  5. 打开“预览所选数据”,选择包含邮政编码的列。 然后,在“数据格式”,选择“文本”。

    文本导入向导的步骤 3  

  6. 根据需要重复步骤 5,选择要更改的列和要应用的数据格式。

    注意: 每次向列应用数据格式时,该列的表格标题中都会显示格式的名称。

  7. 单击“完成”。

  8. 在“导入数据”对话框中,选择想要 Excel 存放数据的位置,然后单击“确定”。

    注意: 使用新文件名称保存电子表格。

步骤 2:设置 Excel 电子表格中数值数据的格式

为了确保进行邮政编码邮件合并时不会丢失任何零位,请将包含代码的列设置为文本格式。

  1. 打开电子表格,然后选择包含邮政编码的列。

  2. 在“开始”选项卡上的“格式”框中,选中“文本”。

    在“开始”选项卡上的“格式”框中,选择“文本”

现在,可使用该数据进行邮件合并

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