你已构建联系人列表以及要用于 Word 邮件合并的其他数据。 如果你的数据源是现有 Excel 电子表格,则只需为邮件合并准备数据。 但如果你的数据源是制表符分隔 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件,则需要先将数据导入到 Excel,然后将其准备用于邮件合并。
步骤 1:在 Excel 中准备数据源
如果正在使用 Excel 电子表格作为 Word 中邮件合并的数据源,请跳过此步骤。 如果数据源为 .txt 或 .csv 文件,请使用“文本导入向导”来设置 Excel 中的数据。
成功导入 .txt 或 .csv 文件后,转到步骤 2。
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打开 Excel。
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转到“数据”>“来自文本/CSV”。
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选择所需的 .txt 或 .csv 文件,然后选择“导入”。
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在预览窗口中,选择“转换数据”。
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选择邮政编码或要设置格式的其他列。
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转到“转换”>“数据类型: ”,然后选择“文本”。
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选择“替换当前内容”。
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根据需要重复步骤 5-7。
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选择“关闭并加载”。
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转到“文件”>“另存为”,并使用其他名称另存。
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打开 Excel。
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Excel 2016 转到“数据”>“获取外部数据”>“来自文本”。
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选择所需的 .txt 或 .csv 文件,然后选择“导入”。
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在“文本导入向导”的“原始数据类型”窗格中,选择“分隔符”。
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如果文件包含标题,请选择“预览”窗格上方的“我的数据具有标题”窗格,然后选择“下一步”。
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在“分隔符”窗格中,选择与数据所用的分隔符相匹配的复选框(如制表符或逗号),然后选择“下一步”。
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在“数据预览”下,选择包含邮政编码的列,然后在“列数据格式”中选择“文本”。
注意: 每次将数据格式(常规、文本或日期)应用到某一列时,格式的名称都会在该列的表格标题中显示。
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选择要更改的列和要应用的数据格式,根据需要重复步骤 7。
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选择“完成”。
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在“导入数据”对话框中,接受“现有工作表”和单元格地址的默认设置,然后选择“确定”。
警告: “导入数据”对话框中的单元格地址显示当前所选的单元格。 从已命名的单元格地址开始导入数据。
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使用新文件名称保存电子表格。
步骤 2:准备数据源
在要用于 Word 邮件合并中的邮寄列表的 Excel 数据源中,确保数值数据列的格式列正确无误。 例如,用数字设置列格式以匹配特定类别(如货币)。
如果选择百分比作为类别,请注意百分比格式将使单元格值乘以 100。 如果想要避免乘法因素。请将百分比列的格式设置为文本。
要在邮件合并过程中保留数据,邮政编码的格式需要设置为文本。 如果导入时未完成,则请立即设置其格式。 如果格式未设置为文本,则编码中的前导零(如 00399)在邮件合并期间遭到删除。
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选择包含邮政编码或其他要设置格式的数据的列。
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转到“开始”,在“数字”组中选择“数字格式”框向下箭头,然后选择列表中的选项(例如文本)。
请确保在合并字段的前面或后面添加了适当的符号。 例如,下面是货币和百分比值在省略符号后的显示方式。
如果包含符号,则数字的意义更明确。
在邮件合并文档中的合并字段前面或后面添加符号,如下所示:
另请参阅
如果已在Excel电子表格中生成联系人列表, 请务必将所有邮政编码的格式设置为文本, 以避免丢失数据。 如果要将联系人从文本 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件导入到新的电子表格中,“文本导入向导”可帮助导入数据并设置数据格式。
步骤 1:设置 Excel 中的数据源
如果已将 Excel 电子表格作为 Word 中邮件合并的数据源,请转到本主题中的步骤 2。 例如,如果数据源为包含 Gmail 联系人的 .txt 或 .csv 文件,请使用“文本导入向导”来设置 Excel 中的数据。
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打开 Excel,然后在“数据”选项卡上,选择“从文本”。
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选择所需的 .csv 或 .txt 文件,然后选择“获取数据”。
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在文本导入向导中,选择“下一步”。
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在“分隔符”中,选中与分隔数据中的每个元素的分隔符(例如选项卡或逗号)相匹配的复选框。 然后选择“下一步”。
提示: “预览所选数据”窗格将显示表格格式下的结果的样式。
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打开“预览所选数据”,选择包含邮政编码的列。 然后,在“列数据格式”,选择“文本”。
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根据需要重复步骤 5,选择要更改的列和要应用的数据格式。
注意: 每次向列应用数据格式时,该列的表格标题中都会显示格式的名称。
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单击“完成”。
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在“导入数据”对话框中,选择想要 Excel 存放数据的位置,然后单击“确定”。
注意: 使用新文件名称保存电子表格。
步骤 2:设置 Excel 电子表格中数值数据的格式
为了确保进行邮政编码邮件合并时不会丢失任何零位,请将包含代码的列设置为文本格式。
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打开电子表格,然后选择包含邮政编码的列。
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在“开始”选项卡上的“格式”框中,选中“文本”。
现在,可使用该数据进行邮件合并。